„Kokią programinę įrangą buhalteriai iš tikrųjų naudoja 2026 metais?“
Aiškus sąrašas to, kas 2026 metais gulasi ant buhalterio stalo – nuo didžiosios knygos iki e. deklaravimo portalų, ir ką tai reiškia jūsų pasirinktai sistemai.
2026 metais buhalteriai naudoja septynių tipų programinę įrangą: didžiąją knygą (general ledger) arba apskaitos sistemą, praktikos valdymo įrankį (practice management), mokesčių administratorių e. deklaravimo portalus ir jiems skirtas rinkmenas generuojančias programas, banko išrašų integracijas bei dokumentų nuskaitymo įrankius, skaičiuokles, audito rinkmenų eksporto įrankius ir darbo užmokesčio apskaitos programas. Nė vienas produktas neapima visų septynių sričių, todėl dažniausiai buhalteriai vienu metu dirba keliose sistemose. Tai, kokie produktai užpildo šias vietas, priklauso nuo šalies, nes įstatymų nustatyti formatai ir deklaravimo portalai yra nacionaliniai.
Šiame straipsnyje apžvelgiama kiekviena kategorija, paaiškinama, kuo buhalterinės apskaitos įmonės įrankiai skiriasi nuo įmonės vidinės finansų komandos rinkinio, išvardijami specifiniai šalies formatai, kuriuos privalo paruošti ES buhalteris, ir pabaigoje aptariama, ko buhalteriai ieško kliento sistemoje.
Septynios kategorijos
Didžioji knyga ir apskaita
Apskaitos duomenų bazė: sąskaitų planas, ūkinės operacijos (journal entries), pirkėjų ir tiekėjų skolų knygos, PVM, ilgalaikis turtas, laikotarpio uždarymas. Viskas kita skaito duomenis iš čia arba juos čia įrašo. Mažoms įmonėms tai dažniausiai debesijos produktas, o didesnėms – ERP finansų modulis. Buhalteriai šią sistemą renka retai; klientas ją jau turi, o buhalteris dirba su tuo, kas yra.
Praktikos valdymas
Naudojamas apskaitos įmonių, o ne vidinių komandų: klientų sąrašai, paslaugų teikimo sutitys (engagement letters), terminų sekimas visiems klientams, laiko apskaita, sąskaitų išrašymas ir dokumentų užklausos. Ši sistema nieko nežino apie debetus ir kreditus. Jos užtikrinimas – pasiekti, kad keturiasdešimties klientų PVM deklaracijos būtų pateiktos laiku.
Mokesčių deklaravimas ir e. deklaravimas
Du lygmenys. Pirmasis – mokesčių administratoriaus valdomi nacionaliniai portalai (Vokietijoje – ELSTER, Lietuvoje – VMI EDS, Ispanijoje – AEAT Sede ir t. t.), į kuriuos teikiamos deklaracijos. Antrasis – programinė įranga, kuri sugeneruoja portalo priimamą rinkmeną arba pateikia duomenis tiesiogiai per žiniatinklio paslaugą (web service) naudojant mokesčių mokėtojo sertifikatą. Daugelyje šalių tai atlieka buhalterio apskaitos programa, o kitur įprasta naudoti atskirą deklaravimo įrankį.
Banko išrašai ir dokumentų nuskaitymas
Atvirosios bankininkystės (open-banking) jungtys, kurios automatiškai atsiunčia operacijas, išrašų importavimo įrankiai camt.053 ir MT940 rinkmenoms bei optinio simbolių atpažinimo (OCR) įrankiai, skaitantys tiekėjų sąskaitas faktūras iš PDF failų arba nuotraukų. Tai pakeičia rankinį duomenų suvedimą, kuris anksčiau užimdavo didžiąją buhalterio darbo dienos dalį. Nuskaitymo įrankiai dokumentus paprastai persiunčia į apskaitos sistemą el. paštu arba per integraciją.
Skaičiuoklės
Vis dar visur sutinkamos: sudengimai, darbo dokumentai (working papers), atidėjiniai, konsolidavimo koregavimai ir pavienės ataskaitos, kurių sistema negeneruoja. Sveikas modelis – skaičiuoklės naudojamos analizei, o didžioji knyga – apskaitos registrui. Nesveikas modelis – kai balansas egzistuoja tik skaičiuoklėje.
Audito rinkmenų eksportas
Formatai, kuriais visa didžioji knyga perduodama auditoriui, mokesčių inspektoriui arba kitam buhalteriui: SAF-T variantai, Vokietijos DATEV formatas, Prancūzijos FEC, Švedijos SIE. Buhalteriui reikia, kad kliento sistema galėtų šiuos duomenis sugeneruoti pagal pareikalavimą, teisingai ir be rankinio pertvarkymo.
Darbo užmokesčio apskaita
Dažnai atskiras nuo didžiosios knygos produktas, nes darbo užmokesčio taisyklės keičiasi kasmet ir yra nacionalinės. Atlikus darbo užmokesčio skaičiavimą, į didžiąją knygą įrašomas apibendrintas įrašas (summary journal) ir sugeneruojamos mėnesinės GPM bei „Sodros“ deklaracijos.
Apskaitos įmonė prieš vidinę finansų komandą
| Apskaitos įmonė | Vidinė finansų komanda | |
|---|---|---|
| Didžioji knyga | Dirba kiekvieno kliento sistemoje arba pati talpina klientus savo serveryje | Viena sistema, giliai sukonfigūruota |
| Praktikos valdymas | Būtinas | Nenaudojamas; jį atstoja įmonės vidaus užduočių valdymo įrankiai |
| Deklaravimas | Deklaruoja už daugelį klientų, dažnai su atstovo teisėmis | Deklaruoja už vieną įmonę su jos pačios sertifikatu |
| Dokumentų nuskaitymas ir banko išrašai | Standartizuoti tarp klientų, siekiant sutaupyti laiko | Parinkti pagal įmonės naudojamus bankus ir tiekėjus |
| Eksportas | Reikalauja tvarkingo eksporto iš kiekvienos kliento sistemos, kurios nekontroliuoja | Reikalauja eksporto auditoriui ir mokesčių administratoriui |
| Skaičiuoklės | Darbo dokumentai kiekvienam klientui | Valdymo atskaitomybė, biudžetai, konsolidavimas |
Praktinė pasekmė verslui: jei jūsų apskaitą tvarko išorės įmonė, jai labiausiai rūpi, kaip lengvai ji gali įkelti duomenis į jūsų sistemą ir juos iš jos gauti. Jei turite vidinę komandą, jiems labiausiai rūpi, kiek mėnesinio ciklo užduočių sistema atlieka be jų įsikišimo.
Šalies specifika: formatai, kuriuos privalo paruošti ES buhalteris
Teisės aktų reglamentuojama apskaita yra nacionalinė net ir ES viduje, todėl toliau nurodyti formatai atitinkamiems buhalteriams nėra pasirenkami.
| Šalis | FormatAS arba sistema | Kas tai yra |
|---|---|---|
| Vokietija | DATEV | Apskaitos įrašų eksporto formatas (Buchungsstapel), kurio tikisi daugelis Vokietijos mokesčių konsultantų programinės įrangos |
| Prancūzija | FEC (fichier des écritures comptables) | Pilnas žurnalo eksportas, kurio mokesčių administratorius gali pareikalauti bet kurio audito metu; privalomas formatas ir laukų eiliškumas |
| Švedija | SIE | Standartinis apskaitos duomenų mainų formatas tarp Švedijos sistemų |
| Lietuva | i.SAF | Mėnesiniai išrašytų ir gautų PVM sąskaitų faktūrų registrai, teikiami į Valstybinės mokesčių inspekcijos i.MAS sistemą |
| Lietuva | i.SAF-T | Standartinė audito rinkmena, generuojama pagal pareikalavimą |
| Portugalija | SAF-T (PT) | Mėnesinis sąskaitų teikimas ir pilna audito rinkmena |
| Norvegija | SAF-T Financial | Standartinė audito rinkmena, kurios reikalauja mokesčių administracija |
| Rumunija | SAF-T (D406) | Mėnesinė arba ketvirtinė standartinė audito rinkmena, teikiama ANAF |
Buhalteriai kliento programinę įrangą vertina ir pagal tai, ar ji šiuos formatus generuoja natūraliai. Sistema, kuri to negali, reiškia, kad buhalteris rinkmeną turi surinkti rankiniu būdu, o tai kainuoja valandas ir kelia klaidų riziką.
Ko buhalteriai tikisi iš kliento sistemos
Kai buhalteriai apibūdina gerą kliento sistemą, jų reikalavimai sutampa:
- Tikras audito seklys (audit trail). Kas, ką ir kada pakeitė, nurodant reikšmes „prieš“ ir „po“, su galimybe atlikti paiešką, o ne pasimetusius žurnalo įrašuose.
- Laikotarpio uždarymas. Kai mėnuo uždarytas ir PVM deklaracija pateirta, niekas negali į jį įrašyti jokių operacijų – nei joks asmuo, nei per jokią sąsają.
- Įrašai, kurių negalima redaguoti po patvirtinimo. Taisymai atliekami tik anuliavimo (reversal) įrašais, todėl istorija lieka pilna.
- PVM registrai ir deklaracijos, kuriuos sistema sugeneruoja pati, o ne duomenys, kuriuos kažkas surenka skaičiuoklėje.
- Švarus eksportas. Bandomasis balansas (trial balance), didžiosios knygos detalizacija ir nacionalinė audito rinkmena tokiais formatais, kuriuos skaito paties buhalterio įrankiai.
- Prisegti pirminiai dokumentai prie operacijų, kad pagrindžianti sąskaita faktūra būtų pasiekiama vienu paspaudimu nuo įrašo.
- Atskira buhalterio rolė su reikiagomis prieigos teisėmis ir ne daugiau.
- Banko operacijų sudengimas sistemoje, kad buhalterinė apskaita kas mėnesį atitiktų banko išrašą.
Nė vienas punktas šiame sąraše nėra apie gražią vartotojo sąsają. Svarbiausia – kad apskaitos duomenys būtų patikimi ir lengvai perkeliami.
Kaip čia dera Nordlet
Nordlet yra API pirmiausia (API-first) sukurta apskaitos platforma, todėl tai nėra įrankis, kurį buhalteriai perkasi sau patys. Tai sistema, kurią naudoja verslas, o buhalteriai joje dirba arba iš jos pasiima eksportus. Vertinant pagal aukščiau pateiktą sąrašą:
- Audito seklys: kiekvienas pakeitimas registruojamas nurodant subjektą, veiksmą, objektą ir skirtumus (diff), jo ieškoti galima per Nustatymai → Audito žurnalas arba per
audit/list. - Laikotarpio uždarymas ir nepakeičiami įrašai: įrašas, kurio data pateklyje į uždarytą laikotarpį, atmetamas grąžinant HTTP 409 klaidą tiek per programėlę, tiek per API; patvirtinti įrašai taisomi anuliavimu. Žr. nepakeičiamos didžiosios knygos žodyno įrašą.
- PVM registrai ir deklaracijos: Lietuvos i.SAF registrai ir FR0600 deklaracija, OSS ir IOSS deklaracijos bei nacionaliniai PVM deklaracijų paketai apskaičiuojami iš didžiosios knygos; deklaravimo palaikymo lentelėje visoms 30 šalių nurodyta, kuriuos terminus Nordlet deklaruoja pati, kurias rinkmenas sugeneruoja įkėlimui, o kurias sumas reikia suvesti ranka.
- Eksportas: bandomasis balansas, žurnalas ir didžiosios knygos detalizacija XLSX, PDF arba JSON formatais, taip pat didžiosios knygos eksportas DATEV, FEC ir SIE formatais Vokietijos, Prancūzijos ir Švedijos buhalteriams.
- Rolės: savininkas (owner), administratorius (admin), buhalteris (accountant), vadovas (manager), kūrėjas (developer) ir stebėtojas (viewer), aprašyti rolių vadove.
- Banko sudengimas: PSD2 banko išrašų integracijos, camt.053 ir MT940 importas, Stripe CSV importas ir mokėjimų sugretinimas pagal sumą, mokėjimo paskirtį, kontrahentą bei IBAN.
- Dokumentų nuskaitymas: OCR už 0,005 EUR puslapiui ir el. pašto adresas dokumentams priimti kiekvienai įmonei.
- Deklaravimo kalendorius: kiekviena įmonė mato savo terminus; tas deklaracijas, kurias Nordlet gali paruošti, galima pateikti paspaudus mygtuką Deklaruoti dabar arba įjungus automatinio pateikimo jungiklį.
Nordlet yra jaunas produktas, 2026 metais esantis ankstyvosios prieigos (early access) stadijoje. Buhalteris, vertinantis šią sistemą, prieš ja pasitikėdamas turėtų išbandyti eksportus ir laikotarpio uždarymą bandomojoje (sandbox) įmonėje – tą patį patarimą duotume dėl bet kurios kitos sistemos.
D.U.K.
Ar buhalteriai naudoja Excel?
Taip, beveik visi – darbo dokumentams, suderinimams ir analizei. Klausimas tik toks: ar skaičiuoklėje esančios sumos yra nukopijuotos iš apskaitos registro, ar pati skaičiuoklė yra registras? Pirmasis variantas yra įprasta praktika, antrasis – rizika.
Ar buhalteriai teikia pirmenybę konkrečiam apskaitos produktui?
Pirmenybė priklauso nuo šalies ir to, ką naudoja kiti įmonės klientai. Vokietijoje labai pageidaujama programinė įranga, kuri eksportuoja duomenis į DATEV, nes dauguma mokesčių konsultantų dirba su DATEV. Šiaurės šalyse ir Jungtinėje Karalystėje mažų įmonių segmente dominuoja debesijos produktai su banko išrašų integracijomis. Buhalteris paprastai sutinka su bet kuria sistema, kuri užtikrina švarų eksportą ir patikimą audito seklį.
Kokią programinę įrangą buhalteriai naudoja mokesčiams deklaruoti ES?
Kiekvieno mokesčių administratoriaus nacionalinį portalą bei programinę įrangą, kuri sugeneruoja arba pateikia reikiamą rinkmeną. Kuris portalas naudojamas, priklauso nuo šalies: Vokietijoje – ELSTER, Lietuvoje – EDS ir i.MAS, Ispanijoje – AEAT Sede electrónica, Belgijoje – Intervat ir t. t. Nordlet deklaravimo palaikymo puslapyje įvardijama sistema kiekvienam žinomam terminui.
Ar išorės buhalteris gali dirbti Nordlet sistemoje?
Taip. Pakvieskite jį priskirdami buhalterio rolę, ir jis matys įmonės didžiąją knygą, dokumentus, ataskaitas bei deklaracijas, o audito žurnalas fiksuos visus jo veiksmus. Jie taip pat gali atsisiųsti DATEV, FEC arba SIE eksportus į savo pačių programinę įrangą.
Ar praktikos valdymo programinė įranga yra apskaitos programinės įrangos dalis?
Ne. Praktikos valdymas seka įmonės klientus, terminus ir sąskaitų išrašymą. Apskaitos programinė įranga tvarko įmonės knygas. Įmonės naudoja abu įrankius, o verslui reikia tik antrojo.