Wat is een e-factuur? Peppol, formaten en wie ze moet gebruiken

Een elektronische factuur is niet zomaar een factuur die elektronisch is binnengekomen. Een PDF als bijlage bij een e-mail is een afbeelding van een factuur: een mens kan hem lezen, maar een computer kan hem niet verwerken zonder te gokken.

Een e-factuur is een factuur die wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Dit onderscheid is inmiddels meer juridisch dan technisch: ViDA herschrijft de definitie in de btw-richtlijn zodat vanaf 1 juli 2030 alleen gestructureerde formaten gelden als elektronische facturen. Een PDF telt dan niet meer mee.

Waarom structuur ertoe doet

Een gestructureerde factuur bevat getypeerde, adresseerbare velden: het btw-nummer van de leverancier, de regelaantal, het btw-tarief, het te belasten bedrag per tarief. Het systeem van de koper leest deze gegevens, matchet ze met een inkooporder, zet ze klaar voor goedkeuring en boekt ze in, zonder handmatig overtypen of gokken via OCR.

De economische voordelen volgen direct: minder fouten, snellere goedkeuring, snellere betaling en de mogelijkheid voor belastingdiensten om transacties stuk voor stuk te controleren in plaats van via periodieke aangiften. Dat laatste is de reden waarom overheden, en niet bedrijven, de adoptie aanjagen.

De standaard: EN 16931

De Europese standaard EN 16931 definieert een semantisch gegevensmodel dat beschrijft wat een factuur betekent: de partijen, de identificatoren, de totalen, de btw-specificatie. Bewust is dit geen bestandsformaat. Twee syntaxes dragen het model in de praktijk:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - de meest gebruikte
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Daarbovenop bevinden zich CIUS-documenten (Core Invoice Usage Specifications), die de standaard toespitsen op een land of netwerk: Peppol BIS Billing 3.0, de Duitse XRechnung, het Roemeense CIUS-RO. Een CIUS voegt nooit betekenis toe buiten EN 16931 om; het beperkt en verplicht binnen die kaders, en dat is precies wat grensoverschrijdende interoperabiliteit mogelijk houdt.

Richtlijn 2014/55/EU maakte EN 16931 al verplicht voor B2G-facturering binnen de EU, wat betekent dat elke overheidsinstantie deze moet kunnen ontvangen. B2B is het domein waar de nationale verplichtingen nu ingevoerd worden.

Peppol: het netwerk

Peppol is geen formaat, maar een bezorgnetwerk, en dat onderscheid zorgt constant voor verwarring.

Het werkt volgens een vierhoeksmodel: verzender → toegangspunt van de verzender → toegangspunt van de ontvanger → ontvanger. Je maakt eenmalig verbinding met een toegangspunt en kunt daarmee iedere deelnemer op het netwerk bereiken. Deelnemers worden geïdentificeerd aan de hand van een Peppol ID (een schema-identificator plus een waarde, zoals een btw-nummer), die vindbaar is via een gedistribueerd register voor servicemetadata.

Peppol BIS Billing 3.0 is de CIUS die door de meeste Europese uitwisselingen wordt gebruikt, en het is wat in de praktijk vrijwel altijd bedoeld wordt met een "Peppol-factuur".

Nationale clearance-systemen

Verschillende lidstaten verplichten dat facturen via een overheidsplatform lopen voordat ze de koper bereiken of zodra dat gebeuren, een fundamenteel ander model dan de netwerkbezorging van Peppol:

Land	Systeem	Model
Italië	SdI (Sistema di Interscambio)	Clearance - elke B2B- en B2C-factuur via het platform, in FatturaPA-formaat
Polen	KSeF	Clearance - FA(3)-schema, fasegewijs verplicht tot 2026
Roemenië	e-Factura	Clearance - UBL met CIUS-RO, B2B verplicht sinds 2024
Frankrijk	Fasegewijs 2026–2027	Partnerplatformen (PDP) plus e-reporting
Duitsland	Fasegewijs vanaf 2025	Eerst ontvangstplicht, later verzendplicht

Bij clearance ziet de overheid de factuur op het moment van uitreiking, in plaats van maanden later via een aangifte. Dit is de richting waarin de btw-handhaving zich beweegt, en de reden waarom de digitale rapportage van ViDA de opgaaf intracommunautaire prestaties per 2030 volledig vervangt.

Wat ViDA wijzigt

Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad, van kracht sinds 14 april 2025:

• Reeds actief: lidstaten mogen binnenlandse B2B-e-facturering verplichten zonder daarvoor een EU-derogatie aan te vragen. Dit verklaart waarom de nationale verplichtingen in 2025 en 2026 in een stroomversnelling zijn geraakt.
• Vanaf 1 juli 2030: gestructureerde e-facturering wordt de standaard voor intracommunautaire B2B-transacties, acceptatie door de klant is niet langer vereist voor conforme facturen, opgaven worden afgeschaft ten gunste van digitale rapportage, en er verschijnen twee nieuwe verplichte vermeldingen: het nummer van de factuur die wordt gecorrigeerd op een creditnota, en de bank- of virtuele-rekeningidentificatoren van de leverancier.

Goed om nauwkeurig te vermelden omdat het elders wijdverbreid verkeerd wordt gerapporteerd: de aangenomen tekst spreekt over "bankrekeningnummers of nummers van virtuele rekeningen... of andere identificatoren", niet over "IBAN", en de eis rondom de betalingsdatum die in het voorstel van de Commissie stond, is komen te vervallen.

Hoe Nordlet e-facturering afhandelt

Facturen zijn in de eerste plaats gestructureerde gegevens en pas in de tweede plaats documenten. Het genereren van een van deze formaten is daarom een weergavestap in plaats van een conversie.

Peppol BIS 3.0 - POST /v1/sales/invoices/peppol-xml retourneert de UBL, en /peppol-send bezorgt deze via een toegangspunt. De ID's van de deelnemers worden achtereenvolgens afgeleid van het Peppol ID, de btc-code of de registratiecode van de partner. Creditnota's worden verzonden als UBL CreditNote-documenten met typecode 381.

Toegangspuntresolutie controleert eerst het eigen toegangspunt van het bedrijf en valt daarna terug op het ingebouwde toegangspunt van het platform, zodat een bedrijf zijn eigen provider kan meenemen of de operator kan gebruiken zonder iets anders te hoeven wijzigen.

Nationale formaten - /v1/sales/invoices/einvoice-xml maakt het formaat op voor het land van het bedrijf: FatturaPA FPR12 voor Italië, KSeF FA(3) voor Polen (gevalideerd tegen het officiële XSD) en UBL met de CIUS-RO-aanpassing voor Roemenië. /einvoice-send levert de payload af bij een bridge-endpoint dat per bedrijf is geconfigureerd.

Elke renderer retourneert waarschuwingen voor zaken waarin de factuurgegevens niet voorzien - zoals een Italiaanse Naturacode die wordt afgeleid van het btw-stelsel of een ontbrekende Roemeense provincie in het adres - in plaats van een waarde te verzinnen die wel door de validatie komt maar feitelijk onjuist is.

De eerlijke grens: Nordlet bouwt en levert de payload, maar de gecertificeerde nationale transporten (SdI-accreditatie, KSeF-sessiereferenties, ANAF SPV OAuth) worden afgehandeld door een zelf geconfigureerde bridge, zoals een geaccrediteerde intermediair of je eigen connector. Dat is een bewuste keuze: die kanalen vereisen inloggegevens en certificering die toebehoren aan de belastingplichtige, niet aan een softwareleverancier.

FAQ

Is een PDF-factuur een elektronische factuur?

Niet in juridische zin. Een e-factuur moet een gestructureerd formaat hebben dat automatische verwerking mogelijk maakt; een PDF is een afbeelding van een factuur. Vanaf 1 juli 2030 maakt de definitie in de btw-richtlijn dit in de hele EU expliciet.

Wat is het verschil tussen Peppol en EN 16931?

EN 16931 is de semantische standaard die definieert wat een factuur bevat. Peppol is een bezorgnetwerk voor het uitwisselen van documenten, en Peppol BIS Billing 3.0 is de specificatie daarvan die is gebouwd op EN 16931. Het ene betreft de inhoud, het andere het transport.

Wie moet er e-facturering gebruiken in de EU?

Alle overheidsinstanties moeten op grond van Richtlijn 2014/55/EU EN 16931-facturen kunnen ontvangen. B2B-verplichtingen zijn nationaal en worden in fasen ingevoerd (Italië, Polen en Roemenië al; Frankrijk en Duitsland volgen), en intracommunautaire B2B wordt verplicht vanaf 1 juli 2030 onder ViDA.

Wat is een clearance-model?

Een systeem waarbij facturen door een overheidsplatform lopen op het moment van uitreiking, zodat de belastingdienst ze in real time kan inzien. De Italiaanse SdI, het Poolse KSeF en de Roemeense e-Factura werken op deze manier, in tegenstelling tot de directe netwerkbezorging van Peppol tussen handelspartners.

Heb ik een eigen Peppol-toegangspunt nodig?

Nee. Toegangspunten zijn serviceproviders waar je verbinding mee maakt, en de meeste bedrijven gebruiken de diensten van een ander. Nordlet ondersteunt zowel het configureren van een eigen toegangspunt als het gebruik van het ingebouwde platform.