Mitä ovatostavat ovat? Eikä kyse ole vain laskuista

Ostovelat (accounts payable) tarkoittavat sitä, mitä yrityksesi on velkaa tavarantoimittajilleen jo vastaanotetuista, mutta vielä maksamatuista tavaroista ja palveluksista. Taseessa ne ovat lyhytaikaisia velkoja, jotka löytyvät arvonlisäverojen ja palkkavelkojen rinnalta.

Kutsuminen pelkiksi laskuiksi johtaa yrityksiä harhaan. Lasku on paperi, jossa pyydetään rahaa. Ostovelat ovat prosessi, joka päättää, onko pyyntö oikeutettu, saapuivatko tavarat todella perille, vastaako hinta sovittua, milloin lasku maksetaan ja miten koko tapahtuma kirjanpidellään ennen kuin rahaa liikkuu mihinkään. Suurin osa maksupedoista ja liikamaksusta tapahtuu silloin, kun tätä toimintoa kohdellaan vain tietojen syöttämisenä.

Kirjaukset

Toimittajalaskun kirjaaminen summalle 100 € plus 21 % alv:

Tili	Debet	Kredit
6209 Hallintokulut	100
2441 Ostettavien palvelujen alv / Alv-saatavat	21
4430 Ostovelat (Trade payables)		121

Kulu kirjataan nyt, kun resurssi on kulutettu, ei silloin, kun rahat poistuvat tililtä. Vähennyskelpoinen arvonlisävero syntyy samalla hetkellä, minkä vuoksi ostolaskujen viiveetön kirjaaminen on kassavirtapäätös eikä pelkkää kirjanpitorutiinia: kirjaamattomat laskut ovat vähentämättömiä alveja.

Kun lasku maksetaan:

Tili	Debet	Kredit
4430 Ostovelat (Trade payables)	121
2710 Pankki		121

Velka katoaa, rahat vähenevät, eikä kulua kirjata uudestaan, sillä se on tehty jo aiemmin.

Jos kyseessä on palvelun sijaan varasto-ostaisuus, debet-kirjaus tehdään varastotilille kulutilin sijaan, ja hankintameno saavuttaa tuloslaskelman vasta tavaroiden myyntihetkellä. Tämä ero on syy siihen, miksi myyntikate toimii; katso bruttokate vs. liikevoitto.

Miksi se on valvontatoiminto

Toimittajan laskun saapumisen ja rahojen lähtemisen välillä on vastattava neljään kysymykseen:

1. Tilasimmeko tämän? Lasku ilman vastaavaa ostotilausta on joko luvaton osto tai jonkun muun lasku.
2. Vastaanotimmeko sen? Tilattu ei ole sama asia kuin vastaanotettu. Toimittamattomien tavaroiden maksaminen on ostovelkojen yleisin ja kallein virhe.
3. Pitääkö hinta paikkansa? Toimittajat laskuttavat listahinnalla, soveltavat väärää alennusta tai muuttavat ehtoja salaa.
4. Olemmeko maksaneet tämän jo? Kaksoismaksut tapahtuvat useimmiten silloin, kun sama lasku saapuu kahdesti: kerran sähköpostitse ja kerran tavaroiden mukana.

Kolmikantatäsmäytys (three-way match) vastaa kolmeen ensimmäiseen kysymykseen kerralla vertaamalla ostotilausta, saapumiskirjausta ja laskua. Nordlet toteuttaa tämän: POST /v1/purchases/invoices/match vertaa laskua siihen liittyvään tilaukseen rivi riviltä ja palauttaa rivikohtaisen tuloksen – matched, not_on_order, not_received, over_invoiced tai price_mismatch – määritettävällä hintatoleranssilla, jotta mitättömät pyöristyserot eivät estä maksua. Mekaniikka on käsitelty artikkelissa Mitä on ostotilaus?.

Neljänteen kysymykseen vastaa itse kirjanpito: ostolaskut ovat yksilöllisiä toimittaja- ja dokumenttinumerokohtaisesti, joten saman laskun kirjaamiseen uudelleen vastataan hylkäyksellä hiljaisen kahdentamisen sijaan.

Maksuaikataulu on rahoituspäätös

Ostovelat ovat halvinta rahoitusta, mitä useimmilla yrityksillä on – toimittajaluottoa 0 % korolla. Jokainen päivä, jona pidät käteisvarat hallussasi laillisesti, on päivä, jona et tarvitse lainaa. Tämä tekee maksatusajosta todellisen päätöksen, jota ohjaa kolme reunaehtoa:

• Maksuehdot. 30 päivän maksuehtoisen laskun maksaminen kolmantena päivänä antaa toimittajalle ilmaisen lainan.
• Käteisalennukset. "2/10 net 30" – 2 % alennus 20 päivää etuajassa maksamisesta – vastaa noin 36 % vuosituottoa. Alennuksen hyödyntäminen on lähes aina oikein, ja laskutoimitus yllättää monet.
• Suhteet ja laki. Viivästyneestä maksusta koituu lakisääteisiä kustannuksia EU:ssa: viivästyneiden maksujen torjunnasta annettu direktiivi 2011/7/EU oikeuttaa velkojat lakisääteiseen korkoon ja perintäkuluhin, ja useat jäsenvaltiot asettavat tiukempia rajoituksia B2B-maksuehdoille. Toimittajien maksuaikojen venyttäminen on strategia, jossa on hintalappu mukana.

Tasapaino, jota hallinnoit, näkyy suoraan käyttöpääomassa: ostovelat ovat se yksi lyhytaikainen velka, joka rahoittaa liiketoimintaa sen sijaan, että se kuormittaisi sitä.

Missä riski piilee

• Laskupetokset. Vallitseva muoto ei ole tekaistu toimittaja, vaan aidon toimittajan pankkitiedot, jotka on muutettu heidän näköisekseen naamioidulla sähköpostilla. Puolustuskeinona on pankkitietojen muutosten erillinen varmentaminen muuta kanavaa pitkin, ei koskaan muutosta pyytäneestä sähköpostista.
• Kirjaamattomat velat tilikauden lopussa. Joulukuussa vastaanotetut tavarat, joiden lasku saapuu tammikuussa, eikä kukaan tee jaksotusta: joulukuun tulos on ylisuuri ja tilikausi sulkeutuu väärin. Tätä varten tehdään jaksotuksen oikeaksi oikaisemiset.
• Hyväksyntäpullonkaulat. Hyväksyntää odottamaan juuttuneet laskut muuttuvat myöhästyneiksi maksuiksi, vahingoittuneiksi suhteiksi ja menetetyiksi käteisalennuksiksi, ja ne piilottavat todellisen velan, kunnes ne tulevat esiin.
• Menetetyt alv-vähennykset. Arvonlisäveroilmoituksen jättämisen jälkeen kirjatut laskut siirtöävät vähennyskelpoisen alvin myöhemmälle ajanjaksolle tai hukkaavat sen kokonaan.

Mitä tuote tekee

Toimittajalaskut kirjataan rajapinnan kautta POST /v1/purchases/invoices/create ja kirjataan tilinpäätökseen/kirjanpitoon komennolla /invoices/register, jolloin yllä esitetyt kirjanpitokirjaukset tehdään ja arvonlisävero siirtyy alv-ilmoitukselle. Asiakirjat voidaan tuoda OCR-tunnistuksella manuaalisen näppäilyn sijaan.

Maksupuolella POST /v1/bank/payments/export tuottaa SEPA pain.001 -tilisiirtotiedoston valituille avoimille laskuille, jonka pankki toteuttaa; tuloksena oleva tiliote tuodaan takaisin ja täsmäytetään näitä laskuja vasten, jolloin sykli sulkeutuu. Avoimet saldot näkyvät rajapinnasta POST /v1/reports/debt-aging arvoolla { side: 'payables' } käyttäen samoja ikäjakaumia kuin myyntisaamisissa, jotka kuvataan ikääntymisraporteissa.

Kaksi asiaa, joita ei toistaiseksi ole toteutettu selkeyden vuoksi: järjestelmässä ei ole hyväksyntätyönkulkumoottoria (lasku on joko luonnos tai kirjattu, ja monivaiheiset hyväksyntäketjut hoidetaan omassa prosessissasi) eikä automaattista kaksoiskappaleiden tunnistusta laajemmalti kuin toimittaja- ja dokumenttinumerokohtaisen yksilöllisyyssäännön kautta.

FAQ

Ovatko ostovelat kulua?

Ei. Kulu kirjataan silloin, kun tavarat tai palvelut vastaanotetaan; ostovelat ovat velka, joka syntyy kyseisellä hetkellä ja kuitataan maksettaessa. Laskun maksaminen ei koskaan luo uutta kulua – se vain kuittaa jo aiemmin kirjatun.

Mikä on kolmikantatäsmäytys?

Kolmen asiakirjan vertaaminen ennen maksamista: ostotilaus (mitä sovittiin), saapumiskirjaus/vastaanotto (mikä saapui) ja toimittajan lasku (mitä laskutetaan). Jos kaikki kolme täsmäävät toleranssin rajoissa, lasku voidaan maksaa ilman ihmisen tekemää harkintaa; jos eivät, ristiriita on juuri se asia, joka vaatii tarkastelua.

Mitä eroa on ostoveloilla ja siirtovelalla?

Ostovelalla on aina taustallaan saamasi toimittajalasku. Siirtovelka kattaa jotakin kulutettua, jota ei ole vielä laskutettu – esimerkiksi joulukuun sähköt, jotka laskutetaan tammikuussa. Molemmat ovat velkoja; ero on siinä, onko asiakirjaa vielä olemassa.

Pitäisikö toimittajat maksaa mahdollisimman aikaisin?

Vain silloin, kun tarjolla on hyödynnettävä alv-/käteisalennus tai kyse on liikesuhteellisesta syystä. Muussa tapauksessa maksaminen eräpäivänä on oikein: toimittajaluotto on korotonta rahoitusta, ja sen käyttäminen ei ole epäreilua peliä, kunhan maksut hoidetaan ajallaan.

Sisältävätkö ostovelat arvonlisäveron?

Kyllä – ostovelka on se bruttosumma, jonka olet velkaa toimittajalle arvonlisäveroineen. Arvonlisäveron osuus erotetaan kirjauksen yhteydessä vähennyskelpoiseksi alv-saatavaksi, minkä vuoksi kulu ja velka poikkeavat toisistaan täsmälleen arvonlisäveron verran.