SaaS Muhasebesi Açıklaması: Gelir Tahakkuku, Ertelenmiş Gelir ve MRR

Abonelik muhasebesini neyin farklı kıldığının, bunu yöneten kuralların, mali tabloların yanında yer alan metriklerin ve bunlara ayak uydurmak için bir defterin neler yapması gerektiğinin sade bir açıklaması.

SaaS muhasebesi, yazılım erişimini zaman içinde satan bir işletmenin muhasebesidir. Bunu bir ürün satışından ayıran tek gerçek zamanlamadır: müşteri genellikle hizmet teslim edilmeden önce, çoğunlukla bir yıl önceden ödeme yapar ve gelir yalnızca hizmet ayları geçtikçe kaydedilebilir. SaaS muhasebesine özgü her şey, fatura ile teslimat arasındaki bu zaman farkından kaynaklanır.

Bu makale, terimin kapsamını, IFRS 15 ve ASC 606 kapsamındaki kuralları, bir abonelik şirketinin takip etmesi gereken birkaç sayıyı ve bunların hiçbirinin bir e-tabloda elle yürütülmemesi için muhasebe sisteminin ne yapması gerektiğini açıklamaktadır.

SaaS muhasebesi ne anlama gelir

Bir mağazada satış, teslimat ve gelir aynı anda gerçekleşir. Bir abonelik işletmesinde ise bunlar birbirinden ayrılır:

Müşteri bir sözleşme imzalar (sözleşme tutarı - booking).
Muhtemelen bir kerede on iki aylık bir fatura kesersiniz (faturalama - billing).
Müşteri ödeme yapar (nakit).
Hizmeti gün gün teslim edersiniz ve yalnızca teslim edilen kısım gelir olur.
Faturalandırılan ancak henüz teslim edilmeyen kısım bilançoda bir pasif hesap olarak ertelenmiş gelir (deferred revenue) adıyla yer alır.

Yıllık faturanın tamamını ocak ayında gelir olarak kaydeden bir şirket, henüz yapmadığı on bir aylık çalışmayı rapor etmiş olur. Müşteri mart ayında iptal eder ve parası iade edilirse, o gelir hiçbir zaman gerçek olmamıştır. Tahakkuk esasına dayalı muhasebe (accrual accounting) bunu durdurmak için vardır ve SaaS, düzeltmenin en önemli olduğu iş modelidir, çünkü neredeyse her satış teslim edilmeden önce ödenir.

Dolayısıyla "SaaS muhasebesi" ayrı bir defter seti değildir. Zaman içinde ifa edilen sözleşmelere uygulanan sıradan bir [çift taraflı kayıt muhasebesidir (double-entry bookkeeping) ve finansal tabloların göstermediği operasyonel metrik katmanından oluşur.

Nakit neden gelir değildir

1 Ocak'ta on iki aylık bir plan için 2.400 € ödeyen bir müşteri ele alalım. İlk gün banka bakiyesi 2.400 € (KDV hariç) artar. Ocak ayına ait gelir tablosu, hizmetin on ikide biri teslim edildiği için 200 € gelir gösterir. Kalan 2.200 € ise bir borçtur: müşteriye on bir aylık hizmet borçlusunuz.

Ocak ayında hareket eden kalem	Tutar
Alınan nakit (KDV hariç)	2.400
Tahakkuk eden gelir	200
31 Ocak itibarıyla ertelenmiş gelir	2.200

Bunun sonucunda, SaaS sektörüne başka işlerden gelen herkesin kafasını karıştıran üç durum ortaya çıkar:

Hızla büyüyen bir SaaS şirketi nakit açısından zengin, kâr açısından fakir görünür. Yıllık peşinatlar peşin gelir; gelir ise bir yıla varan bir gecikmeyle arkadan gelir.
Küçülen bir SaaS şirketi bunun tam tersi görünür. Yeni nakit akışı dururken eski peşinatlardan elde edilen gelir tanınmaya devam eder.
Ertelenmiş gelir bakiyesi bir öngörüdür. Teslimata devam ettiğiniz sürece, yeni bir şey satmadan önümüzdeki aylarda rapor edeceğiniz gelirdir.

[Ertelenmiş gelir, kazanılmamış gelir ve ertelenmiş kazançlar (deferred revenue, unearned revenue and deferred income) hakkındaki sözlük girdisi, bu yükümlülüğü daha derinlemesine ele almaktadır. [Yevmiye kayıtları ile SaaS için ertelenmiş gelir (deferred revenue for SaaS with journal entries) konulu tamamlayıcı makale ise kayıtları vaka vaka incelemektedir.

Beş temel sayı ve aralarındaki farklar

Sayı	Ne ölçer	Nerede yer alır
Sözleşme tutarları (Bookings)	Bir dönemde imzalanan toplam sözleşme değeri	Defterde değil, operasyonel raporda
Faturalamalar (Billings)	Bir dönemde faturalandırılan tutarlar	Satış defteri (alacak hesapları)
Gelir (Revenue)	Dönemde teslim edilen hizmetin değeri	Gelir tablosu
Ertelenmiş gelir (Deferred revenue)	Faturalandırılmış ancak henüz teslim edilmemiş	Bilanço, pasif (yükümlülük)
MRR / ARR	Aktif aboneliklerin normalleştirilmiş aylık (veya yıllık) değeri	Defterde değil, operasyonel raporda

İlk dördünü birbirine bağlayan kural basittir: faturalamalar − tanınan gelir = ertelenmiş gelirdeki değişim. Raporlarınız bu eşitliği sağlamıyorsa, bu üç rakamdan biri yanlıştır.

[MRR ve ARR (MRR and ARR), muhasebe ölçütü olmayan ikilidir. MRR yalnızca bir aya normalleştirilmiş yinelenen sözleşme değerini sayar; dolayısıyla 2.400 €'luk yıllık plan 200 € MRR katkısı sağlarken, bir defaya mahsus kurulum ücretleri hiçbir katkı sağlamaz. Buna karşılık gelir, kazanıldığında kurulum ücretini içerir ve aşağıdaki gelir tanıma kurallarına uyar. Bu iki sayı farklı soruları yanıtlar ve asla birbiriyle mutabakatı yapılmamalı, yalnızca açıklanmalıdır.

Kurallar: IFRS 15 ve ASC 606

Her iki standart da aynı beş adımlı modeli kullanır. Bir SaaS sözleşmesi için adımlar şu şekilde sonuçlanır:

Adım	Kural	Tipik SaaS yanıtı
1. Sözleşmenin tanımlanması	Ticari özü olan, yasal olarak bağlayıcı bir anlaşma	İmzalanan sipariş veya kabul edilen çevrim içi koşullar
2. Performans yükümlülüklerinin belirlenmesi	Müşteriye verilen farklı vaatler	Yazılıma erişim; farklı nitelikteyse başlangıç (onboarding) veya kurulum; ayrı olarak satılıyorsa premium destek
3. İşlem fiyatının belirlenmesi	Değişken bedeller dahil olmak üzere hak kazanmayı beklediğiniz tutar	Abonelik ücreti, beklenen iadeler veya indirimler düşülmüş olarak
4. Fiyatın dağıtılması	Bağımsız satış fiyatlarıyla orantılı olarak yükümlülükler arasında dağıtılması	Paket indirimi tek bir kalemde bırakılmaz, yazılım ve başlangıç hizmetine yayılır
5. Gelirin tanınması	Her yükümlülük yerine getirildiğinde veya getirildikçe	Yazılıma erişim: zaman içinde, orantılı olarak; başlangıç hizmeti: belirli bir zamanda veya mile taş (milestone) bazında

Pratik çalışmaların çoğuna üç detay karar verir.

Yazılıma erişim zaman içinde yerine getirilir. Müşteri hizmeti sürekli olarak tüketir, bu nedenle gelir hizmet dönemi boyunca eşit şekilde tanınır. Gün ağırlıklı doğrusal çizgi (straight line) olağan modeldir.

Başlangıç (onboarding) hizmeti farklı bir nitelik taşıyabilir de taşımayabilir de. Müşteri, kurulum hizmetiniz olmadan yazılımdan yararlanabiliyorsa ve bu hizmet ayrı olarak satılıyorsa, teslim edildiğinde gelir olarak kaydedilen ayrı bir yükümlülüktür. Yazılım bu hizmet olmadan kullanılamıyorsa, ikisi tek bir yükümlülüktür ve tüm fiyat abonelik süresi boyunca gelir olarak kaydedilir. Bu, yazılımın değil şirketin verdiği bir karardır.

Değişken bedel, olası hale gelene kadar hariç tutulur. Yıllık planların %5'inin iade edilmesini bekliyorsanız, işlem fiyatı faturanın %95'idir; diğer %5 gelir değil, iade karşılığıdır. Yalnızca iade süresi talep edilmeden geçtiğinde gelir haline gelir.

[Işlenmiş defter kayıtlarıyla IFRS 15 kapsamında SaaS gelir tahakkuku (saas-revenue-recognition-ifrs-15-ledger-entries) konulu makale, her adımı numaralandırılmış bir örneğe uygular ve yevmiye kayıtlarını gösterir.

Yaygın hatalar

Faturayı doğrudan gelir olarak kaydetmek. En yaygın hata: gelir faturalamaya eşittir ve bilançoda ertelenmiş gelir diye bir şey yoktur. Bu durum büyüme yıllarında geliri olduğundan yüksek, sonraki yıllarda ise olduğundan düşük gösterir.
Paket indirimini tek bir kalemde bırakmak. İndirimi yalnızca başlangıç kalemine uygulanmış 3.000 €'luk yazılım ve başlangıç paketi, en başta çok fazla gelirin tanınmasına neden olur. İndirim her iki yükümlülüğe de ait olmalıdır.
İadeleri sürpriz olarak ele almak. Bilinen iade oranları değişken bedeldir. Tutarın tamamını kaydetmek ve iadeleri daha sonra ters kaydetmek her dönem geliri şişirir.
MRR'yi gelirle karıştırmak. MRR bir çalışma oranıdır; gelir ise teslim edilen şeydir. Birini diğeri olarak etiketleyen bir yönetim kurulu sunumu durum tespiti (due diligence) sürecinden sağ çıkamaz.
E-tablo planları. Elle tutulan ertelenmiş gelir tablosu, birisi orta vadede paket yükselttiğinde, düşürdüğünde veya iptal ettiğinde defterden sapar.
Ayı serbest bırakılmamış ertelemelerle kapatmak. Ertelenmiş kazançların serbest bırakılması manuel bir yevmiye kaydiyse, bir ay kazanılmış ancak tanınmamış gelirle kapatılabilir.

En iyi uygulamalar

Gelir tanıma yöntemini e-tabloya değil, fatura kalemine yazın. Fiyatı taşıyan kalem, gelirinin nasıl kazanıldığını da taşımalıdır: belirli bir zamanda, iki tarih arasında orantılı olarak veya kilometre taşına göre.
Ertelenmiş geliri türetilmiş bir bakiye olarak tutun. Yükümlülük, ay sonunda birinin yazdığı rastgele bir sayı olmamalı; kalem kalem açıklanabilen beklenen taksit dilimlerinin toplamı olmalıdır.
Bağımsız satış fiyatlarını kaydedin. Fiyat dağıtımı bunları gerektirir. Her ürün için bir kez karar verin ve katalog öğesiyle birlikte saklayın.
İadeleri fatura kesildiği anda tahmin edin. Beklenen payı iade karşılığı olarak taşıyın ve gerçek alacak dekontlarıyla mahsuplaştırın.
Ertelemeleri ay kapanışının bir parçası olarak serbest bırakın. O ay vadesi gelen her dilim tanınmadan ay kilitlenemez.
KDV'yi gelir tanımasından ayırın. KDV, hizmet teslim edildiğinde değil, fatura kesildiğinde veya avans alındığında doğar. İki program birbirinden bağımsız olmalıdır.
Raporlama döngüsünü oluşturun. Açılış ertelenmiş geliri, artı faturalamalar, eksi tanınan gelir, kapanış ertelenmiş gelirine eşittir. Bunu her ay üretin.
MRR'yi operasyonel bir raporda tutun. Aktif abonelerden ve normalleştirilmiş değerlerinden hesaplayın. Defterden türetmeyin ve defteri beslemesine izin vermeyin.

Nordlet ertelemeyi nasıl otomasyona bağlar?

Nordlet'in [gelir tanıma modülü (revenue recognition module), yukarıdaki kuralları sıradan fatura kalemlerinin özellikleri olarak uygular, dolayısıyla mutabakat yapılmasın diye ayrı bir alt defter (subledger) gerekmez.

Kalem bazında yöntem. Satış faturasının her kalemi, method alanı point_in_time (varsayılan, faturanın kesildiği anda gelir), startDate ve endDate içeren ratable, toplamı 100 olan yüzdelik bir liste içeren milestone veya percent_complete olarak ayarlanmış bir recognition nesnesi kabul eder. Fatura kesildiğinde alacak ve KDV tam olarak muhasebeleştirilir ve ertelenmiş bir kalemin net tutarı, gelir yerine ertelenmiş kazançlara alacak kaydedilir.

Çizelgeler yazılmaz, türetilir. Orantılı (ratable) bir kalem, o aydaki hizmet günlerine göre ağırlıklandırılmış olarak takvim ayına başına bir dilim üretir. Her dilim sales/recognition-schedules/list üzerinden beklemede (pending), tanınmış (recognized) veya iptal edilmiş (cancelled) durumuyla görülebilir, böylece ertelenmiş gelir bakiyesi kuruşu kuruşuna açıklanabilir.

Üç tetikleyici, yoklama yok. Tanınma işlemi; bir dönem kilitlendiğinde (dönem sonuna kadar vadesi gelen her şey önce tanınır, böylece bir ay serbest bırakılmamış gelirle kapatılamaz), kilometre taşına ait bir teslimat tutanağı düzenlendiğinde ve planlanan bir taksit diliminin vadesi geldiğinde muhasebeleştirilir. Önizleme uç noktası (dry-run endpoint), bir çalıştırmanın, işlem gerçekleştirilmeden önce ne kaydedeceğini gösterir.

Dağıtım ve iadeler. Her kalem üzerinde bağımsız bir satış fiyatı belirlemek, fatura toplamını kalemler arasında orantılı olarak dağıtır. Bir kalemde iade tahmini belirlemek, o payı fatura kesildiği an bir iade karşılığına alacak kaydeder; daha sonraki alacak dekontları, gelire dokunmadan önce bu karşılığı tüketir.

Abonelikler. Aylık, üç aylık veya yıllık faturalandırma dönemine sahip bir sözleşme, orantılı kalemleri önceden ayarlanmış olarak her dönemin taslak faturasını üretir ve bir faturalandırma çalıştırması, vadesi gelen dönemler için tüm aktif sözleşmeleri tarar. Kısa son dönemler gün bazında orantılandırılır.

Sınırlar özellikler kadar açık bir şekilde belgelenmiştir: çizelgeler fatura tarihi döviz kurunda euro cinsinden sabittir, kalıntı dağıtım yöntemi (residual allocation method) uygulanmamıştır ve önemli finansman bileşenleri kapsam dışıdır. Yazılım IFRS 15 ve ASC 606 işlemlerini gerçekleştirebilir; bir sözleşmenin hangi işleme ihtiyacı olduğuna karar vermek şirketin kendi takdirindedir.

FAQ

SaaS muhasebesi ne anlama gelir?

Yazılım erişimini zaman içinde satan bir işletmeye tahakkuk esasına dayalı muhasebe uygulamak demektir. Belirleyici özelliği, müşterilere hizmet teslim edilmeden önce fatura kesilmesi ve genellikle ödeme yapılmasıdır, bu nedenle gelir hizmet süresi geçtikçe tanınır ve teslim edilmeyen kısım ertelenmiş gelir olarak taşınır.

SaaS muhasebe kuralları nelerdir?

Geçerli standartlar IFRS 15 (AB'de ve dünyanın çoğunda kullanılır) ve ASC 606'dır (ABD). Her ikisi de aynı beş adımlı modeli kullanır: sözleşmeyi tanımlamak, performans yükümlülüklerini belirlemek, işlem fiyatını belirlemek, bağımsız satış fiyatına göre yükümlülükler arasında dağıtmak ve her yükümlülük yerine getirildiğinde veya getirildikçe geliri tanımak. Yazılım erişimi için bu, gelirin abonelik süresi boyunca tanınması anlamına gelir.

Ertelenmiş gelir ile kazanılmamış gelir aynı şey midir?

Evet. Ertelenmiş gelir, kazanılmamış gelir, ertelenmiş kazançlar ve sözleşme yükümlülüğü (contract liability) aynı bakiye için kullanılan farklı isimlerdir: henüz teslim edilmemiş hizmetler için faturalandırılan veya alınan tutarlar. IFRS 15 "sözleşme yükümlülüğü" terimini kullanır; AB yasal hesaplarında genellikle "ertelenmiş kazançlar" denir.

MRR bir muhasebe rakamı mıdır?

Hayır. MRR bir operasyonel metriktir: aktif yinelenen sözleşmelerin normalleştirilmiş aylık değeridir. Hiçbir muhasebe standardında veya finansal tabloda yer almaz. Gelir, gelir tablosunun gösterdiği şeydir ve kurulum ücretleri gibi yinelenmeyen kalemleri kazandıkları anda içerir.

Küçük SaaS şirketlerinin IFRS 15'e uyması gerekiyor mu?

Bir şirketin yasal hesapları, ülkesinin ulusal muhasebe standartlarına tabidir; bu standartlar AB şirketleri için Muhasebe Direktifinden türetilmiştir ve küçük işletmeler için basitleştirmeler içerebilir. Bununla birlikte, yatırımcılar, satın alıcılar ve denetçiler, boyuttan bağımsız olarak abonelik gelirinin ertelenmesini bekler ve çoğu ulusal çerçeve her durumda tahakkuk muhasebesini zorunlu kılar. Faturayı doğrudan gelir olarak kaydetmek bunların hepsinde yanlıştır.