Що таке електронний рахунок? Peppol, формати та хто зобов'язаний їх використовувати

Електронний рахунок — це не просто рахунок, який надійшов в електронному вигляді. PDF-файл, прикріплений до електронного листа, — це зображення рахунка: людина може його прочитати, але машина не може обробити його без здогадок.

Електронний рахунок (e-invoice) — це рахунок, виставлений, переданий та отриманий у структурованому форматі, який дозволяє здійснювати автоматичну обробку. Ця відмінність зараз радше юридична, аніж технічна: ініціатива ViDA переписує визначення у Директиві про ПДВ так, щоб з 1 липня 2030 року лише структуровані формати кваліфікувалися як електронні рахунки. PDF припиняє таким вважатися.

Чому структура має значення

Структурований рахунок містить типизовані поля з можливістю адресації: ПДВ-номер постачальника, кількість у позиції, ставка ПДВ, оподатковувана сума за кожною ставкою. Система покупця зчитує їх, звіряє із замовленням на закупівлю, направляє на погодження та проводить обліковий запис — без повторного введення даних та вгадування за допомогою OCR.

Економічний ефект випливає безпосередньо: менше помилок, швидше погодження, швидша оплата, а також можливість для податкових органів перевіряти транзакції пооб’єктно, а не через періодичні декларації. Останній пункт є причиною того, чому перехід стимулюють уряди, а не бізнес.

Стандарт: EN 16931

Європейський стандарт EN 16931 визначає семантичну модель даних — що означає рахунок: сторони, ідентифікатори, підсумки, розшифрування ПДВ. Він свідомо не є файловим форматом. На практиці цю модель підтримують два синтаксиси:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) — найпоширеніший
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Зверху знаходяться документи CIUS (Core Invoice Usage Specifications — специфікації використання базового рахунка), які звужують стандарт для конкретної країни чи мережі: Peppol BIS Billing 3.0, німецький XRechnung, румунський CIUS-RO. Документ CIUS ніколи не додає значення за межами EN 16931; він обмежує та встановлює вимоги в його межах, що й забезпечує транскордонну сумісність.

Директива 2014/55/ЄС вже зробила стандарт EN 16931 обов'язковим для виставлення рахунків у секторі B2G по всьому ЄС — кожен державний орган повинен мати можливість його отримати. B2B — це сфера, куди зараз приходять національні обов'язкові вимоги.

Peppol: мережа

Peppol — це не формат, а мережа доставки, і ця відмінність постійно плутає людей.

Вона працює за чотиристоронньою моделлю: відправник → точка доступу (access point) відправника → точка доступу покупця → покупець. Ви підключаєтеся до точки доступу один раз і можете охопити кожного учасника мережі. Учасники ідентифікуються за допомогою Peppol ID (ідентифікатор схеми плюс значення, наприклад, номер платника ПДВ), які можна знайти через розподілений реєстр метаданих служб.

Peppol BIS Billing 3.0 — це стандарт CIUS, який використовується для більшості європейських обмінів, і саме це зазвичай мається на увазі на практиці під фразою „рахунок Peppol“.

Національні системи кліринг-контролю (clearance systems)

Кілька держав-членів вимагають, щоб рахунки проходили через державну платформу до або під час їх надходження покупцеві — це принципово інша модель, ніж доставка через мережу Peppol:

Країна	Система	Модель
Італія	SdI (Sistema di Interscambio)	Кліринг-контроль — кожен рахунок B2B та B2C проходить через платформу, формат FatturaPA
Польща	KSeF	Кліринг-контроль — схема FA(3), поетапне впровадження обов'язкового характеру до 2026 року
Румунія	e-Factura	Кліринг-контроль — UBL з адаптацією CIUS-RO, обов'язково для B2B з 2024 року
Франція	Поетапно 2026–27	Партнерські платформи (PDP) плюс електронна звітність
Німеччина	Поетапно з 2025	Спочатку здатність приймати, обов'язки виставлення пізніше

За умов кліринг-контролю держава бачить рахунок у момент його виставлення, а не через місяці у податковій декларації. Саме сюди рухається адміністрування ПДВ і це є причиною того, чому цифрова звітність за ініціативою ViDA повністю замінить зведені звіти з 2030 року.

Що змінює ViDA

Директива Ради (ЄС) 2025/516, чинна з 14 квітня 2025 року:

• Вже діє: держави-члени можуть запроваджувати обов'язкові внутрішні електронні рахунки B2B без запиту на відступ від норм ЄС (derogation) — саме тому національні мандати прискорилися протягом 2025 та 2026 років.
• З 1 липня 2030 року: структуровані електронні рахунки стають стандартом за замовчуванням для внутрішньогромадських операцій B2B, згода клієнта більше не вимагається для відповідних рахунків, зведені звіти скасовуються на користь цифрової звітності, а також з'являються два нові обов'язкові реквізити — номер рахунка, що коригується, у виправленому рахунку, а також реквізити банківського чи віртуального рахунка постачальника.

Варто зазначити точно, оскільки про це часто пишуть помилково: ухвалений текст говорить про „номери банківських рахунків або номери віртуальних рахунків… чи будь-які інші ідентифікатори“, а не про „IBAN“, а вимога щодо дати платежу, яка була у проєкті Єврокомісії, була виключена.

Як Nordlet оперує електронними рахунками

Рахунки — це спершу структуровані дані, а вже потім документи, тому створення будь-якого з цих форматів є кроком візуалізації, а не конвертацією.

Peppol BIS 3.0 — запит POST /v1/sales/invoices/peppol-xml повертає документ UBL, а /peppol-send доставляє його через точку доступу. Ідентифікатори учасників визначаються за Peppol ID партнера, кодом ПДВ або реєстраційним кодом саме в такому порядку. Кредитові ноти (credit notes) надсилаються як документи UBL CreditNote з кодом типу 381.

Визначення точки доступу спочатку перевіряє власну точку доступу компанії, а в разі відсутності звертається до вбудованої платформи, тому компанія може підключити власного провайдера або скористатися оператором без зміни будь-яких інших налаштувань.

Національні формати — запит /v1/sales/invoices/einvoice-xml формує формат для країни компанії: FatturaPA FPR12 для Італії, KSeF FA(3) для Польщі (з перевіркою за офіційною схемою XSD) та UBL з кастомізацією CIUS-RO для Румунії. Запит /einvoice-send доставляє корисне навантаження на шлюз (bridge endpoint), налаштований для кожної компанії.

Кожен генератор повертає попередження (warnings) щодо всього, що дані рахунка не можуть надати (наприклад, код Natura для Італії, виведений зі схеми ПДВ, або відсутній повітят (county) Румунії в адресі), замість того, щоб вигадувати значення, яке пройде валідацію, але буде помилковим.

Чесна межа відповідальності: Nordlet створює та доставляє корисне навантаження, але сертифіковані національні канали транспортування (акредитація SdI, облікові дані сесії KSeF, ANAF SPV OAuth) обробляються через налаштований вами шлюз — акредитованого посередника або власний конектор. Це свідоме рішення: ці канали вимагають облікових даних та сертифікації, які належать платнику податків, а не розробнику програмного забезпечення.

FAQ

Чи є рахунок у форматі PDF електронним рахунком?

У юридичному сенсі — ні. Електронний рахунок має бути у структурованому форматі, що дозволяє автоматичну обробку; PDF — це зображення рахунка. З 1 липня 2030 року визначення Директиви про ПДВ чітко закріплює це по всьому ЄС.

У чому різниця між Peppol та EN 16931?

EN 16931 — це семантичний стандарт, що визначає зміст рахунка. Peppol — це мережа доставки для обміну документами, а Peppol BIS Billing 3.0 — її специфікація, побудована на базі EN 16931. Перше є змістом, а друге — транспортом.

Хто зобов'язаний використовувати електронні рахунки в ЄС?

Усі державні органи повинні мати можливість отримувати рахунки за стандартом EN 16931 згідно з Директивою 2014/55/ЄС. Вимоги для B2B встановлюються на національному рівні та вводяться поетапно (вже діють в Італії, Польщі та Румунії, у процесі у Франції та Німеччині), а внутрішньогромадські операції B2B стають обов'язковими з 1 липня 2030 року згідно з ViDA.

Що таке модель кліринг-контролю (clearance model)?

Система, за якої рахунки проходять через державну платформу в момент їх виставлення, щоб податковий орган бачив їх у реальному часі. Італійська SdI, польський KSeF та румунська e-Factura працюють саме так, на відміну від прямої доставки в мережі Peppol між торговими партнерами.

Чи потрібна мені власна точка доступу Peppol?

Ні. Точки доступу — це сервісні провайдери, до яких ви підключаєтеся, і більшість компаній користуються чужими. Nordlet підтримує як налаштування власної точки доступу, так і використання вбудованої платформи.