Katere programske opreme računovodje dejansko uporabljajo v letu 2026?

Pregleden seznam tega, kar ima računovodja leta 2026 na mizi, od glavne knjige do portalov za e-davke, in kaj to pomeni za izbiro vašega sistema.

Računovodje v letu 2026 uporabljajo sedem vrst programske opreme: glavno knjigo oziroma knjižni sistem, orodje za vodenje pisarne (practice management), portale davčnih uprav za e-oddajo dokumentov in programsko opremo za pripravo datotek zanje, orodja za bančne izpise in zajem dokumentov, preglednice, izvoznike revizijskih sledi ter programe za obračun plač. Noben posamezen izdelek ne pokriva vseh sedmih področij, zato večina računovodij hkrati dela v več hkrati. Kateri izdelki zapolnijo posamezno nišo, je odvisno od države, saj so zakonski formati in portali za oddajo nacionalni.

Ta članek obravnava posamezne kategorije, pojasnjuje razlike med naborom orodij računovodskega servisa in notranje finančne ekipe, navaja specifične državnopravne formate, ki jih mora pripraviti računovodja v EU, in zaključuje s tem, kaj računovodje iščejo v strankinem sistemu.

Sedem kategorij

Glavna knjiga in knjigovodstvo

Sistem evidenc: kontni načrt, temeljnice, saldakonti kupcev in dobaviteljev, DDV, osnovna sredstva in zaključevanje obdobja. Vse ostalo bere iz tega sistema ali vanj zapisuje. Za mala podjetja je to običajno oblačni izdelek (cloud product), za večja pa finančni modul v okviru ERP-ja. Računovodje to redko izbirajo sami; stranka ga že ima, računovodja pa dela v tistem, kar je na voljo.

Vodenje pisarne (Practice management)

Uporabljajo ga servisi, ne pa notranje ekipe: seznami strank, pogodbe o opravljanju storitev, sledenje rokom za vse stranke, beleženje časa, izdajanje računov in zahtevki za dokumente. Ta orodja ne poznajo vknjižb v v dobro in v breme. Njihova naloga je zagotoviti, da so davčni obračuni za štirideset strank oddani pravočasno.

Davčno poročanje in e-oddaja

Dva sloja. Prvi so nacionalni portali, ki jih upravlja davčni organ (ELSTER v Nemčiji, EDS pri litovski davčni upravi VMI, Sede pri španski agenciji AEAT itd.), prek katerih se oddajajo obračuni. Drugi sloj je programska oprema, ki ustvari datoteko, ki jo portal sprejme, ali pa jo odda neposredno prek spletne storitve s potrdilom davčnega zavezanca. V mnogih državah to počane kar računovodski program, v drugih pa je običajna uporaba ločenega orodja za oddajo.

Bančni izpisi in zajem dokumentov

Povezave z odprtim bančništvom (open banking), ki samodejno vlečejo transakcije, uvozniki izpiskov za datoteke camt.053 in MT940 ter orodja OCR, ki prebirajo račune dobaviteljev iz datotek PDF ali fotografij. Ta orodja nadomeščajo ročni vnos podatkov, ki je nekoč predstavljal večino delovnega dne računovodje. Orodja za zajem običajno posredujejo dokumente v glavno knjigo prek e-poštnega vnosa ali integracije.

Preglednice

Še vedno povsod prisotne: usklajevanja, delovni papirji, časovne razmejitve, postavke konsolidacije in občasna poročila, ki jih sistem ne zna pripraviti sam. Zdrav vzorec je uporaba preglednic za analize in glavne knjige za uradne evidence. Nezdrav vzorec pa je bilanca, ki obstaja izključno v preglednici.

Izvozi revizijskih datotek

Formati, s katerimi se celotna glavna knjiga preda revizorju, davčnemu inšpektorju ali naslednjemu računovodji: različice SAF-T, nemški format DATEV, francoski FEC in švedski SIE. Računovodja od strankinega sistema zahteva, da te izvoze pripravi na zahtevo, pravilno in brez ročnega preoblikovanja.

Obračun plač

Pogosto ločen izdelek od glavne knjige, ker se pravila za plače spreminjajo vsako leto in so specifična za posamezno državo. Obračun plač ustvari zbirno temeljnico za glavno knjigo in pripravi mesečne obračune davčnih odtegljajev ter prispevkov za socialno varnost.

Računovodski servis proti notranji ekipi

	Računovodski servis	Notranja finančna ekipa
Glavna knjiga	Dela v sistemu vsake stranke posebej ali pa stranke gosti v lastnem sistemu	En sam sistem, globoko prilagojen
Vodenje pisarne	Nepogrešljivo	Se ne uporablja; nadomeščeno z lastnimi orodji podjetja za upravljanje nalog
Oddaja poročil	Oddaja za številne stranke, pogosto s pooblastilom	Oddaja za eno podjetje z lastnim digitalnim potrdilom
Zajem in izpisi	Standardizirano med strankami zaradi prihranka časa	Izbrano tako, da ustreza bankam in dobaviteljem podjetja
Izvozi	Potrebuje čiste izvoze iz vsakega sistema stranke, ki ga ne nadzoruje sam	Potrebuje izvoze za revizorja in davčni urad
Preglednice	Delovni papirji za posamezno stranko	Poročanje vodstvu, proračuni, konsolidacija

Praktična posledica za podjetje: če vaše poslovne knjige vodi zunanji servis, mu je največ mar do tega, kako enostavno lahko spravlja podatke v vaš sistem in iz njega. Če imate notranjo ekipo, jih najbolj zanima, kolikšen del mesečnega cikla sistem opravi namesto njih.

Državnopravni formati, ki jih mora pripraviti računovodja v EU

Zakonsko predpisano računovodstvo je nacionalno naravnano tudi znotraj EU, zato spodnji formati za zadevne računovodje niso izbirni.

Country	Format ali sistem	Kaj to je
Nemčija	DATEV	Izvozni format, ki ga programska oprema večine nemških davčnih svetovalcev pričakuje za knjižbe (Buchungsstapel)
Francija	FEC (fichier des écritures comptables)	Celoten izvoz dnevnika, ki ga davčni organ lahko zahteva ob vsaki reviziji; obvezen format in vrstni red polj
Švedska	SIE	Standardni izmenjevalni format za računovodske podatke med švedskimi sistemi
Litva	i.SAF	Mesečne evidenca izdanih in prejetih računov za DDV, poslane v sistem i.MAS državne davčne inšpekcije
Litva	i.SAF-T	Standardna revizijska datoteka, ki se pripravi na zahtevo
Portugalska	SAF-T (PT)	Mesečno sporočanje podatkov o izdajanju računov in celotna revizijska datoteka
Norveška	SAF-T Financial	Standardna revizijska datoteka, ki jo zahteva davčna uprava
Romunija	SAF-T (D406)	Mesečna ali četrtletna standardna revizijska datoteka za agencijo ANAF

Računovodje ocenjujejo strankino programsko opremo tudi po tem, ali te formate podpira že izvorno. Sistem, ki tega ne omogoča, pomeni, da mora računovodja datoteko sestavljati ročno, kar stane veliko ur in vnaša napake.

Kaj računovodje pričakujejo od strankinega sistema

Ko računovodje opisujejo dober strankin sistem, so seznami pričakovanj precej enotni:

Prava revizijska sled. Kdo je kaj spremenil, kdaj, s prikazom vrednosti pred spremembo in po njej, pri čemer so podatki poizvedljivi in niso zakopani v datotekah dnevnikov (logih).
Zaklepanje obdobij. Ko je mesec zaključen in je obračun DDV oddan, v to obdobje nihče več ne more knjižiti, ne glede na uporabnika ali vmesnik.
Knjižbe, ki jih ni mogoče urejati. Popravki se izvajajo z bremepisom oziroma dobropisom, s čimer ostane zgodovina popolna.
Evidence in obračuni DDV, ki jih sistem izdela sam, in ne številke, ki jih nekdo ročno sešteva v preglednici.
Čisti izvozi. Bruto bilanca, podrobnosti glavne knjige in nacionalna revizijska datoteka v formatih, ki jih orodja računovodje lahko berejo.
Priloge dokumentov k transakcijam, tako da je ustrezen račun dosegljiv z enim samim klikom neposredno iz knjižbe.
Vloga za računovodjo, ki mu omogoča ravno pravšnji dostop za delo, nič več in nič manj.
Bančna izravnava znotraj sistema, tako da se poslovne knjige vsak mesec ujemajo z bančnim izpiskom.

Nič na tem seznamu se ne nanaša na lep uporabniški vmesnik. Gre za to, da so evidence zanesljive in prenosljive.

Kako se v to vklaplja Nordlet

Nordlet je računovodska platforma, ki temelji na API-ju, zato ni orodje, ki bi ga računovodje kupovali zase. Je sistem, ki ga podjetje uporablja za svoje poslovanje, računovodje pa v njem delajo ali pa iz njega jemljejo izvoze. Če ga primerjamo s prejšnjim seznamom:

Revizijska sled: vsaka sprememba se zabeleži s podatki o izvajalcu, dejanju, entiteti in razliki (diff), iskljiva pa je v razdelku Račun → Revizijska sled (Account → Audit log) ali prek audit/list.
Zaklepanje obdobij in nespremenljive knjižbe: vnos z datumom v zaklenjeno obdobje se zavrne s kodo HTTP 409, tako v aplikaciji kot prek API-ja; knjižbe se popravljajo z izravnalnimi knjižbami. Glejte vnose v glosar o nespremenljivi glavni knjigi.
Evidence in obračuni DDV: litovski dokumenti i.SAF in obračun FR0600, obračuni OSS in IOSS ter nacionalni paketi za obračun DDV se izračunajo neposredno iz glavne knjige; tabela podpore za oddajo poročil za vseh 30 držav navaja, katere roke Nordlet oddaja samodejno, katere datoteke pripravi za prenos in katere podatke je treba vnesti ročno.
Izvozi: bruto bilanca, dnevnik in podrobnosti glavne knjige v formatih XLSX, PDF ali JSON ter izvozi glavne knjige v formatih DATEV, FEC in SIE za nemške, francoske in švedske računovodje.
Vloge: lastnik, skrbnik (admin), računovodja, vodja, razvijalec in opazovalec, opisani v vodiču po vlogah.
Bančna izravnava: bančni vnosi PSD2, uvoz datotek camt.053 in MT940, uvoz datotek CSV iz sistema Stripe in ujemajoča se plačila glede na znesek, sklic, nasprotno stranko in IBAN.
Zajem dokumentov: optično prepoznavanje znakov (OCR) po 0,005 EUR na stran in e-poštni naslov za vnos za vsako podjetje posebej.
Koledar poročanja: vsako podjetje vidi svoje roke; tiste, ki jih Nordlet podpira, imajo gumb Oddaj zdaj (File now) in izbirno stikalo za samodejno oddajo.

Nordlet je mlad izdelek, ki je v letu 2026 na voljo v zgodnjem dostopu (early access). Računovodja, ki ga želi oceniti, naj pred zanašanjem nanj preizkusi izvoze in zaklepanje obdobij v testnem podjetju (sandbox), kar je sicer enak nasvet, kot bi ga dali za kateri koli drug sistem.

Pogosta vprašanja (FAQ)

Ali računovodje uporabljajo Excel?

Da, skoraj vsi ga uporabljajo za delovne papirje, usklajevanja in analize. Vprašanje je le, ali so številke v preglednici prepisane iz glavne knjige, ki hrani uradne podatke, ali pa je preglednica sama po sebi evidenca. Prvo je običajna praksa, drugo pa predstavlja tveganje.

Ali imajo računovodje raje določen računovodski program?

Preference so nacionalne narave in so odvisne od tega, kaj uporabljajo druge stranke posameznega servisa. V Nemčiji je izrazito priljubljena programska oprema, ki omogoča izvoz v program DATEV, ker večina davčnih svetovalcev uporablja prav DATEV. V nordijskih državah in v Združenem kraljestvu v praksi za mala podjetja prevladujejo oblačne rešitve z bančnimi izpisi. Računovodja bo običajno sprejel kateri koli sistem, ki omogoča čiste izvoze in zaupanja vredno revizijsko sled.

Kakšno programsko opremo uporabljajo računovodje za oddajo davčnih obračunov v EU?

Nacionalni portal vsakega davčnega organa ter programsko opremo, ki pripravi ali odda zahtevano datoteko. Kateri portal je potreben, je odvisno od države: ELSTER v Nemčiji, EDS in i.MAS v Litvi, Sede electrónica pri agenciji AEAT v Španiji, Intervat v Belgiji in tako naprej. Stran s podporo za oddajo poročil v sistemu Nordlet imenuje sistem za vsak rok, ki ga podpira.

Ali lahko zunanji računovodja dela v Nordletu?

Da. Povabite ga z vlogo računovodje, v sistemu pa bo videl poslovne knjige podjetja, dokumente, poročila in obračune, pri čemer bo revizijska sled beležila vse njegovo delo. Prav tako lahko izvozi podatke v obliki DATEV, FEC ali SIE in jih uvozi v lastno programsko opremo.

Ali je programska oprema za vodenje pisarne del računovodskega programa?

Ne. Orodja za vodenje pisarne sledijo strankam podjetja, rokom in izdajanju računov. Računovodska programska oprema pa hrani poslovne knjige podjetja. Servisi uporabljajo oboje, podjetja pa potrebujejo le slednje.