Milyen szoftvereket használnak valójában a könyvelők 2026-ban?
Egyértelmű áttekintés arról, hogy mi szerepel egy könyvelő asztalán 2026-ban a főkönyvtől az adóbevallási portálokig, és mit jelent ez az Ön által választott rendszer szempontjából.
A könyvelők 2026-ban hétféle szoftvert használnak: főkönyvi vagy könyvelési rendszert, irodakezelési (practice management) eszközt, az adóhatóságok e-bevallási portáljait és az ezekhez szükséges fájlokat előállító szoftvereket, banki forgalomletöltő és dokumentumfelolvasó eszközöket, táblázatkezelőket, auditfájl-exportálókat, valamint bérszámfejtő szoftvert. Egyetlen termék sem fedi le mind a hetet, és a legtöbb könyvelő egyszerre több rendszerben dolgozik. Hogy melyik szoftver melyik kategóriát tölti be, az országfüggő, mivel a törvényi előírások szerinti formátumok és a bevallási portálok is nemzeti szintűek.
Ez a cikk végigveszi az egyes kategóriákat, bemutatja, miben tér el egy könyvelőiroda és egy vállalati belső pénzügyi csapat eszköztára, felsorolja azokat az országspecifikus formátumokat, amelyeket egy uniós könyvelőnek elő kell állítania, végül pedig összefoglalja, hogy mit keresnek a könyvelők az ügyfeleik rendszereiben.
A hét kategória
Főkönyv és könyvelés
A nyilvántartás alapja: számlatükör, könyvelési tételek, vevői és szállítói analitikák, áfa, tárgyi eszközök, időszaki zárás. Minden más ebből olvas vagy ebbe ír. Kisvállalkozások esetében ez általában egy felhőalapú termék, nagyobb cégeknél pedig egy Vállalatirányítási rendszer (ERP) pénzügyi modulja. A könyvelők ritkán választják ezt; az ügyfélnek már van egy ilyen rendszere, és a könyvelő abban dolgozik, amivel az ügyfél rendelkezik.
Irodakezelési (practice management) eszközök
Ezt a könyvelőirodák használják, a belső csapatok nem: ügyféllisták, megbízólevelek, határidők követése az összes ügyfélnél, munkaidő-nyilvántartás, számlázás és dokumentumkérések. Ez a rendszer semmit sem tud a tartozik-követel oldalakról. A feladata az, hogy negyven ügyfél áfabevallása időben be legyen nyújtva.
Adóbevallás és e-bevallás
Két réteg. Először is az adóhatóság által üzemeltetett nemzeti portálok (Németországban az ELSTER, Litvániában a VMI EDS-e, Spanyolországban az AEAT Sede oldala stb.), ahová a bevallások beérkeznek. Másodszor pedig a szoftver, amely előállítja a portál által elfogadott fájlt, vagy amely közvetlenül a webes szolgáltatáson keresztül, az adózó tanúsítványával küldi be azt. Számos országban a könyvelő főkönyvi szoftvere ezt maga végzi, máshol pedig egy külön bevallási eszköz használata a szokásos.
Banki forgalmak és dokumentumfelolvasás
Nyílt bankolási (open-banking) kapcsolatok, amelyek automatikusan lekérik a tranzakciókat, kivonatimporterek a camt.053 és MT940 fájlokhoz, valamint OCR-eszközök, amelyek PDF-ekről vagy fényképekről olvassák be a szállítói számlákat. Ezek váltják fel a gépelést, amely régebben a könyvelők napjának nagy részét kitette. A dokumentumfelolvasó eszközök jellemzően e-mailen vagy integráción keresztül továbbítják a dokumentumokat a főkönyvbe.
Táblázatkezelők
Mindenhol jelen vannak: egyeztetések, munkalapok, céltartalékok, konszolidációs módosítások, és azok az egyedi kimutatások, amelyeket a rendszer nem tud előállítani. Az egészséges működési forma az, amikor a táblázatkezelőt elemzésre, a főkönyvet pedig a hivatalos nyilvántartásra használják. Az egészségtelen minta az, amikor egy egyenleg kizárólag egy táblázatban létezik.
Auditfájlok exportálása
Olyan formátumok, amelyek a teljes főkönyvet átadják egy könyvvizsgálónak, adóellenőrnek vagy egy átvevő könyvelőnek: a SAF-T különféle változatai, Németország DATEV formátuma, Franciaország FEC-je, valamint Svédország SIE-je. A könyvelőnek szüksége van arra, hogy az ügyfél rendszere ezeket kérésre, helyesen, kézi utómunka nélkül tudja exportálni.
Bérszámfejtés
Gyakran a főkönyvtől független termék, mivel a bérszámfejtési szabályok évente változnak és országspecifikusak. A bérszámfejtési folyamat egy összesítő vegyes bizonylatot könyvel át a főkönyvbe, és előállítja a havi adó- és járulékbevallásokat.
Könyvelőiroda versus belső csapat
| Könyvelőiroda | Belső pénzügyi csapat | |
|---|---|---|
| Főkönyv | Az egyes ügyfelek rendszerében dolgozik, vagy saját szerveren üzemelteti azokat | Egyetlen, mélyen konfigurált rendszer |
| Irodakezelés | Elengedhetetlen | Nem használják; a cég saját feladatkezelő eszközei váltják fel |
| Bevallás | Számos ügyfél számára készít bevallást, gyakran meghatalmazotti jogosultsággal | Egyetlen cég számára készít bevallást saját tanúsítvánnyal |
| Dokumentumfelolvasás és banki forgalmak | Ügyfelek körében egységesítve az időmegtakarítás érdekében | A cég bankjaihoz és szállítóihoz igazítva |
| Exportálás | Megbízható exportra van szüksége minden olyan ügyfélrendszerből, amelyet nem ő irányít | Exportra van szüksége a könyvvizsgáló és az adóhatóság számára |
| Táblázatkezelők | Ügyfelenkénti munkalapok | Vezetői riportok, költségvetések, konszolidáció |
Gakorlati következmény a vállalkozás számára: ha egy külső iroda vezeti a könyvelését, az irodának az a legfontosabb, hogy milyen könnyen tud adatokat bejuttatni az Ön rendszerébe, illetve kinyerni abból. Ha belső csapata van, akkor számukra az a mérvadó, hogy a rendszer a havi feladatok mekkora részét végzi el helyettük.
Országspecifikus formátumok, amelyeket egy uniós könyvelőnek elő kell állítania
A számvitel még az EU-n belül is nemzeti szabályozás alá esik, így az alábbi formátumok kötelező érvényűek az érintett könyvelők számára.
| Ország | Formátum vagy rendszer | Mi ez |
|---|---|---|
| Németország | DATEV | Az a könyvelési exportformátum (Buchungsstapel), amelyet a legtöbb német adótanácsadó szoftvere elvár |
| Franciaország | FEC (fichier des écritures comptables) | Teljes naplóexport, amelyet az adóhatóság bármely ellenőrzés során kérhet; kötelező formátum és mezősorrend |
| Svédország | SIE | Számviteli adatok szabványos csereformátuma a svéd rendszerek között |
| Litvánia | i.SAF | A Szellemi Adóhivatal i.MAS rendszerébe küldött kiállított és beérkezett áfás számlák havi nyilvántartása |
| Litvánia | i.SAF-T | Kérésre előállított szabványos auditfájl |
| Portugália | SAF-T (PT) | Havi számlázási adatszolgáltatás és a teljes auditfájl |
| Norvégia | SAF-T Financial | Az adóhatóság által megkövetelt szabványos auditfájl |
| Románia | SAF-T (D406) | Havi vagy negyedéves szabványos auditfájl az ANAF számára |
A könyvelők részben ami alapján értékelik az ügyfél szoftverét, az az, hogy az natív módon állítja-e elő ezeket. Ha egy rendszer erre nem képes, akkor a könyvelőnek kézzel kell újraépítenie a fájlt, ami órákat vesz igénybe és hibalehetőségeket rejt magában.
Mit várnak el a könyvelők az ügyfél rendszerétől?
Amikor a könyvelők leírják a jó ügyfélrendszert, a felsorolt szempontok egységesek:
- Valódi audit nyomvonal (audit trail). Ki módosított mit, mikor, a módosítás előtti és utáni értékekkel, amely lekérdezhető ahelyett, hogy naplófájlokba lenne temetve.
- Időszaki lezárás. Miután egy hónap lezárult és az áfabevallást benyújtották, abba semmit sem szabad könyvelni, senki által, semmilyen felületen keresztül.
- Már lekönyvelt tételek, amelyek nem módosíthatók. A helyesbítést sztornírozással kell végezni, hogy az előzmények teljesek maradjanak.
- Áfa-nyilvántartások és -bevallások, amelyeket a rendszer maga állít elő, nem pedig valaki által egy táblázatban összeállított adatok.
- Tiszta exportok. Főkönyvi kivonat, részletes főkönyvi napló és a nemzeti auditfájl olyan formátumokban, amelyeket a könyvelő saját eszközei olvasni tudnak.
- Dokumentumcsatolmányok a tranzakciókhoz, hogy a háttérben lévő számla egy kattintással elérhető legyen a tételtől.
- Külön szerepkör a könyvelő számára, a szükséges hozzáférésekkel és semmi mással.
- Banki egyeztetés a rendszeren belül, hogy a könyvelés minden hónapban egyezzen a bankkivonattal.
Ezen a listán semmi sem arról szól, hogy a felhasználói felület szép legyen. Arról szól, hogy a nyilvántartás megbízható és átvihető legyen.
Hogyan illeszkedik a képbe a Nordlet?
A Nordlet egy API-központú számviteli platform, így nem egy olyan eszköz, amelyet a könyvelők maguknak vásárolnak meg. Ez az a rendszer, amelyet a vállalkozás futtat, a könyvelők pedig benne dolgoznak, vagy exportokat vesznek ki belőle. A fenti listához mérve:
- Audit nyomvonal: minden változást rögzít a rendszer a végrehajtóval, művelettel, entitással és a különbségekkel együtt, ráadásul kereshető a Főkönyv → Auditnapló menüpontban vagy a
audit/listvégponton keresztül. - Időszaki lezárás és módosíthatatlan tételek: a lezárt időszakra eső könyvelést a rendszer HTTP 409 hibával visszautasítja, mind az alkalmazáson, mind az API-n keresztül; a lekönyvelt tételeket sztornírozással lehet helyesbíteni. Lásd a módosíthatatlan főkönyvről szóló szószedetbejegyzést.
- Áfa-nyilvántartások és -bevallások: a litván i.SAF nyilvántartások és az FR0600 bevallás, az OSS és IOSS bevallások, valamint a nemzeti áfabevallási csomagok a főkönyvből kerülnek kiszámításra; a bevallástámogatási táblázat mind a 30 ország tekintetében felsorolja, hogy a Nordlet mely határidőkre nyújt be bevallást saját maga, mely fájlokat készíti el a feltöltéshez, és mely adatokat kell kézzel rögzíteni.
- Exportok: főkönyvi kivonat, vegyes napló és részletes főkönyv XLSX, JSON vagy PDF formátumban, valamint főkönyvi exportok DATEV, FEC és SIE formátumokban a német, francia és svéd könyvelők számára.
- Szerepkörök: tulajdonos, adminisztrátor, könyvelő, menedzser, fejlesztő és olvasó, amelyek a szerepkörökről szóló útmutatóban találhatók meg.
- Banki egyeztetés: PSD2 banki forgalomletöltés, camt.053 és MT940 import, Stripe CSV import, valamint összeg, közlemény, partner és IBAN alapján pontozott fizetéspárosítás.
- Dokumentumfelolvasás: OCR oldalanként 0,005 EUR áron, és cégenként egy bejövő e-mail cím.
- Bevallási naptár: minden cég a saját határidőit látja; azoknál, amelyeket a Nordlet elő tud állítani, szerepel egy Bevallás most gomb és egy választható automatikus bevallási kapcsoló.
A Nordlet egy fiatal termék, amely 2026-ban korai hozzáférésű (early access) fázisban van. Az ezt értékelő könyvelőnek étesítenie kell az exportokat és az időszaki lezárást egy tesztcégen belül, mielőtt támaszkodna rájuk, ami pontosan ugyanaz a tanács, amelyet bármely más rendszer esetében is adnánk.
FAQ
Használnak a könyvelők Excelt?
Igen, szinte mindegyikük, munkalapokhoz, egyeztetésekhez és elemzésekhez. A kérdés az, hogy a táblázatban szereplő adatok egy olyan főkönyvből lettek-e átmásolva, amely magában foglalja a nyilvántartást, vagy maga a táblázat a nyilvántartás. Az első a megszokott gyakorlat, a második kockázatot jelent.
Előnyben részesítenek a könyvelők egy adott számviteli terméket?
A preferenciák országspecifikusak, és attól függnek, hogy az iroda többi ügyfele mit használ. Németországban azokat a szoftvereket részesítik előnyben, amelyek DATEV exportra képesek, mivel a legtöbb adótanácsadó a DATEV-et futtatja. A skandináv országokban és az Egyesült Királyságban a banki forgalomletöltéssel rendelkező felhőalapú termékek dominálnak a kisvállalkozói szegmensben. A könyvelő általában elfogad bármilyen rendszert, amely tiszta exportokat és megbízható audit nyomvonalat biztosít.
Milyen szoftvert használnak a könyvelők adóbevalláshoz az EU-ban?
Az adóhatóságok saját nemzeti portáljait, valamint azt a szoftvert, amely előállítja vagy benyújtja a megkövetelt fájlt. Hogy melyik portálról van szó, az országfüggő: Németországban az ELSTER, Litvániában az EDS és az i.MAS, Spanyolországban az AEAT Sede electrónica, Belgiumban az Intervat és így tovább. A Nordlet bevallástámogatási oldala megnevez minden általa ismert határidőhöz tartozó rendszert.
Dolgozhat külső könyvelő a Nordletben?
Igen. Hívja meg őket a könyvelői szerepkörrel, és láthatóvá válnak számukra a cég főkönyvi adatai, dokumentumai, riportjai és bevallásai, miközben az auditnapló rögzíti a tevékenységüket. Emellett DATEV, FEC vagy SIE exportokat is átvihetnek a saját szoftverükbe.
A belső irodakezelési szoftver a számviteli szoftver része?
Nem. Az irodakezelés az iroda ügyfeleit, határidőit és számlázását követi nyomon. A számviteli szoftver a cég könyvelését tartja nyilván. Az irodák mindkettőt használják; a vállalkozásoknak csak a másodikra van szükségük.