Pinigų ir kaupimo apskaitos principai: kurį pasirinkti ir kada privaloma pereiti

Taikant pinigų apskaitos principą, pajamos registruojamos, kai pinigai gaunami, o sąnaudos – kai pinigai išleidžiami. Kaupimo apskaitos principas registruoja pajamas tuomet, kai jos yra uždirbtos, o sąnaudas – kai jos patiriamos, neatsižvelgiant į tai, kada juda pinigai. Skirtumas skamba techniškai, tačiau taip toli gražu nėra: taikant šiuos du metodus, tas pats verslas tame pačiame mėnesyje gali atrodyti ir pelningas, ir nuostolingas, ir tik vienas iš jų parodo, ar pelnas yra realus.

Tas pats mėnuo, du skirtingi vaizdai

Konsultacijų įmonės pavyzdys kovo mėnesį: užbaigia 10 000 € vertės projektą (klientas sumokės gegužę), išmoka 3 000 € atlyginimų už kovo mėnesio darbus ir gauna 6 000 € pagal vasario mėnesio sąskaitą faktūrą.

	Pinigų principas	Kaupimo principas
Pajamos	6 000	10 000
Sąnaudos	3 000	3 000
Kovo rezultatas	3 000	7 000

Pinigų principas atspindi senų pajamų gavimą ir vadina tai kovo mėnesio rezultatu. Kaupimo principas parodo, kas faktiškai buvo sukurta kovą: 10 000 € vertės projektas, kuriam uždirbti patirta 3 000 € sąnaudų. Kaupimo principo rezultatas atsako į klausimą, kurį iš tiesų užduoda vadovybė – ar šio mėnesio darbas atsipirko? – tuo tarpu pinigų principo skaičius atsako į visai kitą klausimą: kas nutiko banko sąskaitos likučiui? Abu klausimai yra svarbūs; tačiau tik vienas iš jų atspindi tai, ką iš tikrųjų reiškia „pelnas“.

Ką kiekvienas metodas daro teisingai

Pinigų principas yra paprastas, pigus ir atsparus vienai specifinei saviapgaulei: jis niekada nerodo „popierinio“ pelno iš klientų, kurie nesumoka. Smulkiajam verslininkui (pvz., turgaus prekeiviui ar kirpėjui), kuriam mokama iš karto ir kuris neturi atsargų, šis principas priartėja prie kaupimo principo pakankamai arti, kad skirtumas būtų nesvarbus.

Kaupimo principas susieja pajamas su joms uždirbti patirtomis sąnaudomis, todėl laikotarpiai tampa palyginami, o pelningumo maržos įgauna prasmę. Tačiau to kaina yra visa mechanika: gautinos sumos, mokėtinos sumos, koreguojantieji įrašai sukauptoms ir ateinančių laikotarpių sumoms bei griežta laikotarpių atskyrimo disciplina. Būtent šią sistemą ir suteikia dvejybinis įrašas – kaupimo principas yra prigimtinis jo režimas.

Klasikiniai kaupimo principo spąstai nusipelno atskiro sakinio: pelnas nėra pinigai. Kaupimo principu parengta pelno ir nuostolių ataskaita gali rodyti solidų pelną, kol gautinos sumos išsipučia, o banko sąskaita tuštėja – būtent todėl ir egzistuoja pinigų srautų ataskaita, ir dėl to „pelningos“ įmonės kartais vis tiek bankrutuoja. Kaupimo principas to neslepia; jis tai parodo balanse visiems, kurie skaito toliau nei pelno ir nuostolių ataskaita.

Kas ES gali taikyti pinigų apskaitos principą

Tendencija visose ES šalyse yra nuosekli: įmonės tvarko apskaitą kaupimo principu, o patys smulkiausi juridinio asmens statuso neturintys verslai gali taikyti pinigų principą.

• Ribotos atsakomybės bendrovės rengia oficialias finansines ataskaitas pagal nacionalinius bendruosius apskaitos principus arba IFRS, o abu šie standartai remiasi kaupimo principu – Lietuvoje įmonės tvarko apskaitą kaupimo principu pagal Verslo apskaitos standartus (VAS). UAB, vedanti apskaitą pinigų principu, ne pasirenka vieną iš alternatyvų, o tiesiog nevykdo savo prievolių.
• Individualia veikla besiverčiantys asmenys paprastai gali vesti apskaitą pinigų principu, kol neviršija nacionalinių ribų – Lietuvoje individualios veiklos pajamos gyventojų pajamų mokesčio tikslais dažniausiai pripažįstamos taikant pinigų principą.
• PVM veikia pagal savo atskiras taisykles, nepriklausomai nuo to, kaip tvarkote apskaitą: pagal nutylėjimą jis priklauso nuo sąskaitų faktūrų išrašymo, o kai kuriose valstybėse narėse smulkiam verslui taikomos specialios pinigų apskaitos schemos PVM tikslais.

Konkrečios detalės priklauso nuo nacionalinių įstatymų ir gali keistis, tačiau bendra struktūra – kaupimo principas įmonėms, o pinigų principo toleravimas patiems smulkiausiems – visoje ES išlieka stabili.

Kada privalote pereiti (ir kada turėtumėte)

Privalote pereiti tada, kai įsteigiate įmonę. Tą dieną, kai jūsų verslas tampa juridiniu asmeniu, pradedamas taikyti privalomasis kaupimo principas – tai yra dažniausias priverstinis perėjimas, ir geriausia jį atlikti nuo pat pradžių suformuojant realų pradinį balansą: gautinos sumos, mokėtinos sumos, atsargos ir išankstiniai mokėjimai užfiksuojami pirmąją dieną, o ne atkuriami vėliau.

Turėtumėte pereiti anksčiau, jei tinka bent vienas iš šių teiginių:

• Klientai atsiskaito pagal sąskaitų faktūrų apmokėjimo terminus – kai pinigų gavimas atsilieka nuo atlikto darbo ištisomis savaitėmis, mėnesiniai pinigų apskaitos principo rezultatai praranda bet kokią prasmę.
• Jūs turite atsargų – prekių pirkimas nėra sąnaudos; sąnaudos yra jų pardavimas. Pinigų principas to negali parodyti.
• Priimate išankstinius mokėjimus arba prenumeratos mokesčius – už dar neatliktus darbus gauti pinigai yra įsipareigojimas, o ne pajamos; tik kaupimo principas tai atspindi.
• Kas nors iš išorės skaito jūsų skaičius – bankai, investuotojai ir pirkėjai vis tiek koreguos jūsų duomenis pagal kaupimo principą, tik remdamiesi prastesne informacija, nei turite jūs.

Pats perėjimas yra tiesiog pradinio balanso sudarymo procesas: nustatykite, kas skolinga jums, kam skolingi jūs, ką turite ir už ką esate sumokėję iš anksto, užregistruokite tai kaip pradinį likutį ir toliau tvarkykite apskaitą taikydami kaupimo principą.

Automatizuotas kaupimo principo variklis

Istorinis priekaištas kaupimo principui – per didelė buhalterijos našta mažai komandai – dabar jau tapo argumentu už automatizaciją. Nordlet didžioji knyga pagal savo architektūrą remiasi kaupimo principu: išrašius pardavimo sąskaitą faktūrą, iškart užregistruojamos pajamos ir gautina suma; atlikti mokėjimai sudengia gautinas sumas, kai juos susieja banko importai; išankstiniai mokėjimai apskaitomi kaip įsipareigojimai iki pristatymo, o pajamų pripažinimo variklis perkelia ir pripažįsta prenumeratos pajamas periodas po periodo, įskaitant ir automatinį pajamų pripažinimą laikotarpio uždarymo metu. Buhalterijos išlaidos, kurios anksčiau pateisindavo pinigų principo taikymą, dabar yra ta dalis, kurią atlieka programinė įranga.

D.U.K.

Kuo skiriasi pinigų ir kaupimo apskaitos principai?

Taikant pinigų principą, pajamos ir sąnaudos registruojamos, kai juda pinigai; taikant kaupimo principą, pajamos registruojamos jas uždirbus, o sąnaudos – jas patyrus. Kaupimo principas matuoja veiklos rezultatus, pinigų principas matuoja banko operacijas – ir šie du metodai gali pasakoti visiškai skirtingas istorijas apie tą patį mėnesį.

Kuris iš jų yra geresnis smulkiam verslui?

Jei mokėjimai atliekami iškart ir neturite atsargų, pinigų principas yra tinkamas ir paprastesnis. Tačiau kai tik atsiranda sąskaitų apmokėjimo terminai, atsargos ar išankstiniai mokėjimai, kaupimo principas tampa vieninteliu metodu, kurio rodiklis „pelnas“ turi bent kokią prasmę – o su automatizuota buhalterija jo administravimo našta beveik išnyko.

Ar ribotos atsakomybės bendrovė ES gali taikyti pinigų apskaitos principą?

Oficialiai finansinei apskaitai – faktiškai ne. ES nacionalinės sistemos (įskaitant Lietuvos VAS) reikalauja, kad įmonės tvarkytų apskaitą taikydamos kaupimo principą. Supaprastinimai, pagrįsti pinigų principu, dažniausiai taikomi tik individualia veikla besiverčiantiems asmenims, kurių apyvarta neviršija nacionalinių ribų.

Ar PVM paklūsta pinigų, ar kaupimo taisyklėms?

Nė vienam iš jūsų pasirinktų: PVM turi savo apmokestinimo momento taisykles, paprastai priklausančias nuo sąskaitos faktūros išrašymo, o kai kuriose šalyse egzistuoja pasirenkamos pinigų apskaitos schemos PVM tikslais, skirtos smulkiam verslui. Jūsų pasirinktas apskaitos metodas nekeičia jūsų prievolių PVM atžvilgiu.

Kaip pereiti nuo pinigų prie kaupimo principo?

Nustatykite perėjimo datą ir sudarykite pradinį balansą: neapmokėtos klientų sąskaitos faktūros (gautinos sumos), neapmokėtos tiekėjų sąskaitos (mokėtinos sumos), turimos atsargos, sumokėti ir gauti išankstiniai mokėjimai. Užregistruokite tai kaip pradinį likutį ir nuo tos dienos apskaitą tvarkykite kaupimo principu. Įmonės įsteigimas yra natūraliausias momentas tam padaryti – būtent tada šis perėjimas tampa ir privalomu.