¿Qué es una factura electrónica? Peppol, formatos y quiénes están obligados a usarlas

Una factura electrónica no es una factura que ha llegado por vía electrónica. Un PDF adjunto en un correo electrónico es la imagen de una factura; un humano puede leerla, pero una máquina no puede procesarla sin recurrir a conjeturas.

Una factura electrónica es aquella que se emite, transmite y recibe en un formato estructurado que permite su tratamiento automatizado. Hoy en día, la distinción es más jurídica que técnica, ya que la iniciativa ViDA modifica la definición en la Directiva del IVA para que, a partir del 1 de julio de 2030, solo los formatos estructurados tengan la consideración de factura electrónica. El PDF deja de contar.

Por qué importa la estructura

Una factura estructurada contiene campos tipados y direccionables: NIF/VAT del proveedor, cantidad por línea, tipo impositivo, cuota tributaria e importe imponible por tipo. El sistema del comprador los lee, los cruza con un pedido de compra, los encamina para su aprobación y los contabiliza sin necesidad de volver a introducirlos manualmente ni depender de la lectura óptica de caracteres (OCR).

Las ventajas económicas se deducen de inmediato: menos errores, aprobaciones más rápidas, pagos más ágiles y la capacidad de las administraciones tributarias para verificar las operaciones transacción por transacción en lugar de mediante declaraciones periódicas. Este último motivo explica por qué son los gobiernos, y no las empresas, los que impulsan su adopción.

El estándar: EN 16931

La norma europea EN 16931 define un modelo de datos semántico, es decir, el significado de los datos de una factura: las partes intervinientes, los identificadores, los totales y el desglose del IVA. Deliberadamente, no se trata de un formato de archivo. En la práctica, existen dos sintaxis principales que transportan este modelo:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language), que es la más común.
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).

Sobre ellas se sitúan los documentos CIUS (Core Invoice Usage Specifications), que acotan la norma para adaptarla a un país o red específica, como Peppol BIS Billing 3.0, la alemana XRechnung o la rumana CIUS-RO. Un documento CIUS nunca añade significado al margen de la norma EN 16931; se limita a restringir y establecer obligaciones dentro de la misma, lo cual garantiza la interoperabilidad transfronteriza.

La Directiva 2014/55/UE ya estableció la obligatoriedad de la norma EN 16931 para la facturación B2G en toda la Unión Europea; por tanto, todas las administraciones públicas deben estar capacitadas para recibirla. El ámbito B2B es donde ahora se están implementando los mandatos nacionales.

Peppol: la red

Peppol no es un formato, sino una red de transmisión, una distinción que suele generar confusión de manera constante.

Funciona según un modelo de cuatro esquinas: emisor → punto de acceso (access point) del emisor → punto de acceso del receptor → receptor. Basta con conectarse una sola vez a un punto de acceso para alcanzar a cualquier participante de la red. Los participantes se identifican mediante un identificador de Peppol (un identificador de esquema seguido de un valor, como puede ser un número de IVA), localizables a través de un registro de metadatos de servicios distribuido.

Peppol BIS Billing 3.0 es el documento CIUS que se emplea en la mayor parte de los intercambios europeos y es lo que, en la práctica, se entiende casi siempre por "factura Peppol".

Sistemas nacionales de autorización previa (clearance)

Varios Estados miembros exigen que las facturas pasen a través de una plataforma gubernamental antes de llegar al comprador o en el momento en que lo hacen, un modelo fundamentalmente distinto de la entrega a través de la red Peppol:

País	Sistema	Modelo
Italia	SdI (Sistema di Interscambio)	Autorización previa (clearance): todas las facturas B2B y B2C pasan por la plataforma en formato FatturaPA.
Polonia	KSeF	Autorización previa (clearance): esquema FA(3), con despliegue obligatorio por fases hasta 2026.
Rumanía	e-Factura	Autorización previa (clearance): UBL con personalización CIUS-RO, obligatorio en B2B desde 2024.
Francia	Por fases entre 2026 y 2027	Plataformas de socio aprobadas (PDP) e información electrónica (e-reporting).
Alemania	Por fases a partir de 2025	Obligación de recepción en primer lugar y, posteriormente, obligación de emisión.

Bajo el modelo de autorización previa, el Estado visualiza la factura en el momento de su emisión y no meses más tarde al presentar una declaración. Esta es la dirección que está tomando el control del IVA y el motivo por el cual los informes digitales de ViDA sustituyen por completo a los resúmenes recapitulativos a partir de 2030.

Qué modifica la normativa ViDA

La Directiva (UE) 2025/516 del Consejo, en vigor desde el 14 de abril de 2025, establece los siguientes puntos:

• Ya en vigor: los Estados miembros pueden imponer la facturación electrónica B2B en el ámbito nacional sin necesidad de solicitar una exención a la UE, lo cual explica por qué los mandatos nacionales se aceleraron a lo largo de 2025 y 2026.
• A partir del 1 de julio de 2030: la factura electrónica estructurada pasa a ser el formato estándar para las operaciones B2B intracomunitarias, la aceptación por parte del cliente deja de ser un requisito para las facturas conformes, se suprimen las declaraciones recapitulativas en favor de la información digital y se introducen dos nuevas menciones obligatorias: el número de la factura original que se rectifica en caso de factura rectificativa, y los datos bancarios o identificadores de cuenta virtual del proveedor.

Conviene matizarlo con precisión, puesto que se ha informado de manera errónea en múltiples ocasiones: el texto aprobado menciona "números de cuenta bancaria o números de cuentas virtuales u otros identificadores", y no "IBAN", al tiempo que se ha descartado la exigencia de incluir la fecha de pago que figuraba en la propuesta inicial de la Comisión.

Cómo gestiona Nordlet la facturación electrónica

Dado que las facturas son primero datos estructurados y después documentos, generar cualquiera de estos formatos constituye un paso de renderizado más que una conversión propiamente dicha.

Peppol BIS 3.0: la petición POST /v1/sales/invoices/peppol-xml devuelve el formato UBL, y /peppol-send realiza la entrega a través de un punto de acceso. Los identificadores de los participantes se obtienen a partir del identificador de Peppol del partner, del código de IVA o del código de registro, en ese orden de prioridad. Las notas de crédito se emiten como documentos UBL CreditNote con el código de tipo 381.

La resolución de puntos de acceso comprueba primero el punto de acceso de la propia empresa y recurre al incorporado en la plataforma en caso de no encontrarse, lo que permite a una entidad utilizar su propio proveedor o emplear el del operador sin alterar ningún otro elemento.

Formatos nacionales: /v1/sales/invoices/einvoice-xml genera el formato correspondiente al país de la empresa: FatturaPA FPR12 para Italia, KSeF FA(3) para Polonia (validado conforme al esquema XSD oficial) y UBL con la personalización CIUS-RO para Rumanía. La ruta /einvoice-send entrega el contenido a un punto de conexión (bridge endpoint) configurado de manera individual para cada empresa.

Cada motor de renderizado emite advertencias ante cualquier elemento que los datos de la factura no puedan aportar —como un código de naturaleza fiscal italiana deducido a partir del régimen de IVA, o la falta de provincia en la dirección de un cliente rumano— en lugar de inventar un valor que supere la validación pero resulte incorrecto.

El límite transparente de la plataforma: Nordlet genera y entrega el contenido, pero los sistemas de transmisión nacional certificados (acreditación ante el SdI, credenciales de sesión en KSeF, OAuth del SPV de ANAF) se gestionan mediante un conector o pasarela que usted mismo configura, ya sea un intermediario acreditado o su propio conector. Se trata de una decisión deliberada, puesto que dichos canales exigen unas credenciales y certificaciones que corresponden al contribuyente y no al proveedor del software.

FAQ

¿Es una factura en PDF una factura electrónica?

No en el sentido jurídico. Una factura electrónica debe presentarse en un formato estructurado que permita su tramitación automatizada; un PDF es la mera imagen visual de una factura. A partir del 1 de julio de 2030, la definición de la Directiva del IVA lo explicará de forma taxativa en toda la Unión Europea.

¿Qué diferencia existe entre Peppol y la norma EN 16931?

La norma EN 16931 es el estándar semántico que define el contenido de una factura. Peppol es una red de transmisión para el intercambio de documentos, y la especificación Peppol BIS Billing 3.0 se apoya en la norma EN 16931. Uno representa el contenido y el otro el medio de transporte.

¿Quiénes están obligados a utilizar la factura electrónica en la UE?

Todas las administraciones públicas deben estar preparadas para recibir facturas conformes con la norma EN 16931 en virtud de la Directiva 2014/55/UE. Los mandatos para el ámbito B2B son de competencia nacional y se están implantando por fases —Italia, Rumanía y Polonia ya disponen de ellos, mientras que Francia y Alemania avanzan en su despliegue—, siendo obligatoria para las operaciones B2B intracomunitarias a partir del 1 de julio de 2030 según la normativa ViDA.

¿Qué es un modelo de autorización previa (clearance)?

Es un sistema en el que las facturas transitan por una plataforma gubernamental en el momento de su emisión, lo que permite a la administración fiscal examinarlas en tiempo real. Los sistemas SdI de Italia, KSeF de Polonia y e-Factura de Rumanía operan de este modo, a diferencia de la entrega directa entre socios comerciales a través de la red Peppol.

¿Necesito disponer de mi propio punto de acceso Peppol?

No. Los puntos de acceso son prestadores de servicios a los que se conecta el usuario, y la inmensa mayoría de las empresas recurren a los servicios de terceros. Nordlet permite configurar uno propio o utilizar el integrado de forma nativa en la plataforma.