Τι λογισμικό χρησιμοποιούν πραγματικά οι λογιστές το 2026;

Μια ξεκάθαρη λίστα με τα εργαλεία που βρίσκονται στο γραφείο ενός λογιστή το 2026, από το γενικό καθολικό έως τις πύλες ηλεκτρονικής υποβολής δηλώσεων, και τι σημαίνει αυτό για το σύστημα που θα επιλέξετε.

Οι λογιστές το 2026 χρησιμοποιούν επτά είδη λογισμικού: ένα γενικό καθολικό ή σύστημα τήρησης βιβλίων, ένα εργαλείο διαχείρισης γραφείου (practice management), τις πύλες ηλεκτρονικής υποβολής δηλώσεων των φορολογικών αρχών και το λογισμικό που παράγει αρχεία για αυτές, εργαλεία τροφοδοσίας τραπεζικών δεδομένων και λήψης παραστατικών, λογιστικά φύλλα, εξαγωγείς αρχείων ελέγχου και λογισμικό μισθοδοσίας. Κανένα μεμονωμένο προϊόν δεν καλύπτει και τα επτά, και οι περισσότεροι λογιστές εργάζονται σε πολλά ταυτόχρονα. Ποια προϊόντα καλύπτουν κάθε θέση εξαρτάται από τη χώρα, καθώς τα θεσμοθετημένα πρότυπα και οι πύλες υποβολής είναι εθνικά.

Αυτό το άρθρο εξετάζει κάθε κατηγορία, εξηγεί πώς τα εργαλεία ενός λογιστικού γραφείου διαφέρουν από αυτά μιας εσωτερικής οικονομικής ομάδας, παραθέτει τα ειδικά ανά χώρα πρότυπα που πρέπει να παράγει ένας Ευρωπαίος λογιστής και ολοκληρώνεται με το τι αναζητούν οι λογιστές στο σύστημα ενός πελάτη.

Οι επτά κατηγορίες

Γενικό καθολικό και τήρηση βιβλίων

Το σύστημα καταγραφής: σχέδιο λογαριασμών, εγγραφές ημερολογίου, καθολικά πελατών και προμηθευτών, ΦΠΑ, πάγια στοιχεία, κλείσιμο περιόδου. Οτιδήποτε άλλο διαβάζει από αυτό ή γράφει σε αυτό. Για τις μικρές επιχειρήσεις πρόκειται συνήθως για ένα προϊόν cloud· για τις μεγαλύτερες είναι η οικονομική μονάδα ενός ERP. Οι λογιστές σπάνια το επιλέγουν· ο πελάτης διαθέτει ήδη ένα και ο λογιστής εργάζεται σε όποιο σύστημα κι αν είναι αυτό.

Διαχείριση γραφείου (Practice management)

Χρησιμοποιείται από γραφεία και όχι από εσωτερικές ομάδες: λίστες πελατών, επιστολές ανάθεσης εργασίας (engagement letters), παρακολούθηση προθεσμιών για όλους τους πελάτες, καταγραφή χρόνου, τιμολόγηση και αιτήματα εγγράφων. Δεν γνωρίζει τίποτα για χρεώσεις και πιστώσεις. Η δουλειά του είναι να διασφαλίζει ότι οι δηλώσεις ΦΠΑ σαράντα πελατών υποβάλλονται εγκαίρως.

Φορολογική υποβολή και ηλεκτρονική υποβολή

Δύο επίπεδα. Πρώτον, οι εθνικές πύλες που διαχειρίζονται οι φορολογικές αρχές (ELSTER στη Γερμανία, EDS του VMI στη Λιθουανία, Sede της AEAT στην Ισπανία κ.ο.κ.) όπου υποβάλλονται οι δηλώσεις. Δεύτερον, το λογισμικό που παράγει το αρχείο το οποίο αποδέχεται η πύλη, ή που υποβάλλει απευθείας μέσω μιας διαδικτυακής υπηρεσίας υπό το πιστοποιητικό του φορολογουμένου. Σε πολλές χώρες το λογισμικό καθολικού του λογιστή το κάνει αυτό· σε άλλες, ένα ξεχωριστό εργαλείο υποβολής είναι το σύνηθες.

Τραπεζικές ροές και λήψη παραστατικών

Συνδέσεις ανοικτής τραπεζικής (open-banking) που τραβούν αυτόματα τις συναλλαγές, εισαγωγείς καταστάσεων για αρχεία camt.053 και MT940, και εργαλεία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) που διαβάζουν τιμολόγια προμηθευτών από PDF ή φωτογραφίες. Αυτά αντικαθιστούν την πληκτρολόγηση που αποτελούσε το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας ενός λογιστή. Τα εργαλεία λήψης συνήθως προωθούν τα έγγραφα στο καθολικό μέσω εισαγωγής email ή ενσωμάτωσης.

Λογιστικά φύλλα

Εξακολουθούν να βρίσκονται παντού: συμφωνίες, φύλλα εργασίας (working papers), προβλέψεις, προσαρμογές ενοποίησης, η σποραδική αναφορά που δεν παράγει το σύστημα. Το υγιές πρότυπο είναι τα λογιστικά φύλλα για ανάλυση και το καθολικό για την καταγραφή. Το ανθυγιεινό πρότυπο είναι ένα υπόλοιπο που υπάρχει μόνο σε ένα λογιστικό φύλλο.

Εξαγωγές αρχείων ελέγχου

Πρότυπα που παραδίδουν ολόκληρο το καθολικό σε έναν ελεγκτή, έναν φορολογικό επιθεωρητή ή έναν επόμενο λογιστή: παραλλαγές SAF-T, το πρότυπο DATEV της Γερμανίας, το FEC της Γαλλίας, το SIE της Σουηδίας. Ένας λογιστής χρειάζεται το σύστημα του πελάτη να τα παράγει κατά παραγγελία, σωστά, χωρίς χειροκίνητη μορφοποίηση.

Μισθοδοσία

Συχνά ξεχωριστό προϊόν από το καθολικό, επειδή οι κανόνες μισθοδοσίας αλλάζουν ετησίως και είναι εθνικοί. Η διαδικασία μισθοδοσίας καταχωρίζει ένα συνολικό ημερολόγιο στο καθολικό και παράγει τις μηνιαίες δηλώσεις παρακρατήσεων και κοινωνικής ασφάλισης.

Λογιστικό γραφείο έναντι εσωτερικής ομάδας

	Λογιστικό γραφείο	Εσωτερική οικονομική ομάδα
Καθολικό	Εργάζεται στο σύστημα κάθε πελάτη ή φιλοξενεί πελάτες στο δικό του σύστημα	Ένα σύστημα, με βαθιά παραμετροποίηση
Διαχείριση γραφείου	Ουσιαστική	Δεν χρησιμοποιείται· αντικαθιστάται από τα δικά του εργαλεία διαχείρισης εργασιών της εταιρείας
Υποβολή	Υποβάλλει για πολλούς πελάτες, συχνά υπό τα διαπιστευτήρια αντιπροσώπου	Υποβάλλει για μία εταιρεία υπό το δικό της πιστοποιητικό
Λήψη και τραπεζικές ροές	Τυποποιημένες σε όλους τους πελάτες για εξοικονόμηση χρόνου	Επιλεγμένες ώστε να ταιριάζουν στις τράπεζες και τους προμηθευτές της εταιρείας
Εξαγωγές	Χρειάζεται καθαρές εξαγωγές από κάθε σύστημα πελάτη που δεν ελέγχει	Χρειάζεται εξαγωγές για τον ορκωτό ελεγκτή και τη φορολογική αρχή
Λογιστικά φύλλα	Φύλλα εργασίας ανά πελάτη	Αναφορές διοίκησης, προϋπολογισμοί, ενοποίηση

Η πρακτική συνέπεια για μια επιχειρηματική οντότητα: εάν ένα εξωτερικό γραφείο τηρεί τα βιβλία σας, το γραφείο ενδιαφέρεται περισσότερο για το πόσο εύκολα μπορεί να εισάγει και να εξάγει δεδομένα από το σύστημά σας. Εάν διαθέτετε εσωτερική ομάδα, ενδιαφέρονται κυρίως για το πόσο μέρος του μηνιαίου κύκλου εκτελεί το σύστημα χωρίς αυτούς.

Ειδικά ανά χώρα πρότυπα που πρέπει να παράγει ένας Ευρωπαίος λογιστής

Η θεσμοθετημένη λογιστική είναι εθνική ακόμη και εντός της ΕΕ, οπότε τα παρακάτω πρότυπα δεν είναι προαιρετικά για τους εμπλεκόμενους λογιστές.

Χώρα	Πρότυπο ή σύστημα	Τι είναι
Γερμανία	DATEV	Το πρότυπο εξαγωγής που αναμένει το λογισμικό των περισσότερων Γερμανών φορολογικών συμβούλων για εγγραφές κρατήσεων (Buchungsstapel)
Γαλλία	FEC (fichier des écritures comptables)	Μια πλήρης εξαγωγέας ημερολογίου που η φορολογική αρχή μπορεί να απαιτήσει σε οποιονδήποτε έλεγχο· υποχρεωτική μορφή και σειρά πεδίων
Σουηδία	SIE	Το τυπικό πρότυπο ανταλλαγής λογιστικών δεδομένων μεταξύ σουηδικών συστημάτων
Λιθουανία	i.SAF	Μηνιαία μητρώα εκδοθέντων και ληφθέντων τιμολογίων ΦΠΑ που αποστέλλονται στο σύστημα i.MAS της Κρατικής Φορολογικής Επιθεώρησης
Λιθουανία	i.SAF-T	Το τυπικό αρχείο ελέγχου που παράγεται κατόπιν αιτήματος
Πορτογαλία	SAF-T (PT)	Μηνιαία επικοινωνία τιμολόγησης και το πλήρες αρχείο ελέγχου
Νορβηγία	SAF-T Financial	Το τυπικό αρχείο ελέγχου που απαιτεί η φορολογική διοίκηση
Ρουμανία	SAF-T (D406)	Μηνιαίο ή τριμηνιαίο τυπικό αρχείο ελέγχου προς την ANAF

Οι λογιστές αξιολογούν το λογισμικό ενός πελάτη εν μέρει με βάση το αν παράγει αυτά τα αρχεία εγγενώς. Ένα σύστημα που δεν το κάνει σημαίνει ότι ο λογιστής ανακατασκευάζει το αρχείο με το χέρι, γεγονός που κοστίζει ώρες εργασίας και εισάγει σφάλματα.

Τι ζητούν οι λογιστές από το σύστημα ενός πελάτη

Όταν οι λογιστές περιγράφουν ένα καλό σύστημα πελάτη, η λίστα είναι συνεπής:

Ένα πραγματικό ίχνος ελέγχου (audit trail). Ποιος άλλαξε τι, πότε, με τις τιμές πριν και μετά, δυνατότητα αναζήτησης αντί να είναι κρυμμένο σε αρχεία καταγραφής (logs).
Κλείδωμα περιόδου. Μόλις κλείσει ένας μήνας και υποβληθεί η δήλωση ΦΠΑ, τίποτα δεν μπορεί να καταχωριστεί σε αυτόν, από κανέναν, μέσω οποιασδήποτε διεπαφής.
Καταχωρισμένες εγγραφές που δεν μπορούν να επεξεργαστούν. Διορθώσεις μέσω αντιλογισμού (reversal), ώστε το ιστορικό να είναι πλήρες.
Μητρώα και δηλώσεις ΦΠΑ που παράγει το ίδιο το σύστημα, και όχι νούμερα που κάποιος συναρμολογεί σε ένα λογιστικό φύλλο.
Καθαρές εξαγωγές. Ισοζύγιο, λεπτομέρειες γενικού καθολικού και εθνικό αρχείο ελέγχου, σε μορφές που διαβάζουν τα εργαλεία του ίδιου του λογιστή.
Συνημμένα έγγραφα σε συναλλαγές, ώστε το υποστηρικτικό τιμολόγιο να απέχει μόλις ένα κλικ από την εγγραφή.
Ένας ρόλος για τον λογιστή με την πρόσβαση που χρειάζεται και τίποτα παραπάνω.
Τραπεζική συμφωνία εντός του συστήματος, ώστε τα βιβλία να συμφωνούν με την τραπεζική κατάσταση κάθε μήνα.

Τίποτα σε αυτή τη λίστα δεν αφορά το αν η διεπαφή χρήστη είναι όμορφη. Αφορά το να είναι αξιόπιστο και φορητό το αρχείο.

Πώς ταιριάζει το Nordlet

Το Nordlet είναι μια λογιστική πλατφόρμα με προτεραιότητα το API (API-first), επομένως δεν αποτελεί εργαλείο που αγοράζουν οι λογιστές για δική τους χρήση. Είναι το σύστημα που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση, και οι λογιστές εργάζονται σε αυτό ή λαμβάνουν εξαγωγές από αυτό. Αξιολογούμενο με βάση την παραπάνω λίστα:

Ίχνος ελέγχου (Audit trail): κάθε αλλαγή καταγράφεται με τον χρήστη, την ενέργεια, την οντότητα και τη διαφορά (diff), και είναι διαθέσιμη προς αναζήτηση στην ενότητα Λογαριασμός → Αρχείο καταγραφής ελέγχου ή μέσω του audit/list.
Κλείδωμα περιόδου και αμετάβλητες εγγραφές: μια καταχώριση με ημερομηνία σε κλειδωμένη περίοδο απορρίπτεται με HTTP 409, τόσο μέσω της εφαρμογής όσο και μέσω του API· οι καταχωρισμένες εγγραφές διορθώνονται με αντιλογισμό. Δείτε την καταχόρηση γλωσσαρίου για το αμετάβλητο καθολικό.
Μητρώα και δηλώσεις ΦΠΑ: τα λιθουανικά μητρώα i.SAF και η δήλωση FR0600, οι δηλώσεις OSS και IOSS, καθώς και τα πακέτα εθνικών δηλώσεων ΦΠΑ υπολογίζονται από το καθολικό· ο πίνακας υποστήριξης υποβολών απαριθμεί, και για τις 30 χώρες, ποιες προθεσμίες υποβάλλει αυτόνομα το Nordlet, ποια αρχεία κατασκευάζει για μεταφόρτωση και ποια νούμερα πληκτρολογούνται με το χέρι.
Εξαγωγές: ισοζύγιο, γενικό ημερολόγιο και λεπτομέρειες καθολικού ως XLSX, PDF ή JSON, καθώς και εξαγωγές καθολικού σε μορφές DATEV, FEC και SIE για Γερμανούς, Γάλλους και Σουηδούς λογιστές.
Ρόλοι: κάτοχος (owner), διαχειριστής (admin), λογιστής (accountant), διευθυντής (manager), προγραμματιστής (developer) και θεατής (viewer), όπως περιγράφονται στο οδηγό ρόλων.
Τραπεζική συμφωνία: τραπεζικές ροές PSD2, εισαγωγή camt.053 και MT940, εισαγωγή CSV Stripe, και αντιστοίχιση πληρωμών που βαθμολογείται ανά ποσό, αναφορά, αντισυμβαλλόμενο και IBAN.
Λήψη παραστατικών: OCR με κόστος €0.005 ανά σελίδα και διεύθυνση λήψης email ανά εταιρεία.
Ημερολόγιο υποβολών: κάθε εταιρεία βλέπει τις δικές της προθεσμίες· εκείνες που μπορεί να παράγει το Nordlet διαθέτουν κουμπί Άμεση υποβολή και προαιρετικό διακόπτη αυτόματης υποβολής.

Το Nordlet είναι ένα νέο προϊόν, σε στάδιο early access το 2026. Ένας λογιστής που το αξιολογεί θα πρέπει να δοκιμάσει τις εξαγωγές και το κλείδωμα περιόδου σε μια εταιρεία δοκιμών (sandbox) προτού βασιστεί σε αυτά, η οποία είναι η ίδια συμβουλή που θα δίναμε για οποιοδήποτε σύστημα.

FAQ

Χρησιμοποιούν οι λογιστές Excel;

Ναι, σχεδόν όλοι, για φύλλα εργασίας, συμφωνίες και ανάλυση. Το ερώτημα είναι εάν τα νούμερα στο λογιστικό φύλλο αντιγράφονται από ένα καθολικό που διατηρεί την επίσημη εγγραφή, ή εάν το λογιστικό φύλλο αποτελεί το ίδιο την εγγραφή. Το πρώτο είναι η συνηθισμένη πρακτική· το δεύτερο αποτελεί κίνδυνο.

Προτιμούν οι λογιστές κάποιο συγκεκριμένο λογιστικό προϊόν;

Οι προτιμήσεις είναι εθνικές και εξαρτώνται από το τι χρησιμοποιούν οι υπόλοιποι πελάτες ενός γραφείου. Σ τη Γερμανία, το λογισμικό που κάνει εξαγωγή σε DATEV προτιμάται έντονα επειδή οι περισσότεροι φορολογικοί σύμβουλοι λειτουργούν με DATEV. Στις Σκανδιναβικές χώρες και στο Ηνωμένο Βασίλειο, τα προϊόντα cloud με τραπεζικές ροές κυριαρχούν στην πρακτική των μικρών επιχειρήσεων. Ένας λογιστής θα αποδεχθεί συνήθως οποιοδήποτε σύστημα παράγει καθαρές εξαγωγές και ένα αξιόπιστο ίχνος ελέγχου.

Τι λογισμικό χρησιμοποιούν οι λογιστές για τη φορολογική υποβολή στην ΕΕ;

Η εθνική πύλη κάθε φορολογικής αρχής, συν το λογισμικό που παράγει ή υποβάλλει το απαιτούμενο αρχείο. Ποια πύλη χρησιμοποιείται εξαρτάται από τη χώρα: ELSTER στη Γερμανία, EDS και i.MAS στη Λιθουανία, Sede electrónica της AEAT στην Ισπανία, Intervat στο Βέλγιο κ.ο.κ. Η σελίδα υποστήριξης υποβολών του Nordlet κατονομάζει το σύστημα για κάθε προθεσμία που γνωρίζει.

Μπορεί ένας εξωτερικός λογιστής να εργαστεί στο Nordlet;

Ναι. Προσκαλέστε τον με τον ρόλο του λογιστή και θα βλέπει το καθολικό, τα έγγραφα, τις αναφορές και τις δηλώσεις της εταιρείας, με το αρχείο καταγραφής ελέγχου να καταγράφει τις ενέργειές του. Μπορεί επίσης να λάβει εξαγωγές DATEV, FEC ή SIE για το δικό του λογισμικό.

Είναι το λογισμικό διαχείρισης γραφείου μέρος του λογιστικού λογισμικού;

Όχι. Η διαχείριση γραφείου παρακολουθεί τους πελάτες, τις προθεσμίες και την τιμολόγηση ενός γραφείου. Το λογιστικό λογισμικό διατηρεί τα βιβλία μιας εταιρείας. Τα γραφεία χρησιμοποιούν και τα δύο· οι επιχειρήσεις χρειάζονται μόνο το δεύτερο.