Kas yra mokėtinos sumos? Ir kodėl tai nėra tiesiog „gautos sąskaitos“

Mokėtinos sumos (accounts payable) yra tai, ką jūsų įmonė skoloja tiekėjams už jau gautas, bet dar neapmokėtas prekes ir paslaugas. Balanse tai yra trumpalaikis įsipareigojimas, esantis greta PVM ir su darbo santykiais susijusių įsipareigojimų.

Vadinti jas tiesiog „gautomis sąskaitomis“ (bills) yra klaida, kurią daro daugelis įmonių. Gauta sąskaita yra tiesiog popieriaus lapas, kuriuo prašoma pinigų. Mokėtinų sumų apskaita yra funkcija, kuri sprendžia, ar šis prašymas pagrįstas, ar prekės tikrai buvo pristatytos, ar kaina atitinka sutartąją, kada sumokėti ir kaip visa tai užregistruoti — dar prieš tai, kol bus pervesti kokie nors pinigai. Didžiausia dalis sukčiavimo mokėjimais ir permokų įvyksta ten, kur ši funkcija traktuojama tik kaip paprastas duomenų įvedimas.

Įrašai

Tiekėjo sąskaitos faktūros registravimas 100 € sumai plius 21 % PVM:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6209 Administracinės sąnaudos	100
2441 Gautinas PVM	21
4430 Skolos tiekėjams		121

Sąnaudos pripažįstamos dabar, kai išteklius buvo sunaudotas — o ne tada, kai išmokami pinigai. Pirkimo PVM tampa atskaitomu tuo pačiu momentu, todėl savalaikis tiekėjų sąskaitų faktūrų registravimas yra pinigų srautų valdymo sprendimas, o ne tik buhalterinė higiena: neužregistruotos sąskaitos faktūros reiškia neatskaitytą PVM.

Kai sąskaita faktūra apmokama:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
4430 Skolos tiekėjams	121
2710 Bankas		121

Įsipareigojimas dingsta, pinigų likutis sumažėja, o jokios sąnaudos neregistruojamos — tai jau įvyko anksčiau.

Jei perkamos atsargos, o ne paslaugos, debetuojama atsargų, o ne sąnaudų sąskaita, ir savikaina pasiekia pelno (nuostolių) ataskaitą tik tada, kai prekės parduodamos. Šis skirtumas yra pagrindinė priežastis, kodėl veikia bendroji marža; žr. bendrasis pelnas ir veiklos pelnas.

Kodėl tai yra kontrolės funkcija

Nuo tiekėjo sąskaitos faktūros gavimo iki pinigų išmokėjimo reikia atsakyti į keturis klausimus:

1. Ar mes tai užsakėme? Sąskaita faktūra be atitinkamo pirkimo užsakymo reiškia neautorizuotą pirkimą arba svetimą sąskaitą.
2. Ar mes tai gavome? Užsakyta dar nereiškia gauta. Apmokėjimas už nepristatytas prekes yra pati dažniausia ir brangiausiai atsieinanti klaida valdant mokėtinas sumas.
3. Ar kaina teisinga? Tiekėjai išrašo sąskaitas bazinėmis (list) kainomis, pritaiko neteisingą nuolaidą arba tyliai pakeičia sąlygas.
4. Ar mes jau už tai sumokėjome? Dvigubas mokėjimas dažniausiai įvyksta, kai ta pati sąskaita faktūra gaunama du kartus — vieną kartą el. paštu, kitą kartą kartu su prekėmis.

Trijų šaltinių sutikrinimas (three-way match) atsako į pirmuosius tris klausimus vienu metu, palyginant pirkimo užsakymą, prekių pajamavimo dokumentą ir sąskaitą faktūrą. Nordlet tai įgyvendina: POST /v1/purchases/invoices/match palygina sąskaitą faktūrą su susijusiu užsakymu eilutė po eilutės ir grąžina kiekvienos eilutės statusą — matched, not_on_order, not_received, over_invoiced arba price_mismatch, taikant konfigūruojamą kainos tolerancijos ribą, kad nereikšmingi apvalinimo skirtumai nestabdytų mokėjimo. Šis mechanizmas išsamiau aprašytas skyriuje Kas yra pirkimo užsakymas?.

Į ketvirtąjį klausimą atsako pati didžioji knyga: pirkimo sąskaitos faktūros yra unikalios pagal tiekėją ir dokumento numerį, todėl bandymas tą pačią sąskaitą faktūrą užregistruoti antrą kartą bus atmestas, o ne tyliai dubliuojamas.

Mokėjimo laikas yra finansavimo sprendimas

Mokėtinos sumos yra pigiausias finansavimo šaltinis, kurį turi dauguma įmonių — tiekėjų kreditas su 0 % palūkanomis. Kiekviena diena, kai teisėtai pasiliekate pinigus pas save, yra diena, kai jums nereikia imti paskolos. Dėl to mokėjimų vykdymas (payment run) tampa realiu sprendimu, kuriam taikomi trys apribojimai:

• Terminai. 30 dienų sąskaitos apmokėjimas 3-iąją dieną reiškia, kad suteikiate tiekėjui nemokamą paskolą.
• Nuolaidos už išankstinį apmokėjimą. „2/10 net 30“ — 2 % nuolaida už apmokėjimą 20 dienų anksčiau — atitinka maždaug 36 % metinių palūkanų normą. Pasinaudoti tokia nuolaida beveik visada yra teisingas sprendimas, ir ši matematika dažnai nustebina žmones.
• Santykiai ir teisė. Pavėluotas mokėjimas ES turi teisinių pasekmių: Direktyva 2011/7/ES dėl kovos su pavėluotu mokėjimu suteikia kreditoriams teisę į įstatymines palūkanas ir išieškojimo išlaidas, o kelios valstybės narės taiko griežtesnius apribojimus B2B mokėjimų terminams. Tiekėjų mokėjimų vilkinimas yra strategija, turinti savo kainą.

Likutis, kurį valdote, tiesiogiai atsispindi apyvartiniame kapitale: mokėtinos sumos yra tas vienintelis trumpalaikis įsipareigojimas, kuris finansuoja verslą, o ne eikvoja jo lėšas.

Kur slypi rizika

• Sukčiavimas sąskaitomis faktūromis. Dominuojanti forma yra ne netikras tiekėjas, o tikro tiekėjo banko rekvizitų pakeitimas per el. laišką, kuris atrodo tarsi siųstas jo. Apsisaugojimo būdas – banko rekvizitų pakeitimus tikrinti kitais kanalais (out of band), niekada nesikliaujant vien tik prašymą atsiuntusiu el. laišku.
• Neapskaityti įsipareigojimai laikotarpio pabaigoje. Prekės gautos gruodžio mėnesį, sąskaita faktūra gaunama sausį, bet niekas jos nesukaupia: gruodžio mėnesio pelnas yra padidinamas, o ataskaitinis laikotarpis uždaromas neteisingai. Būtent tam ir skirti kaupiamieji koreguojantieji įrašai.
• Tvirtinimo spūstys. Sąskaitos faktūros, įstrigusios laukiant patvirtinimo, virsta pavėluotais mokėjimais, sugadintais santykiais ir prarastomis išankstinio apmokėjimo nuolaidomis, be to, jos slepia tikruosius įsipareigojimus tol, kol galiausiai iškyla į paviršių.
• Praleistas pirkimo PVM. Sąskaitos faktūros, užregistruotos po PVM deklaracijos pateikimo, perkelia atskaitomą PVM į vėlesnį laikotarpį arba apskritai jį praranda.

Ką daro produktas

Tiekėjų sąskaitos faktūros sukuriamos naudojant POST /v1/purchases/invoices/create ir užregistruojamos per /invoices/register — būtent tada sukuriami anksčiau minėti didžiosios knygos įrašai, o pirkimo PVM patenka į PVM deklaraciją. Dokumentai gali būti įkeliami naudojant OCR nuskaitymą, o ne suvedami ranka.

Mokėjimų pusėje, POST /v1/bank/payments/export sugeneruoja SEPA pain.001 kredito pervedimo failą pasirinktoms neapmokėtoms sąskaitoms faktūroms, kurį bankas įvykdo; gautas išrašas importuojamas ir sutikrinamas su tomis pačiomis sąskaitomis, taip uždarant ciklą. Neapmokėti likučiai matomi per POST /v1/reports/debt-aging { side: 'payables' }, naudojant tuos pačius laikotarpių rėžius, kurie naudojami gautinoms sumoms ir yra aprašyti skyriuje skolų senėjimo ataskaitos.

Kalbant atvirai, šiuo metu nėra įgyvendinti du dalykai: nėra tvirtinimo darbo eigos (workflow) variklio (sąskaita faktūra yra juodraščio statuso arba užregistruota — kelių etapų tvirtinimo grandinės lieka jūsų pačių procese) ir nėra automatinio dublikatų aptikimo, išskyrus unikalaus „tiekėjas plius dokumento numeris“ derinio apribojimą.

D.U.K.

Ar mokėtinos sumos yra sąnaudos?

Ne. Sąnaudos užregistruojamos tada, kai gaunamos prekės ar paslaugos; mokėtinos sumos yra įsipareigojimas, sukuriamas tuo pačiu momentu ir padengiamas apmokėjimo metu. Sąskaitos faktūros apmokėjimas niekada nesukuria sąnaudų — juo tik padengiamas jau užregistruotas įsipareigojimas.

Kas yra trijų šaltinių sutikrinimas (three-way match)?

Tai trijų dokumentų palyginimas prieš apmokant: pirkimo užsakymo (kas buvo sutarta), prekių pajamavimo dokumento (kas buvo gauta) ir tiekėjo sąskaitos faktūros (už ką prašoma sumokėti). Jei visi trys sutampa tolerancijos ribose, sąskaita gali būti apmokėta be žmogaus įsikišimo; jei nesutampa, šis neatitikimas ir yra tai, ką reikia peržiūrėti rankiniu būdu.

Kuo skiriasi mokėtinos sumos ir sukauptos sąnaudos?

Mokėtina suma (skola tiekėjui) yra pagrįsta jūsų gauta tiekėjo sąskaita faktūra. Sukauptos sąnaudos (accrued expenses) apima tai, kas buvo suvartota, bet už ką sąskaita dar neišrašyta — pvz., gruodžio mėnesio elektra, už kurią sąskaita išrašoma sausį. Abu yra įsipareigojimai; skirtumas tik tas, ar jau egzistuoja dokumentas.

Ar turėčiau tiekėjams mokėti kuo anksčiau?

Tik tuo atveju, jeigu siūloma nuolaida, kuria verta pasinaudoti, arba dėl tarpusavio santykių palaikymo. Visais kitais atvejais teisingiausia yra mokėti suėjus mokėjimo terminui: tiekėjų kreditas yra beprocentinis finansavimas, ir jo naudojimas nėra nesąžininga praktika, jei mokate laiku.

Ar į mokėtinas sumas įskaičiuotas PVM?

Taip — mokėtina suma yra bendroji (gross) suma, kurią esate skolingi tiekėjui, įskaitant PVM. PVM elementas atskiriamas registravimo metu į atskaitomo pirkimo PVM turto sąskaitą, todėl sąnaudos ir įsipareigojimas skiriasi lygiai PVM suma.