Τι είναι η δήλωση ΦΠΑ; Τι περιλαμβάνει κάθε πεδίο

Η δήλωση ΦΠΑ είναι η περιοδική δήλωση του ΦΠΑ που χρεώσατε, του ΦΠΑ που σας χρεώθηκε και της διαφοράς που οφείλετε ή δικαιούστε να ζητήσετε ως επιστροφή. Κάθε κράτος-μέλος της ΕΕ απαιτεί την υποβολή της και το καθένα χρησιμοποιεί διαφορετικό έντυπο με διαφορετικά αριθμημένα πεδία (boxes), ωστόσο η υποκείμενη δομή είναι παντού ίδια.

Η κατανόηση αυτής της δομής σημαίνει ότι μπορείτε να διαβάσετε οποιαδήποτε δήλωση.

Η καθολική δομή

Ανεξάρτητα από το πώς ονομάζεται το έντυπο – FR0600 στη Λιθουανία, UStVA στη Γερμανία, JPK_V7M στην Πολωνία, Modelo 303 στην Ισπανία – αποτελείται από τέσσερα μέρη:

1. Πλευρά εκροών (Output side). Οι πωλήσεις σας, αναλυμένες ανάλογα με τον τρόπο φορολόγησής τους:

• Φορολογητέες παραδόσεις ανά συντελεστή, οι οποίες δηλώνονται ξεχωριστά ως καθαρό ποσό και ποσό ΦΠΑ
• Παραδόσεις με μηδενικό συντελεστή: εξαγωγές, ενδοκοινοτικές παραδόσεις
• Απαλλαγές παραδόσεις
• Παραδόσεις στις οποίες ο πελάτης αποδίδει τον φόρο (αντίστροφη χρέωση - reverse charge)
• Παραδόσεις εκτός πεδίου εφαρμογής του εγχώριου ΦΠΑ

2. Πλευρά αποκτήσεων και αυτοφορολόγησης (Acquisition and self-assessment side). Αγορές για τις οποίες εσείς οφείλετε τον φόρο εκροών: ενδοκοινοτικές αποκτήσεις αγαθών, υπηρεσίες που λαμβάνονται από το εξωτερικό στο πλαίσιο της αντίστροφης χρέωσης, και εγχώριες αγορές με αντίστροφη χρέωση. Κάθε μία εμφανίζεται ως καθαρό ποσό συν τον αυτοϋπολογιζόμενο ΦΠΑ.

3. Πλευρά εισροών (Input side). Εκπεστέος ΦΠΑ: επί των εγχώριων αγορών, των ενδοκοινοτικών αποκτήσεων, των εισαγωγών και των αγορών με αντίστροφη χρέωση – συχνά σε ξεχωριστά πεδία, επειδή η φορολογική αρχή θέλει να γνωρίζει από πού προέρχεται η έκπτωση.

4. Το αποτέλεσμα. Ο συνολικός ΦΠΑ εκροών μείον τον συνολικό εκπεστέο ΦΠΑ, από τον οποίο προκύπτει το πληρωτέο ποσό ή το ποσό επιστροφής.

Γιατί τα καθαρά ποσά και ο φόρος διαχωρίζονται

Σχεδόν κάθε δήλωση ζητά τη φορολογητέα αξία (taxable amount) και τον ΦΠΑ σε διαφορετικά πεδία, και ο λόγος είναι ο έλεγχος. Δεδομένου ενός καθαρού ποσού και ενός συντελεστή, η φορολογική αρχή μπορεί να υπολογίσει τον αναμενόμενο φόρο και να τον συγκρίνει με αυτόν που δηλώσατε. Μια απόκλιση αποτελεί ένδειξη κινδύνου.

Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο η απλή «δήλωση των συνολικών ποσών» δεν λειτουργεί: 100.000 € με συντελεστή 21% και 100.000 € με 9% παράγουν διαφορετικό ΦΠΑ, επομένως ο διαχωρισμός ανά συντελεστή δεν γίνεται για λόγους παρουσίασης, αλλά αποτελεί την αριθμητική βάση με την οποία ελέγχεται η δήλωση.

Ορισμένα πεδία αφορούν αποκλειστικά καθαρά ποσά, ενώ άλλα μόνο φόρο. Το έντυπο UStVA της Γερμανίας περιλαμβάνει τις φορολογητέες παραδόσεις με συντελεστή 19% και 7% μόνο ως βάσεις, με το σύστημα ELSTER να υπολογίζει τον φόρο, ενώ τα πεδία του ΦΠΑ εισροών αφορούν ποσά φόρου. Η σωστή ανάγνωση ενός εντύπου ξεκινά με τη γνώση του τι αντιπροσωπεύει κάθε πεδίο.

Περιοδικότητα και προθεσμίες

Μηνιαία ή τριμηνιαία, ανάλογα με τον κύκλο εργασιών ή την απόφαση της φορολογικής αρχής, με την προσθήκη ετήσιων δηλώσεων σε ορισμένες χώρες. Η Γερμανία υποχρεώνει τις εταιρείες σε μηνιαία υποβολή εάν υπερβαίνουν ένα όριο τζίρου ΦΠΑ του προηγούμενου έτους, ενώ μπορεί να απαλλάξει πλήρως από δηλώσεις κάτω από ένα χαμηλότερο όριο. Στη Λιθουανία, οι περισσότεροι εγγεγραμμένοι υπόχρεοι υποβάλλουν δηλώσεις μηνιαίως. Η Πολωνία υποβάλλει μηνιαίες δηλώσεις συνδυάζοντας τη δήλωση και τα βιβλία τιμολογίων σε ένα ενιαίο αρχείο JPK_V7M.

Οι προθεσμίες είναι εθνικές και αυστηρές. Αυτό που έχει σημασία από λειτουργικής άποψης είναι ότι η δήλωση πρέπει να παράγεται από μια κλειστή περίοδο – γι' αυτόν τον λόγο υπάρχει το κλείδωμα περιόδου. Η υποβολή δήλωσης από ανοιχτή περίοδο σημαίνει ότι τα στοιχεία ενδέχεται να αλλάξουν αφότου τα έχετε δηλώσει.

Πού παρουσιάζονται σφάλματα στις δηλώσεις

• Ελλιπή τιμολόγια αγορών. Ο ΦΠΑ εισροών που δεν καταχωρίστηκε πριν από την προθεσμία οδηγεί σε αναβολή της έκπτωσης σε μεταγενέστερη περίοδο ή στην απώλειά της.
• Εσφαλμένη κατηγορία ΦΠΑ. Μια γραμμή εγχώριου συντελεστή που θα έπρεπε να είναι ενδοκοινοτική καταλήγει σε λάθος πεδίο, με αποτέλεσμα και τα δύο πεδία να είναι εσφαλμένα, παρόλο που το σύνολο μπορεί να φαίνεται σωστό.
• Pesttωτικά τιμολόγια σε λάθος περίοδο. Ένα πιστωτικό τιμολόγιο μειώνει τον ΦΠΑ στην περίοδο έκδοσής του και όχι στην περίοδο του αρχικού τιμολογίου.
• Παράλειψη αντίστροφης χρέωσης επειδή αλληλοσυμψηφίζεται. Και οι δύο πλευρές είναι δηλωτέες ακόμη και αν το καθαρό αποτέλεσμα είναι μηδενικό.
• Ρύθμιση επισφαλών απαιτήσεων (bad-debt relief) μέσω πιστωτικού τιμολογίου. Στη Λιθουανία, η ρύθμιση αυτή προσαρμόζει μόνο το πεδίο του ΦΠΑ εκροών, αφήνοντας τη φορολογητέα αξία αμετάβλητη – ένα πιστωτικό τιμολόγιο θα μείωνε και τα δύο. Δείτε σχετικά την ενότητα επισφαλείς απαιτήσεις.

Πώς το Nordlet παράγει τις δηλώσεις

Οι δηλώσεις υπολογίζονται απευθείας από το γενικό καθολικό και όχι μέσω πληκτρολόγησης. Η εντολή POST /v1/declarations/eu/vat-return/compute { countryCode, year, month } αποστέλλει τα δεδομένα στο πακέτο χώρας που είναι καταχωριστό για τη συγκεκριμένη δικαιοδοσία και επιστρέφει τα αριθμημένα πεδία με τις ετικέτες τους, καθώς και προειδοποιήσεις και την πηγή έναντι της οποίας επαληθεύτηκε η αντιστοίχιση.

Προς το παρόν διατίθενται τρία πακέτα:

• Λιθουανία - FR0600. Τροφοδοτείται από τους ταξινομητές ΦΠΑ i.SAF, επομένως ο ταξινομητής κάθε γραμμής τιμολογίου καθορίζει τα αντίστοιχα πεδία της.
• Γερμανία - UStVA. Οι επίσημοι κωδικοί (Kennzahlen), με τις βάσεις σε ακέραια ευρώ και τα ποσά φόρου με λεπτά, σύμφωνα με τις οδηγίες του εντύπου του BMF.
• Πολωνία - JPK_V7M. Το τμήμα της δήλωσης, συν ένα πλήρες αρχείο XML επικυρωμένο κατά XSD που περιλαμβάνει τα βιβλία τιμολογίων, μέσω της διεύθυνσης /v1/declarations/pl/jpk-v7m/generate.

Κάθε πακέτο περιλαμβάνει προειδοποιήσεις για στοιχεία που δεν μπόρεσε να αντιστοιχίσει και σημειώσεις για όσα αφήνει σκόπιμα στη δική σας διακριτική ευχέρεια – όπως τα πεδία για τον γερμανικό ΦΠΑ εισαγωγών και τις υπηρεσίες B2B εντός ΕΕ, τους δείκτες GTU της Πολωνίας και τους επιμερισμούς παγίων. Ο βασικός κανόνας σχεδιασμού είναι ότι μια γραμμή που το σύστημα αδυνατεί να ταξινομήσει εμφανίζεται στην οθόνη και ποτέ δεν μαντεύεται, διότι ένα εσφαλμένο πεδίο στη δήλωση ΦΠΑ είναι χειρότερο από ένα που λείπει.

Τα πακέτα χωρών περιορίζονται σε εταιρείες εγγεγραμμένες στη συγκεκριμένη χώρα και η σελίδα υποστήριξης χωρών καταγράφει ακριβώς τι καλύπτει το καθένα.

Πραγματικό πεδίο εφαρμογής: καμία δήλωση δεν υποβάλλεται αυτόματα. Τα στοιχεία και, στην περίπτωση της Πολωνίας, το αρχείο παράγονται αυτόματα, αλλά η υποβολή στο ELSTER, στην πύλη του Υπουργείου Οικονομικών ή στο VMI παραμένει ανθρώπινο βήμα. Οι δηλώσεις για άλλες χώρες δεν έχουν υλοποιηθεί ακόμη.

FAQ

Τι είναι η δήλωση ΦΠΑ;

Είναι μια περιοδική δήλωση του ΦΠΑ που χρεώσατε στις πωλήσεις σας και του ΦΠΑ που σας χρεώθηκε στις αγορές σας, με τη διαφορά να είναι πληρωτέα στη φορολογική αρχή ή επιστρεπτέα. Υποβάλλεται μηνιαία ή τριμηνιαία, ανάλογα με τους εθνικούς κανόνες και το μέγεθος της επιχείρησης.

Γιατί οι δηλώσεις ζητούν το καθαρό ποσό και τον ΦΠΑ χωριστά;

Για να μπορέσει η φορολογική αρχή να επαληθεύσει την ορθότητα των υπολογισμών: το καθαρό ποσό πολλαπλασιαζόμενο επί τον συντελεστή πρέπει να ισούται με τον δηλωθέντα ΦΠΑ. Αποτελεί μηχανισμό ελέγχου, γι' αυτό και οι παραδόσεις πρέπει να αναλύονται ανά συντελεστή αντί να αθροίζονται συνολικά.

Τι συμβαίνει εάν υποβάλω μια δήλωση ΦΠΑ εκπρόθεσμα ή με λάθη;

Επιβάλλονται πρόστιμα και τόκοι, οι οποίοι καθορίζονται σε εθνικό επίπεδο. Τα λάθη διορθώνονται συνήθως μέσω τροποποιητικής δήλωσης ή με προσαρμογή σε μεταγενέστερη δήλωση, ανάλογα με τη χώρα και το μέγεθος του λάθους – και οι δύο επιλογές είναι μακράν φθηνότερες από μια διόρθωση που θα εντοπίσει πρώτη η φορολογική αρχή.

Συμπεριλαμβάνονται οι συναλλαγές με αντίστροφη χρέωση (reverse charge) στη δήλωση ΦΠΑ;

Ναι, και στις δύο πλευρές – ο αυτοϋπολογιζόμενος ΦΠΑ εκροών και ο αντίστοιχος ΦΠΑ εισροών καταχωρίζονται σε ξεχωριστά πεδία. Συνήθως αλληλοσυμψηφίζονται δίνοντας μηδενικό αποτέλεσμα, αλλά εξακολουθούν να είναι δηλωτέες.

Μπορούν οι δηλώσεις ΦΠΑ να παράγονται αυτόματα από τα λογιστικά δεδομένα;

Τα ποσά μπορούν και πρέπει να παράγονται αυτόματα, καθώς αποτελούν αθροίσματα ταξινομημένων συναλλαγών. Το Nordlet υπολογίζει τα πεδία για τη Λιθουανία, τη Γερμανία και την Πολωνία απευθείας από το γενικό καθολικό. Ωστόσο, η πραγματική υποβολή της δήλωσης απαιτεί τη χρήση της εθνικής πύλης ή ενός διαπιστευμένου καναλιού.