Paprastoji apskaita prieš dvejybinę apskaitą: Kodėl laimėjo didžioji knyga

Paprastoji apskaita (arba paprastasis įrašas) kiekvieną operaciją užfiksuoja vieną kartą: pinigų gavimas arba išleidimas, nurodant datą ir kategoriją. Tai yra pinigų žurnalas (cash book) – čekių knygelės registro formatas, pajamų ir išlaidų skaičiuoklė, dauguma asmeninio biudžeto programėlių. Dvejybinė apskaita fiksuoja kiekvieną operaciją kaip subalansuotus debetus ir kreditus mažiausiai dviejose sąskaitose. Ši kova rimtesniuose versluose baigėsi jau prieš šimtmečius, tačiau supratimas kodėl, yra greičiausias būdas suvokti, kam iš tikrųjų skirtos apskaitos sistemos.

Kaip atrodo paprastoji apskaita

Laisvai samdomo darbuotojo pinigų žurnalas savaitei, eurais:

Data	Aprašymas	Įplaukos	Išlaidos
03-10	Kliento mokėjimas, sąskaita faktūra 14	1,210
03-11	Programinės įrangos prenumerata		29
03-13	Bendradarbystės erdvės nuoma		250
03-14	Kliento mokėjimas, sąskaita faktūra 15	605

Paprasta, suprantama ir tokio pobūdžio verslui – kai mokėjimai atliekami iškart, nėra atsargų, jokių skolų – beveik pakankama. Susumuojate stulpelius ir gaunate grynųjų pinigų rezultatą; metų pabaigoje sąrašą perduodate buhalteriui, ir mokesčiai deklaruojami. Štai kodėl paprastoji apskaita išlieka pačių mažiausių verslų segmente: tarp individualią veiklą vykdančių asmenų, kuriems mokesčių apskaitoje taikomas pinigų principas (žr. cash basis vs accrual), kur įstatymai nereikalauja nieko daugiau.

Ko ji struktūriškai negali atlikti

Šie ribotumai atsiranda ne dėl įdedamų pastangų; jie kyla dėl informacijos, kuri niekada nebuvo užfiksuota.

• Nėra balanso. Pinigų žurnalas seka vieną turtą: pinigus. Gautinos sumos, atsargos, įranga, skolos, mokėtinas PVM — apskaitoje neegzistuoja. Paklauskite: „kiek vertas šis verslas?“ ir paprastoji apskaita neturės atsakymo, nes nuosavas kapitalas yra turtas atėmus įsipareigojimus, o ji neseka nei vieno, nei kito. accounting equation (apskaitos lygybės) net neįmanoma užrašyti.
• Nėra klaidų aptikimo. double-entry (dvejybinėje apskaitoje) nepilnas arba su klaida įvestas įrašas pažeidžia debeto ir kredito balansą, ir tai atskleidžia trial balance (bandomasis balansas). Paprastojo įrašo sąrašas neturi vidinio nuoseklumo, kurį būtų galima pažeisti — praleiskite operaciją, įveskite 520 vietoj 250, ir apskaitos knygos atrodys taip pat įtikinamai kaip ir anksčiau. Įrašas negali žinoti, kad jis klaidingas.
• Pelnas neatskirtas nuo pinigų judėjimo. Gauta paskola atrodo kaip pajamos; įrangos pirkimas atrodo kaip išlaidos; neapmokėta sąskaita faktūra neatrodo niekaip. Pinigų žurnalas suplaka rezultatus su likvidumu — būtent šiam atskyrimui ir sukurta kaupimo apskaita.
• Nėra tinkamos audito sekos. Likučiai neišskaidomi į reikalavimus ir įsipareigojimus; nėra su kuo sutikrinti duomenų, išskyrus banko išrašą, kurį pinigų žurnalas tiesiog atkartoja.

Kiekvienas trūkumas kyla iš tos pačios šaknies: paprastoji apskaita fiksuoja vieno turto judėjimą, o dvejybinė apskaita fiksuoja išsamią dvipusę kiekvieno įvykio struktūrą.

Kodėl laimėjo didžioji knyga

Dvejybinės apskaitos kaštai — daugiau registravimo ir mokymosi taisyklių — suteikė savybių, kurios tapo privalomos verslams išaugus už vieno savininko atminties ribų:

1. Išsamumas. Pardavimai kreditan, skolos, atsargos ir įsipareigojimai apskaitoje atsiranda tą pačią akimirką, kai jie atsiranda realybėje.
2. Savikontrolė. Balanso invariantas paverčia daugelį registravimo klaidų aptinkamais neatitikimais.
3. Išvedamos ataskaitos. Balance sheet (balansas) ir pelno (nuostolių) ataskaita mechaniškai generuojami iš general ledger (didžiosios knygos) — pasitikėjimas ataskaitomis susiveda į pasitikėjimą įrašais.
4. Atskaitomybė per atstumą. Investuotojai, skolintojai, mokesčių administratoriai ir teismai gali kliautis apskaita, kurios kiekvienas skaičius išskaidomas į atsekamus įrašus. Būtent todėl bendrovių teisė visoje ES faktiškai reikalauja dvejybinės apskaitos: teisės aktuose numatytų finansinių ataskaitų kaupimo principu iš pinigų žurnalo parengti tiesiog neįmanoma.

Programinės įrangos inžinerijoje girdimas šiuolaikinis šio argumento atgarsis: keičiama būsena (mutable state), kuri perrašoma, palyginti su tik pildomu (append-only) įvykių žurnalu, iš kurio išvedama būsena. Dvejybinis įrašas yra įvykių žurnalo dizainas, sukurtas penkiais šimtmečiais anksčiau — registruoti įvykius išsamiai ir nekintamai, iš jų apskaičiuoti kiekvieną likutį, o taisymas reiškia naują kompensuojantį įvykį, ir niekada ne redagavimą. Būtent taip gerai sukurta apskaitos duomenų bazė modeliuoja didžiąją knygą, ir todėl inžinieriai linkę atpažinti dvejybinį įrašą kaip gerą schemos dizainą, kai tai suformuluojama būtent taip.

Pasirinkimas šiandien

Sąžininga sprendimų lentelė yra trumpa. Jei vykdote individualią veiklą su momentiniais mokėjimais, neturite atsargų ir neturite įsipareigojimų, išskyrus kito mėnesio nuomos mokestį — pinigų žurnalas yra legalus, tinkamas ir pigus pasirinkimas. Visiems kitiems reikia didžiosios knygos, o tradicinis priekaištas (buhalterijos darbo sąnaudos) paseno: „API-first“ sistemoje dvejybiniai įrašai įsirašo patys. „Nordlet“ sistemoje, išrašant sąskaitą faktūrą, importuojant bank statement (banko išrašą) arba skaičiuojant darbo užmokestį, kiekvienas veiksmas automatiškai užregistruoja subalansuotą įrašą; POST /v1/ledger/journal/transactions/create atmeta viską, kas nesubalansuota, o ataskaitos išvedamos iš didžiosios knygos pagal pareikalavimą. Jūs gaunate dvejybinės apskaitos garantijas, įdėdami tik tiek pastangų, kiek reikalautų paprastoji apskaita — tai galutinai užbaigia bet kokias diskusijas.

D.U.K.

Kas yra paprastoji apskaita?

Kiekvienos operacijos fiksavimas vieną kartą, kaip gautų ar išleistų pinigų — tai kategorizuotas pinigų žurnalas. Ji seka tik pinigų judėjimą: jokių gautinų sumų, jokių skolų, jokio turto, išskyrus banko likutį, ir jokio balanso.

Kas gali teisėtai naudoti paprastąją apskaitą?

Patys mažiausi neinkorporuoti verslai — individualią veiklą vykdantys asmenys, vedantys apskaitą pinigų principu ten, kur tai leidžia nacionaliniai įstatymai. Įmonės to daryti negali: įstatymų nustatytoms finansinėms ataskaitoms parengti reikalinga dvejybinio įrašo didžioji knyga, tvarkoma kaupimo principu.

Koks yra pagrindinis dvejybinės apskaitos pranašumas prieš paprastąją apskaitą?

Išsamumas ir savikontrolė: kiekvienas įvykis užregistruojamas abiem jo pusėmis, todėl skolos ir turtas egzistuoja apskaitoje, klaidos išryškėja kaip disbalansas, o finansines ataskaitas galima apskaičiuoti, užuot jas surinkus. Paprastoji apskaita nesiūlo nė vieno iš šių dalykų.

Ar paprastoji apskaita gali aptikti klaidas?

Struktūriškai – ne. Kadangi nėra balansuojančio invarianto, praleidus ar su klaida įvedus operaciją, įrašai išlieka vidujai nuoseklūs. Dvejybinė apskaita daugelį tokių klaidų paverčia aptinkamais neatitikimais — ši savikontrolės savybė yra viena pagrindinių priežasčių, kodėl ji tapo standartu.

Ar mažam verslui verta naudoti dvejybinę apskaitą?

Garantijos visada buvo to vertos; pagrindinė kliūtis buvo darbo sąnaudos. Šiuolaikinė programinė įranga dvejybinius įrašus iš sąskaitų faktūrų, banko išrašų ir darbo užmokesčio žiniaraščių sukuria automatiškai, todėl praktinis skirtumas tarp sąnaudų išnyko — tuo tarpu skirtumas tarp to, ką jums gali parodyti jūsų apskaitos knygos, išlieka toks pat didžiulis kaip visada.