Mi az az e-számla? Peppol, formátumok és hogy kinek kötelező

Az elektronikus számla nem azonos azzal a számlával, amely elektronikus úton érkezett meg. Az e-mail csatolmányaként érkező PDF csupán egy számlakép, amit egy ember el tud olvasni, de egy gép nem tud feldolgozni találgatás nélkül.

Az e-számla olyan számla, amelyet strukturált formátumban bocsátanak ki, továbbítanak és fogadnak, így az automatikusan feldolgozható. Ez a megkülönböztetés ma már inkább jogi, mint technikai jellegű: a ViDA átírja az áfa-irányelvben szereplő fogalommeghatározást, így 2030. július 1-jétől kizárólag a strukturált formátumok minősülnek elektronikus számlának. A PDF megszűnik e-számlának lenni.

Miért számít a struktúra?

A strukturált számla típusba sorolt, címkézett mezőket tartalmaz: a szállító adószámát, a tétel mennyiségét, az áfakulcsot, valamint a tételenkénti adóalapot. A vevő rendszere beolvassa ezeket, összeveti a megrendeléssel, továbbítja jóváhagyásra, majd könyveli, mindezt manuális adatrögzítés és OCR-találgatás nélkül.

A gazdasági előnyök ebből közvetlenül következnek: kevesebb hiba, gyorsabb jóváhagyás, gyorsabb fizetés, valamint annak a lehetősége, hogy az adóhatóságok tranzakcióról tranzakcióra ellenőrizzék az ügyleteket a periódikus bevallások helyett. Ez utóbbi az oka annak, hogy az elterjedést nem a vállalkozások, hanem a kormányzatok szorgalmazzák.

A szabvány: EN 16931

Az európai EN 16931 szabvány egy szemantikai adatmodellt határoz meg - azt, hogy mit jelent egy számla: a feleket, az azonosítókat, a végösszegeket és az áfabontást. Ez szándékosan nem egy fájlformátum. A gyakorlatban két szintaxis hordozza ezt a modellt:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - a legelterjedtebb
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Ezek tetején helyezkednek el a CIUS dokumentumok (Core Invoice Usage Specifications - alapszámla-használati specifikációk), amelyek egy adott országra vagy hálózatra szűkítik a szabványt: ilyen például a Peppol BIS Billing 3.0, a németországi XRechnung vagy a romániai CIUS-RO. A CIUS soha nem ad hozzá új jelentést az EN 16931-hez, hanem korlátozza és szabályozza azt, ami biztosítja a határokon átnyúló interoperabilitást.

A 2014/55/EU irányelv az EN 16931 szabványt már kötelezővé tette a B2G számlázásban az egész EU-ban; minden közhatalmi szervnek képesnek kell lennie annak fogadására. Most a B2B szektorban érkeznek meg a nemzeti kötelezettségek.

Peppol: a hálózat

A Peppol nem egy formátum, hanem egy kézbesítési hálózat, és ez a különbségtétel folyamatosan zavart okoz.

Egy négyarkú (four-corner) modell alapján működik: küldő → a küldő hozzáférési pontja (access point) → a fogadó hozzáférési pontja → fogadó. Ön egyszer csatlakozik egy hozzáférési ponthoz, amelyen keresztül a hálózat minden résztmérőjét elérheti. A résztvevőket egy Peppol ID (egy sémakövetelmény-azonosító és egy érték, például egy adószám) azonosítja, amelyek egy elosztott szolgáltatásmetaadat-regiszterből kérhetők le.

A Peppol BIS Billing 3.0 az a CIUS, amelyet a legtöbb európai adatcsere használ, és a gyakorlatban a „Peppol-számla” kifejezés szinte mindig ezt jelenti.

Nemzeti clearance rendszerek

Számos tagállam megköveteli, hogy a számlák egy kormányzati platformon fussanak keresztül, mielőtt megérkeznek a vevőhöz, vagy azzal egyidejűleg. Ez alapvetően eltér a Peppol hálózati kézbesítési modelljétől:

Ország	Rendszer	Modell
Olaszország	SdI (Sistema di Interscambio)	Clearance - minden B2B és B2C számla a platformon keresztül, FatturaPA formátumban
Lengyelország	KSeF	Clearance - FA(3) séma, 2026-ig fokozatosan bevezetett kötelezettséggel
Románia	e-Factura	Clearance - UBL CIUS-RO testreszabással, B2B-ben 2024 óta kötelező
Franciaország	Ütemezve 2026-2027 között	Partnerplatformok (PDP) és e-számlajelentés
Németország	Ütemezve 2025-től	Először a fogadási képesség, később a kibocsátási kötelezettség

A clearance modellben az állam a kibocsátás pillanatában látja a számlát, nem pedig hónapokkal később egy bevallásban. Az áfacsalások elleni küzdelem erre halad, és ezért váltja fel a ViDA digitális adatszolgáltatása teljesen az összesítő jelentéseket 2030-tól.

Mit változtat a ViDA?

Az (EU) 2025/516 tanácsi irányelv, amely 2025. április 14 óta van hatályban:

• Már éles: a tagállamok uniós derogáció kérelmezése nélkül tehetik kötelezővé a belföldi B2B e-számlázást, amiért a nemzeti szintű kötelezettségek felgyorsultak 2025-ben és 2026-ban.
• 2030. julho 1-jétől: a strukturált e-számlázás válik az alapértelmezetté az EU-n belüli B2B tranzakciókban, a vevői elfogadás többé nem előfeltétele a megfelelt számláknak, az összesítő jelentéseket eltörlik a digitális adatszolgáltatás javára, és két új kötelező adattartalom jelenik meg: a helyesbítő számlán szerepelnie kell a helyesbített számla sorszámának, valamint a szállító bankszámla- vagy virtuális számlaazonosítóinak.

Érdemes pontosan rögzíteni, mivel ezzel kapcsolatban sok a téves hír: az elfogadott szöveg „bankszámlaszámokat vagy virtuális számlaszámokat […] vagy egyéb azonosítókat” említ, nem pedig „IBAN”-t, és a Bizottság javaslatában szereplő fizetési dátumra vonatkozó követelményt elvetették.

Hogyan kezeli a Nordlet az e-számlázást?

A számlák elsősorban strukturált adatok, és csak másodsorban dokumentumok, így ezen formátumok bármelyikének előállítása egy renderelési lépés, nem pedig konverzió.

A Peppol BIS 3.0 esetén a POST /v1/sales/invoices/peppol-xml adja vissza az UBL-t, a /peppol-send pedig egy hozzáférési ponton keresztül kézbesíti azt. A résztvevői azonosítók a partner Peppol ID-jából, adószámából vagy cégjegyzékszámából származtathatók, ebben a sorrendben. A helyesbítő számlák UBL CreditNote dokumentumként mennek ki a 381-es típusú kóddal.

A hozzáférési pont feloldása először a vállalat saját hozzáférési pontját ellenőrzi, és szükség esetén visszalép a platform beépített pontjára, így a vállalat hozhatja a saját szolgáltatóját, vagy használhatja az üzemeltetőjét anélkül, hogy bármi mást meg kellene változtatnia.

A nemzeti formátumok esetén a /v1/sales/invoices/einvoice-xml rendereli ki a vállalat országának megfelelő formátumot: FatturaPA FPR12 Olaszországhoz, KSeF FA(3) Lengyelországhoz (a hivatalos XSD ellenőrzésével), valamint CIUS-RO testreszabású UBL Romániához. A /einvoice-send kézbesíti a rakományt a vállalatonként konfigurált bridge végpontra.

Mindegyik renderelő figyelmeztetéseket ad vissza minden olyan hiányosságért, amelyet a számlaadatai nem tudnak biztosítani - például egy az adónemből levezetett olasz Natura-kódért vagy egy címből hiányzó román megyéért -, ahelyett, hogy olyan értéket találna ki, amely átmenne a validáción, de hibás lenne.

A tiszta felelősségi határ: a Nordlet összeállítja és kézbesíti a rakományt, de a tanúsított nemzeti csatornákat (SdI akkreditáció, KSeF munkamenet-hitelesítő adatok, ANAF SPV OAuth) egy ön által beállított bridge kezeli - egy akkreditált közvetítő vagy a saját összekötője. Ez tudatos döntés: ezek a csatornák olyan hitelesítő adatokat és tanúsítványokat igényelnek, amelyek az adóalanyhoz tartoznak, nem pedig a szoftverszállítóhoz.

FAQ

Elektronikus számla-e a PDF-számla?

Jogi értelemben nem. Az e-számlának strukturált formátumúnak kell lennie, amely lehetővé teszi az automatikus feldolgozást; a PDF csupán egy számlakép. 2030. július 1-jétől az áfa-irányelv definíciója ezt kifejezetten rögzíti az egész EU-ban.

Mi a különbség a Peppol és az EN 16931 között?

Az EN 16931 az a szemantikai szabvány, amely meghatározza, hogy mit tartalmaz egy számla. A Peppol egy kézbesítési hálózat a dokumentumok cseréjére, és a Peppol BIS Billing 3.0 az ezen az EN 16931 szabványon alapuló specifikációja. Az egyik a tartalom, a másik a szállítás.

Kinek kötelező az e-számlázás használata az EU-ban?

A 2014/55/EU irányelv értelmében minden közhatalmi szervnek képesnek kell lennie az EN 16931 szerinti számlák fogadására. A B2B kötelezettségek nemzeti szintűek és fokozatosan vezetik be őket - Olaszországban, Lengyelországban és Romániában már kötelező, Franciaországban és Németországban folyamatban van -, az EU-n belüli B2B relációban pedig a ViDA értelmében 2030. július 1-jétől válik kötelezővé.

Mi az a clearance modell?

Olyan rendszer, amelyben a számlák a kibocsátásuk pillanatában egy kormányzati platformon keresztül futnak át, így az adóhatóság valós időben láthatja őket. Olaszország SdI, Lengyelország KSeF és Románia e-Factura rendszere így működik, szemben a Peppol kereskedelmi partnerek közötti közvetlen hálózati kézbesítésével.

Szükségem van saját Peppol hozzáférési pontra?

Nem. A hozzáférési pontok olyan szolgáltatók, amelyekhez csatlakozni kell, és a legtöbb vállalkozás más szolgáltatóját használja. A Nordlet támogatja a saját hozzáférési pont konfigurálását vagy a platform beépített pontjának használatát is.