Kas yra kreditinė sąskaita faktūra? Kada ją išrašyti, pavyzdžiai

Kreditinė sąskaita faktūra – tai dokumentas, sumažinantis pirkėjo skolą pagal jau išrašytą sąskaitą faktūrą. Tai sąskaitų faktūrų tikslinimo mechanizmas – ir priežastis, kodėl tinkamai vedamoje didžiojoje knygoje niekada netaisoma ir netrinama jau išrašyta sąskaita faktūra.

Būtent toks ir yra šis principas. Išrašyta sąskaita faktūra jau buvo išsiųsta pirkėjui, jai suteiktas teisės aktų reikalaujamas eilės numeris, ji užregistruota didžiojoje knygoje ir įtraukta į PVM deklaraciją. Jos keitimas post factum reikštų, kad jūsų ir pirkėjo kopijos nebesutampa, numeracijoje atsiranda spraga, o pateikta deklaracija nebeatitinka apskaitos registrų. Kreditinė sąskaita faktūra patikslina sumą, bet palieka nepakeistą istoriją – tai ta pati tik papildymo (append-only) logika, kaip ir atvirkštinio žurnalo įrašo atveju.

Kada ją išrašyti

• Prekių grąžinimas. Pirkėjas grąžina dalį arba visą užsakymą.
• Nuolaida po pardavimo. Apimties nuolaida (volume rebate), kainos sumažinimas siekiant išlaikyti gerus santykius (goodwill reduction) po skundo, sutartas kainos koregavimas.
• Sąskaitos klaida. Neteisingas kiekis, neteisinga kaina, neteisingas PVM tarifas – bet kas, kas pradinėje sąskaitoje buvo nurodyta per didele suma.
• Atšauktas tiekimas. Paslauga niekada nebuvo suteikta, tačiau sąskaita faktūra jau buvo išrašyta.
• Neteisingas pirkėjas. Sąskaita faktūra buvo išrašyta ne tam subjektui: išrašykite kreditinę visai sumai ir išrašykite naują sąskaitą tinkamam pirkėjui.

Taisyklė paprasta: jei suma, kurią pirkėjas pagrįstai skolingas, yra mažesnė nei nurodyta išrašytoje sąskaitoje faktūroje, jums reikia kreditinės sąskaitos faktūros.

Poveikis didžiajai knygai

Kreditinė sąskaita faktūra atspindi taisomą sąskaitą faktūrą. 200 € plius 21 % PVM kreditavimas iš 1 000 € sąskaitos faktūros:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
5001 Paslaugų pajamos	200
4492 Mokėtinas PVM	42
2410 Pirkėjų įsiskolinimai		242

Pajamos mažėja, valstybei mokėtinas PVM mažėja, o pirkėjo skola mažėja bendrąja (bruto) suma. Palyginkite tai su pradiniu pardavimo įrašu gautinų sumų apskaitoje – tos pačios trys sąskaitos, tik priešingose pusėse.

Atkreipkite dėmesį, kad PVM sumažinimas įvyksta čia, per dokumentą, o ne tikslinant jau pateiktą PVM deklaraciją. Būtent todėl kreditinė sąskaita faktūra yra svarbi mokesčiams, o ne tik santykiams su pirkėju.

Pavyzdžiai iš praktikos

Prekių grąžinimas. Pirkėjas grąžina 3 iš 10 prekių, už kurias išrašyta sąskaita po 100 €. Kreditinė sąskaita faktūra išrašoma 300 € grynąja (neto) suma, 63 € PVM, 363 € bendrąja (bruto) suma. Jei prekės fiziškai grįžta į sandėlį, atsargų judėjimas registruojamas atskirai – tų 3 prekių savikaina grįžta į atsargas ir yra išminusuojama iš parduotų prekių savikainos, o tai atstato bendrąjį pelną į tokį, koks jis ir turėjo būti.

Neteisinga kaina. Išrašyta sąskaita 50 vnt. po 120 €/vnt., tačiau sutarta kaina buvo 100 €. Kredituokite tik skirtumą: 20 × 50 = 1 000 € be PVM plius PVM. Nekredituokite visos sąskaitos ir neišrašykite naujos, nebent sąskaitoje neteisinga ne tik suma – dalinis kreditavimas palieka aiškesnę audito seką (audit trail) nei pradinės sąskaitos atšaukimas ir išrašymas iš naujo (cancel-and-rebill).

Visiškas atšaukimas. Tiekimas taip ir neįvyko. Kredituokite visą sąskaitos faktūros sumą, nurodydami nuorodą į ją, ir pirkėjo įsiskolinimas taps lygus nuliui.

Klaida pirkėjo naudai aptikta vėlai. Taikomas toks pats principas, nepriklausomai nuo to, kada klaida randama – kreditinė sąskaita faktūra datuojama tada, kai ji išrašoma, ir patenka į to laikotarpio PVM deklaraciją.

Kam kreditinė sąskaita NĖRA skirta

• Sąskaita faktūra, kurios suma buvo per maža. Tokiu atveju reikia išrašyti antrą sąskaitą skirtumui, o ne kreditinę – jūs didinate reikalavimą, o ne jį mažinate.
• Pirkėjas, kuris tiesiog nemoka. Tai yra beviltiška skola, ir tam taikomas kitoks mechanizmas su kitokiomis PVM sąlygomis. Kreditinės sąskaitos faktūros išrašymas siekiant panaikinti neapmokėtą sąskaitą yra dažna ir brangiai kainuojanti klaida: taip panaikinamos iš tiesų uždirbtos pajamos ir grąžinamas PVM, kurio galbūt neturite teisės taip susigrąžinti. Skola buvo tikra; tai, kad pirkėjas nesumokėjo, nepanaikina fakto, jog pardavimas įvyko.

Teisiniai aspektai

Pagal ES PVM taisykles, dokumentas, kuris keičia pradinę sąskaitą faktūrą, pats savaime yra laikomas sąskaita faktūra (Direktyvos 2006/112/EB 219 straipsnis). Praktiškai tai reiškia, kad kreditinė sąskaita faktūra privalo:

• turėti savo unikalų eilės numerį, paprastai iš atskiros serijos;
• vienareikšmiškai nurodyti pradinę sąskaitą faktūrą – jos numerį ir datą;
• turėti tuos pačius rekvizitus kaip ir paprasta sąskaita faktūra: šalių duomenis, PVM kodus, kredituojamą sumą pagal PVM tarifą ir PVM sumą;
• nurodyti tikslinimo priežastį, ko aiškiai reikalauja kelios valstybės narės.

Valstybėse narėse skiriasi smulkesnės sąlygos – ypač dėl to, kada tiekėjas gali sumažinti pardavimo PVM ir ar pirkėjas privalo patvirtinti sąskaitos tikslinimą. Privalomų rekvizitų sąrašas pateiktas privalomų sąskaitos faktūros laukų skyriuje.

Kaip tai apdoroja Nordlet

Kreditinė sąskaita faktūra yra pardavimo sąskaita faktūra su type: 'credit_note', sukuriama per POST /v1/sales/invoices/create, kur creditedInvoiceId nurodo į pradinę sąskaitą faktūrą. Šis ryšys yra privalomas – creditedInvoiceId priimamas tik kreditinėse sąskaitose, todėl audito seka nuo tikslinimo atgal iki pradinio dokumento yra struktūrinė, o ne tiesiog įrašas aprašymo lauke.

Išrašius kreditinę sąskaitą faktūrą, ji veikia kaip pilnavertis dokumentas: jai suteikiamas numeris iš atitinkamos serijos, sukuriami atvirkštiniai didžiosios knygos įrašai, sumažinama gautina suma ir mokėtinas PVM, o PVM deklaracijoje ir Lietuvos i.SAF registre ji atvaizduojama su teisingu ženklu. Ji siunčiama tais pačiais kanalais kaip ir sąskaita faktūra – PDF, el. paštu, Peppol (kaip UBL CreditNote su tipo kodu 381) ir per nacionalinius el. sąskaitų faktūrų vartus.

Kadangi didžioji knyga yra pildoma tik papildymo (append-only) principu su laikotarpių užrakinimu, pradinė sąskaita faktūra niekada neliečiama: pirkėjo istorijoje matoma sąskaita faktūra, kreditinė sąskaita faktūra ir galutinis likutis. Jei pradinė sąskaita yra užrakintame laikotarpyje, kreditinė tiesiog patenka į atvirą – tikslinimas datuojamas tada, kai jis faktiškai įvyko, o tai ir yra teisingas apskaitos traktavimas.

Vykdant prekybą tarp grupės įmonių (intercompany trade), išrašyta kreditinė sąskaita faktūra automatiškai atkartoja įrašą kitos įmonės apskaitoje kaip pirkimo kreditinės sąskaitos faktūros juodraštis, taip išlaikant abiejų grupės pusių nuoseklumą.

D.U.K.

Koks skirtumas tarp kreditinės sąskaitos faktūros ir pinigų grąžinimo?

Kreditinė sąskaita faktūra – tai dokumentas, sumažinantis pirkėjo skolą; pinigų grąžinimas yra realus lėšų pervedimas pirkėjui. Kreditinė sąskaita faktūra gali būti apmokėta grąžinant pinigus arba sudengiant (offsetting) ją su kita sąskaita faktūra – tai du atskiri žingsniai, ir kreditinė sąskaita eina pirma.

Ar galiu tiesiog ištrinti ar pataisyti neteisingą sąskaitą faktūrą?

Ne, jei ji jau buvo išrašyta. Pirkėjas turi kopiją, numeris priklauso teisės aktų reikalaujamai sekai, o sumos jau buvo deklaruotos. Taisymas nutraukia audito seką ir lemia tai, kad jūsų apskaita nebeatitinka pateiktų deklaracijų. Išrašykite kreditinę sąskaitą faktūrą.

Ar kreditinė sąskaita faktūra sumažina PVM?

Taip – tokia ir yra didžioji dalis jos paskirties. Ji sumažina mokėtiną pardavimo PVM tuo laikotarpiu, kai kreditinė sąskaita išrašoma. Kai kuriais atvejais nacionalinės taisyklės numato papildomų sąlygų, ypač dėl tikslinimų, susijusių su neapmokėjimu.

Ar kreditinė sąskaita faktūra gali būti išrašyta didesnei sumai nei pradinė sąskaita?

Ne. Kreditinė sąskaita faktūra tikslina konkrečią sąskaitą faktūrą ir negali viršyti jos sumos. Jei pirkėjui grąžintina suma yra didesnė nei vienos sąskaitos vertė, kredituokite kiekvieną sąskaitą atskirai arba tvarkykite susidariusį likutį kaip atskirą komercinį susitarimą.

Ar turėčiau išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą už neapmokėtą sąskaitą?

Ne. Neapmokėjimas nėra priežastis atšaukti pardavimą, kuris realiai įvyko. Suformuokite abejotinų skolų atidėjinį (doubtful-debt provision) ir, jei skolos tampa neįmanoma išieškoti, pritaikykite beviltiškų skolų procesą – jam taikomos atskiros PVM susigrąžinimo sąlygos.