Conexiuni bancare

Acest ghid acoperă conexiunea în timp real cu o bancă (PSD2 open banking): cum să vă conectați, cum să asociați conturile băncii cu registrul dvs. contabil, cum să faceți ca fiecare sincronizare să creeze parteneri, să potrivească facturi și să înregistreze decontări printr-un șablon de import, precum și ce returnează sincronizarea. Detaliile API se află în Importuri de extrase bancare și plăți. Pentru fișiere cu extrase în loc de o conexiune în timp real, consultați Importul extraselor bancare (camt.053).

1. Conectarea băncii

În secțiunea Bancă → Conexiuni (Bank → Connections), alegeți țara și apăsați Afișează băncile (Show banks). Alegeți-vă banca și tipul de titular de cont (persoană juridică sau fizică), apoi apăsați Conectare (Connect). Veți fi redirecționat către pagina de consimțământ a băncii, unde vă conectați și aprobați accesul; ulterior, banca vă readuce în Nordlet. Conexiunea apare în listă alături de data de expirare a consimțământului. Consimțământurile au o valabilitate limitată în timp stabilită de bancă (de obicei 90 sau 180 zile); atunci când unul expiră, reconectați-vă.

Lista băncilor provine de la furnizorul de open banking configurat pentru instanța Nordlet. Dacă țara nu afișează nicio bancă, furnizorul nu o acoperă încă.

2. Asocierea conturilor băncii

Sub conexiune, fiecare cont expus de bancă este listat împreună cu IBAN-ul și moneda sa. Pentru fiecare în parte, alegeți un cont bancar existent din registrul contabil sau Creați un cont bancar nou (Create a new bank account), setați opțional data de la care să se facă sincronizarea și apăsați Asociere (Link). Doar conturile asociate sunt sincronizate. Fără o dată de start a sincronizării, prima sincronizare preia ultimele 90 de zile.

3. Crearea șablonului de import

În secțiunea Bancă → Șabloane de import (Bank → Import templates), apăsați Șablon de import nou (New import template), alegeți tipul Conexiune bancară (Bank connection) și atribuiți-i un nume. Rândurile reprezintă atributele pe care fluxul bancar le returnează per tranzacție. Căsuța Obligatoriu în fișier (Required in file) este păstrată pentru completitudine; un flux în timp real nu este validat în funcție de aceasta.

Cont contabil. Rândul cu suma simplă transaction_amount.amount și rândurile de reguli pot fi atribuite unui cont contabil; fiecare tranzacție sincronizată produsă dintr-un rând atribuit este înregistrată imediat și marcată ca fiind potrivită cu înregistrarea din jurnal. Rândurile de reguli selectează tranzacțiile după codul de tranzacție bancară sau direcție:

Rând	Selectează	Cont tipic
Comisioane bancare (cod CHRG)	tranzacții a căror familie de coduri este CHRG	cheltuieli cu comisioane bancare (6800 în planul de conturi standard)
Dobânzi (cod INTR)	familia de coduri INTR	venituri sau cheltuieli din dobânzi
Impozite (cod TAXE)	familia de coduri TAXE	plăți de impozite și taxe
Alte ieșiri de bani	orice alt debit	lăsați „Neînregistrat” pentru ca plățile să fie potrivite cu facturile de achiziție
Alte intrări de bani	orice alt credit	lăsați „Neînregistrat” pentru ca încasările să fie potrivite cu facturile de vânzare
transaction_amount.amount	orice tranzacție neatrasă de nicio regulă	de obicei „Neînregistrat”

O tranzacție este înregistrată în contul corespunzător primului rând cu care se potrivește: familia de coduri, apoi direcția, apoi rândul cu suma simplă. Codul provine din câmpul bank_transaction_code al băncii; băncile care nu trimit niciun cod lasă rândurile de coduri fără corespondențe.

Creare clienți / furnizori lipsă. Bifați Creare clienți lipsă (Create missing customers) pe rândul debtor.name pentru a crea un client pentru fiecare plătitor necunoscut de sume intrate și Creare furnizori lipsă (Create missing suppliers) pe rândul creditor.name pentru fiecare beneficiar necunoscut de sume ieșite. Partenerii sunt recunoscuți după IBAN (debtor_account.iban / creditor_account.iban, stocat în conturile bancare ale partenerului), apoi după nume exact; unui partener găsit după nume i se adaugă IBAN-ul. Un partener nou este o companie dacă numele său conține o formă juridică (SRL, SA, PFA, GmbH, Ltd, ...) și o persoană fizică în caz contrar.

Creare partener pentru bancă. Bifați această opțiune pe rândul de regulă pentru comisioane bancare. Sincronizarea creează un furnizor denumit după banca conectată și înregistrează fiecare comision în jurnal cu acel partener.

Asociere facturi după acest câmp. Bifați această opțiune pe rândul remittance_information sau reference_number. Fiecare tranzacție nouă al cărei text explicativ sau număr de referință conține numărul unei facturi de vânzare emise deschise (intrări de bani) sau al unei facturi de achiziție înregistrate (ieșiri de bani) este asociată cu aceasta, iar plata este înregistrată. Atunci când plătitorul este un partener cunoscut, identificat printr-un IBAN salvat, prin numele exact sau prin codul partenerului, factura trebuie să aparțină acelui partener. O plată de la un plătitor necunoscut este asociată doar atunci când este egală cu soldul rămas, iar numărul facturii include prefixul seriei sale. O plată mai mare decât soldul rămas nu este niciodată asociată. Tranzacțiile care eșuează la aceste verificări rămân neasociate pentru a le putea potrivi manual. Opțiunea Creare facturi de avans pentru încasările neasociate (Create advance invoices for unmatched incoming payments) transformă o încasare neasociată de la un partener cunoscut într-o factură de avans emisă pentru valoarea respectivă, datată la data plății, la cota de TVA furnizată sau pe articolul din catalog ales; această opțiune necesită bifarea opțiunii Creare clienți lipsă pentru ca partenerul să fie cunoscut.

Salvați șablonul.

4. Aplicarea șablonului și alegerea programului de sincronizare

Înapoi în secțiunea Bancă → Conexiuni (Bank → Connections), fiecare cont asociat are un selector de șabloane și un selector de programare. Alegeți șablonul, alegeți Sincronizare manuală (Sync manually), Sincronizare zilnică (Sync daily), Sincronizare săptămânală (Sync weekly) sau Sincronizare lunară (Sync monthly) și apăsați Aplică (Apply). Un cont asociat fără șablon se sincronizează în continuare, dar înregistrează doar tranzacțiile; nimic nu este înregistrat contabil, asociat sau creat.

Cu o programare zilnică, săptămânală sau lunară, API-ul sincronizează contul în mod autonom: o dată pe oră, caută conturile a căror ultimă sincronizare este mai veche decât perioada lor (24 ore, 7 zile sau 30 zile) și le sincronizează exact așa cum ar face-o opțiunea Sincronizează acum (Sync now), rulând șablonul ulterior. O sincronizare programată se contorizează la utilizare la fel ca una manuală (la fiecare 10 tranzacții preluate corespunde o cerere). Dacă banca respinge sincronizarea, de exemplu din cauza expirării consimțământului, conexiunea este marcată cu eroarea respectivă și este omisă până la o nouă reconectare.

5. Sincronizarea

Apăsați Sincronizează acum (Sync now) în dreptul conexiunii. Nordlet preia noile tranzacții contabilizate pentru fiecare cont asociat; tranzacțiile în așteptare sunt omise până când banca le contabilizează. Le preia (începând de la ultima sincronizare, cu o suprapunere de o săptămână pentru a nu rata înregistrările târzii), le înregistrează o singură dată - tranzacțiile sunt recunoscute după referința de înregistrare a băncii - și apoi rulează șablonul contului. Linia de rezultat raportează câte tranzacții au fost importate și câte existau deja; prin intermediul API-ului, sincronizarea returnează, de asemenea, numărul de mișcări contabile înregistrate, partenerii creați, facturile asociate și create, plățile potrivite și avertismentele pentru plățile care nu au putut fi asociate.

Sincronizările pot fi declanșate din API (bank/feeds/sync) pe baza unuiorar; la fiecare 10 tranzacții preluate se contabilizează o cerere API.

6. Unde să căutați în continuare

• Bancă → Tranzacții (Bank → Transactions) - fiecare tranzacție sincronizată, organizată pe file pentru fiecare cont; cele potrivite se leagă de factură sau de înregistrarea din jurnal.
• Facturi (Invoices) - facturile de avans create pentru încasările neasociate.
• Parteneri (Partners) - clienții și furnizorii creați, fiecare cu IBAN-ul asociat în conturile bancare.
• Registru contabil → Jurnal (Ledger → Journal) - înregistrările contabile pentru comisioane (având banca drept partener), dobânzi, impozite și plăți.

Când conexiunea nu mai funcționează

O sincronizare care eșuează marchează conexiunea cu mesajul de eroare transmis de bancă. Un consimțământ expirat este cauza cea mai frecventă: apăsați din nou Conectare (Connect) pentru aceeași bancă și aprobați accesul; conturile asociate și șabloanele lor sunt păstrate. Opțiunea Deconectare (Disconnect) elimină conexiunea și asocierile sale de cont, dar nu și tranzacțiile deja înregistrate.