Τι είναι οι εμπορικές υποχρεώσεις; Και γιατί δεν είναι απλώς «τιμολόγια»

Οι εμπορικές υποχρεώσεις (accounts payable) είναι όσα οφείλει η εταιρεία σας σε προμηθευτές για αγαθά και υπηρεσίες που έχουν ήδη παραληφθεί αλλά δεν έχουν ακόμη εξοφληθεί. Στον ισολογισμό αποτελούν βραχυπρόθεσμη υποχρέωση, δίπλα στον ΦΠΑ και στις υποχρεώσεις μισθοδοσίας.

Το λάθος των εταιρειών είναι ότι τις αποκαλούν απλώς «τιμολόγια». Ένα τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που ζητά χρήματα. Οι εμπορικές υποχρεώσεις είναι η λειτουργία που αποφασίζει αν αυτό το αίτημα είναι νόμιμο, αν τα αγαθά έφτασαν όντως, αν η τιμή συμφωνεί με τα υπεσχημένα, πότε πρέπει να γίνει η πληρωμή και πώς καταχωρίζεται όλη αυτή η διαδικασία, προτού κινηθεί οποιοδήποτε χρηματικό ποσό. Η πλειονότητα των περιστατικών απάτης σε πληρωμές και των υπερπληρωμών συμβαίνει εκεί όπου αυτή η λειτουργία αντιμετωπίζεται ως απλή καταχώριση δεδομένων.

Οι εγγραφές

Καταχώριση τιμολογίου προμηθευτή αξίας 100 € συν 21% ΦΠΑ:

Λογαριασμός	Χρέωση	Πίστωση
6209 Έξοδα διοικητικής λειτουργίας	100
2441 ΦΠΑ απαιτητός	21
4430 Προμηθευτές (Trade payables)		121

Το έξοδο αναγνωρίζεται τώρα, τη στιγμή που καταναλώθηκε ο πόρος, και όχι όταν τα χρήματα φεύγουν από το ταμείο. Ο ΦΠΑ εισροών γίνεται εκπέσιμος την ίδια ακριβώς στιγμή, γι' αυτό και η έγκαιρη καταχώριση των τιμολογίων προμηθευτών αποτελεί απόφαση διαχείρισης ταμειακών ροών (cash-flow) και όχι απλώς τυπική λογιστική συντήρηση: τα ακατάχωриста τιμολόγια είναι αζημίωτος ΦΠΑ.

Όταν το τιμολόγιο εξοφλείται:

Λογαριασμός	Χρέωση	Πίστωση
4430 Προμηθευτές (Trade payables)	121
2710 Τράπεζα		121

Η υποχρέωση εξαφανίζεται, τα διαθέσιμα μειώνονται και δεν καταχωρίζεται κανένα νέο έξοδο, καθώς αυτό έχει ήδη συμβεί.

Αν η αγορά αφορά αποθέματα και όχι υπηρεσία, η χρέωση πηγαίνει στο απόθεμα αντί για τα έξοδα, και το κόστος φτάνει στην κατάσταση αποτελεσμάτων μόνο όταν τα αγαθά πωληθούν. Αυτή ακριβώς η διάκριση είναι ο λόγος που λειτουργεί το μεικτό περιθώριο κέρδους. Δείτε σχετικά το μεικτό έναντι λειτουργικού κέρδους.

Γιατί αποτελούν λειτουργία ελέγχου

Μεταξύ της άφιξης του τιμολογίου ενός προμηθευτή και της εκταμίευσης των χρημάτων, υπάρχουν τέσσερα ερωτήματα που απαιτούν απάντηση:

1. Παραγγείλαμε όντως αυτό το είδος; Ένα τιμολόγιο χωρίς αντίστοιχη εντολή αγοράς (purchase order) είτε αφορά μη εξουσιοδοτημένη αγορά είτε είναι τιμολόγιο άλλου.
2. Το παραλάβαμε; Το παραγγελθέν δεν ισοδυναμεί με παραληφθέν. Η πληρωμή για αγαθά που δεν παραδόθηκαν αποτελεί το συχνότερο και πιο δαπανηρό λάθος στις πληρωμές.
3. Είναι σωστή η τιμή; Οι προμηθευτές τιμολογούν με την τιμή καταλόγου, εφαρμόζουν λάθος έκπτωση ή αλλάζουν σιωπηρά τους όρους.
4. Έχουμε εξοφλήσει ήδη αυτή την οφειλή; Η διπλή πληρωμή συμβαίνει συχνότερα όταν το ίδιο τιμολόγιο φτάνει δύο φορές: μία μέσω email και μία μαζί με τα εμπορεύματα.

Η συμφωνία τριών σημείων (three-way match) απαντά στα τρία πρώτα ερωτήματα ταυτόχρονα, συγκρίνοντας την εντολή αγοράς, το δεitlo παραλαβής και το τιμολόγιο. Το Nordlet την εφαρμόζει στην πράξη: η εντολή POST /v1/purchases/invoices/match συγκρίνει ένα τιμολόγιο με τη συνδεδεμένη εντολή του γραμμή προς γραμμή και επιστρέφει ένα πόρισμα ανά γραμμή - matched, not_on_order, not_received, over_invoiced ή price_mismatch -, λαμβάνοντας υπόψη μια παραμετροποιήσιμη ανοχή τιμής ώστε οι αμελητέες διαφορές στρογγυλοποίησης να μην εμποδίζουν την πληρωμή. Οι τεχνικές λεπτομέρειες αναλύονται στο Τι είναι μια εντολή αγοράς;.

Στο τέταρτο ερώτημα απαντά το ίδιο το καθολικό: τα τιμολόγια αγοράς είναι μοναδικά ανά προμηθευτή και αριθμό παραστατικού, οπότε η καταχώριση του ίδιου τιμολογίου δύο φορές απορρίπτεται αντί να διπλοεγγραφεί σιωπηρά.

Ο χρόνος πληρωμής είναι απόφαση χρηματοδότησης

Οι εμπορικές υποχρεώσεις αποτελούν τη φθηνότερη χρηματοδότηση που διαθέτουν οι περισσότερες εταιρείες, μέσω πίστωσης από προμηθευτές με επιτόκιο 0%. Κάθε μέρα που διατηρείτε νόμιμα τα μετρητά σας είναι μια μέρα που δεν χρειάζεστε τραπεζικό δάνειο. Αυτό καθιστά την εκτέλεση πληρωμών μια ουσιαστική απόφαση με τρεις περιορισμούς:

• Όροι πληρωμής. Η εξόφληση ενός τιμολογίου 30 ημερών μόλις στην 3η μέρα προσφέρει στον προμηθευτή δωρεάν δάνειο.
• Εκπτώσεις λόγω πρόωρης εξόφλησης. Η πολιτική «2/10 net 30» - δηλαδή 2% έκπτωση για πληρωμή 20 ημέρες νωρίτερα - ισοδυναμεί με ετήσια απόδοση περίπου 36%. Η αξιοποίηση αυτής της έκπτωσης είναι σχεδόν πάντα η σωστή επιλογή, αν και τα μαθηματικά συχνά εκπλήσσουν.
• Σχέσεις και νομοθεσία. Η καθυστέρηση πληρωμής έχει νομικό κόστος στην ΕΕ: η Οδηγία 2011/7/ΕΕ για την καταπολέμηση των καθυστερήσεων πληρωμών δίνει στους πιστωτές δικαίωμα σε νόμιμο τόκο και τέλος είσπραξης, ενώ αρκετά κράτη μέλη επιβάλλουν αυστηρότερα όρια στους όρους πληρωμών μεταξύ επιχειρήσεων (B2B). Η εξάντληση των περιθωρίων των προμηθευτών αποτελεί μια στρατηγική που συνοδεύεται από κόστος.

Η ισορροπία που διαχειρίζεστε αποτυπώνεται άμεσα στο κεφάλαιο κίνησης (working capital): οι εμπορικές υποχρεώσεις είναι η μοναδική βραχυπρόθεσμη υποχρέωση που χρηματοδοτεί την επιχείρηση αντί να την επιβαρύνει.

Πού εντοπίζεται ο κίνδυνος

• Απάτη μέσω τιμολογίων. Η συνήθης μορφή δεν είναι ένας ψεύτικος προμηθευτής, αλλά τα τραπεζικά στοιχεία ενός πραγματικού προμηθευτή που έχουν τροποποιηθεί μέσω ενός email το οποίο μοιάζει αυθεντικό. Η άμυνα έγκειται στην επαλήθευση των αλλαγών στα τραπεζικά στοιχεία μέσω διαφορετικού καναλιού επικοινωνίας και ποτέ απαντώντας στο email που τις ζήτησε.
• Mη καταχωρισμένες υποχρεώσεις στο τέλος της περιόδου. Εμπορεύματα που παραλήφθηκαν τον Δεκέμβριο, με το τιμολόγιο να φτάνει τον Ιανουάριο και κανέναν να μην σχηματίζει σχετική πρόβλεψη: τα κέρδη του Δεκεμβρίου εμφανίζονται υπερτιμημένα και η λογιστική περίοδος κλείνει λανθασμένα. Γι' αυτόν τον σκοπό χρησιμεύουν οι προσαρμοστικές εγγραφές (adjusting entries) δεδουλευμένων.
• Σημεία συμφόρησης στις εγκρίσεις. Τα τιμολόγια που παραμένουν κολλημένα σε αναμονή έγκρισης μετατρέπονται σε καθυστερημένες πληρωμές, διαταραγμένες σχέσεις και χαμένες εκπτώσεις πρόωρης εξόφλησης, ενώ αποκρύπτουν την πραγματική υποχρέωση μέχρι να εμφανιστούν.
• Χαμένος ΦΠΑ εισροών. Τα τιμολόγια που καταχωρίζονται μετά την υποβολή της δήλωσης ΦΠΑ μεταθέτουν τον εκπέσιμο ΦΠΑ σε επόμενη περίοδο ή οδηγούν στην απώλειά του.

Τι κάνει το προϊόν

Τα τιμολόγια προμηθευτών καταχωρίζονται μέσω της εντολής POST /v1/purchases/invoices/create και οριστικοποιούνται με την /invoices/register, σημείο κατά το οποίο γράφονται οι προαναφερθείσες λογιστικές εγγραφές και ο ΦΠΑ εισροών εντάσσεται στη δήλωση ΦΠΑ (VAT return). Τα έγγραφα μπορούν να εισαχθούν μέσω αναγνώρισης χαρακτήρων OCR (OCR capture) αντί για μη αυτόματη πληκτρολόγηση.

Στο σκέλος των πληρωμών, η εντολή POST /v1/bank/payments/export παράγει ένα αρχείο μεταφοράς πίστωσης SEPA pain.001 για επιλεγμένα ανοιχτά τιμολόγια, το οποίο εκτελείται από την τράπεζα. Η αντίστοιχη κίνηση λογαριασμού εισάγεται και συμφωνείται με τα εν λόγω τιμολόγια, κλείνοντας τον κύκλο. Τα εκκρεμή υπόλοιπα είναι ορατά μέσω της POST /v1/reports/debt-aging { side: 'payables' }, χρησιμοποιώντας τα ίδια ηλικιακά κλιμάκια που ισχύουν για τις απαιτήσεις, όπως περιγράφεται στις αναφορές παλαιότητας (aging reports).

Δύο σημεία που δεν υλοποιούνται προς το παρόν, δηλωμένα ξεκάθαρα: δεν υπάρχει μηχανισμός ροής εργασιών έγκρισης (approval-workflow engine) -ένα τιμολόγιο είναι είτε πρόχειρο (draft) είτε καταχωρισμένο, ενώ οι αλυσίδες έγκρισης πολλαπλών βημάτων διαχειρίζονται εντός των δικών σας εσωτερικών διαδικασιών- και δεν υπάρχει αυτόματος εντοπισμός διπλοεγγραφών πέραν του περιορισμού μοναδικότητας που βασίζεται στον συνδυασμό προμηθευτή και αριθμού παραστατικού.

FAQ

Είναι οι εμπορικές υποχρεώσεις ένα έξοδο;

Όχι. Το έξοδο καταχωρίζεται όταν παραλαμβάνονται τα αγαθά ή οι υπηρεσίες, ενώ οι εμπορικές υποχρεώσεις αντιπροσωπεύουν την υποχρέωση που δημιουργείται τη στιγμή εκείνη και διαγράφεται κατά την εξόφληση. Η πληρωμή ενός τιμολογίου δεν δημιουργεί ποτέ έξοδο, απλώς διευθετεί ένα έξοδο που έχει ήδη καταχωριστεί.

Τι είναι η συμφωνία τριών σημείων (three-way match);

Είναι η σύγκριση τριών εγγράφων πριν από την πληρωμή: της εντολής αγοράς (τι συμφωνήθηκε), του δελτίου παραλαβής (τι έφτασε) και του τιμολογίου του προμηθευτή (τι χρεώνεται). Εάν και τα τρία συμφωνούν εντός των ορίων ανοχής, το τιμολόγιο μπορεί να εξοφληθεί χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση· εάν όχι, η απόκλιση είναι ακριβώς το σημείο που χρήζει επανεξέτασης.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ εμπορικών υποχρεώσεων και δεδουλευμένων εξόδων;

Μια εμπορική υποχρέωση υποστηρίζεται από τιμολόγιο προμηθευτή που έχετε λάβει. Ένα δεδουλευμένο έξοδο αφορά κάτι που έχει καταναλωθεί αλλά δεν έχει τιμολογηθεί ακόμη, όπως για παράδειγμα το ρεύμα Δεκεμβρίου που τιμολογείται τον Ιανουάριο. Και τα δύο είναι υποχρεώσεις· η διαφορά έγκειται στο αν υπάρχει ήδη το σχετικό έγγραφο.

Πρέπει να εξοφλώ τους προμηθευτές όσο το δυνατόν νωρίτερα;

Μόνο όταν υπάρχει κάποια επωφελής έκπτωση ή λόγος που σχετίζεται με την επιχειρηματική σχέση. Σε αντίθετη περίπτωση, η πληρωμή την ημερομηνία λήξης είναι η ορθή πρακτική: η πίστωση από προμηθευτές αποτελεί χρηματοδότηση χωρίς τόκο και η αξιοποίησή της δεν συνιστά αθέμιτη πρακτική, αρκεί οι πληρωμές να γίνονται εμπρόθεσμα.

Περιλαμβάνουν οι εμπορικές υποχρεώσεις τον ΦΠΑ;

Ναι - η υποχρέωση αντιστοιχεί στο μεικτό ποσό που οφείλεται στον προμηθευτή, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Το στοιχείο του ΦΠΑ διαχωρίζεται κατά την καταχώριση σε περιουσιακό στοιχείο εκπέσιμου ΦΠΑ εισροών, γι' αυτό και το ποσό των εξόδων διαφέρει από το ποσό της υποχρέωσης ακριβώς κατά το ύψος του ΦΠΑ.