Kaj je e-račun? Peppol, formati in kdo jih mora uporabljati

Elektronski račun ni račun, ki je prispel po elektronski poti. PDF, priložen elektronski pošti, je slika računa - človek jo lahko prebere, stroj pa je ne more obdelati brez ugibanja.

E-račun je račun, ki je izdan, posredovan in prejet v strukturirani obliki, ki omogoča samodejno obdelavo. Ta razlika je danes bolj pravne kot tehnične narave: uredba ViDA spreminja opredelitev v direktivi o DDV, tako da bodo od 1. julija 2030 dalje za elektronske račune veljali izključno strukturirani formati. PDF ne šteje več.

Zakaj je struktura pomembna

Strukturirani račun vsebuje tipizirana polja z določenim naslovom: davčna številka dobavitelja, količina postavke, stopnja DDV, osnova za DDV po posamezni stopnji. Sistem kupca jih prebere, uskladi z naročilnico, posreduje v potrditev in knjiži - brez ponovnega tipkanja in brez ugibanja prek optičnega prepoznavanja znakov (OCR).

Ekonomski učinki sledijo neposredno: manj napak, hitrejša potrditev, hitrejše plačilo ter zmožnost davčnih organov, da preverjajo transakcije posamično namesto prek občasnih obračunov. Prav slednje je razlog, zakaj prehod spodbujajo vlade in ne podjetja.

Standard: EN 16931

Evropski standard EN 16931 določa semantični podatkovni model - kaj račun pomeni: stranke, identifikatorje, vsote, rekapitulacijo DDV. Namerno ni datotečni format. V praksi ta model prenašata dve sintaksi:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - običajna izbira
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Na vrhu stojijo dokumenti CIUS (Core Invoice Usage Specifications - specifikacije za uporabo osrednjega računa), ki standard ožijo za posamezno državo ali omrežje: Peppol BIS Billing 3.0, nemški XRechnung, romunski CIUS-RO. Dokument CIUS nikoli ne dodaja pomena zunaj standarda EN 16931; znotraj njega postavlja omejitve in obveznosti, kar omogoča čezmejno interoperabilnost.

Direktiva 2014/55/EU je standard EN 16931 že opredelila kot obveznega za izdajanje e-računov B2G v celotni EU - vsak javni organ ga mora znati prejeti. Nacionalne zahteve se zdaj uveljavljajo predvsem na področju B2B.

Peppol: omrežje

Peppol ni format - je dostavno omrežje, kar pa pogosto povzroča zmedo.

Deluje po modelu štirih vogalov: pošiljatelj -> pošiljateljeva dostopna točka (access point) -> prejemnikova dostopna točka -> prejemnik. Na dostopno točko se povežete enkrat; od tam lahko dosežete vsakega udeleženca v omrežju. Udeleženci so označeni z identifikatorjem Peppol (identifikator sheme in vrednost, kot je davčna številka), ki jih je mogoče poiskati v porazdeljenem registru metapodatkov storitev.

Peppol BIS Billing 3.0 je specifikacija CIUS, ki se uporablja za večino evropske izmenjave, in v praksi skoraj vedno pomeni to, čemur pravimo »Peppol račun«.

Nacionalni sistemi potrjevanja (clearance)

Več držav članic zahteva, da računi pred ali ob prejemu pri kupcu potekajo prek vladne platforme - kar je temeljito drugačen model od omrežne dostave prek sistema Peppol:

Država	Sistem	Model
Italija	SdI (Sistema di Interscambio)	Potrjevanje - vsak račun B2B in B2C prek platforme, format FatturaPA
Poljska	KSeF	Potrjevanje - shema FA(3), postopna obveznost do leta 2026
Romunija	e-Factura	Potrjevanje - UBL s prilagoditvijo CIUS-RO, obvezno za B2B od leta 2024
Francija	Postopno 2026–27	Partnerske platforme (PDP) in elektronsko poročanje
Nemčija	Postopno od leta 2025	Najprej zmožnost prejema, pozneje obveznost izdajanja

Pri sistemu potrjevanja država vidi račun ob njegovi izdaji, ne pa šele mesece pozneje na obračunu. To je smer, v katero se giblje nadzor nad DDV, in razlog, zakaj digitalno poročanje v okviru uredbe ViDA od leta 2030 v celoti nadomešča rekapitulacijska poročila.

Kaj prinaša uredba ViDA

Uredba Sveta (EU) 2025/516, ki velja od 14. aprila 2025:

• Že v veljavi: države članice lahko uvedejo obvezno domače e-zaračunavanje B2B brez zahteve po odstopanju od pravil EU - zato so se nacionalne zahteve pospešile v letih 2025 in 2026.
• Od 1. julija 2030 dalje: strukturirano e-zaračunavanje postane privzeta izbira za transakcije B2B znotraj EU, soglasje kupca za skladne račune ni več potrebno, rekapitulacijska poročila se ukinjajo v korist digitalnega poročanja, pojavita pa se dva nova obvezna podatka - številka računa, ki se popravlja na popravnem računu, ter bančni ali navidezni račun (virtual account) dobavitelja.

Natančna opomba, saj se v poročilih pogosto napačno navaja: sprejeto besedilo govori o »številkah bančnih računov ali številkah navideznih računov ... ali katerih koli drugih identifikatorjih« in ne o »IBAN«, zahteva po datumu plačila iz predloga Komisije pa je bila črtana.

Kako Nordlet obravnava e-račune

Računi so najprej strukturirani podatki in šele nato dokumenti, zato je ustvarjanje katerega koli od teh formatov korak upodabljanja in ne pretvorbe.

Peppol BIS 3.0 - POST /v1/sales/invoices/peppol-xml vrne format UBL, /peppol-send pa ga dostavi prek dostopne točke. Identifikatorji udeležencev se izpeljejo iz partnerjevega identifikatorja Peppol, davčne številke ali matične številke v tem vrstnem redu. Dobropisi se izdajo kot dokumenti UBL CreditNote s kodo vrste 381.

Razreševanje dostopne točke najprej preveri lastno dostopno točko podjetja in se šele nato zateče k vgrajeni dostopni točki platforme, kar podjetju omogoča uporabo lastnega ponudnika ali ponudnika operaterja, ne da bi mu bilo treba karkoli drugega spreminjati.

Nacionalni formati - /v1/sales/invoices/einvoice-xml pripravi format za državo podjetja: FatturaPA FPR12 za Italijo, KSeF FA(3) za Poljsko (preverjeno glede na uradni XSD) ter UBL s prilagoditvijo CIUS-RO za Romunijo. /einvoice-send posreduje vsebino na mostno končno točko, nastavljeno za posamezno podjetje.

Vsak izpis vrne opozorila za vse podatke, ki jih podatki o računu ne morejo zagotoviti - koda Natura za Italijo, pridobljena iz sheme DDV, ali manjkajoča pokrajina v naslovu za Romunijo - namesto da bi izmislil vrednost, ki bi sicer prestala preverjanje, a bila napačna.

Jasna meja odgovornosti: Nordlet pripravi in dostavi vsebino, medtem ko potrjene nacionalne prenose (akreditacija SdI, podatki seje KSeF, ANAF SPV OAuth) ureja most, ki ga nastavite sami - akreditirani posrednik ali vaš lastni povezovalnik. To je namerno: ti kanali zahtevajo poverilnice in akreditacijo, ki pripadajo davčnemu zavezancu in ne ponudniku programske opreme.

FAQ

Ali je račun v formatu PDF elektronski račun?

Ne v pravnem smislu. E-račun mora biti v strukturirani obliki, ki omogoča samodejno obdelavo; PDF je slika računa. Od 1. julija 2030 dalje to izrecno določa opredelitev v direktivi o DDV za celotno EU.

Kakšna je razlika med omrežjem Peppol in standardom EN 16931?

EN 16931 je semantični standard, ki določa vsebino računa. Peppol je dostavno omrežje za izmenjavo dokumentov, medtem ko je Peppol BIS Billing 3.0 njegova specifikacija, ki temelji na standardu EN 16931. Prvo je vsebina, drugo je prevoz.

Kdo v EU mora uporabljati e-račune?

Vsi javni organi morajo v skladu z Direktivo 2014/55/EU imeti možnost prejema računov po standardu EN 16931. Obveznosti B2B se urejajo na nacionalni ravni in se uvajajo postopoma - v Italiji, na Poljskem in v Romuniji že veljajo, v Franciji in Nemčiji pa se uvajajo -, medtem ko bo čezmejno izdajanje e-računov B2B v EU postalo obvezno od 1. julija 2030 na podlagi uredbe ViDA.

Kaj je model potrjevanja (clearance)?

Sistem, v katerem računi ob izdaji potekajo prek vladne platforme, zato jih davčni organ vidi v realnem času. Tako delujejo italijanski SdI, poljski KSeF in romunski e-Factura, v nasprotju z neposredno omrežno dostavo sistema Peppol med poslovnimi partnerji.

Ali potrebujem lastno dostopno točko Peppol?

Ne. Dostopne točke so storitve ponudnikov, s katerimi se povežete, zato večina podjetij uporablja storitve zunanjih ponudnikov. Nordlet omogoča nastavitev lastne dostopne točke ali uporabo vgrajene točke platforme.