Kas yra dvejybinio įrašo apskaita? Su žurnalo įrašų pavyzdžiais

Dvejybinio įrašo apskaita (double-entry bookkeeping) kiekvieną ūkinę operaciją registruoja du kartus: vieną kartą nurodant, iš kur atėjo vertė, kitą kartą – kur ji nukeliavo. Kiekvieną įrašą sudaro debetai ir kreditai, kurių bendros sumos turi būti lygios. Pardavus paslaugų už 1,000 €, apskaitoje ne šiaip pažymima „uždirbta 1,000“ – tame pačiame įraše fiksuojama, kad padidėjo gautinos sumos ir padidėjo pajamos, o šios sumos viena kitą atsveria.

Ši viena taisyklė – debetai visada lygūs kreditams – yra visos sistemos pagrindas. Visi kiti apskaitos principai remiasi būtent ja.

Pagrindinė idėja: kiekviena operacija turi dvi puses

Pinigai versle niekada neatsiranda iš niekur ir nedingsta; jie juda. Pardavimas atliktą darbą paverčia reikalavimo teise į pirkėją (gautina suma). Mokėjimas šią reikalavimo teisę paverčia banko sąskaitos likučiu. Paskola banko sąskaitos padidėjimą paverčia įsipareigojimu. Dvejybinis įrašas aiškiai parodo abi kiekvieno judėjimo puses:

• Kas buvo gauta (debeto pusė)
• Kas buvo atiduota, arba kas dabar turi reikalavimo teisę (kredito pusė)

Kadangi visada registruojamos abi pusės, apskaitos knygos atspindi išsamią įmonės finansinę būklę bet kuriuo momentu, o ne tik jos pinigų likutį. Būtent todėl balansas yra išvedamas tiesiai iš didžiosios knygos, o ne sudarinėjamas rankiniu būdu, ir todėl apskaitos lygybė galioja visada.

Mechanika

Kiekviena ūkinė operacija užfiksuojama kaip žurnalo įrašas (journal entry): data, aprašymas ir bent dvi eilutės. Kiekvienoje eilutėje nurodoma sąskaita iš sąskaitų plano ir įrašoma debeto arba kredito suma. Įrašas galioja tik tada, jei bendra debeto suma lygi bendrai kredito sumai.

Tai, kurioje pusėje sąskaita didėja, priklauso nuo jos tipo – turtas ir sąnaudos didėja debetuojant, o įsipareigojimai, nuosavas kapitalas ir pajamos didėja kredituojant. Išsamios taisyklės su paruoštuke pateiktos skyriuje Debeto ir kredito paaiškinimas.

Praktiniai pavyzdžiai

Lietuvos paslaugų įmonė, sumos eurais, standartinis PVM tarifas 21%. Sąskaitų kodai nurodyti pagal pavyzdinį Lietuvos sąskaitų planą.

1. Išrašoma pardavimo sąskaita faktūra 1,000 € + PVM sumai:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2410 Pirkėjų įsiskolinimai	1,210
5001 Suteiktų paslaugų pajamos		1,000
4492 Mokėtinas PVM		210

Pajamos pripažįstamos tada, kai jos uždirbamos, o ne tada, kai apmokamos. Pirkėjo skola ir valstybei mokėtinas PVM apskaitoje užfiksuojami nuo pat pirmos dienos.

2. Pirkėjas apmoka:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2710 Sąskaitos bankuose	1,210
2410 Pirkėjų įsiskolinimai		1,210

Čia nėra jokių pajamų – pajamos buvo užregistruotos 1-ame įraše. Šis įrašas tik paverčia vieną turto rūšį (gautiną sumą) kita (banko sąskaitos likučiu). Paprastojo įrašo sistemos suplaka šiuos du momentus; dvejybinis įrašas juos atskiria, o tai ir yra esminis pinigų ir kaupimo principų skirtumas.

3. Gaunama tiekėjo sąskaita faktūra 121 € sumai, įskaitant PVM:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6209 Bendrosios ir administracinės sąnaudos	100
2441 Gautinas PVM	21
4430 Skolos tiekėjams		121

Trys eilutės, bet sumos vis tiek subalansuotos: 100 + 21 = 121. Įrašai gali turėti bet kokį eilučių skaičių, svarbu, kad sutaptų galutinės sumos – darbo užmokesčio įrašai paprastai turi penkias ar daugiau eilučių.

4. Bankiniu pavedimu perkama įranga už 6,000 €:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
1220 Mašinos ir įrengimai	6,000
2710 Sąskaitos bankuose		6,000

Atkreipkite dėmesį, kas neįvyko: nebuvo užfiksuotos sąnaudos. Įmonė iškeitė vieną turtą į kitą. Sąnaudos atsiranda palaipsniui, kaip nusidėvėjimas, per koreguojančiuosius įrašus.

Kokia dvejybinio įrašo nauda

• Išsamus vaizdas. Turtas, skolos ir nuosavas kapitalas yra nuolat sekami, todėl balansas bei pelno (nuostolių) ataskaita iš didžiosios knygos sugeneruojami mechaniškai.
• Įmontuotas klaidų aptikimas. Jei sąskaitų likučiai nesutampa (nesubalansuoti), vadinasi, kažkas negerai – tai parodys bandomasis balansas. Paprastojo įrašo apskaitoje tokio pavojaus signalo nėra.
• Audito seka (audit trail). Kiekvieną likutį galima išskaidyti į jį suformavusius įrašus. Į klausimą „Kodėl mokėtinas PVM yra 2,100 €?“ galima atsakyti tiksliai, eilutė po eilutės.
• Atsparumas manipuliacijoms. Norint nuslėpti operaciją, reikia nuosekliai suklastoti bent dvi sąskaitas, o kiekvienas įsikišimas didina disbalanso riziką.

Būtent dėl šių priežasčių kiekvienas apskaitos standartas, kiekviena mokesčių institucija ir kiekviena rimta buhalterinės apskaitos programa remiasi dvejybiniu įrašu. Palyginimas su alternatyva aprašytas skyriuje Paprastojo ir dvejybinio įrašo apskaita.

Šis metodas yra senas būtent todėl, kad jis veikia: tai jau buvo įprasta praktika tarp Venecijos pirklių, kai 1494 m. Luka Pačjolis (Luca Pacioli) jį dokumentavo, ir nuo to laiko niekas nepatobulino šios pagrindinės konstantos.

Kaip programinė įranga užtikrina taisyklių laikymąsi

Vedant apskaitą rankiniu būdu, taisyklė „debetai turi būti lygūs kreditams“ yra disciplinos reikalas. Gerai sukurtoje sistemoje tai – griežtas apribojimas, kurio negalima pažeisti. Nordlet didžiosios knygos API atmeta bet kokią operaciją, kurios eilutės nesubalansuotos: POST /v1/ledger/journal/transactions/create reikalauja bent dviejų eilučių ir patikrina sumas prieš įrašant duomenis. Daugumos įrašų išvis nereikia suvesti ranka – pardavimo sąskaitos faktūros, pirkimo sąskaitos faktūros, darbo užmokesčio ir banko operacijos apskaitoje registruojamos automatiškai per konfigūruojamas kontavimo taisykles, kiekvienai iš jų sukuriant subalansuotą įrašą didžiojoje knygoje. Nesubalansuota apskaita duomenų bazėje tiesiog negali egzistuoti.

D.U.K.

Kas yra dvejybinio įrašo apskaita paprastais žodžiais?

Kiekviena operacija registruojama mažiausiai dviejose sąskaitose – kas buvo gauta ir iš kur tai atėjo – su lygiomis debeto ir kredito sumomis. Kadangi visada užfiksuojamos abi pusės, apskaitos knygos atspindi visą verslą, o ne tik turimus pinigus.

Kodėl debetai turi būti lygūs kreditams?

Nes operacija yra vertės judėjimas, o judėjimas turi šaltinį ir paskirties vietą. Lygūs debetai ir kreditai leidžia apskaitoje atspindėti abu šiuos aspektus. Jei jie skiriasi, dalis judėjimo liko neužregistruota – tai yra klaida, ir būtent šis neatitikimas padeda ją atskleisti.

Ar smulkiajam verslui reikia dvejybinio įrašo apskaitos?

Faktiškai kiekvienai ribotos atsakomybės įmonei tai būtina: teisės aktų numatytos finansinės ataskaitos sudaromos remiantis dvejybinio įrašo knyga, ir ES šalių apskaitos įstatymai to reikalauja. Tik patys smulkiausi individualia veikla užsiimantys asmenys gali išsiversti su paprastojo įrašo pinigų apskaita – kol jiems neprireikia balanso, paskolos ar audito.

Ar dvejybinis įrašas reiškia tą patį, kas viską registruoti du kartus?

Ne. Operacija registruojama vieną kartą, kaip vienas įrašas – tačiau tas įrašas turi dvi puses. Niekas nėra dubliuojama; dvi pusės pasakoja skirtingus dalykus apie tą patį įvykį.

Kas išrado dvejybinio įrašo apskaitą?

Ji susiformavo tarp italų pirklių XIII–XIV amžiuje; Luka Pačjolis (Luca Pacioli) sistemingai aprašė ir išleido šį metodą 1494 m. Metodas išliko iš esmės nepasikeitęs penkis šimtmečius, nes balansavimo principas yra toks pat naudingas šiuolaikinėje duomenų bazėje, koks buvo ir Venecijos pirklių didžiojoje knygoje.