O que é uma Fatura Eletrónica? Peppol, Formatos e Quem as Deve Utilizar

Uma fatura eletrónica não é uma fatura que chega por via eletrónica. Um PDF anexado a um e-mail é a imagem de uma fatura - um ser humano consegue lê-lo, mas uma máquina não consegue processá-lo sem recorrer a adivinhações.

Uma fatura eletrónica (e-invoice) é uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato estruturado que permite o processamento automático. Atualmente, esta distinção é mais jurídica do que técnica: a iniciativa ViDA reescreve a definição na Diretiva IVA para que, a partir de 1 de julho de 2030, apenas os formatos estruturados sejam considerados faturas eletrónicas. Um PDF deixa de contar.

Porque é que a estrutura é importante

Uma fatura estruturada contém campos tipados e endereçáveis: número de IVA do fornecedor, quantidade por linha, taxa de IVA, montante tributável por taxa. O sistema do comprador lê estes dados, cruza-os com uma ordem de compra, encaminha-os para aprovação e contabiliza-os, sem necessidade de introdução manual de dados e sem adivinhações por OCR.

A vertente económica resulta diretamente disto: menos erros, aprovação mais rápida, pagamento mais célere e a capacidade de as autoridades fiscais verificarem as transações transação a transação, em vez de o fazerem através de declarações periódicas. Este último ponto explica o motivo pelo qual os governos, e não as empresas, estão a impulsionar esta adoção.

A norma: EN 16931

A norma europeia EN 16931 define um modelo de dados semântico, ou seja, o significado de uma fatura: as partes, os identificadores, os totais e o detalhe do IVA. Deliberadamente, não se trata de um formato de ficheiro. Na prática, existem duas sintaxes que transportam este modelo:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - a mais comum
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Sobre estas normas assentam os documentos CIUS (Core Invoice Usage Specifications), que restringem a norma a um país ou rede específica, como o Peppol BIS Billing 3.0, o XRechnung na Alemanha ou o CIUS-RO na Roménia. Um CIUS nunca acrescenta significado fora da norma EN 16931; restringe-o e impõe regras dentro da mesma, o que assegura a interoperabilidade transfronteiriça.

A Diretiva 2014/55/EU já tornou a norma EN 16931 obrigatória para a faturação B2G em toda a União Europeia, o que significa que todas as entidades públicas têm de estar aptas a recebê-la. O setor B2B é o âmbito onde as obrigatoriedades nacionais estão agora a ser implementadas.

Peppol: a rede

A Peppol não é um formato, mas sim uma rede de distribuição, sendo esta uma distinção que gera confusão constante.

Funciona com base num modelo de quatro cantos: emitente -> ponto de acesso (access point) do emitente -> ponto de acesso do destinatário -> destinatário. Estabelece uma ligação única a um ponto de acesso, o qual consegue alcançar qualquer participante na rede. Os participantes são identificados por um ID Peppol (um identificador de esquema associado a um valor, como por exemplo um número de IVA), cuja descoberta é assegurada por um registo distribuído de metadados de serviços.

O Peppol BIS Billing 3.0 é a especificação CIUS utilizada na maioria das trocas comerciais na Europa, correspondendo ao que é quase sempre designado na prática por "fatura Peppol".

Sistemas de controlo prévio nacionais

Vários Estados-membros exigem que as faturas passem por uma plataforma governamental antes ou no momento em que chegam ao comprador, adotando um modelo fundamentalmente diferente da distribuição em rede da Peppol:

País	Sistema	Modelo
Itália	SdI (Sistema di Interscambio)	Controlo prévio (clearance) - todas as faturas B2B e B2C passam pela plataforma, no formato FatturaPA
Polónia	KSeF	Controlo prévio (clearance) - esquema FA(3), obrigatoriedade faseada até 2026
Roménia	e-Factura	Controlo prévio (clearance) - UBL com CIUS-RO, obrigatório no B2B desde 2024
França	Faseado entre 2026 e 2027	Plataformas parceiras (PDP) e reporte eletrónico (e-reporting)
Alemanha	Faseado a partir de 2025	Capacidade de receção primeiro, obrigações de emissão mais tarde

Através do controlo prévio (clearance), o Estado toma conhecimento da fatura no momento em que é emitida, e não meses mais tarde aquando da entrega de uma declaração. Este é o rumo que a aplicação da regulamentação do IVA está a tomar e o motivo pelo qual o reporte digital da iniciativa ViDA substituirá integralmente as declarações recapitulativas a partir de 2030.

O que a iniciativa ViDA altera

A Diretiva (UE) 2025/516 do Conselho, em vigor desde 14 de abril de 2025, determina o seguinte:

• Já em vigor: os Estados-membros podem tornar obrigatória a faturação eletrónica B2B nacional sem necessidade de solicitar uma derrogação à União Europeia, o que explica a aceleração das obrigatoriedades nacionais ao longo de 2025 e 2026.
• A partir de 1 de julho de 2030: a faturação eletrónica estruturada passa a ser o formato predefinido para as operações B2B intra-comunitárias, a aceitação por parte do cliente deixa de ser obrigatória para as faturas conformes, as declarações recapitulativas são extintas em benefício do reporte digital e surgem duas novas menções obrigatórias: o número da fatura que está a ser corrigida numa fatura de retificação e os identificadores da conta bancária ou conta virtual do fornecedor.

É importante submeter a precisão técnica, dado que tem sido incorretamente noticiada em vários locais: o texto aprovado refere "números de contas bancárias ou números de contas virtuais... ou quaisquer outros identificadores", e não "IBAN", tendo sido abandonada a exigência relativa à data de pagamento que constava na proposta da Comissão.

Como a Nordlet gere a faturação eletrónica

As faturas são, em primeiro lugar, dados estruturados e, em segundo lugar, documentos. Consequentemente, a produção de qualquer um destes formatos constitui uma etapa de processamento visual (rendering) e não uma conversão.

Peppol BIS 3.0 - POST /v1/sales/invoices/peppol-xml devolve o ficheiro UBL, enquanto o endpoint /peppol-send procede à respetiva entrega através de um ponto de acesso. Os IDs dos participantes são derivados, por esta ordem, a partir do ID Peppol do parceiro, do código de IVA ou do código de registo. As notas de crédito são emitidas sob a forma de documentos UBL CreditNote com o código de tipo 381.

Resolução do ponto de acesso - verifica primeiro o ponto de acesso da própria empresa e, caso não exista, recorre ao ponto de acesso integrado na plataforma. Deste modo, uma empresa pode utilizar o seu próprio fornecedor ou recorrer ao operador da plataforma sem alterar mais nenhum parâmetro.

Formatos nacionais - /v1/sales/invoices/einvoice-xml gera o formato adequado ao país da empresa: FatturaPA FPR12 para Itália, KSeF FA(3) para a Polónia (validado com o XSD oficial) e UBL com a personalização CIUS-RO para a Roménia. O endpoint /einvoice-send envia os dados para um ponto de terminação (bridge endpoint) configurado por empresa.

Cada motor de geração emite avisos (warnings) sempre que os dados da fatura não permitam preencher determinado campo - por exemplo, um código Natura italiano inferido a partir do regime de IVA ou um concelho romeno em falta na morada - em vez de inventar um valor que passe na validação mas esteja incorreto.

A fronteira de responsabilidade clara: a Nordlet cria e entrega a carga de dados, mas os sistemas de transmissão nacionais certificados (acreditação SdI, credenciais de sessão KSeF, OAuth SPV da ANAF) são geridos por uma ponte (bridge) configurada pelo utilizador, seja um intermediário acreditado ou o seu próprio conector. Esta opção é deliberada, uma vez que estes canais exigem credenciais e certificações que pertencem ao sujeito passivo e não ao fornecedor do software.

FAQ

Uma fatura em PDF é considerada uma fatura eletrónica?

Não em sentido jurídico. Uma fatura eletrónica tem de estar num formato estruturado que permita o processamento automático; um PDF é apenas a imagem de uma fatura. A partir de 1 de julho de 2030, a definição da Diretiva IVA torna este aspeto explícito em toda a União Europeia.

Qual é a diferença entre a Peppol e a norma EN 16931?

A norma EN 16931 é a norma semântica que define o conteúdo de uma fatura. A Peppol é uma rede de distribuição para a troca de documentos, sendo o Peppol BIS Billing 3.0 a respetiva especificação construída com base na EN 16931. Uma define o conteúdo, a outra assegura o transporte.

Quem é obrigado a utilizar a faturação eletrónica na União Europeia?

Todas as entidades públicas têm de estar aptas a receber faturas em formato EN 16931 ao abrigo da Diretiva 2014/55/EU. As obrigatoriedades no âmbito B2B são de âmbito nacional e encontram-se numa fase de implementação gradual (Itália, Polónia e Roménia já aplicam a medida, enquanto França e França e Alemanha avançam no processo), tornando-se o B2B intra-comunitário obrigatório a partir de 1 de julho de 2030 ao abrigo da iniciativa ViDA.

O que é um modelo de controlo prévio (clearance)?

Trata-se de um sistema em que as faturas passam por uma plataforma governamental no momento em que são emitidas, permitindo à autoridade fiscal consultá-las em tempo real. O SdI em Itália, o KSeF na Polónia e a e-Factura na Roménia funcionam desta forma, em contraste com a distribuição direta em rede entre parceiros comerciais utilizada pela Peppol.

É necessário dispor de um ponto de acesso Peppol próprio?

Não. Os pontos de acesso são prestadores de serviços aos quais se liga, sendo que a maioria das empresas recorre a soluções de terceiros. A Nordlet permite configurar um ponto de acesso próprio ou utilizar a solução integrada na plataforma.