Hvað er eignaskrá?

Eignaskrá (fixed asset register) er sundurliðuð skrá yfir allar langlífar eignir sem fyrirtæki á: hvað þær eru, hvað þær kostuðu, hvenær þær voru keyptar, hvernig þær eru afskrifaðar, hvers virði þær eru núna og hvar þær eru staðsettar. Fjárhagsbókhaldið heldur utan um eina tölu – 18.000 € í vélum. Eignaskráin heldur utan um þrjátíu og níu vélarnar sem liggja að baki henni.

Þetta samband er hið sama og undirbókhald og höfuðbókarreikningur (subledger and control account) á við um viðskiptakröfur og viðskiptaskuldir, og það er til af sömu ástæðu: ein stök staða getur ekki svarað þeim spurningum sem fólk spyr í raun um eignina.

Hvað er skráð

Fyrir hverja eign, að lágmarki:

Reitur	Af hverju þetta skiptir máli
Einstakt númer og lýsing	Auðkenning og samsvörun við líkamlegan hlut
Eignarflokkur	Ákvarðar reikninga og afskriftastefnu
Kaupdagur og kostnaður	Upphafsreiturinn fyrir allt saman
Afskriftahefjafrestur	Oft síðar en kaupin – þegar eignin var tilbúin til notkunar
Nýtingartími og aðferð	Afskriftareikningurinn
Eftirstöðvavirði (salvage value)	Sá hluti kostnaðar sem ekki er afskrifaður
Uppsafnaðar afskriftir	Gjaldfært til þessa dags
Bókfært virði (net book value)	Kostnaður að frádregnum uppsöfnuðum afskriftum
Fjárhagsbókarreikningar	Eign, uppsafnaðar afskriftir, gjaldaliður
Staða	Virk, fullafskrifuð, seld/úr sér gengin
Staðsetning og ábyrgðarmaður	Fyrir líkamlegu talninguna sem enginn hefur gaman af
Birgir og reikningsnúmer	Endurskoðunarslóðin aftur til kaupanna

Síðari atburðir eiga einnig heima hér: endurbætur sem lengja endingartíma, endurmat, virðisrýrnun, tilfærslur á milli staðsetninga og útskrift ásamt dagsetningu og söluandvirði.

Hvers vegna hún er til staðar

Reikna þarf afskriftir fyrir hverja eign sérstaklega. Tveimur vélum sem keyptar eru í mismunandi mánuði með mismunandi líftíma verður ekki afskrifað úr sameiginlegri stöðu. Eignaskráin er útreikningurinn.

Ársreikningar krefjast skýringa. Lög og reglur um ársreikninga krefjast sundurliðunar á hreyfingum eigna – upphafskostnaðar, viðbóta, útskrifta, lokakostnaðar og þess sama fyrir uppsafnaðar afskriftir. Þessar tölur koma úr eignaskránni, ekki fjárhagsbókhaldinu.

Skattareglur eru aðrar en reikningsskilareglur. Lagaskyldir afskriftarhlutföll og endingartími passa sjaldan við reikningsskilastefnu fyrirtækisins, þannig að eignaskráin heldur oft utan um báða grundvelli.

Eignir tapast. Ekki óbókstaflega – fartölvur, verkfæri og tæki hreinlega hverfa, og eignaskrá með staðsetningum og ábyrgðarmönnum er eina leiðin til að komast að því. Regluleg líkamleg skoðun (physical verification) á móti eignaskránni er staðlað eftirlit, og það er venjulega í fyrsta sinn sem einhver tekur eftir því að „eignin“ sem verið er að afskrifa var skráð í brotajárn fyrir tveimur árum.

Skrá þarf fráhvarf eigna. Þegar eign er tekin út þarf bæði stofnverð hennar og uppsafnaðar afskriftir, auk hagnaðar eða taps umfram söluandvirði. Án eignaskrár er ómögulegt að reikna neitt af þessu út.

Samræmingin sem skiptir máli

Eignaskráin verður að stemma við fjárhagsbókhaldið í báðar áttir:

Σ kostnaður í eignaskrá    = staða eignareikninga (12xx)
Σ uppsafnað í eignaskrá   = staða uppsafnaðra afskrifta (1229, 1239 …)
Σ bókfært virði í skrá   = bókfært virði í efnahagsreikningi

Gerðu þetta á hverju tímabili. Misræmi þýðir að eitthvað hafi verið bókað á eignareikning án þess að fara í gegnum eignaskrána – færslugreining beint á 1220, eignakaup sem gjaldfærð voru fyrir mistök, eða útskrift sem skráð var öðru megin en ekki hinum. Allt eru þetta algeng mistök; allt eru þetta atriði sem ódýrt er að laga strax en dýrt að endurbyggja ári síðar.

Eignunarmörk (capitalization threshold)

Ekki allar langlífar eignir eiga heima í eignaskránni. Stapli að verðmæti 15 € endist í áratug og er ekki fastafjármunur – það myndi kosta meira að halda utan um hann heldur en að skipta honum út á hverju ári.

Fyrirtæki setja sér eignunarmörk: fyrir neðan þau fara kaup beint á rekstrarreikning. Tvö atriði sem þarf að hafa í huga. Í sumum lögsagnarumdæmum fléttast þessi mörk við tekjuskattareglur, sem setja lágmarksvirði eftir eignaflokkum – samræma þarf reikningsskilastefnuna og skattareglurnar meðvitað, í stað þess að gera ráð fyrir að þær passi saman. Mörkin eiga einnig við um stakan hlut, ekki heildarreikning: að kaupa fimmtíu stóla á 200 € eru fimmtíu kaup undir mörkum, ekki ein 10.000 € eign, nema þeir virki í raun sem ein heild.

Ef mörkin eru sett of lágt fyllist eignaskráin af hávaða sem enginn mun nokkurn tíma yfirfara. Ef þau eru sett of hátt hverfa raunverulegar eignir úr efnahagsreikningnum.

Hvernig Nordlet útfærir þetta

Eignaskráin er assets-einingin, skipulögð á tveimur stigum.

Eignaflokkar (asset groups) halda utan um stefnuna: eignareikninginn, reikning uppsafnaðra afskrifta, rekstrarreikningsliðinn (6206 sjálfgefið) og sjálfgefinn nýtingartíma. Settu upp „Vélar“ eða „Tölvubúnað“ einu sinni og hver eign í flokknum erfir bókhaldsmeðferðina – sem heldur eignaskránni samræmdri eftir því sem hún stækkar.

Eignir eru stofnaðar með POST /v1/assets/assets/create, og bera með sér kóða, heiti, kaupdag, upphafsdag afskrifta, stofnkostnað, eftirstöðvavirði og nýtingartíma í mánuðum. /assets/list og /assets/get skila hverri eign ásamt heildarkostnaði, uppsöfnuðum afskriftum, bókfærðum virði, afskrifuðum mánuðum og stöðu – eignaskrár-sýninni – og /assets/modernize skráir endurbætur, bætir við bæði kostnaði og nýtingartíma þannig að síðari afskriftir taki sjálfkrafa tillit til breytingarinnar.

Afskriftir keyra mánaðarlega sem forskoðun-og-bókun par, og þar sem tímabil er aðeins hægt að bóka einu sinni á hverja eign (tryggt með gagnagrunnstengingu, ekki eingöngu hugbúnaðarrökfræði), geta eignaskráin og fjárhagsbókhaldið ekki skekkst vegna tvöfaldrar keyrslu. Eignir færast sjálfkrafa í stöðuna fully_depreciated (fullafskrifuð) þegar þær erubúnar og í disposed (úr sér gengnar/seldar) þegar þær hvenær sem þær eru teknar út. POST /v1/assets/assets/dispose skráir sölu, úrskrift eða afskrift vegna rýrnunar ásamt dagsetningu og söluandvirði: það fjarlægir stofnverð og uppsafnaðar afskriftir, bókar bókfært virði sem útskriftartap og söluandvirði sem útskriftarhagnað á móti kröfu um söluandvirði (bókunarreglur assets.disposalLoss, assets.disposalGain og assets.disposalProceeds), og eignin hættir að afskrifast. Afskriftir verða að hafa verið bókaðar fyrir hvern mánuð á undan útskriftarmánuðinum. Eignasíðan í smáforritinu hefur sömu útfærslu. Endurbót á eign sem hefur enga afskriftamánuði eftir verður að bæta við að minnsta kosti einum mánuði af líftíma, þannig að kostnaður hennar sé afskrifaður.

Heiðarlegt gildissvið, þess virði að vita áður en þú treystir á það: afskriftir eru einungislínulegar; það er engin sérstök skattefnisleg afskriftagrunnur, þannig að mismunandi skattalegur líftími er rakinn utan einingarinnar; endurmat og virðisrýrnun eru ekki útfærð; og líkamlegir eiginleikar – staðsetning, ábyrgðarmaður, raðnúmer – eru ekki fyrirmyndarsrýrðir umfram frjálsan textareit fyrir athugasemdir, þannig að eignaskrá sem notuð er til líkamlegrar yfirferðar þarf að geyma þau gögn samhliða.

FAQ

Hvað er eignaskrá?

Ítarleg skrá yfir allar langlífar eignir sem fyrirtæki á – stofnkostnaður, kaupdagur, afskriftaraðferð og líftími, uppsafnaðar afskriftir, bókfært virði og staða. Hún er undirbókhald á bak við stöður fastafjármuna í fjárhagsbókhaldinu.

Er eignaskrá lagaskyld?

Beint eða óbeint, já fyrir flest fyrirtæki. Regluverk um fjárhagsskýrslugjöf krefst sundurliðunar á hreyfingum fastafjármuna og skattareglur krefjast afskriftaskráninga á hverja eign, og hvort tveggja er ómögulegt án eignaskrár – jafnvel þar sem engin lög nefna skjalið sjálft með nafni.

Hver er munurinn á eignaskrá og fjárhagsbókhaldi?

Fjárhagsbókhaldið heldur utan um samantektarstöður fyrir hvern eignareikning; eignaskráin heldur utan um einstakar eignir sem mynda þessar stöður. Þær verða að stemma, og misræmi þar á milli er eftirlitsbrestur sem ber að rannsaka.

Hvað eru eignunarmörk?

Lágmarksvirði þar sem kaup eru skráuð sem fastafjármunur í stað þess að fara á rekstrarreikning. Það heldur ómerkilegum hlutum utan eignaskrárinnar, og í sumum löndum – þar með talið Litháen – snertir það skattareglur sem setja lágmarksvirði eftir eignaflokkum.

Hversu oft ætti að yfirfara eignaskrá?

Stemmdu hana við fjárhagsbókhaldið á hverju tímabili og gerðu líkamlega talningu að minnsta kosti árlega. Líkamlega yfirferðin er sú sem finnur eignir sem voru skráðar í brotajárn, teknar að láni eða færðar til án þess að neinn skráði það – og sem annars væri enn verið að afskrifa.