Kas yra buhalterinis įrašas? Tipai ir praktiniai pavyzdžiai

Buhalterinis įrašas (journal entry) yra pagrindinis dvejybinio įrašo apskaitos vienetas: tai datuotas, aprašytas, subalansuotas debeto ir kredito rinkinys, fiksuojantis vieną ūkinę operaciją. Viskas apskaitos knygose — kiekvienas likutis, kiekviena ataskaitos eilutė — yra tik buhalterinių įrašų sumos ir nieko daugiau. Jei ūkinė operacija nevirto buhalteriniu įrašu, apskaitos požiūriu ji neįvyko.

Įrašo anatomija

Kiekvienas buhalterinis įrašas susideda iš tų pačių dalių:

• Data — data, kuriai priklauso operacija ir kuri nulemia jos apskaitos periodą. Tai nebūtinai ta pati data, kai įrašas buvo įvestas.
• Aprašymas — kas įvyko, parašyta taip, kad tikrintojas suprastų ir po dvejų metų.
• Eilutės (lines) — mažiausiai dvi, kiekvienoje nurodoma koresponduojama sąskaita iš sąskaitų plano bei debeto ar kredito suma. Bendra debeto suma turi būti lygi bendrai kredito sumai.
• Nuoroda (reference) — pirminis dokumentas: sąskaitos faktūros numeris, darbo užmokesčio žiniaraštis, banko išrašo eilutė. Tai ryšys, užtikrinantis įrašo atsekamumą audito metu.

Minimalus pavyzdys — pirkėjas apmoka sąskaitą faktūrą S-1038, sumos eurais:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2710 Bankas	2,400
2410 Pirkėjų įsiskolinimai		2,400

Sudėtiniai įrašai

Įrašai neapsiriboja dviem eilutėmis — jie balansuojami bendra suma, o ne poromis. Mėnesinis darbo užmokestis, kurio „ant popieriaus“ (gross) suma yra 5,000 €, registruojamas kaip vienas sudėtinis įrašas:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6204 Darbo užmokesčio sąnaudos	5,000.00
6205 Socialinio draudimo sąnaudos (darbdavio)	88.50
4460 Mokėtinas darbo užmokestis		3,025.00
4461 Mokėtinas gyventojų pajamų mokestis		1,000.00
4463 Mokėtinas socialinis draudimas		1,063.50

Viena operacija, penkios eilutės, bet vis dar subalansuota: po 5,088.50 abiejose pusėse — darbo užmokesčio sąnaudos ir darbdavio socialinis draudimas debeto pusėje; „į rankas“ (net) išmokamas atlyginimas, išskaičiuotas pajamų mokestis ir socialinis draudimas (darbuotojo išskaičiuotas plius paties darbdavio) kredito pusėje. Skaidant tai į dirbtines dviejų eilučių poras, būtų tik paslėpta, kad tai yra viena ūkinė operacija. (Mokesčių tarifai pavyzdyje supaprastinti.)

Buhalterinių įrašų tipai

Standartiniai įrašai fiksuoja kasdienes operacijas — pardavimus, pirkimus, mokėjimus. Šiuolaikinėse sistemose didžioji dauguma jų generuojama iš dokumentų automatiškai: išrašius sąskaitą faktūrą sukuriamas jos įrašas, importavus banko išrašą sukuriami mokėjimų įrašai.

Pradiniai įrašai (opening entries) perkelia likučius į naujus finansinius metus arba perkelia senosios sistemos uždarymo likučius į naująją — tai vienintelis atvejis, kai ilgas likučių sąrašas registruojamas vienu įrašu.

Koreguojantieji įrašai laikotarpio pabaigoje suderina apskaitos knygas su ekonomine realybe: nusidėvėjimas, sukauptos ir būsimųjų laikotarpių pajamos bei sąnaudos, atidėjiniai. Paprastai datuojami paskutine laikotarpio diena.

Uždarymo įrašai metų pabaigoje nunulina pajamų ir sąnaudų sąskaitas, o skirtumą — metų pelną — perkelia į nuosavą kapitalą (3420 Lietuvos pavyzdiniame sąskaitų plane). Po uždarymo, pelno (nuostolių) ataskaitos sąskaitos naujus metus pradeda tuščios; balanso sąskaitų likučiai perkeliami į kitus metus.

Stornuojantys įrašai (reversing entries) yra ankstesnio įrašo veidrodinis atspindys, registruojami siekiant jį atšaukti. Tik pildomoje (append-only) didžiojoje knygoje taip atliekami taisymai: klaidingas įrašas lieka įrašytas, stornuojantis įrašas lieka įrašytas, o audito sekoje matomi abu. Trynimas nėra taisymas — tai istorijos naikinimas.

Rankiniai įrašai yra likutinė kategorija: viskas, ką žmogus užregistruoja tiesiogiai, o ne per dokumentų srautą. Tvarkingoje apskaitoje jie yra reti, ir kiekvienas iš jų nusipelno pakankamai gero aprašymo, kad atlaikytų audito klausimus.

Praktinis pavyzdys: nuo įvykio iki įrašo

Įmonė liepos 1 d. iš anksto sumoka 1,200 € už vienų metų draudimą. Du įrašai, padaryti šešių mėnesių skirtumu, pasakoja visą istoriją:

Mokėjimo metu (liepos 1 d.) — tai turtas, o ne sąnaudos; vienuolika mėnesių draudimo apsaugos vis dar yra ekonominis išteklius:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
29 Būsimųjų laikotarpių sąnaudos	1,200
2710 Bankas		1,200

Kiekvieno mėnesio pabaigoje, koreguojantysis įrašas vieno mėnesio draudimo apsaugą paverčia sąnaudomis:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6209 Bendrosios ir administracinės sąnaudos	100
29 Būsimųjų laikotarpių sąnaudos		100

Tai yra kaupimo principu pagrįsta apskaita (accrual accounting) miniatiūroje: pinigai išleisti liepą, bet sąnaudos tenka kiekvienam mėnesiui, kuris panaudojo draudimo apsaugą.

Buhalteriniai įrašai API aplinkoje

Nordlet sistemoje rankinis buhalterinis įrašas atliekamas viena užklausa: POST /v1/ledger/journal/transactions/create priima datą, aprašymą ir nuo 2 iki 200 eilučių { accountCode, debit, credit }, kiekvienai eilutei priskiriant pasirenkamas išlaidų centro (cost-center) ir projekto (project) dimensijas. API patikrina viską, ko reikalauja buhalterinės apskaitos taisyklės — sąskaitos turi egzistuoti ir leisti registruoti įrašus (postable), debetas turi būti lygus kreditui, nurodytos datos apskaitos periodas turi būti atviras — kitu atveju įrašas atmetamas. Užregistruoti įrašai yra nekeičiami (immutable); taisymai atliekami naujais įrašais. Dokumentais pagrįsti įrašai (pardavimai, pirkimai, darbo užmokestis, banko išrašų importavimas) registruojami tuo pačiu mechanizmu naudojant registravimo taisykles (posting rules), todėl didžioji knyga turi vienodą įrašų struktūrą, nepriklausomai nuo jų šaltinio, o POST /v1/reports/general-journal pateikia juos visus chronologine tvarka.

D.U.K.

Kas yra buhalterinis įrašas paprastais žodžiais?

Datuotas, subalansuotas vienos ūkinės operacijos įrašas: mažiausiai dvi eilutės, kurių kiekviena debetuoja arba kredituoja sąskaitą, o abiejų pusių bendros sumos yra lygios. Buhalteriniai įrašai yra vienintelis būdas, kuriuo bet kokie duomenys patenka į apskaitos knygas.

Kiek eilučių gali turėti buhalterinis įrašas?

Mažiausiai dvi; daugiau – tiek, kiek reikalauja ūkinė operacija. Darbo užmokesčio ir PVM įrašai dažnai turi penkias ar daugiau eilučių. Pagrindinis reikalavimas yra tas, kad bendra debeto suma būtų lygi bendrai kredito sumai, o ne tai, kad eilutės būtų sugrupuotos poromis.

Kuo skiriasi buhalterinis įrašas (journal entry) ir operacija (transaction)?

Praktikoje šie terminai dažnai naudojami kaip sinonimai. Kai kurios sistemos (įskaitant Nordlet) datuotą įvykį vadina operacija (transaction), o jos eilutes — įrašais (entries). Struktūra išlieka ta pati, nepriklausomai nuo naudojamo žodyno.

Ar turiu kurti buhalterinius įrašus kiekvienam pardavimui?

Jums to daryti nereikia — tai padaro programinė įranga. Išrašius pardavimo sąskaitą faktūrą, gavus pirkimo sąskaitą, importavus banko išrašą, visi įrašai sugeneruojami pagal registravimo taisykles. Rankiniai buhalteriniai įrašai skirti tam, ko nepadengia dokumentų srautas: koregavimams, taisymams, pradiniams likučiams.

Kaip ištaisyti klaidingą buhalterinį įrašą?

Užregistruokite jo stornuojantį (atšaukiantį) įrašą, o tada užregistruokite teisingą įrašą. Tik pildomoje (append-only) didžiojoje knygoje klaida, atšaukimas ir ištaisymas išlieka matomi — o tai yra būtent tai, ką nori matyti auditorius. Jau užregistruotų įrašų redagavimas arba trynimas sunaikina audito seką.