Mi az a szállítói tartozás? És miért nem csupán "számlákról" van szó
Mi is valójában a szállítói tartozás - egy jóváhagyási, egyeztetési és fizetési ütemezési ellenőrzési funkció -, a főkönyvi tételekkel, a háromirányú egyeztetéssel és az általa kezelt kockázatokkal.
A szállítói tartozás az az összeg, amivel a vállalatunk tartozik a beszállítóknak a már átvett, de még ki nem fizetett árukért és szolgáltatásokért. A mérlegben ez egy rövid lejáratú kötelezettség, amely az áfával és a bérszámfejtési kötelezettségekkel együtt szerepel.
Az egészet egyszerűen "számláknak" nevezni az a pont, ahol a cégek tévednek. A számla egy papírlap, amely pénzt kér. A szállítói tartozás az a folyamat, amely eldönti, hogy a kérelem megalapozott-e, az áruk valóban megérkeztek-e, az ár megegyezik-e a megállapodottal, mikor kell fizetni, és hogyan kell az egészet könyvelni, mielőtt egyetlen fillér is mozdulna. A legtöbb fizetési csalás és túlfizetés ott történik, ahol ezt a funkciót puszta adatrögzítésként kezelik.
A könyvelési tételek
Egy 100 eurós, plusz 21% áfát tartalmazó szállítói számla rögzítése:
| Számla | Tartozik | Könyvel |
|---|---|---|
| 6209 Igénybe vett adminisztratív szolgáltatások | 100 | |
| 2441 Levonható áfa | 21 | |
| 4430 Szállítók | 121 |
A ráfordítást ekkor, a erőforrás felhasználásakor kell elszámolni, nem pedig akkor, amikor a pénz elhagyja a cég bankszámláját. Az előzetesen felszámított áfa ugyanabban a pillanatban válik levonhatóvá, amiért a szállítói számlák haladéktalan rögzítése cash-flow döntés, nem csupán könyvelési higiénia: a rögzítetlen számla egyenlő a be nem hajtott áfával.
A számla kiegyenlítésekor:
| Számla | Tartozik | Könyvel |
|---|---|---|
| 4430 Szállítók | 121 | |
| 2710 Bank | 121 |
A kötelezettség megszűnik, a készpénzállomány csökken, és ráfordítás nem kerül könyvelésre - az már megtörtént.
Ha a beszerzés nem szolgáltatás, hanem készlet, a tartozik oldal a készletszámlára könyvelődik ráfordítás helyett, és a bekerülési érték csak akkor éri el az eredménykimutatást, amikor az árut értékesítik. Ez a különbség az oka annak, hogy a bruttó árrés működik; lásd a bruttó fedezet vs üzemi eredmény témakörét.
Miért ellenőrzési funkció?
A beszállítói számla megérkezése és a pénz elutalása között négy kérdésre kell választ adni:
- Rendeltük ezt? Egy olyan számla, amelyhez nem tartozik megrendelés, vagy egy jóváhagyás nélküli beszerzés, vagy valaki más számlája.
- Átvettük? A megrendelt nem egyenlő az átvettel. A nem teljesített áruk kifizetése a leggyakoribb és legköltségesebb hiba a szállítói tartozások kezelésében.
- Helyes az ár? A beszállítók listás áron számláznak, rossz kedvezményt alkalmaznak, vagy csendben módosítják a feltételeket.
- Kifizettük ezt már? A duplikált fizetés leggyakrabban akkor fordul elő, amikor ugyanaz a számla kétszer érkezik meg - egyszer e-mailben, egyszer pedig az áruval együtt.
A háromirányú egyeztetés (three-way match) a megrendelés, az áruátvételi elismervény és a számla összehasonlításával egyszerre ad választ az első három kérdésre. A Nordlet ezt a következő módon valósítja meg: a POST /v1/purchases/invoices/match végpont sorról sorra összehasonlítja a számlát a hozzá tartozó megrendeléssel, és soronként ad vissza egy eredményt - matched, not_on_order, not_received, over_invoiced vagy price_mismatch, egy konfigurálható ártűréssel, így a jelentéktelen kerekítési eltérések nem blokkolják a fizetést. A mechanizmust a Mi az a megrendelés? cikk ismerteti.
A negyedik kérdésre maga a főkönyv ad választ: a beszerzési számlák beszállítónként és bizonylatszámonként egyediek, így ugyanazon számla ismételt rögzítését a rendszer elutasítja a csendes duplikálás helyett.
A fizetési ütemezés finanszírozási döntés
A szállítói tartozások a legolcsóbb finanszírozási formát jelentik, amellyel a legtöbb vállalat rendelkezik - 0%-os kamatozású beszállítói hitel. Minden egyes nap, ameddig jogszerűen megőrzi a készpénzét, egy olyan nap, amikor nincs szüksége hitelre. Emiatt a kifizetési futtatás valós döntés, amely három korlátra épül:
- Fizetési feltételek. Egy 30 napos számla kifizetése a 3. napon ingyen hitelt ad a beszállítónak.
- Kora fizetési kedvezmények. A "2/10 net 30" - azaz 2% kedvezmény 20 nappal korábbi fizetés esetén - nagyjából évi 36%-os hozamnak felel meg. Ezt a kedvezményt kihasználni szinte mindig helyes döntés, és a matematika sokakat meglep.
- Kapcsolatok és jogszabályok. A késedelmes fizetésnek jogi vonzata van az EU-ban: a késedelmes fizetések elleni küzdelemről szóló 2011/7/EU irányelv feljogosítja a hitelezőket a törvényes kamat és behajtási költségátalány igénylésére, és számos tagállam szigorúbb korlátozásokat vezet be a B2B fizetési határidőkre vonatkozóan. A beszállítók megvárakoztatása olyan stratégia, amelynek ára van.
Az egyensúly, amelyet kezel, közvetlenül megjelenik a forgóeszköz-finanszírozásban: a szállítói tartozások az egyetlen olyan rövid lejáratú kötelezettség, amely finanszírozza a vállalkozást ahelyett, hogy lemerítené azt.
Hol rejlik a kockázat?
- Számlacsalás. Ennek leggyakoribb formája nem egy hamis beszállító, hanem egy valódi beszállító megváltoztatott bankszámlaadata, amely egy olyannak tűnő e-mailben érkezik, mintha tőle származna. A védekezés a bankszámla-változások külső (out-of-band) csatornán történő ellenőrzése, soha nem az azt kérő e-mailből kiindulva.
- Rögzítetlen kötelezettségek az időszak végén. Decemberben átvett áruk, amelyek számlája csak januárban érkezik meg, és senki sem határolja el: December nyeresége túl lesz értékelve, és a könyvelési időszak rosszul zárul le. Erre valók az elhatároló időszaki elhatárolási tételek.
- Jóváhagyási szűk keresztmetszetek. A jóváhagyásra várva beragadt számlák késedelmes fizetéssé, megromlott kapcsolatokká és elszalasztott kora fizetési kedvezményekké válnak, ráadásul elrejtik a valódi kötelezettséget, amíg felszínre nem kerülnek.
- Elveszített előzetesen felszámított áfa. Az áfabevallás benyújtása után rögzített számlák későbbi időszakra tolják át a levonható áfát, vagy teljesen elvesszük azt.
Mit csinál a termék?
A szállítói számlák a POST /v1/purchases/invoices/create végponton keresztül rögzíthetők, és a /invoices/register végponttal könyvelhetők le; ekkor íródnak be a fenti főkönyvi tételek, és az előzetesen felszámított áfa bekerül az áfabevallásba. A bizonylatok gépelés helyett OCR-felismeréssel is megérkezhetnek.
A fizetési oldalon a POST /v1/bank/payments/export előállít egy SEPA pain.001 átutalási fájlet a kiválasztott nyitott számlákhoz, amelyet a bank végrehajt; az így kapott kivonatot a rendszer importálja és egyezteti a számlákkal, bezárva a kört. A fennálló egyenlegek a POST /v1/reports/debt-aging { side: 'payables' } végponton keresztül láthatók a követeléseknél is használt korcsoportok szerint, amelyeket a kintlévőség-korosítási jelentésekben ismertetünk.
Két dolog, amit a rendszer jelenleg nem valósít meg: nincs jóváhagyási munkafolyamat-motor (a számla vagy tervezet, vagy rögzített státuszú - a többlépcsős jóváhagyási láncokat a saját folyamataiban kell kezelni), és a beszállító plusz bizonylatszám egyediségi korlátozáson túl nincs automatikus duplikáció-felismerés.
FAQ
A szállítói tartozás ráfordítás?
Nem. A ráfordítást akkor kell elszámolni, amikor az áruk vagy szolgáltatások megérkeznek; a szállítói tartozás az ebben a pillanatban keletkező kötelezettség, amely a fizetéskor törlődik. A számla kifizetése soha nem hoz létre ráfordítást - csupán egy már könyvelt tételt egyenlít ki.
Mi az a háromirányú egyeztetés?
Három bizonylat összehasonlítása fizetés előtt: a megrendelés (amiről megállapodtak), az áruátvételi elismervény (ami megérkezett) és a szállítói számla (amit kiszámláznak). Ha mindhárom megegyezik a tűréshatáron belül, a számla kifizethető emberi mérlegelés nélkül; ha nem, az eltérés az a pont, amelyet fel kell vizsgálni.
Mi a különbség a szállítói tartozás és a halasztott ráfordítások (kötelezettségek) között?
A tartozást egy olyan beszállítói számla támasztja alá, amelyet már megkapott. A halasztott ráfordítás olyan felhasznált, de még ki nem számlázott tételt fedez, mint például a decemberi áramfogyasztás, amit januárban számláznak ki. Mindkettő kötelezettség; a különbség annyi, hogy a bizonylat létezik-e már.
Ki kell fizetnem a beszállítókat a lehető legkorábban?
Csak akkor, ha van érvényes kora fizetési kedvezmény, vagy ha kapcsolati okok indokolják. Egyébként a fizetési határidőre történő fizetés a helyes: a beszállítói hitel kamatmentes finanszírozás, és annak kihasználása nem tisztességtelen gyakorlat, amíg időben fizet.
Tartalmazza a szállítói tartozás az áfát?
Igen - a tartozás a beszállítónak fizetendő bruttó összeg, az áfát is beleértve. Az áfatartalmat a rögzítés során különválasztjuk egy levonható előzetes áfa követeléssel, amiért a ráfordítás és a kötelezettség pontosan az áfa összegével tér el egymástól.