Mis on ostuarved? Ja miks see pole pelgalt arvete tasumine

Ostuarved (accounts payable) on see, mida teie ettevõte võlgneb tarnijatele juba kätte saadud, kuid veel tasumata kaupade ja teenuste eest. Bilansis on see lühiajaline kohustus, mis asub käibemaksu- ja palgakohustuste kõrval.

Nende nimetamine lihtsalt arveteks on koht, kus ettevõtted teevad vea. Arve on paberitükk, mis küsib raha. Ostuarved on funktsioon, mis otsustab enne mis tahes raha liikumist, kas see nõue on õigustatud, kas kaubad tegelikult saabusid, kas hind vastab kokkulepitule, millal maksta ja kuidas kogu see toiming raamatupidamises kajastada. Suurim osa maksepettustest ja ülemaksetest juhtub seal, kus seda funktsiooni koheldakse pelgalt andmesisestusena.

Kanded

Tarnija arve registreerimine summas 100 € pluss 21% käibemaks:

Kontode nimetus	Deebet	Kreedit
6209 Administratiivkulud	100
2441 Ostetud teenuste ja kaupade käibemaks	21
4430 Ostuvõlad tarnijatele		121

Kulu kajastatakse nüüd, mil ressurss tarbiti - mitte siis, kuniks raha lahkub. Sisendkäibemaks muutub tagasinõutavaks samal hetkel, mistõttu tarnija arvete õigeaegne registreerimine on rahavoo otsus, mitte pelgalt raamatupidamise hügieen: registreerimata arved on tagasi nõudmata käibemaks.

Arve tasumisel:

Kontode nimetus	Deebet	Kreedit
4430 Ostuvõlad tarnijatele	121
2710 Pank		121

Kohustus kaob, raha väheneb ja uut kulu ei kajastata - see on juba tehtud.

Kui ostu näol on tegemist varude, mitte teenusega, läheb deebet kulu asemel laovarudesse ja kulu jõuab kasumiaruandesse alles kauba müümisel. See eristus ongi põhjus, miks brutokasum töötab; vt brutokasum vs ärikasum.

Miks see on kontrollfunktsioon

Tarnija arve saabumise ja raha lahkumise vahel peab vastuse saama neli küsimust:

1. Kas me tellisime selle? Arve ilma vastava ostutellimuseta on kas volitamata ost või kellegi teise arve.
2. Kas me saime selle kätte? Tellitud ei võrdu kättesaaduga. Tarnimata kaupade eest maksmine on ostuarvete valdkonnas kõige tavalisem kulukas viga.
3. Kas hind on õige? Tarnijad esitavad arveid kataloogihinnaga, rakendavad vale allahindlust või muudavad tingimusi vaikides.
4. Kas me oleme selle juba maksnud? Topeltmakseid esineb kõige sagedamini siis, kui sama arve saabub kaks korda - kord e-postiga, kord kaubaga.

Kolmepoolne sobitamine (three-way match) vastab kolmele esimesele küsimusele korraga, võrreldes ostutellimust, saatelehte ja arvet. Nordlet rakendab seda: POST /v1/purchases/invoices/match võrdleb arvet sellega seotud tellimusega rida-realt ja tagastab tulemuse rea kohta - matched, not_on_order, not_received, over_invoiced või price_mismatch, koos seadistatava hinnatolerantsiga, et tühised ümarduserinevused ei blokeeriks maksmist. Toimemehhanisme käsitletakse teemas Mis on ostutellimus?.

Neljandale küsimusele vastab raamatupidamiskonto ise: ostuarved on tarnija ja dokumendi numbri lõikes unikaalsed, nii et sama arve teistkordne registreerimine lükatakse tagasi, selle ainetult dubleerimise asemel.

Maksetähtaeg on finantseerimisotsus

Ostuvõlad on enamiku ettevõtete jaoks odavaim finantseerimisallikas - tarnijakrediit 0% intressiga. Iga päev, mil hoiate õigustatult käibevahendeid enda käes, on päev, mil te ei vaja laenu. See muudab maksete tegemise reaalseks otsuseks, millel on kolm piirangut:

• Tingimused. 30-päevase arve maksmine 3. päeval annab tarnijale tasuta laenu.
• Varajase maksmise allahindlused. "2/10 net 30" ehk 2% allahindlust 20 päeva varem maksmise eest on aastaseks intressiks arvutatult ligikaudu 36%. Selle allahindluse kasutamine on peaaegu alati õige otsus ja matemaatika üllatab inimesi.
• Suhted ja seadus. Hilinenud maksetel on Euroopa Liidus õiguslik hind: direktiiv 2011/7/EL hilinenud maksetega võitlemise kohta annab kreeditoridele õiguse nõuda seadusjärgset intressi ja sissenõudmiskulusid ning mitmed liikmesriigid kehtestavad B2B maksetingimustele rangemad piirangud. Tarnijate maksetähtaegade venitamine on strateegia, millega kaasneb arve.

Tasakaal, mida te haldate, kajastub otse käib капитала (working capital): ostuvõlad on ainus lühiajaline kohustus, mis finantseerib ettevõtet selle kurnamise asemel.

Kus peitub risk

• Arvepetis. Valdav vorm ei ole mitte võltsitud tarnija, vaid e-kiri, mis näeb välja nagu õige tarnija oma, kuid muudab tema pangarekvisiite. Kaitseks tuleb pangarekvisiitide muudatusi kontrollida muude kanalite kaudu, mitte kunagi neid muutmist paluvast e-kirjast.
• Registreerimata kohustused perioodi lõpus. Detsembris kätte saadud kaubad, mille arve saabub jaanuaris ja mida keegi ei ole tekkepõhiselt kajastanud: detsembri kasum on üle hinnatud ja raamatupidamisperiood sulgub valesti. Selle jaoks ongi tekke- ja korrigeerivad kanded.
• Kinnitamise pudelikaelad. Kinnitamist ootavad arved muutuvad hilinenud makseteks, kahjustatud suheteks ja kaotatud varajase maksmise allahindlusteks ning varjavad tõelist kohustust seni, kuni need pinnale ujuvad.
• Kasutamata sisendkäibemaks. Pärast käibemaksudeklaratsiooni esitamist registreeritud arved lükkavad tagasinõutava käibemaksu hilisemasse perioodi või kaotavad selle sootuks.

Mida toode teeb

Tarnija arveid registreeritakse kaudu POST /v1/purchases/invoices/create ja postitatakse käsuga /invoices/register, mis on hetk, mil ülaltoodud kontokanded kirjutatakse ja sisendkäibemaks jõuab käibemaksudeklaratsiooni. Dokumendid võivad kohale jõuda OCR-tuvastusega käsitsi sisestamise asemel.

Maksete poolel loob POST /v1/bank/payments/export valitud avatud arvetest SEPA pain.001 kreeditkorralduse faili, mille pank täidab; tulemuseks olev väljavõte imporditakse ja sobitatakse tagasi nende arvetega, sulgedes ringi. Tasumata saldod on nähtavad päringuga POST /v1/reports/debt-aging { side: 'payables' } samade vanuselõikudega, mida kasutatakse nõuete puhul ja mida kirjeldatakse teemas vananemisaruanded.

Kaks asja, mida tänase seisuga ei ole rakendatud: puudub kinnitamise töövoo mootor (arve on mustand või registreeritud - mitme etapiga kinnitamisahelad elavad teie enda protsessis) ja puudub automaatne duplikaatide tuvastamine, mis läheks kaugemale tarnija-pluss-dokumendi-numbri unikaalsuse piirangust.

FAQ

Kas ostuarved on kulu?

Ei. Kulu kajastatakse kaupade või teenuste kättesaamisel; ostuarved on sel hetkel tekkinud kohustus, mis likvideeritakse tasumisel. Arve tasumine ei tekita kunagi kulu - see vaid tasub juba kajastatud kulu.

Mis on kolmepoolne sobitamine?

Kolme dokumendi võrdlemine enne maksmist: ostutellimus (milles lepiti kokku), saateleht (mis saabus) ja tarnija arve (mille eest esitatakse nõue). Kui kõik kolm langevad tolerantsi piires kokku, saab arve tasuda ilma inimese poolse otsustusprotsessita; kui mitte, on lahknevus täpselt see, mis vajab ülevaatamist.

Mis vahe on ostuarvetel ja arvestatud kuludel?

Võlgnevuse aluseks on teile saabunud tarnija arve. Arvestatud kulud katavad midagi tarbitut, mille kohta pole veel arvet esitatud - detsembri elekter, mille arve esitatakse jaanuaris. Mõlemad on kohustused; erinevus seisneb selles, kas dokument on juba olemas.

Kas ma peaksin tarnijatele maksma nii vara kui võimalik?

Ainult siis, kui tegemist on väärtusliku allahindlusega või suhete hoidmise põhjusega. Muul juhul on õige maksta maksetähtajal: tarnijakrediit on intressivaba finantseerimine ja selle kasutamine ei ole ebaeetiline tava, seni kuni maksate õigeaegselt.

Kas ostuarved sisaldavad käibemaksu?

Jah - ostuvõlg on tarnijale võlgnetav brutosumma, mis sisaldab käibemaksu. Käibemaksuosa eraldatakse registreerimisel tagasinõutavaks sisendkäibemaksu varaks, mistõttu kulu ja kohustus erinevad täpselt käibemaksu summa võrra.