Hvað eru viðskiptaskuldir? Og hvers vegna þetta snýst ekki bara um „reikninga“

Viðskiptaskuldir eru það sem fyrirtækið þitt skuldar birgjum fyrir vörur og þjónustu sem þegar hafa verið mótteknar en eiga eftir að greiða fyrir. Á efnahagsreikningi eru þetta skammtímaskuldir sem standa hlið við hlið virðisaukaskatts- og launatengdra skyldna.

Það er einmitt þar sem fyrirtæki bregðast að kalla þetta einfaldlega „reikninga“. Reikningur er pappírsblað eða skjal sem biður um peninga. Viðskiptaskuldir eru hins vegar það ferli sem ákveður hvort sú beiðni sé lögmæt, hvort vörurnar hafi raunverulega borist, hvort verðið samrýmist því sem samið var um, hvenær eigi að greiða og hvernig eigi að bóka allt saman - áður en nokkrir peningar hreyfast. Flest fjársvik við greiðslur og ofgreiðslur eiga sér stað þar sem þessu ferli er komið fram við eins og venjulega gagnafærslu.

Færslurnar

Skráning á innkaupareikningi að upphæð 100 € auk 21% virðisaukaskatts:

Reikningur	Debet	Kredit
6209 Stjórnunarkostnaður	100
2441 VSK-inneign (VAT receivable)	21
4430 Viðskiptaskuldir (Trade payables)		121

Kostnaðurinn er færður til tekna núna þegar auðlindin var nýtt - ekki þegar reiðuféð fer út úr húsi. Inntaksvirðisaukaskatturinn (input VAT) verður endurkröfuhæf á sama augnabliki, og þess vegna er skjót skráning innkaupareikninga ákvörðun um sjóðstreymi en ekki bara bókhaldið: óskráðir reikningar eru ókrafðir virðisaukaskattur.

Þegar reikningurinn er greiddur:

Reikningur	Debet	Kredit
4430 Viðskiptaskuldir	121
2710 Banki		121

Skuldin hverfur, reiðufé minnkar og enginn kostnaður er færður - það gerðist nú þegar.

Ef um er að ræða kaup á vörubirgðum en ekki þjónustu, fer debetfærslan í birgðir í stað kostnaðar og kostnaðurinn nær eingöngu til rekstrarreikningsins þegar vörurnar eru seldar. Sá greinarmunur er hin eiginlega ástæða þess að framlegð virkar; sjá brúttóhagnaður á móti rekstrarhagnaði.

Hvers vegna þetta er eftirlitsaðgerð

Milli þess að reikningur frá birgi berst og peningar fara út þarf að svara fjórum spurningum:

1. Pöntuðum við þetta? Reikningur sem hefur enga tilheyrandi innkaupapöntun er annaðhvort óheimil kaup eða reikningur einhvers annars.
2. Tókum við við þessu? Að panta er ekki sama og að taka við. Að greiða fyrir óafhentar vörur eru algengustu dýru mistökin í viðskiptaskuldum.
3. Er verðið rétt? Birgjar senda út reikninga á verðskrárverði, beita röngum afslætti eða breyta kjörum í kyrrþey.
4. Hefum við greitt þetta nú þegar? Tvöfaldar greiðslur eiga sér oftast stað þegar sami reikningurinn berst tvisvar - einu sinni í tölvupósti og einu sinni með vörunni.

Þríhliða samræming (three-way match) svarar fyrstu þremur spurningunum í einu með því að bera saman innkaupapöntun, vörumóttöku og reikning. Nordlet útfærir þetta: POST /v1/purchases/invoices/match ber saman reikning við tengda pöntun línu fyrir línu og skilar niðurstöðu fyrir hverja línu - matched, not_on_order, not_received, over_invoiced eða price_mismatch, ásamt stillanlegu verðþoli (price tolerance) svo smávægileg námrunamörk stöðvi ekki greiðslu. Vélfræðin er rakin í Hvað er innkaupapöntun?.

Fjórðu spurningunni er svarað af bókhaldinu sjálfu: innkaupareikningar eru einstakir fyrir hvern birgi og skjalanúmer, þannig að skráning sama reiknings tvisvar er hafnað í stað þess að hann tvítakist í þögn.

Tímasetning greiðslna er fjármögnunarákvörðun

Viðskiptaskuldir eru ódýrasta fjármögnun sem flest fyrirtæki eiga - birgjalán með 0% vöxtum. Hver dagur sem þú heldur fé lögmætlega er dagur sem þú þarft ekki á láni að halda. Það gerir greiðsluferlið að raunverulegri ákvörðun með þremur þvingunum:

• Kjör. Að greiða 30 daga reikning á degi 3 gefur birginum ókeypis lán.
• Staðgreiðsluafsláttur. „2/10 net 30“ - 2% afsláttur fyrir að greiða 20 dögum fyrr - jafngildir u.þ.b. 36% ársvexti. Að nýta sér þennan afslátt er nánast alltaf rétt og útreikningurinn kemur fólki á óvart.
• Tengsl og lög. Seinkun á greiðslum hefur lagalegan kostnað í Evrópusambandinu: Tilskipun 2011/7/EU um baráttu gegn vanskilum í viðskiptatengslum veitir lánveitendum rétt á lögvöxtum og innheimtukostnaði, og nokkrar aðildarþjóðir setja strangari takmarkanir á greiðslukjör í B2B viðskiptum. Að teygja á birgjum er stefna sem fylgir reikningur á eftir.

Jafnvægið sem þú stýrir birtist beini leið í veltufjármunum og veltufjármagni: viðskiptaskuldir eru einu skammtímaskuldirnar sem fjármagna fyrirtækið í stað þess að tæma það.

Hvar áhættan er

• Reikningssvik. Algengasta formið er ekki falskur birgi heldur bankaupplýsingar raunverulegs birgis sem hefur verið breytt með tölvupósti sem lítur út eins og frá þeim sé kominn. Vörnin felst í því að staðfesta breytingar á bankaupplýsingum í öðrum rásum, aldrei úr tölvupóstinum sem biður um þær.
• Óskráðar skuldir við lok tímabils. Vörur mótteknar í desember, reikningur berst í janúar og enginn færir til skuldar: hagnaður desembermánaðar er ofmetinn og reikningstímabilið lokað rangt. Þetta er það sem leiðsetningarfærslur eru ætlaðar fyrir.
• Flöskuhálsar í samþykki. Reikningar sem festast í bið eftir samþykki verða að vanskilum, skemmdum samböndum og töpuðum staðgreiðsluafslætti, auk þess sem þeir fela hina raunverulegu skuld þar til þeir skjóta upp kollinum.
• Týndur inntaksvirðisaukaskattur. Reikningar sem eru skráðir eftir að virðisaukaskattsskýrsla hefur verið skilað ýta endurkröfuhæfum virðisaukaskatti yfir á síðara tímabil eða tapa honum.

Hvað varan gerir

Innkaupareikningar eru skráðir með POST /v1/purchases/invoices/create og bókaðir með /invoices/register, en þá eru færslurnar hér að ofan skrifaðar í bókhaldið og inntaksvirðisaukaskatturinn fer inn í VSK skýrsluna. Skjöl geta borist með OCR myndgreiningu í stað handvirkra skrifa.

Hmegin greiðslna skilar POST /v1/bank/payments/export SEPA pain.001 millifærsluskrá fyrir valda opna reikninga, sem bankinn framkvæmir; tilfinningu og niðurstöðu yfirlitsins er síðan hlaðið inn og hún samræmd við þessa reikningu til að loka hringnum. Eftirstandandi stöður sjást í gegnum POST /v1/reports/debt-aging { side: 'payables' } með sömu flokkum og notaðir eru fyrir viðskiptakröfur, sem eru lýstar í eldiskýrslum.

Tvö atriði sem eru ekki útfærð í dag, sagt hreint út: það er ekkert samþykkisferliskerfi (reikningur er annaðhvort í drögum eða skráður - margra þrepa samþykkiskeðjur eiga sér stað í þínu eigin ferli), og engin sjálfvirk tvítekningagreining umfram þá reglu að samsetning birgis og skjalanúmers sé einstök.

FAQ

Eru viðskiptaskuldir kostnaður?

Nei. Kostnaðurinn er færður þegar vörurnar eða þjónustan er móttekin; viðskiptaskuldir eru skuldin sem myndast á því augnabliki og er gerð upp þegar þú greiðir. Að greiða reikning skapar aldrei kostnað - það gerir aðeins upp þann sem þegar hefur verið færður.

Hvað er þríhliða samræming?

Að bera saman þrjú skjöl áður en greitt er: innkaupapöntunina (það sem samið var um), vörumóttökuna (það sem barst) og reikning birgis (það sem gjaldfært er). Ef öll þrjú skjölin passa saman innan þolmarka má greiða reikninginn án mannlegrar ákvörðunar; ef þau gera það ekki er misræmið nákvæmlega það sem þarf að yfirfara.

Hver er munurinn á viðskiptaskuldum og áfallnum kostnaði?

Skuld er studd af reikningi frá birgi sem þú hefur móttekið. Áfallinn kostnaður nær yfir eitthvað sem hefur verið neytt en ekki reikningsfært ennþá - rafmagn í desember sem reikningsfært er í janúar. Báðar eru skuldir; munurinn er sá hvort skjalið er til þegar eða ekki.

Á ég að greiða birgjum eins fljótt og auðið er?

Aðeins þegar um er að ræða afslátt sem borgar sig að nýta eða gildar ástæður í viðskiptasambandinu. Annars er rétt að greiða á gjalddaga: birgjalán eru vaxtalaus fjármögnun og það að nýta hana er ekki vafasamt atferli svo framarlega sem gjalddagar eru virtir.

Innhalda viðskiptaskuldir virðisaukaskatt?

Já - skuldin er brúttóupphæðin sem þú skuldar birginum, með virðisaukaskatti. Virðisaukaskattshlutinn er aðskilinn við skráningu í endurkröfuhæfa VSK-inneign, og þess vegna er kostnaðurinn og skuldin nákvæmlega mismunandi um virðisaukaskattinn.