Bókhald fyrir hugbúnað sem þjónustu (SaaS): Tekjufærsla, frestaðar tekjur og MRR

Bókhald fyrir SaaS (hugbúnaður sem þjónustu) snýst um bókhald fyrirtækja sem selja aðgang að hugbúnaði yfir ákveðið tímabil. Það sem aðskilur þetta frá hefðbundinni vörusölu er tímasetningin: viðskiptavinurinn greiðir venjulega áður en þjónustan er afhent, oft ársgreiðslu fyrir fram, og tekjurnar eru að auki e.t.v. eingöngu færðar jafnóum og mánuðirnir líða. Allt sem einkennir SaaS-bókhald stafar af þessu bili á milli reikningsútgáfu og afhendingar.

Í þessari grein er farið yfir hvað hugtakið felur í sér, reglurnar sem gilda samkvæmt IFRS 15 og ASC 606, þær fáu tölur sem áskriftarfyrirtæki þurfa að hafa á hreinu og hvað bókhaldskerfi þarf að gera til að engu þurfi að halda úti handvirkt í töflureiknum.

Hvað SaaS-bókhald þýðir

Í venjulegri verslun eiga salan, afhendingin og tekjufærslan sér stað á sama augnabliki. Í áskriftarrekstri færast þessir þættir í sundur:

• Viðskiptavinurinn undirritar samning (bókun eða booking).
• Þú gefur út reikning, mögulega fyrir tólf mánuði í einu (útgefinn reikningur eða billing).
• Viðskiptavinurinn greiðir (reiðufé eða cash).
• Þú afhendir þjónustuna einn dag í einu og eingöngu sá hluti sem þegar hefur verið afhentur telst til tekna (revenue).
• Sá hluti sem reikningsfærður hefur verið en ekki enn afhentur situr í efnahagsreikningi sem frestaðar tekjur (deferred revenue), sem er skuldbinding.

Fyrirtæki sem tekjufærir allan ársreikninginn í janúar færir til tekna ellefu mánaða vinnu sem það hefur ekki unnið. Ef viðskiptavinurinn hættir við í mars og fær endurgreitt voru þær tekjur aldrei raunverulegar. Uppsafnað bókhald (accrual accounting) er til staðar til að koma í veg fyrir þetta og SaaS er einmitt sá rekstrargrunnur þar sem þessi leiðrétting skiptir mestu máli, enda er nánast öll sala greidd áður en hún er afhent.

Þess vegna er "SaaS-bókhald" ekki sérstakt bókhaldskerfi. Það er hefðbundið tvíþætt bókhald sem beitt er á samninga sem framkvæmdir eru yfir tíma, ásamt lagi af rekstrarmælikvarðum sem koma ekki fram á reikningsskilunum.

Hvers vegna sjóðstreymi er ekki það sama og tekjur

Tökum dæmi um viðskiptavin sem greiðir 2.400 € þann 1. janúar fyrir tólf mánaða áskrift. Staða bankareikningsins hækkar um 2.400 € (að viðbættum virðisaukaskatti) á degi eitt. Rekstrarreikningurinn fyrir janúar sýnir 200 € í tekjur, þar sem einn tólfta hluti þjónustunnar hefur verið afhentur. Afgangurinn, 2.200 €, er skuldbinding: þú átt viðskiptavinum eftir að afhenda ellefu mánaða þjónustu.

Hvað hreyfðist í janúar	Upphæð
Móttekið fé (án VSK)	2.400
Tekjufærðar tekjur	200
Frestaðar tekjur þann 31. janúar	2.200

Þetta hefur þrjár afleiðingar í för með sér og þær vekja allar spurningar hjá þeim sem koma inn í SaaS úr öðrum atvinnugreinum:

1. SaaS-fyrirtæki í örum vexti lítur út fyrir að eiga mikið af handbæru fé en skila litlum hagnaði. Fyrirframgreiðslur ársins berast í upphafi en tekjurnar dragast aftur úr um allt að ár.
2. SaaS-fyrirtæki í samdrætti lítur út fyrir hið gagnstæða. Tekjur af eldri fyrirframgreiðslum halda áfram að myndast á meðan nýtt sjóðstreymi þornar upp.
3. Staða frestaðra tekna er spá um framtíðina. Þetta eru tekjur sem þú munt færa á næstu mánuðum án þess að selja neitt nýtt, svo framarlega sem þú heldur áfram að afhenda þjónustuna.

Orðskýringin um frestaðar tekjur, óunnar tekjur og frestaðar tekjur fjallar dýpra um sjálfa skuldbindinguna. Greinin um frestaðar tekjur fyrir SaaS ásamt færslubókum fer í gegnum færslurnar tilfelli fyrir tilfelli.

Fimm tölurnar og hvernig þær eru frábrugðnar

Númer	Hvað það mælir	Hvar það á sér stað
Bókanir (Bookings)	Heildarverðmæti undirritaðra samninga á tímabili	Rekstrarskýrsla, ekki í fjárhagsbókhaldi
Útgefnir reikningar (Billings)	Upphæðir reikningsfærðar á tímabili	Sölubók (viðskiptakröfur)
Tekjur (Revenue)	Verðmæti afhentrar þjónustu á tímabili	Rekstrarreikningur
Frestaðar tekjur (Deferred revenue)	Reikningsfært en ekki enn afhent	Efnahagsreikningur, skuldbinding
MRR / ARR	Staðlað mánaðarlegt (eða árlegt) verðmæti virkra áskrifta	Rekstrarskýrsla, ekki í fjárhagsbókhaldi

Reglan sem tengir fyrstu fjórar tölurnar saman er einföld: útgefnir reikningar − tekjufærðar tekjur = breyting á frestuðum tekjum. Ef skýrslurnar þínar samræmast ekki þessu jafnrétti er ein þessara þriggja talna röng.

MRR og ARR eru tölurnar tvær sem eru alls ekki bókhaldafræðilegir mælikvarðar. MRR telur aðeins endurtekið samningsverðmæti staðlað miðað við mánuð, þannig að 2.400 € ársáskrift skilar 200 € í MRR og eingreiðslugjöld fyrir uppsetningu skila engu. Tekjur fela aftur á móti í sér uppsetningargjaldið þegar það hefur verið unnið og fylgja tekjufærslureglunum hér að neðan. Þessar tvær tölur svara mismunandi spurningum og ætti aldrei að jafna saman, heldur einungis útskýra.

Reglurnar: IFRS 15 og ASC 606

Báðir staðlar nota sama fimm þrepa líkan. Fyrir SaaS-samning ganga þessi þrep upp á eftirfarandi hátt:

Þrep	Reglan	Dæmigerð SaaS-svörun
1. Greina samninginn	Skuldbindandi samningur með efnahagslegu gildi	Undirrituð pöntun eða samþykktir skilmálar á vefnum
2. Greina frammistöðuskyldur	Skýr loforð við viðskiptavininn	Aðgangur að hugbúnaðinum; uppsetning eða innleiðing ef hún er aðskilin; aukastuðningur ef hann er seldur sérstaklega
3. Ákvarða viðskiptaverð	Upphæðin sem þú átt von á að eiga rétt á, þar með talið breytilegar greiðslur	Áskriftargjaldið, að frádregnum væntanlegum endurgreiðslum eða inneignum
4. Skipta verðinu	Á milli skuldbindinga í hlutfalli við sjálfstæð söluverð	Bunt-afsláttur dreifist á hugbúnaðinn og innleiðinguna, ekki skilinn eftir á einni línu
5. Tekjufæra	Þegar eða um leið og hverri skuldbindingu er fullnægt	Aðgangur að hugbúnaði: dreift jafnt yfir tíma; innleiðing: á einum tímapunkti eða eftir áföngum

Þrjú atriði ráða mestu um framkvæmdina í starfi.

Aðgangur að hugbúnaði er uppfylltur yfir tíma. Viðskiptavinurinn nýtir þjónustuna stöðugt og því eru tekjur færðar jafnt yfir þjónustutímabilið. Línuleg dreifing miðað við daga er venjulegt mynstur.

Innleiðing gæti verið aðskilin eða ekki. Ef viðskiptavinur gæti haft gagn af hugbúnaðinum án innleiðsluþjónustu þinnar, og þjónustunin er seld sérstaklega, er um að ræða aðskilda skuldbindingu sem er tekjufærð við afhendingu. Ef hugbúnaðurinn er ónothæfur án hennar eru þessir tveir þættir ein skuldbinding og allt verðið er tekjufært yfir áskriftartímabilið. Þetta er mat sem fyrirtækið tekur, ekki hugbúnaðurinn.

Breytilegar greiðslur eru undanskildar þar til þær eru líklegar. Ef þú átt von á því að 5% ársáskrifta verði endurgreiddar er viðskiptaverðið 95% af reikningnum; hin 5% eru endurgreiðsluskuldbinding, ekki tekjur. Þær verða að tekjum þegar endurgreiðslutímabilið rennur út án kröfu.

Greinin um tekjufærslu SaaS samkvæmt IFRS 15 ásamt útfærðum færslum í bókhaldi beitir hverju þrepi á tölusett dæmi og sýnir færslubækurnar.

Algeng mistök

• Að tekjufæra reikninginn. Algengustu mistökin: tekjur jafngilda útgefnum reikningum og frestaðar tekjur eru ekki til í efnahagsreikningi. Það ofmetur tekjur á vaxtarárum og vanmetur þær síðar.
• Að skilja buntafsláttinn eftir á einni línu. 3.000 € pakki af hugbúnaði og innleiðingu, þar sem afsláttur er aðeins veittur á innleiðingarlínuna, tekjufærir of miklar tekjur fyrir fram. Afslátturinn á að dreifast á báðar skuldbindingarnar.
• Að líta á endurgreiðslur sem óvænta uppkomu. Þekkt endurgreiðsluhlutfall telst til breytilegra greiðslna. Að bóka fulla upphæð og afturkalla endurgreiðslur síðar ofmetur tekjur á hverju tímabili.
• Að blanda MRR saman við tekjur. MRR er rekstrarhraði; tekjur eru það sem var afhent. Stjórnarfundargögn sem rugla þessu saman munu ekki standast áreiðanleikakönnun (due diligence).
• Töflureikniskrár fyrir tekjufrestun. Frestaðar tekjur sem haldið er úti handvirkt skekkjast frá fjárhagsbókinni um leið og einhver uppfærir, lækkar áskrift eða hættir við miðju tímabili.
• Að loka mánuði með óútgefnum frestunum. Ef losun frestaðra tekna er handvirk færsla er hægt að loka mánuði með unnar en ótekjufærðar tekjur.

Bestu starfsvenjur

1. Settu tekjufærsluaðferðina á reikningslínuna, ekki í töflureikni. Línan sem ber verðið ætti einnig að bera hvernig tekjur hennar eru unnar: á ákveðnum tímapunkti, línulega á milli tveggja dagsetninga, eða eftir áföngum.
2. Haltu frestuðum tekjum sem afleiddri stöðu. Skuldbindingin ætti að vera summuupphæð biðliða áætlunarinnar, útskýranleg línu fyrir línu, en ekki tala sem einhver skrifar inn í lok mánaðar.
3. Skráðu sjálfstæð söluverð. Tekjuskipting þarf á þeim að halda. Ákveðið þau einu sinni á hverja vöru og geymið þau með vörulistanum.
4. Áætlaðu endurgreiðslur við útgáfu. Haltu væntanlegri hlutdeild sem endurgreiðsluskuldbindingu og leiðréttu hana á móti raunverulegum inneignarnótum.
5. Losaðu frestanir sem hluta af mánaðarlokum. Ekki er hægt að læsa mánuði fyrr en öll línuhlutdeild sem gjalddaga á í honum hefur verið tekjufærð.
6. Aðskildu VSK frá tekjufærslu. VSK fellur til þegar reikningur er gefinn út eða fyrirframgreiðsla móttekin, ekki þegar þjónustan er afhent. Áætlanirnar tvær verða að vera óháðar hvort annarri.
7. Skilaðu samantekt á hreyfingum (roll-forward). Upphafsstöðu frestaðra tekna, að viðbættum útgefnum reikningum, að frádregnum tekjufærðum tekjum, jafngildir lokastöðu frestaðra tekna. Skilaðu þessu í hverjum mánuði.
8. Haltu MRR í rekstrarskýrslu. Reiknaðu það út frá virkum áskriftum og staðlaðu verðmæti þeirra. Ekki leiða það út frá fjárhagsbókinni og ekki láta það fæða fjárhagsbókina.

Hvernig Nordlet sjálfvirknivæðir tekjufrestun

Tekjufærslueining Nordlet útfærir reglurnar hér að ofan sem eiginleika venjulegra sölureikningslína, þannig að það er engin sérstök undirbók til að jafna saman.

Aðferð á línu. Hver lína sölureiknings tekur við recognition hlut þar sem method er stillt á point_in_time (sjálfgefið, tekjur við útgáfu), ratable með startDate og endDate, milestone með lista yfir prósentur sem samtals eru 100, eða percent_complete. Þegar reikningurinn er gefinn út eru kröfur og VSK bókuð að fullu og hrein upphæð frestaðrar línu er lögð inn á frestaðar tekjur í stað tekna.

Áætlanir eru afleiddar, ekki skrifaðar. Línuleg lína skilar einni færslu á hverjum almanaksmánuði, veginni eftir dögum þjónustu í þeim mánuði. Hver færsla sést í gegnum sales/recognition-schedules/list með stöðunni bíður, tekjufært eða hætt við, þannig að hægt er að útskýra stöðu frestaðra tekna niður í sent.

Þrjár kveikjur, engin stöðug leit. Tekjufærslur eiga sér stað þegar tímabili er læst (allt sem gjaldfaller fyrir lok tímabils er tekjufært fyrst, þannig að ekki er hægt að loka mánuði með óútgefnum tekjum), þegar afhendingarskjal er gefið út á áfangalínu og þegar áætluð færsluáskorun nær gjalddaga. Prófunarendapunktur (dry-run endpoint) sýnir hvað keyrsla myndi bóka áður en hún gerir það.

Tekjuskipting og endurgreiðslur. Með því að setja sjálfstæð söluverð á hverja línu er heildarupphæð reiknings skipt á línur í hlutfalli. Með því að setja áætlun um endurgreiðslu á línu er sá hlutur færður á endurgreiðsluskuldbindingu við útgáfu; síðari inneignarnótur ganga á þá skuldbindingu áður en þær snerta tekjur.

Áskriftir. Samningur með mánaðarlegum, ársfjórðungslegum eða árlegum reikningstímabili býr til drög að reikningi hvers tímabils þar sem línulegar línur eru þegar tilbúnar, og reikningskeyrsla leitar í gegnum alla virka samninga að tímabilum sem hafa runnið út. Stutt lokatímabil eru hlutfallsreiknuð eftir dögum.

Takmarkanirnar eru skjalfestar jafn skýrt og eiginleikarnir: áætlanir eru fastar í evrum miðað við gengi útgáfudags, leifarútreikningsaðferðin (residual allocation method) er ekki útfærð og mikilvægir fjármögnunarþættir eru utan gildissviðs. Hugbúnaðurinn er fær um meðhöndlun samkvæmt IFRS 15 og ASC 606; ákvörðunin um hvaða meðhöndlun samningur þarfnast er áfram á ábyrgð fyrirtækisins.

FAQ

Hvað þýðir SaaS-bókhald?

Það þýðir að beita uppsöfnuðu bókhaldi á fyrirtæki sem selur aðgang að hugbúnaði yfir tíma. Einkennandi þátturinn er sá að viðskiptavinir eru reikningsfærðir, og greiða oft, áður en þjónustan er afhent, þannig að tekjur eru færðar eftir því sem þjónustutímabilið líður og sá hluti sem ekki hefur verið afhentur er færður sem frestaðar tekjur.

Hverjar eru SaaS-bókhaldsreglurnar?

Gildandi staðlar eru IFRS 15 (notaður í ESB og víðast hvar í heiminum) og ASC 606 (Bandaríkin). Báðir nota sömu fimm þrepa gerð: greina samninginn, greina frammistöðuskyldur, ákvarða viðskiptaverð, skipta því á milli skuldbindinga eftir sjálfstæðu söluverði og tekjufæra þegar eða um leið og hverri skuldbindingu er fullnægt. Fyrir aðgang að hugbúnaði þýðir það að tekjufæra yfir áskriftartímabilið.

Eru frestaðar tekjur það sama og óunnar tekjur?

Já. Frestaðar tekjur (deferred revenue), óunnar tekjur (unearned revenue), frestaðar tekjur (deferred income) og samningsskuldbindingar (contract liability) eru mismunandi heiti yfir sömu stöðu: upphæðir sem reikningsfærðar eru eða mótteknar fyrir þjónustu sem ekki hefur verið afhent enn. IFRS 15 notar „samningsskuldbindingu“; lögbundnir reikningar í ESB nota venjulega „frestaðar tekjur“.

Er MRR bókhaldafræðileg tala?

Nei. MRR er rekstrarmælikvarði: staðlað mánaðarlegt verðmæti virkra endurtekinna samninga. Það kemur hvergi fram í neinum bókhaldafræðilegum staðli eða reikningsskilum. Tekjur eru það sem kemur fram í rekstrarreikningi og þær innihalda einnig einstaka liði eins og uppsetningargjöld þegar þau eru unnin.

Þurfa lítil SaaS-fyrirtæki að fylgja IFRS 15?

Lögbundnir ársreikningar fyrirtækis fylgja landsbundnum reikningsskilareglum (GAAP) lands þess, sem fyrir fyrirtæki í ESB eru fengnar úr bókhaldstilskipuninni og kunna að leyfa einfaldanir fyrir litla aðila. Fjárfestar, kaupendur og endurskoðendur eiga þó von á því að áskriftartekjum sé frestað óháð stærð og flest innlend kerfi krefjast uppsafnaðs bókhalda í öllum tilvikum. Það að tekjufæra reikninginn beint er rangt samkvæmt þeim öllum.

Frekari lestur

• Tekjufærsla SaaS samkvæmt IFRS 15 ásamt útfærðum færslum í bókhaldi
• Frestaðar tekjur fyrir SaaS: hagnýt handbók með færslubókum
• Leiðbeiningar um tekjufærslu (IFRS 15 / ASC 606)
• MRR og ARR útskýrð