Vad är en e-faktura? Peppol, format och vem som måste använda dem

En elektronisk faktura är inte en faktura som har kommit in elektroniskt. En PDF-fil som bifogas i ett e-postmeddelande är en bild av en faktura - en människa kan läsa den, men en maskin kan inte bearbeta den utan att gissa.

En e-faktura är en faktura som utfärdas, överförs och tas emot i ett strukturerat format som medger automatisk bearbetning. Denna skillnad är numera snarare juridisk än teknisk: ViDA omarbetar definitionen i mervärdesskattedirektivet så att endast strukturerade format räknas som elektroniska fakturor från och med den 1 juli 2030. En PDF räknas inte längre.

Varför struktur är viktigt

En strukturerad faktura innehåller typade och adresserbara fält: leverantörens momsregistreringsnummer (VAT number), kvantitet per rad, momssats och skattepliktigt belopp per sats. Köparens system läser av dem, matchar mot en inköpsorder, skickar vidare för att attesteras och bokför - helt utan manuell inmatning eller gissningar via OCR.

Ekonomin följer samma logik: färre fel, snabbare attest, snabbare betalning och en möjlighet för skattemyndigheter att verifiera transaktioner transaktion för transaktion i stället för via periodiska skattedeklarationer. Den sistnämnda punkten är anledningen till att det är regeringar, och inte företag, som driver på utvecklingen.

Standarden: EN 16931

Den europeiska standarden EN 16931 definierar en semantisk datamodell som beskriver vad en faktura betyder: parterna, identifierarna, totalsummorna och momsfördelningen. Den är avsiktligt inte ett filformat. Två syntakser används i praktiken för att bära upp modellen:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - den vanligaste
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Ovanpå detta finns CIUS-dokument (Core Invoice Usage Specifications), som begränsar standarden för ett visst land eller nätverk: Peppol BIS Billing 3.0, Tysklands XRechnung och Rumäniens CIUS-RO. En CIUS tillför aldrig någon innebörd utanför EN 16931, utan begränsar och ställer krav inom densamma, vilket är det som gör gränsöverskridande interoperabilitet möjlig.

Direktiv 2014/55/EU har redan gjort EN 16931 obligatorisk för B2G-fakturering inom EU, vilket innebär att varje offentlig myndighet måste kunna ta emot den. Det är inom B2B som de nationella kraven nu rullas ut.

Peppol: nätverket

Peppol är inte ett format - det är ett leveransnätverk, och den skillnaden är en källa till ständig förvirring.

Det bygger på en fyrhörnsmodell: avsändare → avsändarens anslutningspunkt (access point) → mottagarens anslutningspunkt → mottagare. Du ansluter dig en enda gång till en anslutningspunkt och når därmed alla deltagare i nätverket. Deltagarna identifieras med ett Peppol-ID (en schemainentitet följt av ett värde, till exempel ett momsregistreringsnummer) som kan hittas via ett distribuerat register för tjänstemetadata.

Peppol BIS Billing 3.0 är den CIUS som används för merparten av det europeiska utbytet, och det är vad "Peppol-faktura" nästan alltid betyder i praktiken.

Nationella granskningssystem

Flera medlemsstater kräver att fakturor passerar genom en statlig plattform innan eller i samband med att de når köparen - en modell som skiljer sig fundamentalt från Peppols nätverksleverans:

Land	System	Modell
Italien	SdI (Sistema di Interscambio)	Granskning (clearance) - alla B2B- och B2C-fakturor via plattformen, i FatturaPA-format
Polen	KSeF	Granskning (clearance) - FA(3)-schema, obligatoriskt i etapper fram till 2026
Rumänien	e-Factura	Granskning (clearance) - UBL med CIUS-RO, obligatoriskt för B2B sedan 2024
Frankrike	Etappvis 2026–27	Partnerplattformar (PDP) samt e-rapportering
Germany	Etappvis från 2025	Mottagningsförmåga först, utfärdandekrav därefter

Genom granskning får staten in fakturan i samma ögonblick som den utfärdas, snarare än månader senare via en skattedeklaration. Det är hit som momskontrollen är på väg, och det är anledningen till att ViDAs digitala rapportering ersätter periodiska sammanställningar helt från och med 2030.

Vad ViDA förändrar

Rådets direktiv (EU) 2025/516, som har varit i kraft sedan den 14 april 2025:

• Redan i kraft: medlemsstater får ställa krav på inhemsk B2B-e-fakturering utan att behöva ansöka om ett EU-undantag, vilket är anledningen till att de nationella kraven tog fart under 2025 och 2026.
• Från och med den 1 juli 2030: strukturerad e-fakturering blir standard för gränsöverskridande B2B inom EU, köparens godkännande krävs inte längre för regelrätta fakturor, sammanställningar av EU-interna förvärv avskaffas till förmån för digital rapportering, och två nya obligatoriska uppgifter tillkommer: numret på den faktura som korrigeras vid en kreditnota eller korrigeringsfaktura samt leverantörens bank- eller virituella kontouppgifter.

Det är värt att notera formuleringen noga eftersom den ofta återges felaktigt i media: den antagna texten anger "bankkontonummer eller nummer på virtuella konton … eller andra identifierare", inte "IBAN", och kravet på betalningsdatum som fanns med i kommissionens ursprungliga förslag har strukits.

Hur Nordlet hanterar e-fakturering

Fakturor är i grunden strukturerad data och i andra hand dokument, vilket innebär att generering av dessa format snarare är ett utmatningssteg än en konvertering.

Peppol BIS 3.0 - POST /v1/sales/invoices/peppol-xml returnerar UBL-strukturen, och /peppol-send levererar den via en anslutningspunkt. Deltagar-ID härleds från motpartens Peppol-ID, momskod eller registreringsnummer, i den ordningen. Kreditnotor skickas ut som UBL-dokument med typkod 381 (CreditNote).

Matchning av anslutningspunkt kontrollerar företagets egen anslutningspunkt först och faller tillbaka på plattformens inbyggda om ingen hittas, vilket gör att ett företag kan använda sin egen leverantör eller plattformsoperatörens utan att ändra något annat.

Nationella format - /v1/sales/invoices/einvoice-xml skapar formatet för det aktuella landet: FatturaPA FPR12 för Italien, KSeF FA(3) för Polen (validerat mot det officiella XSD-schemat) och UBL med anpassningen CIUS-RO för Rumänien. /einvoice-send levererar payloaden till en bryggendpoint som konfigureras per företag.

Varje utmatningsfunktion ger varningar för sådant som fakturagatan inte kan tillhandahålla - till exempel en italiensk Naturokod som härleds från momssystemet eller ett saknat län (county) i den rumänska adressen - i stället för att hitta på ett värde som skulle passera valideringen men bli fel.

Den ärliga gränsen för ansvarsfördelningen: Nordlet bygger och levererar payloaden, men de certifierade nationella transporterna (SdI-ackreditering, KSeF-sessionsuppgifter, ANAF SPV OAuth) hanteras av en brygga som du själv sätter upp, till exempel en ackrediterad mellanhand eller din egen koppling. Det är ett medvetet val: dessa kanaler kräver inloggningsuppgifter och certifiering som tillhör skattskyldig, inte en programvaruleverantör.

FAQ

Är en PDF-faktura en elektronisk faktura?

Inte i juridisk mening. En e-faktura måste vara i ett strukturerat format som medger automatisk bearbetning; en PDF är en bild av en faktura. Från och med den 1 juli 2030 gör mervärdesskattedirektivets definition detta uttryckligen klart i hela EU.

Vad är skillnaden mellan Peppol och EN 16931?

EN 16931 är den semantiska standard som definierar vad en faktura innehåller. Peppol är ett leveransnätverk för att utbyta dokument, och Peppol BIS Billing 3.0 är dess specifikation som är byggd på EN 16931. Det ena är innehållet, det andra är transporten.

Vem måste använda e-fakturering inom EU?

Alla offentliga myndigheter måste kunna ta emot EN 16931-fakturor enligt direktiv 2014/55/EU. Kraven för B2B är nationella och införs etappvis - Italien, Polen och Rumänien har redan infört dem, medan Frankrike och Tyskland håller på - och B2B inom EU blir obligatoriskt från och med den 1 juli 2030 i enlighet med ViDA.

Vad är en granskningsmodell (clearance model)?

Ett system där fakturor passerar genom en statlig plattform i samband med att de utfärdas, så att skattemyndigheten ser dem i realtid. Italiens SdI, Polens KSeF och Rumäniens e-Factura fungerar på detta sätt, till skillnad från Peppols direkta nätverksleverans mellan affärspartner.

Behöver jag en egen Peppol-anslutningspunkt?

Nej. Anslutningspunkter tillhandahålls av tjänsteleverantörer som du ansluter till, och de flesta företag använder någon annans lösning. Nordlet har stöd för att konfigurera en egen eller använda plattformens inbyggda.