Import ze Stripe

Tento průvodce se věnuje souborovému importu plateb ze Stripe prostřednictvím šablony importu: co exportovat, jak nastavit šablonu a co import vytvoří. Podrobnosti o rozhraní API najdete v části Bankovní a platební importy.

1. Export souboru s platbami ze Stripe

V ovládacím panelu Stripe otevřete Payments (Platby) → Export, zvolte časové období, ponechte možnost All columns (Všechny sloupce) a zahrňte sloupce metadat, které používáte (Stripe exportuje každý klíč metadat jako sloupec s názvem <key> (metadata), například orderNo (metadata)). Stáhněte soubor CSV. Fungují exporty z produkčního i testovacího režimu.

Řádky, se kterými se nepřesunuly žádné peníze, se při importu přeskočí: pokusy o platbu, které selhaly, byly zrušeny nebo stále vyžadují platební metodu, a platby (charges), které nebyly nikdy inkasovány (captured).

2. Vytvoření bankovního účtu pro Stripe

Každý import směřuje na bankovní účet. V sekci Bank (Banka) klikněte na New bank account (Nový bankovní účet), vyberte Type: Stripe (účet Stripe nemá IBAN), pojmenujte jej například „Stripe“, zvolte měnu, ve které účtujete, a příslušný hlavní účet (ledger account). Zůstatek ve Stripe se chová jako bankovní účet: platby přicházejí, poplatky odcházejí a výplaty (payouts) přesouvají zůstatek na vaši skutečnou banku.

3. Vytvoření šablony importu

V sekci Bank → Import templates (Šablony importu) klikněte na New import template (Nová šablona importu), vyberte typ Stripe a zadejte název.

Fields (Položky). Každý sloupec exportu ze Stripe představuje jeden řádek. Zaškrtávací políčko Required in file (Vyžadováno v souboru) určuje, že sloupec musí být přítomen v odeslaném souboru; soubor, kterému chybí požadovaný sloupec, je odmítnut a chybějící názvy jsou zobrazeny. Těch 19 sloupců začínajících na Card … je ve výchozím nastavení nezaškrtnutých, protože je Stripe pro některé účty vynechává.

Ledger account (Hlavní účet). Řádky, které nesou peníze – Amount, Fee, Amount Refunded –, lze přiřadit k hlavnímu účtu, a to buď k existujícímu, nebo k novému vytvořenému přímo z daného řádku. Každý pohyb vygenerovaný z přiřazeného pole se zaúčtuje v okamžiku importu: příchozí peníze navrubují (debetují) bankovní účet Stripe a ve prospěch (kredit) připisují přiřazený účet, odchozí peníze dělají opak a bankovní transakce je označena jako spárovaná s tímto zápisem v deníku. Obvyklé nastavení je:

Pole	Účet	Účinek
Fee	nákladový účet poplatků PSP (6800 ve standardní účtové osnově)	Každý poplatek Stripe se zaúčtuje jako náklad
Amount	ponechat možnost „Not posted“ (Nezaúčtováno)	Platby zůstanou otevřené pro párování faktur (viz krok 5)
Amount Refunded	ponechat možnost „Not posted“ (Nezaúčtováno)	Vrácené platby se řeší prostřednictvím dobropisů (viz krok 5)

Create missing customers (Vytvořit chybějící zákazníky). Zaškrtněte tuto možnost u řádku Customer Email. Pro každý e-mail v souboru, který ještě nemá žádného partnera, se vytvoří zákazník: jméno se vezme z pole Customer Description (pokud je prázdné, použije se e-mail), adresa ze sloupců Card Address …, jsou-li přítomny. Existující partneři se rozpoznávají podle e-mailu bez ohledu na velikost písmen, takže se nic nevytváří dvakrát.

Create partner Stripe (Vytvořit partnera Stripe). Zaškrtněte tuto možnost u řádku Fee. Import vytvoří dodavatelského partnera s názvem Stripe (existující partner s tímto názvem se použije opakovaně) a zaznamená každý záznam poplatku v deníku s partnerem Stripe, takže záznamy poplatků ukazují, komu bylo zaplaceno.

Metadata fields (Pole metadat). Přidejte jeden řádek pro každý klíč metadat, který má import číst, například orderNo. U těchto řádků lze nastavit dva příznaky:

• Create or link invoices (Vytvořit nebo propojit faktury) – označuje klíč, který identifikuje objednávku (krok 5). Tento příznak může nést pouze jeden řádek. Sazba DPH pro vytvořené faktury se zobrazí hned vedle něj spolu s volitelnou položkou Catalog item (Položka katalogu): je-li zvolena, každý řádek faktury, který import vytvoří, odkazuje na daný produkt nebo službu, takže výnos se zaúčtuje na účet položky; text řádku nicméně stále pochází z platby (charge).
• Company flag (Firemní příznak) – označuje klíč, jehož hodnota udává, že kupující je firma (true, 1, yes, company, business nebo b2b). Zákazníci vytvoření z takových plateb jsou partneři typu firma; všichni ostatní jsou fyzické osoby.

Šablonu uložte.

4. Import souboru

V sekci Bank (Banka) vyberte bankovní účet Stripe, šablonu a soubor a poté klikněte na Import. Tlačítko zobrazuje indikátor načítání, dokud import neskončí; velký soubor může trvat i několik minut, protože faktury se vystavují jedna po druhé. Výsledný řádek uvádí, kolik transakcí bylo importováno, kolik jich již existovalo, kolik pohybů bylo zaúčtováno a kolik zákazníků, faktur a dobropisů bylo vytvořeno. Varování vypisují objednávky, které nebylo možné zpracovat, a důvod proč.

Opětovné importování téhož souboru je bezpečné: transakce jsou rozpoznávány podle ID platby Stripe, zákazníci podle e-mailu a objednávky podle hodnoty jejich metadat.

5. Co dělá funkce „Create or link invoices“ (Vytvořit nebo propojit faktury)

Platby a vrácené platby jsou seskupeny podle hodnoty zvoleného klíče metadat (čísla objednávky).

• Pokud pro tuto hodnotu již existuje prodejní faktura – prodejní objednávka, jejíž externí reference je touto hodnotou, nebo faktura, jejíž číslo je touto hodnotou –, platby jsou k ní spárovány jako úhrady.
• V opačném případě se pro zákazníka vytvoří prodejní faktura: jeden řádek na jednu platbu, s textem řádku platby a částkou platby jako cenou včetně DPH při sazbě DPH šablony, s datem prvního poplatku. Faktura je vystavena a zaúčtována okamžitě a platby jsou k ní spárovány, takže se zobrazuje jako zaplacená. Prodejní objednávka s kanálem stripe se zaeviduje s číslem objednávky, takže další import provede propojení namísto vytvoření.
• Každá vrácená platba (refund) ve skupině se stane vystaveným dobropisem vůči dané faktuře na vrácenou částku a transakce vrácení peněz je s ním spárována.

Skupiny bez e-mailu zákazníka, s platbami v různých měnách nebo s existující fakturou, která je stále v konceptu nebo již zaplacená, jsou přeskočeny a vypsány ve varováních. Jejich transakce zůstávají nespárované v sekci Bank → Transactions (Bankovní transakce).

Čísla faktur pocházejí z číselné řady aktuálního roku, a to i pro platby s datem v předchozích letech, takže historické importy nekolidují s existujícími čísly.

6. Šest volitelných polí v dolní části šablony

Většina společností ponechává všech šest polí prázdných a import funguje naprosto stejně. Existují pro dvě specifické situace: chcete mít rezervace platebních karet zaevidované jako doklady, nebo vybíráte peníze, které částečně patří někomu jinému.

Proč se rozevírací seznamy zdají prázdné

Tři rozevírací seznamy „typu operace“ (operation type) vypisují typy operací, které vaše společnost vytvořila v sekci Account → Operation types (Typy operací). Pokud jste žádné nevytvořili, rozevírací seznam je prázdný. Nejedná se o chybu; nejprve vytvořte typ operace, nebo pole ponechte prázdné.

Rozevírací seznam Lender metadata field (Pole metadat poskytovatele) vypisuje názvy sloupců metadat, které jste zadali do seznamu Metadata fields (Pole metadat) výše v témže formuláři. Jakmile tam pole metadat přidáte, objeví se zde.

Popisek částečné refundace a popisek plné refundace (Partial refund label and Full refund label)

Když import vytvoří dobropis k vrácené platbě, tato pole určují slovo vytištěné v horní části PDF daného dobropisu.

Situace	Použité slovo	Výchozí hodnota
Vrácená částka je nižší než celková částka faktury	Partial refund label (Popisek částečné refundace)	DEPOZITAS
Vrácená částka se rovná celkové částce faktury	Full refund label (Popisek plné refundace)	ANULIAVIMAS

Měňte je pouze v případě, že vaše společnost na takových dokumentech tiskne jiná slova. Nemají vliv na číslování ani na účetnictví.

Typ operace autorizace (Authorization operation type)

Autorizace karty jsou peníze zablokované na kartě zákazníka, které jste ještě nestrhli. V exportu ze Stripe mají tyto řádky nastavenou hodnotu Captured na false. Import je obvykle ignoruje, protože se nepřesunuly žádné peníze.

Pokud toto pole vyplníte, každý takový řádek se stane vystaveným prodejním dokladem, který využije tento typ operace a číselnou řadu dokladů, na kterou tento typ operace ukazuje. Pokud pole ponecháte prázdné, tyto řádky se přeskočí a výsledek importu zobrazí varování „authorization(s) skipped: template has no authorization operation type“.

Pokud již předem víte, že vaše firma nemusí zobrazovat rezervace jako doklady, ponechte pole prázdné.

Typ operace výplaty, typ operace provize a pole metadat poskytovatele (Payout operation type, Commission operation type and Lender metadata field)

Tuto část zcela přeskočte, pokud vaše firma nevybírá peníze, které patří někomu jinému – například tržiště vyplácející prodejce nebo platforma vyplácející poskytovatele úvěrů. Běžný obchod tyto položky nikdy nevyplňuje.

Stripe podává tento příběh ve dvou souborech. Export plateb (payments) uvádí, co jednotliví zákazníci zaplatili. Samostatný export převodů (transfers) udává, jakou část z toho jste poslali dál druhé straně. Import k určení toho, co vám zůstalo, potřebuje oba soubory.

V sekci Bank (Banka) se ve formuláři importu zobrazí pole pro soubor Stripe transfers export (Export převodů ze Stripe), jakmile existuje alespoň jedna šablona Stripe; zvolte tam soubor převodů vedle souboru plateb. Prostřednictvím rozhraní API se jedná o pole transfersCsv konce bank/statements/import.

Když jsou přítomny oba soubory:

Pole	Co to dělá
Payout operation type (Typ operace výplaty)	Pro každý převod druhé straně se zaúčtuje jeden zápis hlavní knihy na převedenou částku. Účty MD a D Dal (debet a kredit) pocházejí z tohoto typu operace. Pokud je pole prázdné, zápis namísto toho použije pravidla zaúčtování závazků vůči prodejcům a dodavatelům.
Commission operation type (Typ operace provize)	Část, která vám zůstane, vypočítaná jako částka platby mínus poplatek Stripe mínus převedená částka ven, a zapsaná pouze tehdy, je-li větší než nula. Účty pocházejí z tohoto typu operace, jinak z pravidel zaúčtování závazků vůči prodejcům a výnosů z provizí.
Lender metadata field (Pole metadat poskytovatele)	Název sloupce metadat Stripe, který obsahuje informaci o tom, komu peníze putovaly. Vytvoří se partner s touto hodnotou (nebo se použije existující, pokud již existuje) a nastaví se u obou výše uvedených zápisů. Pokud je pole prázdné nebo řádek hodnotu neobsahuje, zobrazí se varování „lender not identified“ a zápis se vytvoří bez partnera.

Pokud jsou obě pole typu operace prázdná, nezapíší se vůbec žádné záznamy o převodech ani provizích, bez ohledu na to, co jiného je nastaveno.

7. Výplaty na vaši banku

Export plateb neobsahuje žádné řádky výplat, takže peníze, které Stripe posílá do vaší skutečné banky, se zaúčtují z přehledu výplat. V ovládacím panelu Stripe otevřete Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, stáhněte jej a importujte v sekci Bank → Settlements (Vypořádání) na svůj skutečný bankovní účet, poté zaúčtujte každou výplatu.

Pro každý řádek výplaty, jehož platbu, poplatek nebo vrácení peněz tento import již umístil na bankovní účet Stripe, zaúčtování přesune čistou částku řádku z bankovního účtu Stripe na skutečný bankovní účet. Poplatky a úhrady faktur se neúčtují podruhé. Řádky vyplacené ze Stripe, které tento import nikdy nezaznamenal, se zaúčtují způsobem popsaným v části Bankovní a platební importy.

Každá výplata zobrazuje položku Difference to imported payments (Rozdíl oproti importovaným platbám): co výplata přesunula mínus to, co bankovní účet Stripe drží pro stejné platby a vrácené peníze. Nula znamená, že výplata vyrovnává účet Stripe. Řádek s rozdílem nebo s pohybem na účtu Stripe, který je stále nezaúčtovaný, se počítá do položky Lines to check (Řádky ke kontrole). Export plateb obsahuje pouze celkovou vrácenou částku na jednu platbu, takže všechny řádky vrácení peněz pro jednu platbu jsou porovnávány společně s touto celkovou částkou.

Pokud byla výplata zaúčtována dříve, než byl importován soubor plateb, import přeskočí platby, poplatky a vrácené peníze této výplaty a uvede ji ve varováních.

8. Kam se podívat potom

• Bank → Transactions (Bankovní transakce) – každý importovaný pohyb; spárované pohyby odkazují na fakturu nebo zápis v deníku.
• Invoices (Faktury) – vytvořené faktury a dobropisy s číslem objednávky v poznámkách.
• Partners (Partneři) – vytvoření zákazníci.
• Ledger → Journal (Účetní deník) – zaúčtování poplatků, plateb a faktur.

Fakturace

Soubory do velikosti 10 MB a 50 000 pohybů. Každých 10 importovaných pohybů se počítá jako jeden požadavek API.