चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स (खाता बही की सूची) क्या है? ईयू और लिथुआनियाई टेम्पलेट उदाहरणों के साथ

चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स (Chart of accounts) उन सभी खातों की सूची है जिन पर कंपनी की खाता बही (books) में प्रविष्टि की जा सकती है - यह खाता बही (ledger) की शब्दावली है। दोहरा प्रविष्टि बहीखाता पद्धति (double-entry bookkeeping) में प्रत्येक प्रविष्टि इसी सूची से खातों का नाम लेती है, किसी अन्य से नहीं, इसलिए यह चार्ट तय करता है कि खाता बही भविष्य में किन सवालों के जवाब दे पाएगी। यदि यह बहुत व्यापक (coarse) हो, तो "प्रशासनिक खर्च" हर चीज़ को छिपा लेते हैं; यदि यह बहुत सूक्ष्म हो, तो बुककीपर अपना पूरा दिन लगभग एक जैसे दिखने वाले खातों के बीच चयन करने में बिता देते हैं।

संरचना: कोड, प्रकार, पदानुक्रम

चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स के तीन संरचनात्मक तत्व होते हैं:

• कोड (Codes)। प्रत्येक खाते को एक नंबर मिलता है जिसके अंक उसके स्थान को दर्शाते हैं: लिथुआनियाई चार्ट में, 2410 की शुरुआत 2 (चालू परिसंपत्तियां) से होती है, यह 24 (एक वर्ष के भीतर प्राप्य राशि) के अंतर्गत आता है, और यह व्यापार प्राप्य (trade receivables) खाता है। कोड खातों को प्रणालियों और भाषाओं के बीच क्रमबद्ध करने योग्य (sortable), समूहीकृत करने योग्य (groupable) और स्पष्ट बनाते हैं।
• प्रकार (Types)। प्रत्येक खाता परिसंपत्ति (asset), देयता (liability), इक्विटी (equity), आय (income), या व्यय (expense) खाता होता है। प्रकार यह निर्धारित करता है कि उसका सामान्य शेष (normal balance) क्या होगा (देखें नामित और जमा (debits and credits)) और वह किस विवरण पर आएगा: पहले तीन बैलेंस शीट (balance sheet) का निर्माण करते हैं, और अंतिम दो लाभ और हानि विवरण (profit and loss statement) का।
• पदानुक्रम (Hierarchy)। खाते एक ट्री (tree) की तरह बनते हैं। सारांश खाते (2 चालू परिसंपत्तियां, 24 प्राप्य राशि) समूహन और रिपोर्टिंग के लिए मौजूद होते हैं; केवल लीफ (leaf) खाते ही पोस्ट किए जाने योग्य (postable) होते हैं। सारांश खाते में पोस्ट करना डेटा-गुणवत्ता की एक क्लासिक त्रुटि है - एक अच्छी प्रणाली इसे सीधे तौर पर अस्वीकार कर देती है।

एक चार्ट, कई देश

पूरे ईयू (EU) के लिए कोई एक एकल चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स नहीं है। ईयू लेखा निर्देश (EU Accounting Directive - 2013/34/EU) विवरण लेआउट (statement layouts) को निर्धारित करता है - कि बैलेंस शीट और पीएंडएल (P&L) में क्या दिखना चाहिए - लेकिन प्रत्येक सदस्य राज्य यह तय करता है कि खातों के चार्ट वहाँ तक कैसे पहुँचते हैं:

• फ़्रांस एक राष्ट्रीय चार्ट (Plan Comptable Général) को अनिवार्य बनाता है - खाता संख्या विनियमन द्वारा तय की जाती है।
• जर्मनी का कोई कानूनी चार्ट नहीं है, लेकिन लगभग सभी लोग DATEV इकोसिस्टम द्वारा लोकप्रिय बनाए गए मानक ढाँचों (SKR03 या SKR04) में से किसी एक का उपयोग करते हैं।
• रोमानिया Planul de conturi general (OMFP 1802/2014) को अनिवार्य बनाता है: सिंथेटिक और एनालिटिक खाता कोड विनियमन द्वारा तय किए जाते हैं, और ANAF की SAF-T फ़ाइल (D406) केवल उन्हीं को स्वीकार करती है।
• लिथुआनिया लिथुआनियाई व्यावसायिक लेखा मानकों (VAS) के अनुरूप एक अनुशंसित मानक चार्ट प्रकाशित करता है। यह खाता-दर-खाता अनिवार्य नहीं है, लेकिन व्यवहार में इस पर सहमति बन गई है: लेखाकार, ऑडिटर और VMI सभी उन कोड को आसानी से समझ लेते हैं।
• अन्य स्थानों पर भी यही पैटर्न दोहराया जाता है: एक राष्ट्रीय परंपरा, जो कभी बाध्यकारी होती है और कभी व्यावहारिक रूप से (de facto) लागू होती है।

इसका व्यावहारिक परिणाम यह है कि चार्ट स्थानीयकरण (localization) से जुड़ा एक विषय है। जो सॉफ़्टवेयर किसी एक देश के चार्ट को हार्ड-कोड करता है, वह हर दूसरी जगह गलत शब्दावली एक्सपोर्ट करता है।

लिथुआनियाई मानक चार्ट, संक्षेप में

छह वर्ग, प्रत्येक में एक अंक:

वर्ग (Class)	सामग्री (Contents)	प्रकार (Type)
1	Ilgalaikis turtas - गैर-चालू परिसंपत्तियां	परिसंपत्ति (Asset)
2	Trumpalaikis turtas - चालू परिसंपत्तियां	परिसंपत्ति (Asset)
3	Nuosavas kapitalas - इक्विटी	इक्विटी (Equity)
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai - देयताएं	देयता (Liability)
5	Pajamos - आय	आय (Income)
6	Sąnaudos - खर्च	व्यय (Expense)

ट्री के बीच से कुछ कार्यशील खाते:

कोड (Code)	नाम (Name)	यहाँ क्या पोस्ट होता है
1220	Mašinos ir įranga	लागत पर उपकरण
1229	Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−)	संचित मूल्यह्रास (contra)
2410	Pirkėjų skolos	ग्राहक चालान - व्यापार प्राप्य (trade receivables)
2441	Gautinas PVM	खरीद पर इनपुट वैट (Input VAT)
2710	Sąskaitos bankuose	बैंक खाते
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	चालू वर्ष का लाभ या हानि
4430	Skolos tiekėjams	आपूर्तिकर्ता चालान - व्यापार देय (trade payables)
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	देय शुद्ध वेतन
4492	Mokėtinas PVM	VMI को देय आउटपुट वैट (Output VAT)
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	सेवा राजस्व
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	वेतन खर्च

एक कोड को पढ़ें और आप जानते हैं कि यह किस विवरण पंक्ति को पोषित करता है: 1 और 2 के अंतर्गत आने वाली हर चीज़ एक परिसंपत्ति पंक्ति है, 5 में से 6 घटाने पर अवधि का लाभ मिलता है जो 3420 में जाने से पहले का होता है। यह वह गुण है जिसके लिए एक अच्छा चार्ट अनुकूलित होता है - खाता बही से वैधानिक विवरणों (statutory statements) का मिलान अपने आप (mechanical) हो जाता है।

चार्ट को डिज़ाइन करना और उसका विस्तार करना

अंगूठे के वे नियम जो सभी देशों में लागू होते हैं:

1. शुरुआत राष्ट्रीय टेम्पलेट से करें, शून्य से नहीं। टेम्पलेट पहले से ही वैधानिक विवरण लेआउट और आपके लेखाकार की अपेक्षाओं से मेल खाता है। बदलाव केवल वहीं करें जहाँ आपका व्यवसाय वास्तविक रूप से भिन्न हो।
2. उन भिन्नताओं के लिए खाते जोड़ें जिन पर आप रिपोर्ट करते हैं, बाकी सब के लिए आयाम (dimensions) का उपयोग करें। देश या उत्पाद श्रृंखला के अनुसार राजस्व आमतौर पर विश्लेषणात्मक आयामों (लागत केंद्रों, परियोजनाओं) से संबंधित होता है, न कि बीस लगभग एक जैसे राजस्व खातों से।
3. नंबरिंग में अंतराल छोड़ें। 5000, 5001, 5200 - बिना पुनः नंबर दिए नए खाते डालने की गुंजाइश रहती है।
4. किसी खाते का उद्देश्य कभी न बदलें। एक खाता जिसका मतलब मार्च तक "सॉफ्टवेयर सब्सक्रिप्शन" था और उसके बाद "परामर्श" हो गया, वह साल-दर-साल की हर तुलना को चुपचाप गलत बना देता है। एक नया खाता जोड़ें और पुराने में पोस्ट करना बंद कर दें।

एक एपीआई ऑब्जेक्ट के रूप में चार्ट

Nordlet में चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स डेटा है, न कि कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइलें। एक नई कंपनी में उसके देश के चार्ट के बीज डाले जाते हैं: रोमानिया में पंजीकृत कंपनी को रोमानियाई सामान्य चार्ट (OMFP 1802/2014) रोमानियाई नामों के साथ और ANAF द्वारा अपेक्षित एनालिटिक खातों (4111 ग्राहक, 401 आपूर्तिकर्ता, 4426/4427 वैट, 5121 बैंक, 5311 नकद, 421/431/436/444 पेरोल) के साथ मिलता है, एस्टोनिया में पंजीकृत कंपनी को रजिस्टर और सूचना प्रणाली केंद्र के लेखांकन सॉफ्टवेयर ई-अर्वेलदाजा (e-arveldaja) का डिफ़ॉल्ट चार्ट एस्टोनियाई नामों (1210 ग्राहक, 2310 आपूर्तिकर्ता, 1510/2511 वैट, 1020 बैंक, 1010 नकद, 2610/2520/2530/2550 पेरोल) के साथ मिलता है, और अन्य प्रत्येक कंपनी को मानक लिथुआनियाई चार्ट - कोड, नाम, प्रकार, पदानुक्रम और पोस्ट करने की योग्यता के फ़्लैग - पोस्ट करने के लिए तैयार मिलते हैं। डिफ़ॉल्ट पोस्टिंग खाते उसी चार्ट का पालन करते हैं: एक रोमानियाई बिक्री D 4111 / C 704 या 707 / C 4427 पर पोस्ट करती है, एक एस्टोनियाई बिक्री D 1210 / C 3100 या 3200 / C 2511 पर। चार्ट वही रहता है जिसके साथ कंपनी बनाई गई थी; POST /v1/ledger/accounts/apply-template इसे फिर से लागू करता है। रोमानिया या एस्टोनिया में पंजीकृत कंपनी जिसे लिथुआनियाई चार्ट पर सेट किया गया था, वह POST /v1/ledger/accounts/switch-chart के साथ अपने देश के चार्ट पर जा सकती है (लेजर → चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स के तहत स्विच बटन) बशर्ते कि अभी तक कुछ भी पोस्ट न किया गया हो, कोई खाता हाथ से न बनाया गया हो और कोई भी सेटिंग ऐसे खाते का नाम न ले रही हो जो नए चार्ट में न हो; अन्यथा अनुरोध को कारण सहित अस्वीकार कर दिया जाता है। POST /v1/ledger/accounts/create और /accounts/update इसका विस्तार करते हैं। प्रत्येक खाते में उसका प्रकार और isPostable फ़्लैग होता है, और लेजर एपीआई दोनों को लागू करता है: गैर-पोस्ट करने योग्य सारांश खाते या अज्ञात कोड का नाम देने वाली प्रविष्टियों को अस्वीकार कर दिया जाता है। यही जाँच स्वचालित पोस्टिंग और उन्हें पोषित करने वाली सेटिंग को भी कवर करती है - पोस्टिंग नियम, बैंक खाते का लेजर खाता, आइटम खाते और संचालन प्रकार सहेजते समय सारांश खाते को 422 के साथ अस्वीकार कर देते हैं। रिपोर्ट - ट्रायल बैलेंस, वित्तीय विवरण - कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले चार्ट के वर्गों के आधार पर समूहीकृत करते हैं (रोमानियाई चार्ट पर: 1 पूंजी, 2 अपने 28x/29x मूल्यह्रास और हानि के साथ अचल परिसंपत्तियां, 3 स्टॉक, 4 तीसरे पक्ष, 5 खजाना, 6 प्रकृति के अनुसार खर्च, 7 आय; एस्टोनियाई चार्ट पर: 1 परिसंपत्तियां, 21-28 देयताएं, 29 इक्विटी, 31-36 कारोबार, 4 वस्तुएं, सामग्रियां और सेवाएं, 5 अन्य परिचालन खर्च, 6 कर्मचारी लागत, 7 मूल्यह्रास और अन्य परिचालन लागत, 8 वित्तीय वस्तुएं और 8900 आयकर), ताकि वैधानिक मिलान स्वचालित बना रहे। कंपनी सेटअप में टेम्पलेट को लागू करने का स्थान कहाँ है, इसके लिए शुरुआत करना (getting started) देखें।

FAQ

सरल शब्दों में चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स क्या है?

उन सभी खातों की पूरी सूची जिन पर कंपनी की खाता बही में प्रविष्टि की जा सकती है - प्रत्येक का अपना कोड, नाम और प्रकार होता है। यह खाता बही की शब्दावली को परिभाषित करता है: यदि कोई भेद चार्ट में (या किसी विश्लेषणात्मक आयाम में) नहीं है, तो खाता बही उसे व्यक्त नहीं कर सकती है।

क्या ईयू के लिए एक मानक चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स है?

नहीं। ईयू वित्तीय विवरण लेआउट को सुसंगत बनाता है, खाता नंबरों को नहीं। फ़्रांस एक राष्ट्रीय चार्ट को अनिवार्य बनाता है, जर्मनी व्यावहारिक मानकों (SKR03/04) पर चलता है, लिथुआनिया एक अनुशंसित VAS-अनुरूप चार्ट प्रकाशित करता है जिसे व्यवहार में मानक माना जाता है।

पोस्ट करने योग्य और सारांश खातों में क्या अंतर है?

सारांश खाते समूहीकरण और उप-योग (subtotal) करने के लिए मौजूद होते हैं - वर्ग 2, समूह 24 - और प्रविष्टियाँ कभी भी सीधे उनमें पोस्ट नहीं होती हैं। पोस्ट करने योग्य खाते ट्री के वे पत्ते (leaves) होते हैं जहाँ वास्तविक नामित और जमा (debits and credits) दर्ज होते हैं। सॉफ्टवेयर में इसे लागू करने से रिपोर्ट और पोस्टिंग एक-दूसरे से अलग नहीं होती हैं।

एक छोटी कंपनी के जितने खाते होने चाहिए?

जितना आप सोचते हैं उससे कम - एक छोटी सेवा कंपनी का कार्यशील सेट अक्सर 30 से 60 खाते होता है। जब आपको विवरण या कर रिटर्न में अंतर की आवश्यकता हो तो एक खाता जोड़ें; प्रबंधन विवरण के लिए लागत केंद्रों या परियोजनाओं का उपयोग करें।

क्या मैं बाद में अपना चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स बदल सकता हूँ?

आप स्वतंत्र रूप से खाते जोड़ सकते हैं और पुराने का उपयोग करना बंद कर सकते हैं। इतिहास के बीच में किसी खाते का नाम बदलना या उसका उद्देश्य बदलना वह गलती है जिससे बचना चाहिए - पिछली अवधि की तुलनाएं खाते का शेष तो रखती हैं लेकिन उसका अर्थ खो देती हैं। नया जोड़ें, पुराने को त्यागें।