Importul din Stripe

Acest ghid descrie importul de fișiere cu plăți din Stripe prin intermediul unui șablon de import: ce trebuie exportat, cum se configurează șablonul și ce se creează în urma importului. Detaliile legate de API se găsesc în Importuri bancare și de plăți.

1. Exportarea fișierului cu plăți din Stripe

În panoul de control (dashboard) Stripe, accesați Payments → Export, alegeți intervalul de date, păstrați opțiunea All columns și includeți coloanele de metadate pe care le folosiți (Stripe exportă fiecare cheie de metadate ca o coloană denumită <key> (metadata), de exemplu orderNo (metadata)). Descărcați fișierul CSV. Funcționează atât exporturile din modul live, cât și cele din modul de testare.

Rândurile care nu au implicat nicio sumă de bani sunt ignorate la import: încercările de plată eșuate, anulate sau care încă necesită o metodă de plată, precum și sumele care nu au fost niciodată încasate (captured).

2. Crearea unui cont bancar pentru Stripe

Fiecare import se reflectă într-un cont bancar. La secțiunea Bank, apăsați New bank account, alegeți Type: Stripe (un cont Stripe nu are IBAN), denumiți-l, de exemplu, „Stripe”, alegeți moneda în care încasați și contul contabil aferent. Soldul Stripe se comportă ca un cont bancar: încasările intră, comisioanele ies, iar viramentele (payouts) transferă soldul în banca dumneavoastră reală.

3. Crearea șablonului de import

La secțiunea Bank → Import templates, apăsați New import template, alegeți tipul Stripe și dați-i un nume.

Câmpuri. Fiecare coloană din exportul Stripe corespunde unui rând. Căsuța Required in file indică faptul că coloana trebuie să fie prezentă în fișierul încărcat; un fișier căruia îi lipsește o coloană obligatorie va fi respins, iar numele lipsă vor fi afișate. Cele 19 coloane Card … sunt des-selectate în mod implicit, deoarece Stripe le omite pentru anumite conturi.

Cont contabil. Rândurile care conțin sume de bani (Amount, Fee, Amount Refunded) pot fi atribuite unui cont contabil, fie unuia existent, fie unuia nou creat din același rând. Fiecare mișcare generată dintr-un câmp atribuit este înregistrată în momentul importului: sumele încasate debitează contul bancar Stripe și creditează contul atribuit, ieșirile de bani fac opusul, iar tranzacția bancară este marcată ca fiind reconciliată cu acea înregistrare din jurnal. Configurația uzuală este:

Câmp	Cont	Efect
Fee	un cont de cheltuieli cu comisioanele PSP (6800 în planul de conturi standard)	Fiecare comision Stripe este înregistrat ca o cheltuială
Amount	lăsați „Not posted”	Sumele rămân deschise pentru reconcilierea cu facturile (consultați pasul 5)
Amount Refunded	lăsați „Not posted”	Rambursările sunt gestionate prin note de credit (consultați pasul 5)

Crearea clienților lipsă (Create missing customers). Bifați această opțiune pe rândul Customer Email. Pentru fiecare adresă de e-mail din fișier care nu este asociată încă niciunui partener, se creează un client: numele este preluat din Customer Description (sau adresa de e-mail dacă acesta este gol), iar adresa din coloanele Card Address …, dacă sunt prezente. Partenerii existenți sunt recunoscuți după e-mail, fără a distinge literele mari de cele mici (case-insensitively), astfel încât nimic nu este creat de două ori.

Crearea partenerului Stripe (Create partner Stripe). Bifați această opțiune pe rândul Fee. Importul creează o dată un partener furnizor numit Stripe (un partener existent cu acest nume va fi reutilizat) și înregistrează fiecare comision în jurnal având Stripe ca partener, astfel încât înregistrările de comisioane să indice cui i s-a efectuat plata.

Câmpuri de metadate. Adăugați câte un rând pentru fiecare cheie de metadate pe care doriți ca importul să o citească, de exemplu orderNo. Pentru aceste rânduri pot fi setate două opțiuni:

• Crearea sau asocierea facturilor (Create or link invoices) - marchează cheia care identifică o comandă (pasul 5). Un singur rând poate avea această opțiune. Lângă aceasta apare o cotă de TVA pentru facturile create, precum și un opțional Catalog item: atunci când este ales, fiecare linie de factură generată de import face referire la produsul sau serviciul respectiv, astfel încât venitul este înregistrat în contul articolului; textul liniei provine în continuare din sumă.
• Indicatorul de companie (Company flag) - marchează o cheie a cărei valoare indică faptul că cumpărătorul este o companie (true, 1, yes, company, business sau b2b). Clienții creați din astfel de tranzacții sunt parteneri de tip companie; toți ceilalți sunt persoane fizice.

Salvați șablonul.

4. Importul fișierului

La secțiunea Bank, selectați contul bancar Stripe, șablonul și fișierul, apoi apăsați Import. Butonul va afișa o pictogramă de încărcare (spinner) până la finalizarea importului; un fișier mare poate dura câteva minute, deoarece facturile sunt emise rând pe rând. Linia de rezultat raportează câte tranzacții au fost importate, câte existau deja, câte mișcări au fost înregistrate și câți clienți, facturi și note de credit au fost creați. Avertismentele listează comenzile care nu au putut fi procesate și motivul acestora.

Reimportarea aceluiași fișier este sigură: tranzacțiile sunt recunoscute după ID-ul sarcinii (charge id) din Stripe, clienții după e-mail, iar comenzile după valoarea metadatelor lor.

5. Ce face opțiunea „Create or link invoices”

Sumele și rambursările sunt grupate după valoarea cheii de metadate alese (numărul comenzii).

• Dacă o factură de vânzare pentru valoarea respectivă există deja - o comandă de vânzare a cărei referință externă este acea valoare sau o factură al cărei număr este acea valoare -, sumele sunt reconciliate cu aceasta ca plăți.
• În caz contrar, se creează o factură de vânzare pentru client: o linie per sumă, cu textul liniei din sumă și valoarea sumei ca preț cu TVA inclus la cota de TVA din șablon, datată la data primei sume. Aceasta este emisă și înregistrată imediat, iar sumele sunt reconciliate cu ea, astfel încât să apară ca achitată. O comandă de vânzare cu canalul stripe este înregistrată cu numărul comenzii, astfel încât următorul import va face o asociere în loc să creeze una nouă.
• Fiecare rambursare din grup devine o notă de credit emisă împotriva acelei facturi pentru suma rambursată, iar tranzacția de rambursare este reconciliată cu aceasta.

Grupurile fără un e-mail de client, cu sume în valute diferite sau a căror factură existentă este încă în stadiu de ciornă (draft) sau a fost deja achitată sunt omise și listate în avertismente. Tranzacțiile lor rămân nereconciliate la secțiunea Bank → Transactions.

Numerele facturilor provin din seria anului curent, chiar și pentru sumele datate în anii anteriori, astfel încât importurile istorice nu se suprapun peste numerele existente.

6. Cele șase câmpuri opționale din partea de jos a șablonului

Cele mai multe companii le lasă pe toate șase necompletate, iar importul funcționează exact la fel. Ele există pentru două situații restrânse: doriți ca rezervările de carduri să fie înregistrate ca documente sau încasați bani care aparțin parțial altcuiva.

De ce listele derulante par goale

Cele trei liste derulante pentru „tipul de operațiune” afișează tipurile de operațiuni pe care compania dumneavoastră le-a creat la secțiunea Account → Operation types. Dacă nu ați creat niciunul, lista derulantă nu va conține nimic. Aceasta nu este o eroare; creați mai întâi un tip de operațiune sau lăsați câmpul gol.

Lista derulantă pentru Lender metadata field afișează numele coloanelor de metadate pe care le-ați tastat în lista Metadata fields mai sus în același formular. Adăugați mai întâi un câmp de metadate acolo și acesta va apărea aici.

Eticheta pentru rambursare parțială și Eticheta pentru rambursare totală

Atunci când importul creează o notă de credit pentru o rambursare, acestea indică textul imprimat în partea de sus a PDF-ului acelei note de credit.

Situație	Text utilizat	Valoare implicită
Rambursarea este mai mică decât totalul facturii	Etichetă pentru rambursare parțială	DEPOZITAS
Rambursarea este egală cu totalul facturii	Etichetă pentru rambursare totală	ANULIAVIMAS

Modificați-le doar dacă firma dumneavoastră tipărește alte denumiri pe astfel de documente. Ele nu afectează numerotarea și nici contabilitatea.

Tipul de operațiune pentru autorizare

O autorizare de card reprezintă o sumă rezervată pe cardul unui client pe care nu ați retras-o încă. În exportul Stripe, aceste rânduri au parametrul Captured setat la false. În mod normal, importul le ignoră, deoarece nu au avut loc mișcări de fonduri.

Dacă completați acest câmp, fiecare astfel de rând devine un document de vânzare emis, utilizând acest tip de operațiune și seria de documente la care indică acel tip de operațiune. Dacă îl lăsați gol, rândurile respective sunt omise, iar rezultatul importului va afișa avertismentul „authorization(s) skipped: template has no authorization operation type”.

Dacă nu știți deja că afacerea dumneavoastră trebuie să prezinte reținerile ca documente, lăsați-l gol.

Tipul de operațiune pentru virament (Payout operation type), Tipul de operațiune pentru comision (Commission operation type) și Câmpul de metadate pentru finanțator (Lender metadata field)

Săriți complet peste această secțiune, cu excepția cazului în care afacerea dumneavoastră colectează bani care aparțin altcuiva, cum ar fi o piață online (marketplace) care plătește vânzătorii sau o platformă care plătește finanțatorii. Un magazin obișnuit nu completează niciodată aceste câmpuri.

Stripe furnizează aceste informații în două fișiere. Exportul cu plăți (payments) arată ce a plătit fiecare client. Un export separat cu viramente (transfers) arată ce sumă din acei bani ați trimis mai departe celeilalte părți. Importul are nevoie de ambele pentru a stabili ce ați păstrat.

La secțiunea Bank, formularul de import afișează o căsuță pentru fișierul Stripe transfers export atunci când există cel puțin un șablon Stripe; alegeți fișierul de viramente acolo, alături de fișierul de plăți. Prin intermediul API-ului, acesta corespunde câmpului transfersCsv din bank/statements/import.

Atunci când ambele fișiere sunt prezente:

Câmp	Ce face
Payout operation type	Pentru fiecare transfer către cealaltă parte, se înregistrează o singură notă contabilă pentru suma transferată. Conturile de debit și credit provin din acest tip de operațiune. Dacă este lăsat gol, înregistrarea folosește în schimb regulile contabile pentru datorii față de vânzători (seller-payable) și datorii față de furnizori (supplier-payable).
Commission operation type	Partea pe care o păstrați, calculată ca suma încasată minus comisionul Stripe minus suma transferată și înregistrată numai atunci când aceasta este mai mare decât zero. Conturile provin din acest tip de operațiune, altfel din regulile contabile pentru datorii față de vânzători și venituri din comisioane (commission-revenue).
Lender metadata field	Numele coloanei de metadate Stripe care indică cui i s-au virat banii. Un partener cu acea valoare este creat, sau reutilizat dacă există, și este setat pe ambele înregistrări de mai sus. Dacă este lăsat gol sau pentru un rând lipsit de valoare, se va afișa avertismentul „lender not identified”, iar înregistrarea va fi generată fără partener.

Dacă ambele câmpuri pentru tipul de operațiune sunt lăsate goale, nu se vor înregistra deloc note contabile pentru viramente sau comisioane, indiferent de alte setări.

7. Viramentele către banca dumneavoastră (Payouts)

Exportul cu plăți nu conține rânduri de viramente, așa că banii pe care Stripe îi trimite către banca dumneavoastră reală sunt înregistrați pe baza raportului de viramente. În panoul de control Stripe, accesați Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, descărcați-l și importați-l la secțiunea Bank → Settlements în contul dumneavoastră bancar real, apoi înregistrați fiecare virament.

Pentru fiecare linie de virament a cărei sumă, comision sau rambursare acest import le-a plasat deja în contul bancar Stripe, înregistrarea mută suma netă a liniei din contul bancar Stripe în contul bancar real. Comisioanele și plățile facturilor nu sunt înregistrate a doua oară. Liniile virate de Stripe pe care acest import nu le-a detectat niciodată sunt înregistrate conform descrierii din Importuri bancare și de plăți.

Fiecare virament afișează Diferența față de plățile importate (Difference to imported payments): suma mutată prin virament minus ceea ce deține contul bancar Stripe pentru aceleași încasări și rambursări. Valoarea zero înseamnă că viramentul decontat acoperă complet contul Stripe. O linie cu o diferență sau cu o mișcare în contul Stripe care este încă neînregistrată este contorizată la Linii de verificat (Lines to check). Exportul cu plăți conține doar totalul rambursat per sumă, astfel încât toate liniile de rambursare ale unei sume sunt comparate împreună cu acel total.

Dacă un virament a fost înregistrat înainte ca fișierul cu plăți să fie importat, importul omite încasările, comisioanele și rambursările aferente acelui virament și menționează acest lucru în avertismente.

8. Unde să verificați ulterior

• Bank → Transactions - fiecare mișcare importată; cele reconciliate se leagă de factură sau de înregistrarea din jurnal.
• Invoices - facturile și notele de credit create, având numărul comenzii menționat în secțiunea de note.
• Partners - clienții creați.
• Ledger → Journal - înregistrările contabile pentru comisioane, plăți și facturi.

Facturare

Fișiere de până la 10 MB și 50.000 de mișcări. La fiecare 10 mișcări importate se contabilizează o cerere API.