Τti είναι το πιστωτικό τιμολόγιο; Πότε εκδίδεται, με παραδείγματα

Ένα πιστωτικό τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που μειώνει το ποσό που οφείλει ένας πελάτης σε ένα τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί. Αποτελεί τον μηχανισμό διόρθωσης στην τιμολόγηση - και τον λόγο για τον οποίο ένα σωστά τηρούμενο γενικό καθολικό δεν επεξεργάζεται ούτε διαγράφει ποτέ ένα εκδοθέν τιμολόγιο.

Αυτή η αρχή είναι και η ουσία του ζητήματος. Ένα εκδοθέν τιμολόγιο έχει αποσταλεί σε πελάτη, έχει λάβει αριθμό σε μια νομοθετικά απαιτούμενη ακολουθία, έχει καταχωριστεί στο γενικό καθολικό και έχει δηλωθεί σε μια περιοδική δήλωση ΦΠΑ. Η εκ των υστέρων τροποποίησή του θα σήμαινε ότι το δικό σας αντίγραφο και του πελάτη δεν συμφωνούν, ότι υπάρχει κενό στην αρίθμηση και ότι μια υποβληθείσα δήλωση δεν ταιριάζει πλέον με τα λογιστικά βιβλία. Ένα πιστωτικό τιμολόγιο διορθώνει το ποσό διατηρώντας παράλληλα ανέπαφο το ιστορικό - η ίδια λογική προσθήκης μόνο (append-only) με μια αντιστρεφόμενη εγγραφή ημερολογίου.

Πότε να εκδώσετε πιστωτικό

• Επιστροφή αγαθών. Ο πελάτης επιστρέφει μέρος ή το σύνολο της παραγγελίας.
• Έκπτωση μετά την πώληση. Μια έκπτωση όγκου, μια μείωση τιμής για λόγους καλής θέλησης μετά από παράπονο, ή μια συμφωνημένη προσαρμογή τιμής.
• Λάθος τιμολόγησης. Λάθος ποσότητα, λάθος τιμή, λάθος συντελεστής ΦΠΑ - οτιδήποτε υπερεκτιμήθηκε στο αρχικό παραστατικό.
• Ακυρωθείσα παράδοση. Η υπηρεσία δεν παραδοτέθηκε ποτέ, αλλά το τιμολόγιο είχε ήδη εκδοθεί.
• Λάθος πελάτης. Το τιμολόγιο στάθηκε σε λάθος οντότητα: πιστώστε το πλήρως και τιμολογήστε τη σωστή.

Ο κανόνας είναι απλός: εάν το ποσό που οφείλει δικαιωματικά ο πελάτης είναι χαμηλότερο από αυτό που αναγράφει ένα εκδοθέν τιμολόγιο, χρειάζεστε πιστωτικό τιμολόγιο.

Πώς επηρεάζει το γενικό καθολικό

Ένα πιστωτικό τιμολόγιο είναι ο καθρέφτης του τιμολογίου που διορθώνει. Πιστώνοντας 200 € συν 21% ΦΠΑ από ένα τιμολόγιο 1.000 €:

Λογαριασμός	Χρέωση	Πίστωση
5001 Έσοδα από υπηρεσίες	200
4492 ΦΠΑ πληρωτέος	42
2410 Απαιτήσεις από πελάτες		242

Τα έσοδα μειώνονται, ο ΦΠΑ που οφείλεται στο κράτος μειώνεται και η οφειλή του πελάτη μειώνεται κατά το μικτό ποσό. Συγκρίνετέ το με την αρχική εγγραφή πώλησης στις απαιτήσεις πελατών - οι ίδιοι τρεις λογαριασμοί, στις αντίθετες πλευρές.

Σημειώστε ότι η μείωση του ΦΠΑ πραγματοποιείται εδώ, μέσω ενός εγγράφου, και όχι με την τροποποίηση μιας υποβληθείσας δήλωσης. Γι' αυτό το πιστωτικό τιμολόγιο έχει σημασία για τη φορολογία και όχι μόνο για τη σχέση με τον πελάτη.

Πρακτικά παραδείγματα

Επιστροφή αγαθών. Ένας πελάτης επιστρέφει 3 από τα 10 είδη που τιμολογήθηκαν προς 100 € το καθένα. Πιστωτικό τιμολόγιο για 300 € καθαρή αξία, 63 € ΦΠΑ, 363 € μικτή αξία. Εάν τα αγαθά επιστρέψουν φυσικά στο απόθεμα, η κίνηση αποθέματος είναι ξεχωριστή - το κόστος αυτών των 3 ειδών επιστρέφει στο απόθεμα και αφαιρείται από το κόστος πωληθέντων, γεγονός που επαναφέρει το μικτό κέρδος στα επίπεδα που έπρεπε να είναι.

Λάθος τιμή. Τιμολόγηση στα 120 €/μονάδα για 50 μονάδες, ενώ η συμφωνημένη τιμή ήταν 100 €. Πιστώστε μόνο τη διαφορά: 20 × 50 = 1.000 € καθαρή αξία συν ΦΠΑ. Μην πιστώσετε ολόκληρο το τιμολόγιο για να το ξαναεκδώσετε εκτός εάν το τιμολόγιο είναι λανθασμένο σε περισσότερα σημεία από το ποσό - ένα μερικό πιστωτικό αφήνει καθαρότερο ελεγκτικό ίχνος από την ακύρωση και επανατιμολόγηση.

Πλήρης ακύρωση. Η παράδοση δεν πραγματοποιήθηκε ποτέ. Πιστώστε το τιμολόγιο εξ ολοκλήρου, αναφέροντάς το, και η απαίτηση μηδενίζεται.

Λάθος υπέρ του πελάτη που ανακαλύφθηκε αργά. Η ίδια αντιμετώπιση ανεξάρτητα από το πότε εντοπίζεται - το πιστωτικό τιμολόγιο φέρει την ημερομηνία έκδοσής του και περνά στη δήλωση ΦΠΑ αυτής της περιόδου.

Για ποιο λόγο δεν προορίζεται ένα πιστωτικό τιμολόγιο

• Για τιμολόγιο που εκδόθηκε με πολύ χαμηλό ποσό. Αυτό απαιτεί δεύτερο τιμολόγιο για τη διαφορά, όχι πιστωτικό - αυξάνετε την απαίτηση και δεν τη μειώνετε.
• Για πελάτη που απλώς αρνείται να πληρώσει. Αυτό αποτελεί επισφαλή απαίτηση και πρόκειται για διαφορετικό μηχανισμό με διαφορετικές προϋποθέσεις ΦΠΑ. Η έκδοση πιστωτικού για τον συμψηφισμό ενός απλήρωτου τιμολογίου είναι ένα συνηθισμένο και κοστοβόρο λάθος: ακυρώνει έσοδα που είχαν πράγματι κερδηθεί και επιστρέφει ΦΠΑ τον οποίο ενδεχομένως να μην δικαιούστε να ανακτήσετε με αυτόν τον τρόπο. Η απαίτηση ήταν πραγματική· η αδυναμία πληρωμής από τον πελάτη δεν κάνει την πώληση να εξαφανιστεί.

Η νομική πλευρά

Σύμφωνα με τους κανόνες ΦΠΑ της ΕΕ, ένα έγγραφο που τροποποιεί ένα αρχικό τιμολόγιο θεωρείται και το ίδιο τιμολόγιο (Οδηγία 2006/112/ΕΚ, Άρθρο 219). Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι ένα πιστωτικό τιμολόγιο πρέπει:

• να φέρει τον δικό του αύξοντα αριθμό, συνήθως σε αποκλειστική σειρά·
• να παραπέμπει σαφώς στο αρχικό τιμολόγιο - αριθμός και ημερομηνία·
• να περιέχει τα ίδια στοιχεία με ένα τιμολόγιο: συμβαλλόμενα μέρη, ΑΦΜ, πιστωθέν ποσό ανά συντελεστή ΦΠΑ και ποσό ΦΠΑ·
• να αναφέρει τον λόγο της διόρθωσης, κάτι που πολλά κράτη μέλη απαιτούν ρητώς.

Τα κράτη μέλη διαφέρουν ως προς τις λεπτομερέστερες προϋποθέσεις - ιδιαίτερα ως προς το πότε ο προμηθευτής μπορεί να μειώσει τον ΦΠΑ εκροών και αν ο πελάτης πρέπει να επιβεβαιώσει τη διόρθωση. Η λίστα με τα υποχρεωτικά στοιχεία βρίσκεται στα απαιτούμενα πεδία τιμολογίου.

Πώς το χειρίζεται το Nordlet

Ένα πιστωτικό τιμολόγιο είναι ένα τιμολόγιο πώλησης με type: 'credit_note', το οποίο δημιουργείται μέσω της εντολής POST /v1/sales/invoices/create με το πεδίο creditedInvoiceId να δείχνει προς το αρχικό. Αυτός ο σύνδεσμος είναι υποχρεωτικός: ένα πιστωτικό τιμολόγιο χωρίς αυτόν απορρίπτεται, και το αρχικό πρέπει να είναι εκδοθέν και όχι διαγραμμένο τιμολόγιο του ίδιου πελάτη. Ένα αρχικό τιμολόγιο που εκδόθηκε πριν χρησιμοποιήσετε το Nordlet αναφέρεται με τα πεδία creditedInvoiceReference (ο αριθμός του) και creditedInvoiceDate (η ημερομηνία έκδοσής του). Σε κάθε περίπτωση, το PDF του πιστωτικού τιμολογίου και το ηλεκτρονικό τιμολόγιο κατονομάζουν το διορθωμένο τιμολόγιο, επομένως το ελεγκτικό ίχνος από τη διόρθωση πίσω στο αρχικό είναι δομικό και όχι απλώς μια σημείωση σε πεδίο περιγραφής.

Κατά την έκδοση, ένα πιστωτικό τιμολόγιο συμπεριφέρεται σαν πλήρες έγγραφο: λαμβάνει αριθμό από τη δική του σειρά, καταχωρεί αντιστρεφόμενες εγγραφές στο καθολικό, μειώνει την απαίτηση και την υποχρέωση ΦΠΑ, και εμφανίζεται στη δήλωση ΦΠΑ και στα λίθuανικά μητρώα i.SAF με το σωστό πρόσημο. Διοχετεύεται μέσω των ίδιων καναλιών με ένα τιμολόγιο - PDF, email, Peppol (ως UBL CreditNote με κωδικό τύπου 381) και τις εθνικές πύλες ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Επειδή το καθολικό λειτουργεί αποκλειστικά με προσθήκες και διαθέτει κλειδώματα περιόδου, το αρχικό τιμολόγιο δεν αγγίζεται ποτέ: το ιστορικό ενός πελάτη εμφανίζει το τιμολόγιο, το πιστωτικό τιμολόγιο και το τελικό υπόλοιπο. Εάν το αρχικό βρίσκεται σε κλειδωμένη περίοδο, το πιστωτικό τιμολόγιο καταχωρείται απλώς στην ανοιχτή περίοδο - η διόρθωση φέρει την ημερομηνία κατά την οποία συνέβη, κάτι που αποτελεί τη δίκαιη και ορθή μεταχείριση.

Για ενδοομιλικές συναλλαγές, ένα εκδοθέν πιστωτικό τιμολόγιο αντικατοπτρίζεται επίσης αυτόματα στην αντισυμβαλλόμενη εταιρεία ως σχέδιο πιστωτικού τιμολογίου αγοράς, διατηρώντας και τις δύο πλευρές ενός ομίλου συγχρονισμένες.

FAQ

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ πιστωτικού τιμολογίου και επιστροφής χρημάτων;

Ένα πιστωτικό τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που μειώνει το ποσό που οφείλει ο πελάτης, ενώ η επιστροφή χρημάτων είναι η πραγματική μεταφορά χρημάτων πίσω σε αυτόν. Ένα πιστωτικό τιμολόγιο μπορεί να εξοφληθεί με επιστροφή χρημάτων ή με συμψηφισμό έναντι του επόμενου τιμολογίου - τα δύο είναι ξεχωριστά βήματα, και το πιστωτικό τιμολόγιο προηγείται.

Μπορώ απλώς να διαγράψω ή να επεξεργαστώ ένα εσφαλμένο τιμολόγιο;

Όχι εφόσον έχει ήδη εκδοθεί. Ο πελάτης διαθέτει αντίγραφο, ο αριθμός ανήκει σε μια νομοθετικά απαιτούμενη ακολουθία και τα ποσά έχουν δηλωθεί. Η επεξεργασία του σπάει το ελεγκτικό ίχνος και θέτει τα βιβλία σας εκτός συμφωνίας με τις υποβληθείσες δηλώσεις. Εκδώστε πιστωτικό τιμολόγιο.

Μειώνει το πιστωτικό τιμολόγιο τον ΦΠΑ;

Ναι - αυτός είναι άλλωστε ένας βασικός σκοπός του. Μειώνει τον ΦΠΑ εκροών που οφείλετε, κατά την περίοδο έκδοσης του πιστωτικού τιμολογίου. Οι εθνικοί κανόνες προσθέτουν προϋποθέσεις σε ορισμένες περιπτώσεις, ιδίως γύρω από διορθώσεις που σχετίζονται με τη μη πληρωμή.

Μπορεί να εκδοθεί πιστωτικό τιμολόγιο για ποσό μεγαλύτερο από το αρχικό τιμολόγιο;

Όχι. Ένα πιστωτικό τιμολόγιο διορθώνει ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο και δεν μπορεί να το υπερβεί. Εάν σε έναν πελάτη οφείλεται ποσό μεγαλύτερο από την αξία ενός τιμολογίου, πιστώστε κάθε τιμολόγιο ξεχωριστά ή χειριστείτε το υπόλοιπο ως ξεχωριστή εμπορική συμφωνία.

Πρέπει να χρησιμοποιώ πιστωτικό τιμολόγιο για ένα απλήρωτο τιμολόγιο;

Όχι. Η μη πληρωμή δεν αποτελεί λόγο ακύρωσης μιας πώλησης που πραγματοποιήθηκε πράγματι. Χρησιμοποιήστε πρόβλεψη επισφαλών απαιτήσεων και, εάν η απαίτηση καταστεί ανείσπρακτη, τη διαδικασία επισφαλών απαιτήσεων - η οποία έχει τους δικούς της όρους για την ανάκτηση του ΦΠΑ.