Kas ir kreditoru parādi? Un kāpēc tie nav vienkārši „rēķini“

Kreditoru parādi (accounts payable) ir tas, ko jūsu uzņēmums ir parādā piegādātājiem par jau saņemtām precēm un pakalpojumiem, par kuriem vēl nav samaksāts. Bilancē tie ir īstermiņa saistības, kas atrodas blakus PVN un darba samaksas saistībām.

Dēvēt tos par „rēķiniem“ ir kļūda, ko uzņēmumi bieži pieļauj. Rēķins ir papīra lapā izteikts pieprasījums pēc naudas. Kreditoru parādu funkcija ir process, kas nosaka, vai šis pieprasījums ir pamatots, vai preces patiešām ir saņemtas, vai cena sakrīt ar iepriekš panākto vienošanos, kad ir jāveic maksājums un kā tas viss jāgrāmato - pirms tiek pārskaitīta jebkāda nauda. Lielākā daļa maksājumu krāpšanas un pārmaksu notiek gadījumos, kad šī funkcija tiek uztverta kā vienkārša datu ievade.

Grāmatojumi

Piegādātāja rēķina reģistrēšana par 100 € plus 21% PVN:

Konts	Debets	Kredīts
6209 Administratīvie izdevumi	100
2441 Debetā esošais PVN (VAT receivable)	21
4430 Piegādātāju un darbuzņēmumu parādi		121

Izdevumi tiek atzīti tagad, kad resurss tika patērēts, nevis tad, kad nauda aizplūst. Priekšnodoklis (input VAT) kļūst atgūstams tajā pašā brīdī, tāpēc piegādātāju rēķinu savlaicīga reģistrēšana ir naudas plūsmas lēmums, nevis tikai grāmatvedības higiēna: nereģistrēti rēķini nozīmē neatgūtu PVN.

Kad rēķins tiek apmaksāts:

Konts	Debets	Kredīts
4430 Piegādātāju un darbuzņēmumu parādi	121
2710 Banka		121

Saistības izzust, naudas līdzekļi samazinās un izdevumi netiek grāmatojami - tas jau ir noticis.

Ja pirkums ir krājumi, nevis pakalpojums, debets tiek novirzīts uz krājumiem, nevis izdevumiem, un pašizmaksa Nonāks peļņas vai zaudējumu aprēķinā tikai tad, kad preces tiks pārdotas. Šī atšķirība ir iemesls, kāpēc bruto peļņa (gross margin) vispār darbojas; skatiet bruto peļņa pret operacionālo peļņu.

Kāpēc tā ir kontroles funkcija

Laika posmā starp piegādātāja rēķina saņemšanu un naudas izplūšanu ir jāsniedz atbildes uz četriem jautājumiem:

1. Vai mēs to pasūtījām? Rēķins bez atbilstoša pasūtījuma ir vai nu neautorizēts pirkums, vai kāda cita uzņēmuma rēķins.
2. Vai mēs to saņēmām? Pasūtīts nenozīmē saņemts. Maksa par nepiegādātām precēm ir visbiežāk sastopamā dārgā kļūda kreditoru parādu pārvaldībā.
3. Vai cena ir pareiza? Piegādātāji izraksta rēķinus pēc saraksta cenas, piemēro nepareizu atlaidi vai klusībā maina nosacījumus.
4. Vai mēs par to jau esam samaksājuši? Dubultie maksājumi visbiežāk rodas, ja tas pats rēķins tiek saņemts divreiz - vienreiz pa e-pastu, otrreiz kopā ar precēm.

Trīspusējā salīdzīnāšana (three-way match) sniedz atbildes uz pirmajiem trim jautājumiem vienlaikus, salīdzinot pirkuma pasūtījumu, preču saņemšanas aktu un rēķinu. Nordlet to īsteno: POST /v1/purchases/invoices/match salīdzina rēķinu ar saistītā pasūtījuma rindiņām un atgriež rezultātu katrai rindai - matched, not_on_order, not_received, over_invoiced vai price_mismatch, izmantojot konfigurējamu cenu toleranci, lai maznozīmīgas noapaļošanas atšķirības nebloķētu maksājumu. Mehānika ir apskatīta sadaļā Kas ir pirkuma pasūtījums?.

Uz ceturto jautājumu atbild pats grāmatvedības reģistrs: pirkuma rēķini ir unikāli katram piegādātājam un dokumenta numuram, tāpēc tā paša rēķina reģistrēšana otrreiz tiek noraidīta, nevis klusbilstot dubultota.

Maksājumu termiņi ir finansēšanas lēmums

Kreditoru parādi ir lētākais finansējums, kāds vairumam uzņēmumu ir pieejams - piegādātāja kredīts ar 0% likmi. Katra diena, kad jūs likumīgi paturat naudu savā rīcībā, ir diena, kurā jums nav nepieciešams aizdevums. Tas padara maksājumu veikšanu par nopietnu lēmumu ar trim ierobežojumiem:

• Nosacījumi. Samaksājot 30 dienu rēķinu 3. dienā, jūs piegādātājam piešķirat bezprocentu aizdevumu.
• Agrīna maksājuma atlaides. „2/10 net 30“ - 2% atlaide par apmaksu 20 dienas agrāk - ir aptuveni 36% gadā. Šīs atlaides izmantošana gandrīz vienmēr ir pareizs solis, un aprēķini bieži vien pārsteidz cilvēkus.
• Attiecības un likumdošana. Novēlotiem maksājumiem ES ir juridiska cena: Direktīva 2011/7/ES par cīņu pret nokavētiem maksājumiem dod kreditoriem tiesības pieprasīt likumiskos procentus un piedziņas maksu, turklāt vairākas dalībvalstis nosaka stingrākus ierobežojumus B2B maksājumu termiņiem. Piegādātāju nomocīšana ar novēlotu apmaksu ir stratēģija, kurai līdzi nāk rēķins.

Līdzsvars, ko jūs pārvaldāt, tieši parādās apgrozāmajā kapitālā: kreditoru parādi ir vienīgās īstermiņa saistības, kas finansē uzņēmumu, nevis to iztukšo.

Kur slēpjas risks

• Krāpšana ar rēķiniem. Dominējošais veids nav viltots piegādātājs, bet gan reāla piegādātāja bankas rekvizītu maiņa, kas saņemta e-pastā, kurš izskatās pēc viņu e-pasta. Aizsardzība ir bankas rekvizītu maiņas pārbaude neatkarīgā veidā, nekad nepaļaujoties uz to e-pastu, kas to pieprasa.
• Nereģistrētas saistības perioda beigās. Preces saņemtas decembrī, rēķins pienāk janvārī, un neviens to neuzskaita uzkrājumos: decembra peļņa ir uzpūsta un grāmatvedības periods tiek slēgts nepareizi. Tieši tāpēc pastāv uzkrājumu korekcijas grāmatojumi.
• Saskaņošanas sastrēgumi. Rēķini, kas iestrēguši un gaida apstiprinājumu, pārvēršas par kavētiem maksājumiem, sabojātām attiecībām un zaudētām agrīna maksājuma atlaidēm, turklāt tie slēpj patiesās saistības, līdz parādās virspusē.
• Nokavēts priekšnodoklis. Rēķini, kas reģistrēti pēc PVN deklarācijas iesniegšanas, pārcel atgūstamo PVN uz vēlāku periodu vai liek to zaudēt.

Ko produkts dara

Piegādātāju rēķini tiek reģistrēti, izmantojot POST /v1/purchases/invoices/create, un grāmatojami ar /invoices/register, kad tiek veikti iepriekš minētie grāmatojumi un ievades PVN nonāk PVN deklarācijā. Dokumentus var saņemt, izmantojot OCR uztveršanu, nevis manuālu ievadīšanu.

Maksājumu pusē POST /v1/bank/payments/export ģenerē SEPA pain.001 kredītu pārskaitījuma failu atlasītajiem atvērtajiem rēķiniem, ko banka izpilda; iegūtais konta izraksts tiek importēts un saskaņots ar šiem rēķiniem, noslēdzot ciklu. Neatgūtie atlikumi ir redzami, izmantojot POST /v1/reports/debt-aging { side: 'payables' } ar tām pašām vecuma grupām (buckets), kas tiek izmantotas debitoru parādiem un aprakstītas vecuma struktūras pārskatos.

Divas lietas, kas šobrīd nav ieviestas: nav apstiprināšanas darbplūsmas dzinēja (rēķins ir melnraksts vai reģistrēts - daudzpakāpju apstiprināšanas ķēdes jāorganizē jūsu pašu procesā), un nav automātiskas dublikātu noteikšanas, kas pārsniegtu piegādātāja un dokumenta numura unikālo ierobežojumu.

FAQ

Vai kreditoru parādi ir izdevumi?

Nē. Izdevumi tiek grāmatoti, kad preces vai pakalpojumi tiek saņemti; kreditoru parādi ir saistības, kas rodas šajā brīdī un tiek dzēstas, kad jūs veicat maksājumu. Rēķina apmaksa nekad nerada izdevumus - tā tikai sedz jau iepriekš reģistrētus izdevumus.

Kas ir trīspusējā salīdzīnāšana?

Trīs dokumentu salīdzināšana pirms apmaksas: pirkuma pasūtījuma (tas, par ko tika panākta vienošanās), preču saņemšanas akta (tas, kas tika saņemts) un piegādātāja rēķina (tas, par ko tiek prasīta samaksa). Ja visi trīs dokumenti sakrīt pieļaujamās tolerances robežās, rēķinu var apmaksāt bez cilvēka lēmuma pieņemšanas; ja tie nesakrīt, tieši šī neatbilstība ir jāpārskata.

Kāda ir atšķirība starp kreditoru parādiem un uzkrātajiem izdevumiem?

Parādu pamato piegādātāja rēķins, kuru esat saņēmis. Uzkrātie izdevumi attiecas uz kaut ko patērētu, bet vēl neizrakstītu - piemēram, decembra elektrība, par kuru rēķins izrakstīts janvārī. Abas ir saistības; atšķirība ir tā, vai dokuments jau eksistē.

Vai man vajadzētu apmaksāt piegādātāju rēķinus pēc iespējas agrāk?

Tikai tad, ja ir spēkā atlaide, kuru ir vērts izmantot, vai attiecību apsvērumi. Pretējā gadījumā apmaksa noteiktajā termiņā ir pareizā rīcība: piegādātāja kredīts ir bezprocentu finansējums, un tā izmantošana nav negodīga prakse, ja vien maksājumus veicat laikā.

Vai kreditoru parādi ietver PVN?

Jā - parāds ir bruto summa, ko esat parādā piegādātājam, ieskaitot PVN. PVN elements reģistrācijas brīdī tiek sadalīts kā atgūstamā priekšnodokļa aktīvs, un tieši tāpēc izdevumu un saistību summa precīzi atšķiras par PVN apmēru.