Co je elektronická faktura? Peppol, formáty a kdo je musí používat

Elektronická faktura není faktura, která dorazila elektronicky. PDF příloha v e-mailu je pouhý obrázek faktury - člověk si ji přečte, ale stroj ji bez hádání nedokáže zpracovat.

E-faktura je faktura vystavená, odeslaná a přijatá ve strukturovaném formátu, který umožňuje automatizované zpracování. Tento rozdíl je dnes již právní, nikoliv technický: směrnice ViDA (VAT in the Digital Age) přepisuje definici v DPH směrnici tak, že od 1. července 2030 splňují definici elektronické faktury výhradně strukturované formáty. PDF tímto končí.

Proč na struktuře záleží

Strukturovaná faktura obsahuje typová, adresovatelná pole: DIČ dodavatele, množství položek, sazbu DPH, základ daně pro každou sazbu. Systém odběratele si tyto údaje přečte, spáruje je s objednávkou, odešle ke schválení a zaúčtuje - bez ručního přepisování a bez odhadů pomocí OCR.

Ekonomická logika na sebe nenechá dlouho čekat: méně chyb, rychlejší schvalování, rychlejší úhrada a možnost finančních úřadů ověřovat transakce položku po položce namísto periodických hlášení. Právě tento poslední bod je důvodem, proč zavádění e-faktur tlačí státy, nikoliv samotné firmy.

Normy: EN 16931

Evropská norma EN 16931 definuje sémantický datový model - tedy co faktura znamená: strany, identifikátory, součty, rozpis DPH. Záměrně se nejedná o souborový formát. V praxi přenášejí tento model dvě syntaxe:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - nejčastěji používaná
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Nad nimi stojí dokumenty CIUS (Core Invoice Usage Specifications), které normu zužují pro konkrétní zemi nebo síť: Peppol BIS Billing 3.0, německý XRechnung nebo rumunský CIUS-RO. CIUS nikdy nepřidává význam nad rámec normy EN 16931, pouze ji v jejím rámci omezuje a zpřísňuje, což umožňuje přeshraniční interoperabilitu.

Směrnice 2014/55/EU učinila normu EN 16931 závaznou pro fakturaci v oblasti B2G v celé EU - každý orgán veřejné správy ji musí umět přijmout. V oblasti B2B nyní přicházejí na řadu národní povinnosti.

Peppol: síť

Peppol není formát, je to doručovací síť, což si lidé neustále pletou.

Funguje na modelu čtyř rohů: odesílatel → přístupový bod odesílatele → přístupový bod příjemce → příjemce. K přístupovému bodu se připojíte jednou a dosáhnete tak na každého účastníka v síti. Účastníci jsou identifikováni pomocí Peppol ID (identifikátor schématu plus hodnota, například DIČ), které lze vyhledat v distribuovaném registru metadat služeb.

Peppol BIS Billing 3.0 je specifikace CIUS, kterou využívá většina evropské výměny dat, a v praxi se pod pojmem „peppolová faktura“ rozumí právě tato specifikace.

Národní clearance systémy

Některé členské státy vyžadují, aby faktury procházely vládní platformou předtím, než dorazí k odběrateli, nebo souběžně s tím. Jde o zcela odlišný model od doručování v síti Peppol:

Země	Systém	Model
Itálie	SdI (Sistema di Interscambio)	Clearance - každá B2B a B2C faktura přes platformu, formát FatturaPA
Polsko	KSeF	Clearance - schéma FA(3), postupné zavádění povinnosti do roku 2026
Rumunsko	e-Factura	Clearance - UBL s úpravou CIUS-RO, B2B povinné od roku 2024
Francie	Postupně 2026–27	Partnerské platformy (PDP) a e-reporting
Německo	Postupně od roku 2025	Nejprve povinnost přijímat, povinnost vystavovat později

V režimu clearance stát vidí fakturu v okamžiku jejího vystavení, nikoliv o měsíce později v přiznání. Tímto směrem se ubírá vymáhání DPH a právě proto digitální reporting v rámci iniciativy ViDA zcela nahradí souhrnná hlášení od roku 2030.

Co mění balíček ViDA

Směrnice Rady (EU) 2025/516, platná od 14. dubna 2025:

• Již v platnosti: členské státy mohou nařídit povinnou vnitrostátní B2B e-fakturaci bez nutnosti žádat o výjimku EU - což je důvod, proč se národní povinnosti v letech 2025 a 2026 výrazně zrychlily.
• Od 1. července 2030: strukturovaná e-fakturace se stává výchozím standardem pro B2B transakce uvnitř EU, souhlas zákazníka již není u vyhovujících faktur vyžadován, souhrnná hlášení se ruší ve prospěch digitálního reportingu a objevují se dva nové povinné údaje - číslo opravované faktury na opravném daňovém dokladu a bankovní spojení či identifikátor virtuálního účtu dodavatele.

Stojí za zmínku přesná formulace, protože v médiích se často uvádí nepřesně: schválený text hovoří o „číslech bankovních účtů nebo číslech virtuálních účtů … nebo jakýchkoliv jiných identifikátorech“, nikoliv o „IBAN“, a požadavek na datum splatnosti, který se objevil v původním návrhu Komise, byl vypuštěn.

Jak Nordlet zpracovává e-faktury

Faktury jsou primárně strukturovanými daty a až sekundárně dokumenty, takže generování kteréhokoliv z těchto formátů je pouhým krokem vykreslení (renderingu), nikoliv složitou konverzí.

Peppol BIS 3.0 - POST /v1/sales/invoices/peppol-xml vrací formát UBL a /peppol-send jej doručuje prostřednictvím přístupového bodu. ID účastníků se odvozují z Peppol ID partnera, DIČ nebo IČO, a to v tomto pořadí. Dobropisy se odesílají jako dokumenty UBL CreditNote s kódem typu 381.

Zjišťování přístupového bodu kontroluje nejprve vlastní přístupový bod společnosti a v případě potřeby přechází na výchozí zabudovaný přístupový bod platformy, takže si firma může přinést vlastního poskytovatele nebo využít operátora bez nutnosti dalších změn.

Národní formáty - /v1/sales/invoices/einvoice-xml vykresluje formát pro příslušnou zemi společnosti: FatturaPA FPR12 pro Itálii, KSeF FA(3) pro Polsko (validováno proti oficiálnímu schématu XSD) a UBL s přizpůsobením CIUS-RO pro Rumunsko. /einvoice-send doručuje datovou sadu (payload) na koncový bod můstku (bridge endpoint) nakonfigurovaný pro každou společnost zvlášť.

Každý renderovací nástroj vrací varování ohledně údajů, které data faktury neobsahují - například kód italského režimu Natura odvozený ze schématu DPH nebo chybějící okres v rumunské adrese - namísto vymýšlení hodnoty, která by prošla validací, ale byla by nesprávná.

Fér vymezení hranic: Nordlet sestavuje a doručuje datovou sadu, avšak certifikované národní přenosové kanály (akreditace SdI, přihlašovací údaje k relacím KSeF, OAuth pro rumunský SPV ANAF) obstarává můstek, který si sami nakonfigurujete - ať už jde o akreditovaného zprostředkovatele, nebo o váš vlastní konektor. Jde o záměrné rozhodnutí: tyto kanály vyžadují přihlašovací údaje a certifikaci, které náleží daňovému subjektu, nikoliv dodavateli softwaru.

FAQ

Je faktura v PDF elektronickou fakturou?

V právním smyslu nikoliv. E-faktura musí mít strukturovaný formát, který umožňuje automatizované zpracování, kdežto PDF je pouhým obrázkem faktury. Od 1. července 2030 to definice v DPH směrnici výslovně stanoví v celé EU.

Jaký je rozdíl mezi sítí Peppol a normou EN 16931?

EN 16931 je sémantická norma definující obsah faktury. Peppol je doručovací síť pro výměnu dokumentů a Peppol BIS Billing 3.0 představuje její specifikaci postavenou na normě EN 16931. Jedno je obsahem a druhé dopravním prostředkem.

Kdo v EU musí používat e-fakturaci?

Podle směrnice 2014/55/EU musí všechny orgány veřejné správy umět přijímat faktury dle normy EN 16931. Povinnosti pro B2B oblast jsou národní a zavádějí se postupně (Itálie, Polsko a Rumunsko již fungují, Francie a Německo jsou v procesu) a B2B transakce uvnitř EU se stanou povinnými od 1. července 2030 na základě směrnice ViDA.

Co je to clearance model?

Systém, ve kterém faktury procházejí vládní platformou v okamžiku jejich vystavení, takže finanční úřad vidí data v reálném čase. Tímto způsobem funguje italské SdI, polský KSeF a rumunská e-Factura, na rozdíl od přímého doručování v síti Peppol mezi obchodními partnery.

Potřebuji vlastní Peppol přístupový bod?

Ne. Přístupové body jsou poskytovatelé služeb, ke kterým se připojujete, a většina firem využívá cizí řešení. Nordlet podporuje konfiguraci vlastního přístupového bodu i využití zabudovaného přístupového bodu platformy.