Kas yra sąnaudų centras? Analitinės dimensijos už sąskaitų plano ribų

Sąnaudų centras yra verslo dalis, kurią norite vertinti atskirai – padalinys, vieta, komanda, įrenginys. Jis atsako į klausimą „kur atsirado šios sąnaudos?“, tuo tarpu sąskaitų planas atsako į klausimą „kokio pobūdžio tai buvo sąnaudos?“

Šių dviejų klausimų atskyrimas yra vienas iš svarbiausių sprendimų konfigūruojant didžiąją knygą, o klaidos čia yra vienos dažniausių ir sunkiausiai ištaisomų.

Klaida, kurios išvengiama

Gali kilti pagunda padalinį užkoduoti pačiame sąskaitos kode:

6209-01  Administrative expenses — Vilnius office
6209-02  Administrative expenses — Kaunas office
6209-03  Administrative expenses — Riga office

O dabar padarykite tą patį atlyginimams, nuomai, programinei įrangai, komandiruotėms ir nusidėvėjimui trijuose biuruose, keturiuose padaliniuose ir keliolikoje projektų. Sąskaitų planas eksponentiškai išauga: 20 sąnaudų sąskaitų × 3 biurai × 4 padaliniai yra 240 sąskaitų, o pridėjus penktąjį padalinį, teks sukurti dar 60 naujų.

Tačiau pasekmės yra blogesnės nei vien tik didelis sąskaitų skaičius:

• Sugenda atskaitomybė. Oficialios finansinės ataskaitos sudaromos remiantis sąskaitų kodais. Sąskaitų plane su padalinių priesagomis šios priesagos turi būti pašalintos pagal taisyklę, kurią kažkas turi nuolat prižiūrėti.
• Neįmanoma filtruoti duomenų pagal skirtingas dimensijas. Norint sužinoti „bendras komandiruočių sąnaudas pagal padalinius“, sąskaitų kodus reikia analizuoti kaip tekstines eilutes.
• Sąskaitų planas nebeatitinka nacionalinio šablono, todėl kiekvienas susiejimas su PVM deklaracija ar oficialia ataskaitų forma tampa nestandartiniu.
• Praktikoje tai negrįžtama. Į šiuos kodus per daugelį metų įrašoma ilga istorija, nuo jų priklauso palyginamieji duomenys.

Dimensijų naudojimas

Alternatyva – išlaikyti sąskaitų planą švarų ir kiekvieną didžiosios knygos eilutę žymėti dimensijomis:

	Sąskaita	Sąnaudų centras	Projektas
Atlyginimai, Vilniaus programuotojų komanda, Projektas A	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Atlyginimai, Kauno klientų palaikymo komanda, Projektas A	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Komandiruotės, Vilniaus programuotojų komanda, Projektas B	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Viena atlyginimų sąskaita. Galima atsakyti į bet kokią klausimų kombinaciją: sąnaudos pagal sąskaitą, pagal centrą, pagal projektą ar bet kokią jų sankirtą – nesukuriant nė vienos naujos sąskaitos. Pridėjus penktąjį padalinį, pridedamas vienas sąnaudų centras, o ne šešiasdešimt sąskaitų.

Pagrindinė taisyklė: sąskaitų planas turi atspindėti operacijos pobūdį ir oficialius atskaitomybės reikalavimus. Viskas, kas susiję su organizacine struktūra, priklauso dimensijoms.

Sąnaudų centrai, pelno centrai, projektai

• Sąnaudų centras – vienetas, kuris patiria sąnaudas ir yra vertinamas pagal efektyvumą: IT, personalo skyrius, finansai, sandėlis.
• Pelno centras – vienetas, turintis tiek pajamų, tiek sąnaudų, vertinamas pagal generuojamą grąžą: produktų linija, filialas, patronuojamoji įmonė.
• Projektas – laiko apribota iniciatyva, apimanti kelis padalinius, vertinama pagal bendras sąnaudas lyginant su biudžetu arba su generuojamomis pajamomis.

Tai nėra alternatyvos viena kitai. Atlyginimas gali vienu metu priklausyti klientų palaikymo komandos sąnaudų centrui ir kliento projektui, būtent todėl tai yra atskiros dimensijos, o ne vienas laukas.

Paskirstymas (allocation) yra sekantis klausimas: bendrosios netiesioginės sąnaudos, pavyzdžiui, nuoma arba IT, kaupiamos sąnaudų centre, kuris negeneruoja pajamų, todėl valdymo apskaitoje jos dažnai paskirstomos pajamas generuojantiems vienetams pagal darbuotojų skaičių, plotą arba naudojimą. Paskirstymas yra valdymo apskaitos procesas; jis nekeičia oficialios apskaitos duomenų, todėl verta išlaikyti aiškią atskirtį tarp paskirstytų sąnaudų vaizdo ir to, kuris buvo užregistruotas pirminiais įrašais.

Kaip Nordlet įgyvendina dimensijas

Kiekvienoje didžiosios knygos eilutėje galima naudoti dvi nepriklausomas dimensijas: sąnaudų centrą ir projektą. Tai yra dvejybinio įrašo eilutės, o ne sąskaitos savybės, todėl ta pati sąskaita gali turėti bet kokią jų kombinaciją.

Sąnaudų centrai valdomi naudojant POST /v1/ledger/cost-centers/create ir gali būti sugrupuoti į sąnaudų centrų grupes, suteikiančias vieną grupavimo lygį – tai naudinga norint padalinius sujungti į bendras funkcijas.

Projektai yra atskira dimensija, turinti savo gyvavimo ciklą, todėl projekto ataskaitas galima rengti per visą jo gyvavimo laikotarpį, nepriklausomai nuo to, kurie padaliniai prie jo prisidėjo.

Dimensijos iš dokumentų perkeliamos į įrašus: pardavimo sąskaitų faktūrų ir pirkimo sąskaitų faktūrų eilutėse nurodomas sąnaudų centras ir projektas, o užregistravus dokumentą, šios reikšmės perkeliamos į dvejybinius įrašus. Tai reiškia, kad žymėjimas atliekamas ten, kur yra aiškus kontekstas – dokumente, tai daro asmuo, kuris žino, kodėl atsirado šios sąnaudos, užuot palikus tai buhalterijai kaip papildomą darbą po fakto.

Ataskaitas galima peržiūrėti naudojant POST /v1/reports/cost-center (sąnaudų centrų rodiniui), projektų ataskaitas (projektų rodiniui) ir /v1/reports/gl-detail (filtruotiems didžiosios knygos detaliesiems įrašams).

Du svarbūs apribojimai. Sąnaudų centrai yra plokščios struktūros, išskyrus priklausomybę grupei – čia nėra neriboto gylio hierarchijos, todėl trijų lygių organizacinę struktūrą reikės modeliuoti naudojant grupes ir pavadinimų konvencijas. Taip pat nėra paskirstymo raktų (distribution keys): bendrųjų netiesioginių sąnaudų paskirstymas iš vieno sąnaudų centro kitiems nėra automatizuotas, todėl paskirstymas atliekamas kaip rankinis dvejybinis įrašas, perkeliantis sąnaudas tarp centrų.

D.U.K.

Kas yra sąnaudų centras buhalterinėje apskaitoje?

Atskiras verslo vienetas – padalinys, vieta, komanda – naudojamas sekti, kur patiriamos sąnaudos. Jis registruojamas kaip dimensija didžiosios knygos eilutėse atskirai nuo sąskaitos, kurioje fiksuojamas sąnaudų pobūdis.

Kuo skiriasi sąnaudų centras nuo sąskaitos?

Sąskaitoje registruojamas operacijos pobūdis (atlyginimai, nuoma, komandiruotės) ir pagal tai formuojama oficiali atskaitomybė. Sąnaudų centras parodo, kur tai įvyko. Jų sumaišymas sąskaitų koduose išpučia sąskaitų planą ir sugadina oficialių ataskaitų susiejimą.

Ar turėčiau įtraukti padalinius į savo sąskaitų planą?

Ne. Naudokite dimensijas. Padalinių kodavimas sąskaitų koduose lemia eksponentinį sąskaitų plano augimą, paverčia atskaitomybę pagal skirtingas dimensijas neįmanoma be tekstinių eilučių analizės ir tampa praktiškai negrįžtamu procesu, kai šiose sąskaitose pradedama kaupti įrašų istorija.

Kuo skiriasi sąnaudų centras nuo projekto?

Sąnaudų centras yra nuolatinis organizacinis vienetas; projektas yra laiko apribota iniciatyva, kuri paprastai apima kelis padalinius. Abu jie yra dimensijos, ir viena operacija vienu metu gali turėti juos abu.

Ar operacija gali priklausyti daugiau nei vienam sąnaudų centrui?

Viena didžiosios knygos eilutė turi vieną sąnaudų centrą, tačiau operacija gali būti padalyta į kelias eilutes su skirtingais centrais. Tais atvejais, kai sąnaudos išties priklauso keliems vienetams, galite jas padalyti pirminio įvedimo metu arba paskirstyti vėliau, atlikdami atskirą įrašą.