SaaS счетоводство: Признаване на приходи, отложени приходи и MRR

Ясно обяснение на това какво прави счетоводството на абонаментния софтуер различно, правилата, които го уреждат, метриките извън официалните отчети и какво трябва да прави една главна книга, за да навакса.

SaaS счетоводството е счетоводството на бизнес, който продава достъп до софтуер във времето. Единственото нещо, което го отличава от продажбата на стандартен продукт, е моментът на отчитане: клиентът обикновено плаща преди услугата да бъде доставена, често година предварително, а приходът може да бъде отчетен едва с изтичането на месеците на ползване. Всичко специфично за SaaS счетоводството произтича именно от тази разлика във времето между фактурирането и доставката.

Тази статия обяснява какво обхваща това понятие, правилата според IFRS 15 и ASC 606, шепата ключови показатели, които една абонаментна компания трябва да следи, и какво изисква счетоводната система, за да не се налага нищо от това да се поддържа ръчно в таблици.

Какво означава SaaS счетоводство

В един магазин продажбата, доставката и приходът се случват в един и същ момент. При абонаментния бизнес те се разцепват:

Клиентът подписва договор (това е ангажимент по договор (booking)).
Издавате фактура, възможно за дванадесет месеца наведнъж (това е фактуриране (billing)).
Клиентът плаща (парични средства (cash)).
Доставяте услугата ден по ден и само доставената част е приход (revenue).
Фактурираната, но все още неделоставена част остава в баланса като отложен приход (deferred revenue), което е пасив.

Компания, която отчете цялата годишна фактура като приход още през януари, отчита единадесет месеца работа, която все още не е свършила. Ако клиентът се откаже през март и му бъде възстановена сумата, този приход никога не е бил реален. Навременното счетоводство (accrual accounting) съществува именно за да предотврати това, а SaaS е бизнес моделът, при който тази корекция е най-важна, тъй като почти всяка продажба се заплаща преди да бъде достарена.

Така че "SaaS счетоводство" не е отделен набор от счетоводни книги. Това е обикновено двустранно счетоводство, приложено към договори, изпълнявани във времето, плюс слой от оперативни метрики, които финансовите отчети не показват.

Защо паричните средства не са равни на приходите

Представете си клиент, който плаща 2400 евро на 1 януари за дванадесетмесечен план. Банковото салдо се увеличава с 2400 евро (без ДДС) на първия ден. Отчетът за приходите и разходите (income statement) за януари показва 200 евро приходи, тъй като е доставена една дванадесета част от услугата. Останалите 2200 евро са задължение: дължите на клиента единадесет месеца услуга.

Какво се промени през януари	Сума
Получени парични средства (нето без ДДС)	2400
Признати приходи	200
Отложени приходи към 31 януари	2200

От това следват три последици, всяка от които обърква хората, които идват в SaaS индустрията от друг бизнес:

Бързо растящата SaaS компания изглежда богата на парични средства, но бедна на печалба. Годишните авансови плащания пристигат предварително, докато приходите се трупат бавно с до една година закъснение.
Свиващата се SaaS компания изглежда точно обратното. Приходите от стари аванси продължават да се отчитат, докато новите парични постъпления пресъхват.
Салдото по отложените приходи е прогноза. Това са приходи, които ще отчетете през следващите месеци, без да се налага да продавате нищо ново, стига да продължите да доставяте услугата.

Статията в речника относно отложените приходи, неначислените приходи и отложените постъпления (deferred revenue, unearned revenue and deferred income) разглежда самия пасив в по-голяма дълбочина. Съпътстващата статия за отложените приходи в SaaS със счетоводни статии преминава през записванията случай по случай.

Петте числа и как се различават те

Число	Какво измерва	Къде се намира
Договорени обеми (Bookings)	Обща стойност на подписаните договори за период	Оперативен отчет, не в главната книга
Фактуриране (Billings)	Суми, фактурирани за период	Регистър на продажбите (вземания от клиенти (accounts receivable))
Приходи (Revenue)	Стойност на доставената услуга за периода	Отчет за приходите и разходите
Отложени приходи (Deferred revenue)	Фактурирани, но все още неделоставени услуги	Баланс, пасив
MRR / ARR	Нормализирана месечна (или годишна) стойност на активните абонаменти	Оперативен отчет, не в главната книга

Правилото, което свързва първите четири числа, е просте: фактуриране − признати приходи = промяна в отложените приходи. Ако вашите отчети не отговарят на това равенство, една от трите стойности е грешна.

MRR и ARR са двете понятия, които изобщо не са счетоводни показатели. MRR отчита само стойността на повтарящите се договори, нормализирана към месец, така че един годишен план от 2400 евро допринася с 200 евро MRR, докато еднократните такси за настройка не допринасят с нищо. За разлика от това, приходите включват таксата за настройка, когато тя бъде спечелена, и следват правилата за признаване по-долу. Двете числа отговарят на различни въпроси и никога не трябва да се съгласуват едно с друго, а само да се обясняват.

Правилата: IFRS 15 и ASC 606

И двата стандарта използват един и същ модел от пет стъпки. За SaaS договор стъпките се развиват по следния начин.

Стъпка	Правилото	Типичен SaaS отговор
1. Идентифициране на договора	Юридически обвързващо споразумение с търговска същност	Подписаната поръчка или приетите онлайн условия
2. Идентифициране на задълженията за изпълнение	Отделни обещания към клиента	Достъп до софтуера; въвеждане в експлоатация или внедряване, ако е отделна услуга; премиум поддръжка, ако се продава отделно
3. Определяне на цената на транзакцията	Сумата, на която очаквате да имате право, включително променливо възнаграждение	Абонаментната такса минус очакваните възстановявания или кредити
4. Разпределение на цената	Между задълженията пропорционално на самостоятелните продажни цени	Отстъпката за пакет се разпределя между софтуера и внедруването, а не се оставя на един ред
5. Признаване на приходите	Когато или докато всяко задължение бъде изпълнено	Софтуерен достъп: във времето, пропорционално; внедряване: в определен момент или по етап

Три детайла определят по-голямата част от практическата работа.

Достъпът до софтуера се признава във времето. Клиентът консумира услугата непрекъснато, така че приходите се признават равномерно през целия период на услугата. Линейният метод, претеглен по дни, е обичайният модел.

Внедряването може да бъде или да не бъде отделно задължение. Ако клиентът може да извлече полза от софтуера без вашата услуга по внедряване и услугата се продава отделно, тя е отделно задължение, което се признава при доставка. Ако софтуерът е неизползваем без нея, двете са едно общо задължение и цялата цена се признава за срока на абонамента. Това е преценка, която компанията прави, а не самият софтуер.

Променливото възнаграждение се изключва, докато стане вероятно. Ако очаквате 5% от годишните планове да бъдат възстановени, цената на транзакцията е 95% от фактурата; останалите 5% са задължение за възстановяване, а не приход. Те се превръщат в приход едва когато прозорецът за възстановяване изтече без предявена претенция.

Статията относно признаването на приходи в SaaS по IFRS 15 с работещи статии в главната книга прилага всяка стъпка към номериран пример и показва счетоводните записвания.

Чести грешки

Признаване на самата фактура като приход. Най-често срещаната грешка: приходите са равни на фактурирането, а отложените приходи не съществуват в баланса. Това води до преувеличаване на приходите в периодите на растеж и тяхното подценяване по-късно.
Оставяне на пакетната отстъпка на един ред. Пакет от софтуер и внедряване на стойност 3000 евро, при който отстъпката е приложена само към реда за внедряване, води до преждевременно отчитане на твърде много приходи. Отстъпката принадлежи и на двете задължения.
Третиране на възстановяванията като изненада. Известните нива на възстановяване представляват променливо възнаграждение. Отчитането на пълната сума и последващото сторниране на възстановяванията завишава приходите във всеки период.
Смесване на MRR с приходите. MRR е текущ темп (run-rate); приходите са това, което е било доставлено. Доклад пред борда, който бърка едното с другото, няма да издържи дюлидж проверка.
Графици в таблици. Графикът на отложените приходи, поддържан ръчно, се разминава с главната книга още първия месец, в който някой надстрои, понижи или прекрати абонамента си в средата на периода.
Приключване на месеца с неизчистени отложени приходи. Ако освобождаването на отложените постъпления е ръчна статия, месецът може да бъде приключен с приходи, които са заслужили, но не са признати.

Добри практики

Поставете метода за признаване на реда от фактурата, а не в таблица. Редът, който носи цената, трябва да носи и информация как се печелят приходите от него: в определен момент, пропорционално между две дати, или по етап.
Поддържайте отложените приходи като извлечено салдо. Пасивът трябва да бъде сумата от чакащите траншове по графика, обяснима ред по ред, а не число, което някой въвежда ръчно в края на месеца.
Запазете самостоятелните продажни цени. Разпределението се нуждае от тях. Определете ги веднъж за продукт и ги съхранявайте заедно с артикула в каталога.
Оценявайте възстановяванията още при издаването. Носете очаквания дял като задължение за възстановяване и го изравнявайте спрямо действителните кредитни известия.
Освобождавайте отложените приходи като част от месечното приключване. Месецът не може да бъде заключен, докато всеки дължим транш в него не бъде признат.
Отделете ДДС от признаването на приходите. ДДС е дължим при издаване на фактурата или получаване на аванса, а не когато услугата е доставена. Двата графика трябва да бъдат независими.
Отчитайте движението на салдото (roll-forward). Начални отложени приходи, плюс фактуриране, минус признати приходи, е равно на кратни отложени приходи. Изготвяйте го всеки месец.
Пазете MRR в оперативен отчет. Изчислявайте го от активните абонаменти и тяхната нормализирана стойност. Не го извличайте от главната книга и не позволявайте на него да захранва главната книга.

Как Nordlet автоматизира отлагането

Модулът за признаване на приходи на Nordlet прилага горните правила като свойства на обикновените редове във фактурите, така че няма отделна спомагателна книга (subledger), която да се съгласува.

Метод на реда. Всеки ред от фактура за продажба приема обект recognition с метод point_in_time (по подразбиране, приходи при издаване), ratable с начална дата startDate и крайна дата endDate, milestone с списък от проценти, чиято сума е 100, или percent_complete. При издаване на фактурата вземането и ДДС се отчитат изцяло, а нето стойността на отложения ред се кредитира по сметка за отложени приходи вместо по приходи.

Графиците се извличат, не се въвеждат ръчно. Линеен ред (ratable) генерира по един транш за всеки календарен месец, претеглен според дните на обслужване през този месец. Всеки транш е видим чрез sales/recognition-schedules/list със статус чакащ (pending), признат (recognized) или отменен (cancelled), така че салдото по отложените приходи може да бъде обяснено до стотинка.

Три задействащи механизъм, без периодично изпитване (polling). Признаването се отчита, когато периодът е заключен (всичко дължимо до края на периода се признава първо, така че месец не може да бъде затворен с непризнати приходи), когато е издаден протокол по етапен ред, и когато настъпи падежът на планиран транш. Краен endpoint за симулация (dry-run) показва какво би отчело едно изпълнение, преди то действително да бъде записано.

Разпределение и възстановявания. Задаването на самостоятелна продажна цена на всеки ред разпределя общата сума на фактурата между редовете пропорционално. Задаването на оценка за възстановяване на ред кредитира този дял към задължение за възстановяване при издаване; последващите кредитни известия изразходват това задължение, преди да засегнат приходите.

Абонаменти. Споразумение с месечен, тримесечен или годишен период на фактуриране генерира чернова на фактурата за всеки период с вече зададени пропорционални редове, а цикълът на фактуриране обхожда всяко активно споразумение за периоди, чийто падеж е настъпил. Краткосрочните крайни периоди се разпределят пропорционално на дните.

Ограниченията са документирани толкова ясно, колкото и функциите: графиците са фиксирани в евро по валутния курс към датата на издаване, методът на остатъчното разпределение не е реализиран, а значителните компоненти на финансиране са извън обхвата. Софтуерът е способен на третиране по IFRS 15 и ASC 606; решението коя преценка изисква даден договор остава отговорност на компанията.

FAQ

Какво означава SaaS счетоводство?

То означава прилагане на начисленото счетоводство (accrual accounting) към бизнес, който продава достъп до софтуер във времето. Определящата му характеристика е, че клиентите получават фактури и често плащат преди услугата да бъде доставена, така че приходите се признават с изтичането на периода на услугата, а неделоставената част се води като отложени приходи.

Какви са счетоводните правила за SaaS?

Управляващите стандарти са IFRS 15 (използван в ЕС и по-голямата част от света) и ASC 606 (Съединените щати). И двата използват един и същ модел от пет стъпки: идентифициране на договора, идентифициране на задълженията за изпълнение, определяне на цената на транзакцията, разпределението ѝ между задълженията по самостоятелна продажна цена и признаване на приходите, когато или докато всяко задължение бъде изпълнено. За софтуерен достъп това означава признаване на приходите за срока на абонамента.

Отложените приходи същото ли са като неначислените приходи?

Да. Отложените приходи (deferred revenue), неначислените приходи (unearned revenue), отложените постъпления (deferred income) и договорните пасиви (contract liability) са различни имена за едно и също салдо: суми, фактурирани или получени за все още не доставени услуги. IFRS 15 използва понятието "договорен пасив" (contract liability); националните отчетности в ЕС обикновено използват "отложени приходи" (deferred income).

MRR счетоводна величина ли е?

Не. MRR е оперативна метрика: нормализираната месечна стойност на активните повтарящи се договори. Тя не фигурира в нито един счетоводен стандарт или финансов отчет. Приходите са това, което показва отчета за приходите и разходите, и те включват еднократни елементи като такси за настройка, когато те бъдат спечелени.

Малките SaaS компании задължително ли трябва да следват IFRS 15?

Официалните отчети на една компания следват националните GAAP на нейната страна, които за компаниите в ЕС се извличат от Счетоводната директива и могат да позволяват облекчения за малки предприятия. Инвеститорите, купувачите и одиторите обаче очакват абонаментните приходи да бъдат отлагани независимо от размера, а повечето национални рамки изискват начислено счетоводство при всички положения. Отчитането на самата фактура като приход е грешно според всички тях.