Какъв софтуер реално използват счетоводителите през 2026 г.?
Точен списък с инструментите на счетоводителя през 2026 г., от главната книга до порталите за електронно подаване, и какво означава това за избора на софтуер.
През 2026 г. счетоводителите използват седем вида софтуер: система за главна книга или двустранно счетоводство (bookkeeping), софтуер за управление на кантората (practice management), портали за електронно подаване на данъчни декларации към приходната администрация и софтуер за генериране на съответните файлове за тях, инструменти за банкови извлечения и обработка на документи, електронни таблици, експорти за одиторски файлове и софтуер за работни заплати (payroll). Нито един продукт на пазара не покрива и седемте категории едновременно, като повечето счетоводители работят в няколко различни едновременно. Кои продукти попадат във всяка категория, зависи от съответната държава, тъй като нормативните формати и подавателните портали са национални.
Тази статия разглежда всяка категория поотделно, обяснява как инструментариумът на счетоводната кантора се различава от този на вътрешния финансов екип, изброява специфичните за отделните държави формати, които европейският счетоводител трябва да изготвя, и завършва с това какво търсят счетоводителите в клиентската система.
Седемте категории
Главна книга и счетоводно отчитане
Системата за счетоводни записи (system of record): сметкоплан (chart of accounts), счетоводни статии, клиентски и доставчни сметки, ДДС, дълготрайни активи, приключване на периоди. Всичко останало чете данни оттук или записва в тази система. За малките предприятия това обикновено е облачен продукт, а за по-големите – финансовият модул на ERP система. Счетоводителите рядко избират този софтуер, тъй като клиентът вече разполага с такъв, а счетоводителят работи в съществуващата среда.
Управление на практика (Practice management)
Използва се от счетоводни кантори, а не от вътрешни екипи: списъци с клиенти, договори за ангажимент (engagement letters), проследяване на крайни срокове за всички клиенти, отчет на работното време, фактуриране и заявки за документи. Този софтуер няма отношение към дебитите и кредитите. Неговата задача е да гарантира, че ДДС декларациите на четиридесет клиента са подадени навреме.
Данъчно и електронно деклариране
Два слоя. Първият обхваща националните портали, поддържани от приходната администрация (ELSTER в Германия, EDS на VMI в Литва, Sede на AEAT в Испания и т.н.), където се подават декларациите. Вторият слой включва софтуера, който генерира одобрения от портала файл или подава данните директно чрез уеб услуга с квалифицирания електронен подпис на данъкоплатеца. В много държави счетоводният софтуер прави именно това, докато в други е нормално да се използва отделен инструмент за подаване.
Банкови файлове (bank feeds) и обработка на документи
Интеграции за открито банково дело (open banking), които изтеглят транзакциите автоматично, импортери на извлечения за camt.053 и MT940 файлове, както и инструменти за оптично разпознаване на символи (OCR), които четат фактури от доставчици във формат PDF или като снимки. Тези инструменти заменят ръчното въвеждане, което заемаше голяма част от работния ден на счетоводителя. Софтуерът за обработка на документи обикновено препраща документите към главната книга чрез входящ имейл или интеграция.
Електронни таблици
Все още навсякъде: равнения, работни документи, провизии, консолидационни корекции, както и специфични справки, които системата не генерира по подразбиране. Здравословният модел е използването на таблици за анализи и главната книга за официален отчет. Нездравословният модел е налице, когато състоянието на дадено салдо съществува единствено в електронна таблица.
Експорти на одиторски файлове
Формати, които предоставят цялата главна книга на одитор, данъчен инспектор или следващ счетоводител: варианти на SAF-T, германския DATEV формат, френския FEC, шведския SIE. Счетоводителят се нуждае от клиентска система, която генерира тези файлове при поискване, коректно и без необходимост от ръчно преформатиране.
Заплати (Payroll)
Често отделен продукт от главната книга, тъй като трудовото и осигурителното законодателство се променят ежегодно и са национално обусловени. Изчислението на заплатите генерира обобщена статия към главната книга и създава месечните декларации за данъци и осигуровки.
Счетоводна кантора срещу вътрешен екип
| Счетоводна кантора | Вътрешен финансов екип | |
|---|---|---|
| Главна книга | Работи в системата на всеки клиент или хоства клиентите на собствена инфраструктура | Една система с дълбоки настройки |
| Управление на практика | Задължително | Не се използва; заменя се от фирмените инструменти за управление на задачи |
| Деклариране | Подава за множество клиенти, често с пълномощно | Подава за едно дружество с неговия собствен сертификат |
| Банкови файлове и документи | Стандартизирани при различните клиенти за спестяване на време | Подбрани според банките и доставчиците на компанията |
| Експорти | Нуждае се от чисти експорти от всяка клиентска система извън нейния контрол | Нуждае се от експорти за одитора и приходната администрация |
| Електронни таблици | Работни документи за всеки клиент | Месечни справки, бюджети, консолидация |
Практическото следствие за бизнеса е следното: ако външна кантора води счетоводството ви, за нея е от първостепенно значение колко лесно може да извежда и вкарва данни във вашата система. Ако разполагате с вътрешен екип, за тях е важно каква част от месечния цикъл системата изпълнява автоматично.
Специфични за отделните държави формати, които европейският счетоводител трябва да изготвя
Материалното счетоводно право е национално дори в рамките на ЕС, поради което изброените по-долу формати са задължителни за съответните счетоводители.
| Държава | Формат или система | Какво представлява |
|---|---|---|
| Германия | DATEV | Експортният формат, който софтуерът на повечето немски данъчни консултанти изисква за счетоводните записи (Buchungsstapel) |
| Франция | FEC (fichier des écritures comptables) | Пълен експорт на дневниците, който приходната администрация може да изиска при всеки одит; задължителен формат и подредба на колоните |
| Швеция | SIE | Стандартният обменен формат за счетоводни данни между шведски системи |
| Литва | i.SAF | Месечни регистри на издадените и получените ДДС фактури, изпращани към системата i.MAS на държавната данъчна инспекция |
| Литва | i.SAF-T | Стандартният одиторски файл, предоставян при поискване |
| Португалия | SAF-T (PT) | Месечно отчитане на фактурирането и пълен одиторски файл |
| Норвегия | SAF-T Financial | Стандартният одиторски файл, изискван от данъчната администрация |
| Румъния | SAF-T (D406) | Месечен или тримесечен стандартен одиторски файл към ANAF |
Счетоводителите оценяват софтуера на клиента и по това дали той генерира тези формати нативно. Липсата на такава възможност означава, че счетоводителят трябва да пресъздава файла на ръка, което отнема часове и води до грешки.
Какво очакват счетоводителите от клиентската система
Когато счетоводителите описват добра клиентска система, изискванията им са неизменни:
- Истинска одитна следа (audit trail). Кой е променил даден запис, кога, със стойностите преди и след промяната, достъпни чрез справки, а не скрити в системните логове.
- Заключване на периоди (period locking). След като месецът е приключен и ДДС декларацията е подадена, нищо не може да бъде записано в този период, от никого и през никой интерфейс.
- Записи, които не могат да бъдат редактирани след публикуване. Корекциите се правят чрез сторно операции (reversal), така че историята да остане пълна.
- ДДС регистри и справки-декларации, генерирани от самите системи, а не събирани от някого в електронна таблица.
- Чисти експорти. Оборотна ведомост, детайли по главната книга и национален одиторски файл във формати, които собствените инструменти на счетоводителя разчитат.
- Прикрепени документи към транзакциите, така че придружаващата фактура да е на едно кликване разстояние от счетоводния запис.
- Специфична роля за счетоводителя с необходимите му права и нищо излишно.
- Банково равнение в самата система, така че счетоводните регистри да съответстват на банковото извлечение всеки месец.
Нищо от този списък не е свързано с привлекателния потребителски интерфейс. Фокусът е върху надеждността и преносимостта на счетоводните данни.
Мястото на Nordlet
Nordlet е счетоводна платформа с API-първичен подход, което означава, че тя не е инструмент, който счетоводителите купуват за собствените си кантори. Това е системата, която бизнесът използва, а счетоводителите работят в нея или извличат експорти от нея. В съответствие с горния списък:
- Одитна следа: всяка промяна се записва с потребител, действие, обект и разлики (diff), като е достъпна за търсене в Счетоводство → Одитен лог или чрез
audit/list. - Заключване на периоди и неизменяеми записи: запис с дата в заключен период се отхвърля с HTTP 409 както през приложението, така и през API; публикуваните записи се коригират чрез сторниране. Вижте глосария за неизменяема главна книга.
- ДДС регистри и декларации: литовските i.SAF регистри и декларацията FR0600, OSS и IOSS декларации, както и пакетите за национални ДДС декларации се изчисляват от главната книга; таблицата за поддържани декларации показва за всички 30 държави кои срокове Nordlet подава автоматично, кои файлове генерира за ръчно качване и кои стойности се въвеждат ръчно.
- Експорти: оборотна ведомост, главен журнал и детайли по сметките във формат XLSX, PDF или JSON, както и счетоводни експорти във формат DATEV, FEC и SIE за немски, френски и шведски счетоводители.
- Роли: собственик, администратор, счетоводител, мениджър, програмист и наблюдател, описани в ръководството за роли.
- Банково равнение: PSD2 банкови файлове, импорт на camt.053 и MT940, импорт на Stripe CSV и съпоставяне на плащания по сума, основание, контрагент и IBAN.
- Обработка на документи: OCR на цена от €0.005 на страница и входящ имейл адрес за всяка компания.
- Календар за деклариране: всяка компания вижда собствените си крайни срокове; тези, които Nordlet може да генерира, разполагат с бутон Подай сега и опция за автоматично подаване.
Nordlet е млада платформа, достъпна в ранен достъп (early access) през 2026 г. Счетоводител, който я оценява, трябва да тества експортите и заключването на периоди в тестова фирма (sandbox), преди да се довери напълно на системата – съвет, който бихме дали за всеки софтуер.
FAQ
Използват ли счетоводителите Excel?
Да, почти всички от тях – за работни вътрешни справки, равнения и анализи. Въпросът е дали цифрите в електронната таблица са копирани от главната книга, която съхранява официалния запис, или самата таблица е записът. Първият вариант е нормална практика, а вторият крие сериозен риск.
Предпочитат ли счетоводителите конкретен счетоводен продукт?
Предпочитанията са национално обусловени и зависят от това какво използват останалите клиенти на съответната кантора. В Германия софтуерът, който експортира към DATEV, е силно предпочитан, тъй като повечето данъчни консултанти работят с DATEV. В скандинавските страни и Обединеното кралство облачните продукти с банкови интеграции доминират при малкия бизнес. Счетоводителят обикновено приема всяка система, която осигурява чисти експорти и надеждна одитна следа.
Какъв софтуер използват счетоводителите за данъчно деклариране в ЕС?
Националния портал на всяка приходна администрация, заедно със софтуер, който генерира или подава изискуемия файл. Изборът на портал зависи от държавата: ELSTER в Германия, EDS и i.MAS в Литва, Sede electrónica на AEAT в Испания, Intervat в Белгия и т.н. Страницата за поддържани декларации на Nordlet посочва конкретната система за всеки срок, който поддържаме.
Може ли външен счетоводител да работи в Nordlet?
Да. Поканете го с ролята на счетоводител и той ще вижда счетоводните регистри, документите, справките и декларациите на компанията, като одиторският лог ще записва всяко негово действие. Те могат също така да извличат експорти във формат DATEV, FEC или SIE за собствения си софтуер.
Част ли е софтуерът за управление на практика от счетоводния софтуер?
Не. Управлението на практика проследява клиентите, сроковете и фактурирането на счетоводната кантора. Счетоводният софтуер съхранява счетоводните книги на конкретното предприятие. Канторите използват и двете, докато фирмите се нуждаят само от второто.