अकाउंटेंट 2026 में असल में कौन सा सॉफ्टवेयर इस्तेमाल करते हैं?
2026 में अकाउंटेंट की टेबल पर क्या होता है, इसकी एक सीधी सूची, जनरल लेजर से लेकर ई-फाइलिंग पोर्टल तक, और आपके द्वारा चुने गए सिस्टम के लिए इसका क्या अर्थ है।
2026 में अकाउंटेंट सात तरह के सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं: एक जनरल लेजर या बहीखाता (bookkeeping) प्रणाली, एक प्रैक्टिस मैनेजमेंट टूल, टैक्स अधिकारियों के ई-फाइलिंग पोर्टल और उनके लिए फाइलें तैयार करने वाला सॉफ्टवेयर, बैंक फीड और डॉक्यूमेंट कैप्चर टूल्स, स्प्रेडशीट, ऑडिट फाइल एक्सपोर्टर, और पे-रोल सॉफ्टवेयर। कोई भी एक उत्पाद इन सातों को कवर नहीं करता है, और अधिकांश अकाउंटेंट एक साथ कई सॉफ्टवेयर में काम करते हैं। कौन सा उत्पाद किस स्थान को भरता है यह देश पर निर्भर करता है, क्योंकि वैधानिक फॉर्मेट और फाइलिंग पोर्टल राष्ट्रीय स्तर के होते हैं।
यह लेख प्रत्येक श्रेणी के बारे में बताता है, यह समझाता है कि एक अकाउंटिंग फर्म का टूलकिट इन-हाउस फाइनेंस टीम से कैसे अलग होता है, EU के उन देश-विशिष्ट फॉर्मेट्स की सूची देता है जिन्हें एक अकाउंटेंट को तैयार करना पड़ता है, और इस बात के साथ समाप्त होता है कि अकाउंटेंट क्लाइंट के सिस्टम में क्या तलाशते हैं।
सात श्रेणियां
जनरल लेजर और बहीखाता (General ledger and bookkeeping)
रिकॉर्ड की प्रणाली: चार्ट ऑफ अकाउंट्स, जर्नल एंट्री, ग्राहक और आपूर्तिकर्ता लेजर, वैट (VAT), अचल संपत्तियां, अवधि बंद करना (period close)। बाकी सब कुछ इससे डेटा पढ़ता है या इसमें लिखता है। छोटे व्यवसायों के लिए यह आमतौर पर एक क्लाउड उत्पाद होता है; बड़े व्यवसायों के लिए यह किसी ERP का फाइनेंस मॉड्यूल होता है। अकाउंटेंट इसे शायद ही कभी चुनते हैं; क्लाइंट के पास पहले से ही एक होता है, और अकाउंटेंट उसी पर काम करता है जो भी उपलब्ध हो।
प्रैक्टिस मैनेजमेंट
यह इन-हाउस टीमों द्वारा नहीं, बल्कि फर्मों द्वारा उपयोग किया जाता है: क्लाइंट सूची, एंगेजमेंट लेटर, सभी क्लाइंट्स में समय सीमा (deadline) ट्रैक करना, समय रिकॉर्ड करना, बिलिंग और डॉक्यूमेंट के अनुरोध। इसे डेबिट और क्रेडिट के बारे में कुछ भी पता नहीं होता है। इसका काम यह सुनिश्चित करना होता है कि चालीस क्लाइंट्स के वैट रिटर्न समय पर दाखिल किए जाएं।
टैक्स फाइलिंग और ई-फाइलिंग
दो परतें। पहली, टैक्स प्राधिकरण द्वारा चलाए जाने वाले राष्ट्रीय पोर्टल (जर्मनी में ELSTER, लिथुआनिया में VMI का EDS, स्पेन में AEAT का Sede, आदि) जहां रिटर्न जमा किए जाते हैं। दूसरी, वह सॉफ्टवेयर जो उस फाइल को तैयार करता है जिसे पोर्टल स्वीकार करता है, या जो करदाता के प्रमाण पत्र के तहत किसी वेब सेवा के माध्यम से सीधे सबमिट करता है। कई देशों में अकाउंटेंट का लेजर सॉफ्टवेयर ऐसा करता है; अन्य देशों में एक अलग फाइलिंग टूल होना सामान्य बात है।
बैंक फीड और डॉक्यूमेंट कैप्चर
ओपन-बैंकिंग कनेक्शन जो स्वचालित रूप से लेनदेन खींचते हैं, camt.053 और MT940 फाइलों के लिए स्टेटमेंट इम्पोर्टर, और OCR टूल जो पीडीएफ या तस्वीरों से सप्लायर के इनवॉइस को पढ़ते हैं। ये उस टाइपिंग की जगह लेते हैं जो कभी बहीखाता लेखक (bookkeeper) के दिन का अधिकांश हिस्सा हुआ करती थी। कैप्चर टूल्स आमतौर पर ई-मेल इंटेक या इंटीग्रेशन के माध्यम से दस्तावेजों को लेजर में भेज देते हैं।
स्प्रेडशीट
अभी भी हर जगह मौजूद हैं: मिलान (reconciliations), वर्किंग पेपर, प्रावधान, समेकन समायोजन (consolidation adjustments), और कभी-कभार ऐसी रिपोर्ट जो सिस्टम तैयार नहीं करता है। स्वस्थ पैटर्न विश्लेषण के लिए स्प्रेडशीट और रिकॉर्ड के लिए लेजर का उपयोग करना है। अस्वस्थ पैटर्न वह है जिसमें कोई बैलेंस केवल स्प्रेडशीट में मौजूद हो।
ऑडिट फाइल एक्सपोर्ट
ऐसे फॉर्मेट जो पूरे लेजर को किसी ऑडिटर, टैक्स इंस्पेक्टर या उत्तराधिकारी अकाउंटेंट को सौंपते हैं: SAF-T के विभिन्न रूप, जर्मनी का DATEV फॉर्मेट, फ्रांस का FEC, स्वीडन का SIE। एक अकाउंटेंट को क्लाइंट के सिस्टम से ये मांग पर, सही ढंग से, बिना मैन्युअल रीफॉर्मेटिंग के तैयार करने की आवश्यकता होती है।
पे-रोल
अक्सर लेजर से एक अलग उत्पाद होता है, क्योंकि पे-रोल के नियम सालाना बदलते हैं और राष्ट्रीय स्तर के होते हैं। पे-रोल रन लेजर में एक सारांश जर्नल पोस्ट करता है और मासिक कटौती (withholding) और सामाजिक बीमा घोषणाएं तैयार करता है।
फर्म बनाम इन-हाउस टीम
| अकाउंटिंग फर्म | इन-हाउस फाइनेंस टीम | |
|---|---|---|
| लेजर | प्रत्येक क्लाइंट के सिस्टम में काम करती है, या फर्म के अपने सिस्टम पर क्लाइंट को होस्ट करती है | एक ही सिस्टम, गहराई से कॉन्फ़िगर किया गया |
| प्रैक्टिस मैनेजमेंट | आवश्यक | उपयोग नहीं किया जाता; कंपनी के अपने टास्क टूल्स द्वारा प्रतिस्थापित |
| फाइलिंग | कई क्लाइंट्स के लिए फाइल करती है, अक्सर प्रतिनिधि के क्रेडेंशियल्स के तहत | अपने खुद के सर्टिफिकेट के तहत एक कंपनी के लिए फाइल करती है |
| कैप्चर और बैंक फीड | समय बचाने के लिए क्लाइंट्स में标准化 (standardised) | कंपनी के बैंकों और सप्लायरों के अनुकूल चुना गया |
| एक्सपोर्ट | प्रत्येक क्लाइंट सिस्टम से साफ एक्सपोर्ट की आवश्यकता होती है जिसे वह नियंत्रित नहीं करती | ऑडिटर और टैक्स प्राधिकरण के लिए एक्सपोर्ट की आवश्यकता होती है |
| स्प्रेडशीट | प्रत्येक क्लाइंट के लिए वर्किंग पेपर | मैनेजमेंट रिपोर्टिंग, बजट, समेकन |
व्यवसाय के लिए इसका व्यावहारिक परिणाम: यदि कोई बाहरी फर्म आपकी बहीखाता संभालती है, तो फर्म को इस बात की सबसे अधिक परवाह होती है कि वह आपके सिस्टम में डेटा कितनी आसानी से अंदर और बाहर ला सकती है। यदि आपके पास इन-हाउस टीम है, तो उन्हें इस बात की सबसे अधिक परवाह होती है कि सिस्टम उनके बिना मासिक चक्र का कितना हिस्सा पूरा कर लेता है।
EU के एक अकाउंटेंट को कौन से देश-विशिष्ट फॉर्मेट तैयार करने होंगे
वैधानिक लेखांकन (statutory accounting) यूरोपीय संघ के भीतर भी राष्ट्रीय स्तर का होता है, इसलिए नीचे दिए गए फॉर्मेट संबंधित अकाउंटेंट के लिए वैकल्पिक नहीं हैं।
| देश | फॉर्मेट या सिस्टम | यह क्या है |
|---|---|---|
| जर्मनी | DATEV | बुकिंग रिकॉर्ड (Buchungsstapel) के लिए अधिकांश जर्मन टैक्स सलाहकारों का सॉफ्टवेयर जिस एक्सपोर्ट फॉर्मेट की अपेक्षा करता है |
| फ्रांस | FEC (fichier des écritures comptables) | एक पूर्ण जर्नल एक्सपोर्ट जिसकी टैक्स प्राधिकरण किसी भी ऑडिट के दौरान मांग कर सकता है; अनिवार्य फॉर्मेट और फील्ड क्रम |
| स्वीडन | SIE | स्वीडिश प्रणालियों के बीच लेखा डेटा के लिए मानक इंटरचेंज फॉर्मेट |
| लिथुआनिया | i.SAF | स्टेट टैक्स इंस्पेक्टररेट के i.MAS सिस्टम को भेजे जाने वाले जारी और प्राप्त वैट इनवॉइस के मासिक रजिस्टर |
| लिथुआनिया | i.SAF-T | अनुरोध पर तैयार की जाने वाली मानक ऑडिट फाइल |
| पुर्तगाल | SAF-T (PT) | मासिक बिलिंग संचार और पूर्ण ऑडिट फाइल |
| नॉर्वे | SAF-T Financial | टैक्स प्रशासन द्वारा मांगी जाने वाली मानक ऑडिट फाइल |
| रोमानिया | SAF-T (D406) | ANAF को मासिक या त्रैमासिक मानक ऑडिट फाइल |
अकाउंटेंट इस बात के आधार पर भी क्लाइंट के सॉफ्टवेयर का मूल्यांकन करते हैं कि क्या यह इन्हें मूल रूप से (natively) तैयार करता है। एक ऐसा सिस्टम जो ऐसा नहीं कर सकता, उसका मतलब है कि अकाउंटेंट को फाइल हाथ से दोबारा बनानी होगी, जिसमें घंटों खर्च होते हैं और त्रुटियां आती हैं।
अकाउंटेंट क्लाइंट के सिस्टम से क्या चाहते हैं
जब अकाउंटेंट एक अच्छे क्लाइंट सिस्टम का वर्णन करते हैं, तो उनकी सूची एक जैसी होती है:
- एक वास्तविक ऑडिट ट्रेल। किसने क्या बदला, कब बदला, पहले और बाद के मूल्यों के साथ, जिसे लॉग में दफनाने के बजाय आसानी से खोजा जा सके।
- अवधि लॉक करना (Period locking)। एक बार जब महीना बंद हो जाता है और वैट रिटर्न दाखिल हो जाता है, तो किसी भी इंटरफेस के माध्यम से, किसी के द्वारा भी इसमें कुछ भी पोस्ट नहीं किया जा सकता है।
- पोस्ट की गई एंट्रीज जिन्हें संपादित (edit) नहीं किया जा सकता। उलटफेर (reversal) द्वारा सुधार, ताकि इतिहास पूरा रहे।
- वैट रजिस्टर और रिटर्न जो सिस्टम खुद तैयार करता है, न कि वे आंकड़े जिन्हें कोई स्प्रेडशीट में इकट्ठा करता है।
- साफ एक्सपोर्ट। ट्रायल बैलेंस, जनरल लेजर डिटेल और राष्ट्रीय ऑडिट फाइल, उन फॉर्मेट्स में जिन्हें अकाउंटेंट के अपने टूल पढ़ सकें।
- लेनदेन पर डॉक्यूमेंट अटैचमेंट, ताकि सहायक इनवॉइस एंट्री से केवल एक क्लिक की दूरी पर हो।
- अकाउंटेंट के लिए एक भूमिका (role) जिसमें उन्हें आवश्यक एक्सेस मिले और उससे अधिक नहीं।
- सिस्टम के भीतर बैंक मिलान (reconciliation), ताकि बहीखाते हर महीने बैंक स्टेटमेंट से मेल खा सकें।
उस सूची में कुछ भी यूजर इंटरफेस के सुंदर होने के बारे में नहीं है। यह इस बारे में है कि रिकॉर्ड भरोसेमंद और पोर्टेबल होना चाहिए।
Nordlet कैसे फिट बैठता है
Nordlet एक API-first अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म है, इसलिए यह कोई ऐसा टूल नहीं है जिसे अकाउंटेंट खुद के लिए खरीदते हैं। यह वह सिस्टम है जिसे कोई व्यवसाय चलाता है, और अकाउंटेंट इसमें काम करते हैं या इससे एक्सपोर्ट लेते हैं। ऊपर दी गई सूची के मुकाबले इसका मूल्यांकन इस प्रकार है:
- ऑडिट ट्रेल: प्रत्येक परिवर्तन को अभिनेता, कार्रवाई, इकाई और अंतर (diff) के साथ रिकॉर्ड किया जाता है, और Account → Audit log में या
audit/listके माध्यम से खोजा जा सकता है। - अवधि लॉक करना और अपरिवर्तनीय (immutable) एंट्रीज: लॉक की गई अवधि में तारीख वाली पोस्टिंग को ऐप और API दोनों के माध्यम से HTTP 409 के साथ अस्वीकार कर दिया जाता है; पोस्ट की गई एंट्रीज को उलटफेर (reversal) द्वारा सुधारा जाता है। अपरिवर्तनीय लेजर शब्दावली प्रविष्टि देखें।
- वैट रजिस्टर और रिटर्न: लिथुआनियाई i.SAF रजिस्टर और FR0600 रिटर्न, OSS और IOSS रिटर्न, और राष्ट्रीय वैट रिटर्न पैक लेजर से गणना किए जाते हैं; फाइलिंग सहायता तालिका सभी 30 देशों के लिए सूचीबद्ध करती है कि Nordlet किन समय-सीमाओं को खुद फाइल करता है, कौन सी फाइलें अपलोड के लिए बनाता है, और किन आंकड़ों को हाथ से दर्ज किया जाता है।
- एक्सपोर्ट: XLSX, PDF या JSON के रूप में ट्रायल बैलेंस, जनरल जर्नल और लेजर डिटेल, और जर्मन, फ्रेंच और स्वीडिश अकाउंटेंट के लिए DATEV, FEC और SIE फॉर्मेट में लेजर एक्सपोर्ट।
- भूमिकाएं (Roles): ओनर, एडमिन, अकाउंटेंट, मैनेजर, डेवलपर और व्यूअर, भूमिका मार्गदर्शिका में वर्णित हैं।
- बैंक मिलान: PSD2 बैंक फीड, camt.053 और MT940 इम्पोर्ट, Stripe CSV इम्पोर्ट, और राशि, संदर्भ, प्रतिपक्ष (counterparty) और IBAN द्वारा स्कोर किए गए भुगतान मिलान।
- डॉक्यूमेंट कैप्चर: €0.005 प्रति पृष्ठ पर OCR और प्रति कंपनी एक ई-मेल इंटेक पता।
- फाइलिंग कैलेंडर: प्रत्येक कंपनी अपनी समय सीमा खुद देखती है; जिन्हें Nordlet तैयार कर सकता है उनमें File now बटन और एक वैकल्पिक स्वचालित-फाइलिंग स्विच होता है।
Nordlet एक नया उत्पाद है, जो 2026 में अर्ली एक्सेस में है। इसका आकलन करने वाले अकाउंटेंट को उन पर भरोसा करने से पहले किसी सैंडबॉक्स कंपनी में एक्सपोर्ट और पीरियड लॉक का परीक्षण करना चाहिए, जो कि हम किसी भी सिस्टम के लिए सलाह देंगे।
FAQ
क्या अकाउंटेंट Excel का उपयोग करते हैं?
हां, लगभग सभी वर्किंग पेपर, मिलान और विश्लेषण के लिए इसका उपयोग करते हैं। सवाल यह है कि क्या स्प्रेडशीट में दिए गए आंकड़े उस लेजर से कॉपी किए गए हैं जो रिकॉर्ड रखता है, या क्या स्प्रेडशीट ही रिकॉर्ड है। पहला सामान्य अभ्यास है; दूसरा एक जोखिम है।
क्या अकाउंटेंट किसी विशिष्ट अकाउंटिंग उत्पाद को प्राथमिकता देते हैं?
प्राथमिकताएं राष्ट्रीय होती हैं और इस बात पर निर्भर करती हैं कि फर्म के अन्य क्लाइंट क्या उपयोग करते हैं। जर्मनी में, DATEV में एक्सपोर्ट होने वाले सॉफ्टवेयर को अत्यधिक प्राथमिकता दी जाती है क्योंकि अधिकांश कर सलाहकार DATEV चलाते हैं। नॉर्डिक्स और यूके में, बैंक फीड वाले क्लाउड उत्पाद छोटे व्यवसायों के अभ्यास पर हावी हैं। एक अकाउंटेंट आमतौर पर किसी भी ऐसे सिस्टम को स्वीकार करेगा जो साफ एक्सपोर्ट और एक भरोसेमंद ऑडिट ट्रेल तैयार करता है।
EU में अकाउंटेंट टैक्स फाइलिंग के लिए किस सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं?
प्रत्येक टैक्स प्राधिकरण का राष्ट्रीय पोर्टल, साथ ही वह सॉफ्टवेयर जो आवश्यक फाइल तैयार करता है या सबमिट करता है। कौन सा पोर्टल देश पर निर्भर करता है: जर्मनी में ELSTER, लिथुआनिया में EDS और i.MAS, स्पेन में AEAT का Sede electrónica, बेल्जियम में Intervat, इत्यादि। Nordlet का फाइलिंग सहायता पृष्ठ इसकी ज्ञात प्रत्येक समय सीमा के लिए सिस्टम का नाम बताता है।
क्या कोई बाहरी अकाउंटेंट Nordlet में काम कर सकता है?
हां। उन्हें अकाउंटेंट की भूमिका के साथ आमंत्रित करें और वे कंपनी का लेजर, दस्तावेज, रिपोर्ट और घोषणाएं देखते हैं, जिसमें ऑडिट लॉग यह रिकॉर्ड करता है कि वे क्या करते हैं। वे अपने स्वयं के सॉफ्टवेयर में DATEV, FEC या SIE एक्सपोर्ट भी ले सकते हैं।
क्या प्रैक्टिस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का हिस्सा है?
नहीं। प्रैक्टिस मैनेजमेंट किसी फर्म के क्लाइंट, समय सीमा और बिलिंग को ट्रैक करता है। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर किसी कंपनी की बहीखाता संभालता है। फर्में दोनों का उपयोग करती हैं; व्यवसायों को केवल दूसरे की आवश्यकता होती है।