Облік у SaaS: визнання виручки, відкладена виручка, MRR

Просте пояснення того, чим відрізняється облік підписок, які правила його регулюють, які метрики супроводжують фінансову звітність і що для цього повинен уміти головний бухгалтерський регістр.

Облік у SaaS (SaaS accounting) - це ведення бухгалтерського обліку компанії, яка продає доступ до програмного забезпечення протягом певного періоду часу. Головна відмінність від продажу звичайного товару полягає в часових інтервалах: клієнт зазвичай платить до того, як послуга буде надана (часто на рік наперед), а виручка може визнаватися лише в міру того, як спливають місяці надання послуг. Уся специфіка обліку в SaaS випливає саме з цього розриву між виставленням рахунка та наданням послуги.

У цій статті пояснюється, що охоплює це поняття, які правила регулюють його згідно з IFRS 15 та ASC 606, які ключові показники має контролювати підписковий бізнес і що для цього потрібно від облікової системи, щоб увесь процес не виконувався вручну в таблицях.

Що означає облік у SaaS

У звичайному магазині продаж, передача товару та визнання виручки відбуваються в один і той самий момент. У бізнесі за підпискою ці етапи розмежовані:

Клієнт підписує контракт (контрактування / booking).
Ви виставляєте рахунок, можливо, одразу за дванадцять місяців (виставлення рахунків / billing).
Клієнт здійснює оплату (кошти / cash).
Ви надаєте послугу щодня, і виручкою є лише та частина, яка вже фактично спожита.
Сума, на яку виставили рахунок, але ще не надали послугу, відображається в балансі як відкладена виручка (deferred revenue) або зобов'язання.

Компанія, яка визнає весь річний рахунок як виручку в січні, звітує про одинадцять місяців роботи, яку вона ще не виконала. Якщо в березні клієнт скасовує підписку та вимагає повернення коштів, ця виручка ніколи не була реальною. Метод нарахування (accrual accounting) існує саме для того, щоб запобігти цьому, а SaaS є бізнес-моделлю, де ця корекція має найбільше значення, оскільки майже за кожний продаж платять наперед.

Отже, «облік у SaaS» - це не окремий комплект книг обліку. Це звичайний подвійний запис, який застосовується до контрактів, що виконуються поступово, у поєднанні з блоком операційних метрик, які не відображаються у фінансовій звітності напряму.

Чому надходження коштів не дорівнює виручці

Візьмімо клієнта, який сплачує 2 400 євро 1 січня за річним планом. Баланс банківського рахунку зростає на 2 400 євро (плюс ПДВ) у перший день. Звіт про прибутки та збитки за січень показує 200 євро виручки, оскільки було надано одну дванадцяту частину послуги. Решта 2 200 євро є зобов'язанням: ви винні клієнту одинадцять місяців обслуговування.

Що змінилося в січні	Сума
Отримані кошти (без ПДВ)	2 400
Визнана виручка	200
Відкладена виручка станом на 31 січня	2 200

З цього випливають три наслідки, і всі вони часто спантеличують фахівців, які переходять у SaaS з інших галузей:

SaaS-компанія з високими темпами зростання виглядає забезпеченою готівкою, але малоприбутковою. Річні передоплати надходять одразу, тоді як виручка відстає від них на термін до року.
Скорочувана SaaS-компанія виглядає з точністю до навпаки. Виручка від старих передоплат продовжує визнаватися, тоді як приплив нових грошей вичерпується.
Залишкова сума відкладеної виручки є прогнозом. Це виручка, яку ви задекларуєте в наступних місяцях, навіть не укладаючи нових продажів, за умови продовження надання послуг.

У статті зі словника відкладена виручка, незароблена виручка та відкладені доходи детальніше розглядається саме поняття зобов'язань. Супутня стаття відкладена виручка для SaaS на прикладі бухгалтерських проведень покроково розбирає проводки для різних сценаріїв.

П'ять головних показників та їхні відмінності

Показник	Що він вимірює	Де він фіксується
Контрактування (Bookings)	Загальна вартість підписаних контрактів за період	Операційний звіт, а не головна книга
Виставлені рахунки (Billings)	Суми, виставлені за рахунками за період	Регістр розрахунків з покупцями (дебіторська заборгованість)
Виручка (Revenue)	Вартість послуг, наданих за період	Звіт про прибутки та збитки
Відкладена виручка (Deferred revenue)	Виставлені, але ще не надані послуги	Баланс, розділ зобов'язань
MRR / ARR	Нормалізована місячна (або річна) вартість активних підписок	Операційний звіт, а не головна книга

Правило, що пов'язує перші чотири показники, просте: виставлені рахунки − визнана виручка = зміна відкладеної виручки. Якщо ваші звіти не відповідають цій тотожності, один із трьох показників розраховано неправильно.

MRR та ARR - це показники, які взагалі не є бухгалтерськими величинами. MRR враховує лише регулярну вартість контракту, приведену до місячного показника: наприклад, річний план на 2 400 євро забезпечує 200 євро MRR, тоді як разові плата за налаштування не додає сюди нічого. Натомість виручка включає плату за налаштування в момент її заробітку та підпорядковується правилам визнання, наведеним нижче. Ці два показники відповідають на різні запитання, їх не слід зводити в один баланс, їх потрібно лише пояснювати.

Правила: IFRS 15 та ASC 606

Обидва стандарти використовують однакову модель із п'яти кроків. Для SaaS-контракту ці кроки виглядають так.

Крок	Правило	Типове рішення для SaaS
1. Ідентифікація контракту	Юридично обов'язкова угода з комерційною суттю	Підписане замовлення або прийняті онлайн-умови
2. Ідентифікація обов'язків з виконання	Відокремлені обіцянки клієнту	Доступ до ПЗ; послуги з впровадження або налаштування, якщо вони є відокремленими; преміумпідтримка, якщо вона продається окремо
3. Визначення ціни операції	Сума, на яку ви очікуєте отримати право, включно з варіативною винагородою	Вартість підписки мінус очікуване повернення коштів або кредити
4. Розподіл ціни	Між обов'язками пропорційно до індивідуальних цін продажу	Знижка на пакет послуг розподіляється між ПЗ та впровадженням, а не списується повністю на один рядок
5. Визначення виручки	У момент або в міру виконання кожного обов'язку	Доступ до ПЗ: поступово (протягом часу), рівномірно; впровадження: в певний момент часу або за етапом

Три деталі визначають більшу частину практичної роботи.

Доступ до програмного забезпечення виконується з часом. Клієнт споживає послугу безперервно, тому виручка визнається рівномірно протягом усього періоду обслуговування. Звичним методом є застосування рівномірного графіку з урахуванням кількості днів.

Впровадження може бути або не бути відокремленим обов'язком. Якщо клієнт може отримати користь від програмного забезпечення без ваших послуг із впровадження, а самі послуги продаються окремо, це окремий обов'язок, виручка за яким визнається в момент їх надання. Якщо ПЗ неможливо використовувати без впровадження, обидва пункти утворюють єдиний обов'язок, а загальна вартість визнається протягом усього терміну дії підписки. Це професійне судження компанії, а не властивість самої програми.

Варіативна винагорода виключається, поки її отримання не є високоймовірним. Якщо ви очікуєте, що за 5% річних планів доведеться повернути кошти, ціна операції становить 95% від суми рахунка; інші 5% є зобов'язанням щодо повернення коштів, а не виручкою. Вони стають виручкою лише тоді, коли термін для повернення коштів спливає без жодних претензій.

Стаття про визнання виручки в SaaS згідно з IFRS 15 та практичними проводками в головній книзі застосовує кожен крок до цифрового прикладу та показує відповідні бухгалтерські проводки.

Поширені помилки

Визнання виручки за сумою рахунка. Найпоширеніша помилка: виручка дорівнює виставленим рахункам, а відкладена виручка в балансі відсутня. Це призводить до завищення виручки в роки зростання та її заниження надалі.
Залишення пакетної знижки на одному рядку. Пакет ПЗ та впровадження вартістю 3 000 євро, де знижка застосована лише до рядка впровадження, призводить до занадто раннього визнання завищеної виручки. Знижку слід розподіляти між усіма обов'язками.
Сприймання повернення коштів як несподіванки. Відомі показники відсотків повернень є варіативною винагородою. Проведення повної суми з подальшим сторнуванням повернень штучно завищує виручку щомісяця.
Змішування MRR та виручки. MRR - це поточний темп надходжень, а виручка - це вартість уже наданих послуг. Презентація для ради директорів, де одне названо іншим, не пройде жодного аудиту.
Графіки в електронних таблицях. Каскад відкладеної виручки, який ведеться вручну, розходиться з головною книгою в перший же місяць, коли хтось робить апгрейд, доунгрейд або скасовує підписку посеред терміну.
Закриття місяця з нерозподіленими відкладеними сумами. Якщо вивільнення відкладених доходів здійснюється ручною проводкою, місяць може бути закритий із заробленою, але не визнаною виручкою.

Найкращі практики

Зазначайте метод визнання в рядку рахунка, а не в таблиці. Рядок із ціною також повинен містити інформацію про те, як саме заробляється виручка: в певний момент часу, рівномірно між двома датами, за етапом чи відсотком готовності.
Формуйте відкладену виручку як похідний баланс. Зобов'язання має дорівнювати сумі очікуваних траншів за графіком з можливістю пояснити його рядок за рядком, а не бути довільною цифрою, яку вводять наприкінці місяця.
Фіксуйте індивідуальні ціни продажу. Вони потрібні для розподілу. Визначте їх один раз для кожного продукту та збережіть у довіднику номенклатури.
Оцінюйте повернення коштів у момент виставлення рахунка. Обліковуйте очікувану частку як зобов'язання з повернення та коригуйте її за фактичними кредитовими нотами.
Вивільняйте відкладені суми в межах закриття періоду. Місяць не може вважатися закритим, доки не буде визнано кожен транш, термін якого настаה в цьому періоді.
Відокремлюйте ПДВ від визнання виручки. ПДВ нараховується при виставленні рахунка або отриманні авансу, а не під час надання послуги. Ці два графіки мають бути незалежними.
Формуйте звіт про рух залишків (roll-forward). Початкова відкладена виручка плюс виставлені рахунки мінус визнана виручка дорівнюють кінцевій відкладеній виручці. Готуйте цей звіт щомісяця.
Тримайте MRR в операційній звітності. Розраховуйте його на основі активних підписок та їхньої нормалізованої вартості. Не виводьте його з головної книги і не дозволяйте йому впливати на записи в ній.

Як Nordlet автоматизує відкладену виручку

Модуль визнання виручки в Nordlet реалізує наведені вище правила як властивості звичайних рядків рахунків, тому немає потреби вести окремий субконто для звірки.

Метод у рядку. Кожний рядок рахунка на продаж приймає об'єкт recognition, де поле method може мати значення point_in_time (за замовчуванням, виручка на момент виставлення), ratable з параметрами startDate та endDate, milestone зі списком відсотків, сума яких дорівнює 100, або percent_complete. Під час виставлення рахунка дебіторська заборгованість та ПДВ проводяться в повному обсязі, а сума за вирахуванням ПДВ за відкладеним рядком кредитується на рахунок відкладених доходів замість виручки.

Графіки формуються автоматично, а не вводиться вручну. Рівномірний рядок створює один транш на календарний місяць, зважений за кількістю днів обслуговування в цьому місяці. Кожний транш доступний через sales/recognition-schedules/list зі статусом очікування (pending), визнання (recognized) або скасування (cancelled), що дозволяє пояснити сальдо відкладеної виручки до найменшої копійки.

Три тригери без опитування систем. Визнання проводиться при закритті періоду (усе, що підлягає нарахуванню до кінця періоду, спочатку визнається, тому місяць неможливо закрити з нерозподіленою виручкою), при оформленні акта виконаних робіт за етапом, а також у разі настання терміну чергового планового траншу. Кінцева точка попереднього перегляду (dry-run) показує проводки до того, як вони будуть фактично здійснені.

Розподіл та повернення коштів. Установлення індивідуальної ціни продажу для кожного рядка розподіляє загальну суму рахунка пропорційно. Встановлення оцінки повернень для рядка кредитує відповідну частку на зобов'язання з повернення в момент виставлення; майбутні кредитові ноти спочатку списують це зобов'язання, перш ніж торкнутися виручки.

Підписки. Угода з місячним, квартальним або річним циклом виставлення рахунків генерує проєкт рахунка для кожного періоду з уже налаштованими рівномірними рядками, а пакетна обробка рахунків сканує кожну активну угоду на наявність періодів, термін яких настав. Короткі завершальні періоди пропорційно розраховуються за кількістю днів.

Обмеження задокументовані так само чітко, як і функції: графіки фіксуються в євро за обмінним курсом на дату виставлення, метод залишкового розподілу не реалізовано, а значні компоненти фінансування виходять за рамки можливостей системи. Програмне забезпечення здатне забезпечити облік згідно з IFRS 15 та ASC 606, проте прийняття рішення про те, який саме метод потрібен за конкретним контрактом, залишається за відповідальністю компанії.

FAQ

Що означає облік у SaaS?

Це застосування методу нарахування до бізнесу, який продає доступ до програмного забезпечення протягом певного часу. Головною особливістю є те, що клієнтам виставляють рахунки (і часто вони платять) до надання послуги, тому виручка визнається в міру спливу терміну обслуговування, а ненадана частина обліковується як відкладена виручка.

Які правила обліку діють у SaaS?

Основними стандартами є IFRS 15 (який використовується в ЄС та більшості країн світу) та ASC 606 (у США). Обидва використовують однакову модель із п'яти кроків: ідентифікація контракту, ідентифікація обов'язків з виконання, визначення ціни операції, її розподіл між обов'язками за індивідуальною ціною продажу та визнання виручки в момент або в міру виконання кожного обов'язку. Для доступу до ПЗ це означає визнання виручки протягом терміну дії підписки.

Чи є відкладена виручка тим самим, що й незароблена виручка?

Так. Відкладена виручка (deferred revenue), незароблена виручка (unearned revenue), відкладені доходи (deferred income) та зобов'язання за контрактом (contract liability) - це різні назви одного й того самого залишку: сум, виставлених за рахунками або отриманих за ще не надані послуги. У стандарті IFRS 15 використовується термін «зобов'язання за контрактом»; у фінансовій звітності підприємств ЄС зазвичай говорять «відкладені доходи».

Чи є MRR бухгалтерським показником?

Ні. MRR - це операційна метрика: нормалізована місячна вартість активних регулярних контрактів. Вона не фіксується в жодному бухгалтерському стандарті чи фінансовій звітності. Виручка - це те, що відображає звіт про прибутки та збитки, і вона включає разові елементи, такі як плата за налаштування, у момент їх заробітку.

Чи повинні невеликі SaaS-компанії дотримуватися IFRS 15?

Статутна звітність компанії відповідає національним ПБО її країни, які для компаній з ЄС базуються на Директиві про бухгалтерський облік і можуть передбачати спрощення для малих підприємств. Проте інвестори, покупці та аудитори очікують відкладеного визнання підпискової виручки незалежно від розміру компанії, і більшість національних систем обліку в будь-якому разі вимагають застосування методу нарахування. Визнання всього рахунка як виручки є помилкою за кожним із цих стандартів.