Ko računovođe zapravo koriste u 2026. godini?
Pregled alata koji se nalaze na stolu svakog računovođe u 2026. godini, od glavne knjige do portala za elektroničko izvještavanje, te što to znači za odabir vašeg sustava.
Računovođe u 2026. godini koriste sedam vrsta softvera: sustav za glavnu knjigu i knjiženje, alat za upravljanje posuvanjem ureda (practice management), portale poreznih tijela za elektroničku predaju i softver koji za njih generira datoteke, alate za preuzimanje bankovnih izvoda i obradu dokumenata, proračunske tablice, izvoznike revizorskih datoteka te softver za obračun plaća. Nijedan proizvod ne obuhvaća svih sedam, a većina računovođa istovremeno radi u nekoliko njih. Koji proizvodi ispunjavaju pojedinu ulogu ovisi o državi, budući da su zakonski propisani formati i portali za predaju izvještaja nacionalni.
Ovaj članak prolazi kroz svaku kategoriju, objašnjava kako se alat knjigovodstvenog ureda razlikuje od alata internog financijskog tima, navodi formate specifične za pojedine države koje EU računovođa mora izraditi te završava pregledom onoga što računovođe traže u klijentovom sustavu.
Sedam kategorija
Glavna knjiga i knjiženje
Sustav evidencije: kontni plan, temeljnice, salda-konti kupaca i dobavljača, PDV, dugotrajna imovina, zaključak razdoblja. Sve ostalo čita iz ovog sustava ili u njega zapisuje. Za male tvrtke to je obično računalni oblak (cloud), dok je za veće to financijski modul unutar ERP sustava. Računovođe ga rijetko biraju; klijent ga već ima, a računovođa radi u onome što je zatekao.
Upravljanje uredom (practice management)
Koriste ga uredi, a ne interni timovi: popisi klijenata, ugovori o angažmanu, praćenje rokova za sve klijente, evidencija radnog vremena, naplata i zahtjevi za dokumentacijom. Ovi alati ne znaju ništa o dugovnim i potražnim stavkama. Njihov je zadatak osigurati da PDV obrasci za četrdeset klijenata budu predani na vrijeme.
Porezne prijave i elektronička predaja (e-filing)
Dva sloja. Prvo, nacionalni portali kojima upravljaju porezna tijela (ELSTER u Njemačkoj, VMI-jev EDS u Litvi, AEAT-ova Sede u Španjolskoj i tako dalje) na kojima se podnose obrasci. Drugo, softver koji generira datoteku koju portal prihvaća ili koji podnosi izvještaj izravno putem mrežne usluge (web service) pod certifikatom poreznog obveznika. U mnogim državama softver glavne knjige računovođe obavlja ovaj zadatak, dok je u drugima normalno koristiti zaseban alat za predaju izvještaja.
Bankovni izvodi i obrada dokumenata
Open-banking veze koje automatski preuzimaju transakcije, uvoznici izvadaka za camt.053 i MT940 datoteke te OCR alati koji čitaju ulazne račune iz PDF datoteka ili fotografija. Ovi alati zamjenjuju ručni unos koji je nekada zauzimao veći dio radnog dana knjigovođe. Alati za obradu dokumenata obično prosljeđuju dokumente u glavnu knjigu putem ulazne e-pošte ili integracije.
Proračunske tablice
I dalje posvuda prisutne: usklađenja, radni papiri, rezerviranja, usklađenja konsolidacije, te pokoji izvještaj koji sustav ne može generirati. Zdrav obrazac rada jest korištenje tablica za analizu, a glavne knjige za evidenciju. Nezdrav obrazac je stanja koja postoje isključivo unutar proračunske tablice.
Izvoz revizorskih datoteka
Formati koji cijelu glavnu knjigu predaju revizoru, poreznom inspektoru ili sljedećem računovođi: SAF-T varijante, njemački DATEV format, francuski FEC, švedski SIE. Računovođa treba sustav kod klijenta koji može generirati ove datoteke na zahtjev, ispravno i bez ručnog preoblikovanja.
Obračun plaća
Često zaseban proizvod od glavne knjige, budući da se pravila o plaćama mijenjaju svake godine i nacionalno su regulirana. Obračun plaća knjiži zbirnu temeljnicu u glavnu knjigu i generira mjesečne prijave poreza po odbitku i doprinosa za socijalno osiguranje.
Knjigovodstveni ured vs. interni tim
| Knjigovodstveni ured | Interni financijski tim | |
|---|---|---|
| Glavna knjiga | Radi u sustavu svakog klijenta ili ugošćuje klijente na vlastitom sustavu | Jedan sustav, duboko prilagođen |
| Upravljanje uredom | Nužno | Ne koristi se; zamijenjeno vlastitim alatima tvrtke za praćenje zadataka |
| Predaja izvještaja | Predaje za mnoge klijente, često pod vjerodajnicama ovlaštene osobe | Predaje za jednu tvrtku pod vlastitim certifikatom |
| Obrada dokumenata i izvodi | Standardizirano među klijentima radi uštede vremena | Odabrano tako da odgovara bankama i dobavljačima tvrtke |
| Izvozi | Treba uredne izlaze iz svakog klijentskog sustava koji ne kontrolira | Treba izvoze za revizora i poreznu upravu |
| Proračunske tablice | Radni papiri po klijentu | Upravljačko izvještavanje, proračuni, konsolidacija |
Praktična posljedica za poslovanje: ako vanjski ured vodi vaše knjige, njemu je najvažnije koliko jednostavno može unijeti podatke u vaš sustav i iznijeti ih van. Ako imate interni tim, njima je najvažnije u kojoj mjeri sustav obavlja mjesečni ciklus bez njihove intervencije.
Formati specifični za pojedine države koje EU računovođa mora izraditi
Zakonsko računovodstvo nacionalno je definirano čak i unutar EU, stoga dolje navedeni formati nisu opcionalni za računovođe na koje se odnose.
| Država | Format ili sustav | Što je to |
|---|---|---|
| Njemačka | DATEV | Izvozni format koji softver većine njemačkih poreznih savjetnika očekuje za knjižne stavke (Buchungsstapel) |
| Francuska | FEC (fichier des écritures comptables) | Potpuni izvoz dnevnika koji porezna uprava može zatražiti pri bilo kojoj reviziji; obvezan format i redoslijed polja |
| Švedska | SIE | Standardni format za razmjenu računovodstvenih podataka između švedskih sustava |
| Litva | i.SAF | Mjesečni registri izdane i primljene ulazne PDV evidencije koji se šalju u i.MAS sustav Državne porezne inspekcije |
| Litva | i.SAF-T | Standardna revizorska datoteka koja se generira na zahtjev |
| Portugal | SAF-T (PT) | Mjesečna komunikacija fakturiranja i potpuna revizorska datoteka |
| Norveška | SAF-T Financial | Standardna revizorska datoteka koju zahtijeva porezna uprava |
| Rumunjska | SAF-T (D406) | Mjesečna ili tromjesečna standardna revizorska datoteka za ANAF |
Računovođe ocjenjuju klijentov softver djelomično i po tome proizvodi li te formate izvorno. Sustav koji to ne može znači da računovođa mora ručno ponovno sastavljati datoteku, što troši sate rada i unosi pogreške.
Što računovođe traže od klijentovog sustava
Kada računovođe opisuju dobar klijentov sustav, popis je dosljedan:
- Pravi revizorski trag (audit trail). Tko je što promijenio, kada, s vrijednostima prije i poslije, s mogućnošću pretraživanja umjesto da su podaci zakopani u zapisnicima (logs).
- Zaključavanje razdoblja. Jednom kada je mjesec zaključan i PDV obrazac predan, u to razdoblje se više ništa ne može knjižiti, od strane bilo koga, putem bilo kojeg sučelja.
- Proknjižene stavke koje se ne mogu uređivati. Ispravci stornom, tako da je povijest potpuna.
- PDV evidencije i obrasci koje sustav sam proizvodi, a ne brojke koje netko slaže u proračunskoj tablici.
- Uredni izvozi. Bruto bilanca, detalji glavne knjige i nacionalna revizorska datoteka, u formatima koje alati samog računovođe mogu pročitati.
- Prilozi dokumenata uz transakcije, tako da je prateći račun udaljen samo jedan klik od knjiženja.
- Uloga za računovođu s pristupom koji im treba i ničim više.
- Usklađivanje banke unutar sustava, tako da knjigovodstvo svaki mjesec odgovara bankovnom izvodu.
Ništa na tom popisu ne odnosi se na to da korisničko sučelje izgleda lijepo. Radi se o tome da je evidencija pouzdana i prenosiva.
Kako se uklapa Nordlet
Nordlet je API-first računovodstvena platforma, stoga nije alat koji računovođe kupuju za sebe. To je sustav koji tvrtka koristi, a računovođe u njemu rade ili iz njega preuzimaju izvoze. Mjereno prema gornjem popisu:
- Revizorski trag: svaka promjena bilježi se s korisnikom (actor), radnjom, entitetom i razlikom (diff), uz mogućnost pretraživanja u odjeljku Account → Audit log ili putem
audit/list. - Zaključavanje razdoblja i nepromjenjive stavke: knjiženje s datumom u zaključanom razdoblju odbija se s HTTP statusom 409, kako kroz aplikaciju tako i putem API-ja; proknjižene stavke ispravljaju se stornom. Pogledajte objašnjenje pojma nepromjenjive glavne knjige.
- PDV evidencije i obrasci: litavski i.SAF registri i obrazac FR0600, OSS i IOSS obrasci te paketi nacionalnih PDV obrazaca izračunavaju se iz glavne knjige; tablica podrške za predaju obrazaca navodi, za svih 30 država, koje rokove Nordlet sam predaje, koje datoteke generira za prijenos i koje se brojke unose ručno.
- Izvozi: bruto bilanca, dnevnik knjiženja i detalji glavne knjige u XLSX, PDF ili JSON formatu, te izvozi glavne knjige u DATEV, FEC i SIE formatima za njemačke, francuske i švedske računovođe.
- Uloge: vlasnik (owner), administrator (admin), računovođa (accountant), upravitelj (manager), developer i pregledatelj (viewer), opisanu u vodiču kroz uloge.
- Usklađivanje banke: PSD2 bankovni izvodi, uvoz camt.053 i MT940 datoteka, uvoz Stripe CSV datoteka te uparivanje plaćanja bodovano prema iznosu, pozivu na broj, drugoj strani i IBAN-u.
- Obrada dokumenata: OCR po cijeni od €0.005 po stranici i adresa e-pošte za zaprimanje po tvrtki.
- Kalendar predaje obrazaca: svaka tvrtka vidi vlastite rokove; oni koje Nordlet može proizvesti imaju gumb Podnesi sada (File now) i opcionalni prekidač za automatsku predaju.
Nordlet je mlad proizvod, u ranoj fazi dostupnosti (early access) u 2026. godini. Računovođa koji ga procjenjuje trebao bi testirati izvoze i zaključavanje razdoblja u testnoj tvrtki (sandbox) prije nego što se osloni na njega, što je isti savjet koji bismo dali za bilo koji sustav.
FAQ
Koriste li računovođe Excel?
Da, gotovo svi oni, za radne papire, usklađenja i analize. Pitanje je jesu li brojke u proračunskoj tablici kopirane iz glavne knjige koja čuva evidenciju ili je sama proračunska tablica evidencija. Prvo je uobičajena praksa; drugo predstavlja rizik.
Preferiraju li računovođe određeni računovodstveni proizvod?
Preferencije su nacionalne i ovise o tome što koriste ostali klijenti nekog ureda. U Njemačkoj se snažno preferira softver koji se izvozi u DATEV jer većina poreznih savjetnika koristi DATEV. U nordijskim zemljama i Ujedinjenom Kraljevstvu u praksi za mala poduzeća dominiraju rješenja u oblaku s bankovnim izvodima. Računovođa će obično prihvatiti bilo koji sustav koji daje uredne izvoze i pouzdan revizorski trag.
Koji softver računovođe koriste za predaju poreznih prijava u EU?
Nacionalni portal svake porezne uprave, uz softver koji generira ili podnosi traženu datoteku. Koji portal ovisi o državi: ELSTER u Njemačkoj, EDS i i.MAS u Litvi, AEAT-ova Sede electrónica u Španjolskoj, Intervat u Belgiji i tako dalje. Nordletova stranica s podrškom za predaju obrazaca navodi sustav za svaki rok za koji zna.
Može li vanjski računovođa raditi u Nordletu?
Da. Pozovite ih s ulogom računovođe i oni će vidjeti glavnu knjigu tvrtke, dokumente, izvještaje i deklaracije, pri čemu revizorski trag bilježi sve što rade. Također mogu preuzeti DATEV, FEC ili SIE izvoze u svoj vlastiti softver.
Je li softver za upravljanje uredom dio računovodstvenog softvera?
Ne. Upravljanje uredom prati klijente, rokove i naplatu nekog ureda. Računovodstveni softver sadrži poslovne knjige tvrtke. Uredi koriste oboje; poduzećima treba samo drugo.