Pirminė ir buhalterinė apskaita: koks iš tikrųjų skirtumas?

Pirminė apskaita registruoja tai, kas įvyko; buhalterinė apskaita nusprendžia, ką tai reiškia. Apskaitininkas užtikrina, kad kiekviena sąskaita faktūra, mokėjimas ir darbo užmokesčio skaičiavimas taptų teisingu, data paremtu ir subalansuotu įrašu didžiojoje knygoje. Buhalteris paverčia šią didžiąją knygą finansinėmis ataskaitomis, mokesčių deklaracijomis ir sprendimais – ir atsako už pakeliui priimtus profesinius sprendimus: kaip skaičiuoti nusidėvėjimą, kada pripažinti pajamas, kam formuoti atidėjinius. Mažose įmonėse šios abi funkcijos susikerta viename asmenyje, o didelėse – ištisuose skyriuose, tačiau darbo pasidalijimas yra realus ir jis daug paaiškina apie tai, kaip organizuojama pati profesija – ir jos programinė įranga.

Ką apima pirminė apskaita

Praktiškai pirminė apskaita yra sistemingas operacijų fiksavimas:

• pardavimo ir pirkimo sąskaitų faktūrų registravimas kaip žurnalo įrašų su teisingomis sąskaitomis, datomis ir PVM traktavimu;
• banko išrašo eilučių susiejimas su sąskaitomis faktūromis ir mokėjimų registravimas;
• darbo užmokesčio įrašų registravimas;
• gautinų ir mokėtinų sumų aktualumo palaikymas – kas ir kiek skolingas mums, ir kiek skolingi mes;
• dokumentų atsekamumo užtikrinimas: kiekvienas įrašas turi būti pagrįstas dokumentu.

Rezultatas yra išsami ir tiksli didžioji knyga. Gera pirminė apskaita apibūdinama gana paprasta savybe: nieko netrūksta, niekas nesidubliuoja, viskas priskirta teisingam laikotarpiui. Jai reikalingi įgūdžiai yra tikslumas, nuoseklumas, sąskaitų plano bei debeto ir kredito taisyklių išmanymas.

Ką apima buhalterinė apskaita

Buhalterinė apskaita prasideda ten, kur baigiasi operacijų registravimas:

• Apskaitos laikotarpio uždarymas – laikotarpio pabaigos koreguojantieji įrašai: nusidėvėjimas, sukauptos sąnaudos ir pajamos, ateinančių laikotarpių sumos, atidėjiniai, vėliau – peržiūra ir užrakinimas (žr. apskaitos laikotarpius);
• Ataskaitos – balanso, pelno (nuostolių) ataskaitos ir pinigų srautų ataskaitos parengimas bei interpretavimas pagal taikomus standartus (VAS, IFRS);
• Mokesčiai – PVM deklaracijos, pelno mokestis, su darbo užmokesčiu susijusios deklaracijos ir su jais susijęs planavimas;
• Profesinis sprendimas – klausimai, į kuriuos nėra mechaninio atsakymo: ar šios kūrimo išlaidos yra turtas, ar sąnaudos? Ar šią gautiną sumą vis dar įmanoma atgauti? Per kiek metų nudėvimas šis įrenginys? Kada pripažįstamos pajamos pagal 12 mėnesių sutartį?
• Konsultavimas – ką skaičiai reiškia kainodarai, samdai, finansavimui.

Čia slypi reguliuojamoji profesijos dalis: auditas, ataskaitų pasirašymas, profesinė atsakomybė. Pirminės apskaitos klaidos yra ištaisomos; buhalteriniai sprendimai yra apginami.

Klasikinis pasidalijimas viename procese

Etapas	Kas atlieka
Gaunamas dokumentas (sąskaita faktūra, išrašas, algalapis)	Pirminė apskaita
Įrašas užregistruojamas didžiojoje knygoje	Pirminė apskaita
Suderinimai – bankas, gautinos ir mokėtinos sumos	Pirminė apskaita
Laikotarpio pabaigos koregavimai	Buhalterinė apskaita
Bandomojo balanso peržiūra, uždarymas, užrakinimas	Buhalterinė apskaita
Finansinės ataskaitos ir mokesčių deklaracijos	Buhalterinė apskaita
Analizė, planavimas, konsultavimas	Buhalterinė apskaita

Riba yra bandomasis balansas: pirminė apskaita jį pateikia, o buhalterinė apskaita perima darbą nuo jo.

Kaip automatizavimas pakeitė šią ribą

Didžioji dalis klasikinės pirminės apskaitos yra šablonų taikymas: šio tiekėjo sąskaitos faktūros registruojamos toje sąnaudų sąskaitoje, ši banko išrašo eilutė atitinka tą sąskaitą faktūrą, šis darbo užmokesčio skaičiavimas sukuria šias penkias didžiosios knygos eilutes. Šablonų taikymas yra būtent tai, ką programinė įranga atlieka puikiai, o API pagrindu veikiančiose sistemose pirminio duomenų įvedimo sluoksnis kaip žmogaus darbas iš esmės išnyksta: Nordlet sistemoje, išrašius pardavimo sąskaitą faktūrą, jos įrašas sukuriamas automatiškai, banko importas susieja ir užregistruoja išrašo eilutes, pajamų pripažinimas vykdomas pagal tvarkaraštį, ir kiekvienas įrašas pagal tas pačias taisykles patenka į vieną didžiąją knygą.

Ko automatizavimas neperima, tai profesinių sprendimų sluoksnis. Programinė įranga gali kas mėnesį registruoti nusidėvėjimą, tačiau kažkas turėjo nustatyti naudingo tarnavimo laiką. Ji gali atidėti pajamų pripažinimą, tačiau kažkas turėjo nuspręsti pripažinimo modelį. Praktinis to rezultatas yra tas, kad „apskaitininkas“ vis dažniau reiškia išimčių tvarkytoją – asmenį, kuris sprendžia tai, ko nepadengė taisyklės, – tuo tarpu buhalterio profesinių sprendimų darbas išlieka nepakitęs ir yra geriau aprūpinamas duomenimis. Vertės hierarchija pasikeitė: registravimas tapo pigus, tačiau žinojimas, kas turėjo būti užregistruota, – ne.

Kurio iš jų jums reikia?

Mažai įmonei atviras atsakymas yra: automatizuota pirminė apskaita ir periodinė buhalterinė apskaita. Kasdienis duomenų suvedimas yra programinės įrangos užduotis; o mėnesio uždarymas, metinės ataskaitos ir mokesčių pozicijos reikalauja profesionalo įsikišimo. Brangiai kainuojanti klaida yra atvirkščias resursų paskirstymas – mokėti žmogui už sąskaitų faktūrų perrašymą, kol niekas neperžiūri, ar pajamos buvo pripažintos teisingais metais.

D.U.K.

Koks yra skirtumas tarp pirminės apskaitos ir buhalterinės apskaitos paprastais žodžiais?

Pirminė apskaita registruoja operacijas – išsamiai, tiksliai ir teisingu laikotarpiu. Buhalterinė apskaita jas interpretuoja – uždaro apskaitos laikotarpį, rengia ataskaitas, tvarko mokesčius ir priima profesinius sprendimus, kurių operacijų registravimas negali priimti.

Ar apskaitininkas gali parengti finansines ataskaitas?

Techniškai jis gali jas surinkti, tačiau ataskaitos remiasi buhalteriniais sprendimais – nusidėvėjimo laikotarpiais, atidėjiniais, pajamų pripažinimu, – kurie yra buhalterio atsakomybė, o daugelyje jurisdikcijų įstatymais numatytos ataskaitos reikalauja buhalterio dalyvavimo. Bandomasis balansas yra natūralus darbų perdavimo taškas.

Ar pirminę apskaitą keičia programinė įranga?

Didžiąją dalį mechaninio darbo – taip. Dokumentų atpažinimas, registravimas, suderinimas yra šabloninis darbas, su kuriuo automatizavimas susidoroja patikimai. Žmogui lieka išimčių tvarkymas ir viskas, kas seka po sprendimų priėmimo, o tai jau yra buhalterinė apskaita.

Ar mažoms įmonėms reikia ir apskaitininko, ir buhalterio?

Joms reikia abiejų funkcijų, nebūtinai dviejų žmonių. Dažna šiuolaikinė sąranka yra tokia, kai programinė įranga atlieka duomenų suvedimą, o buhalteris peržiūri laikotarpio uždarymą ir deklaracijas. Kas išties rizikinga – tai neturėti jokio peržiūros etapo.

Ar buhalterinė apskaita tėra sudėtingesnė pirminė apskaita?

Ne – tai visiškai kitokio pobūdžio darbas su tais pačiais duomenimis. Pirminėje apskaitoje kiekvienas įrašas turi teisingą atsakymą; buhalterinėje apskaitoje dažnai taip nėra, todėl jos išvados yra grindžiamos apskaitos politika, o ne tikrinamos pagal kvitus.