Какво представлява електронната фактура? Peppol, формати и задължени лица

Електронната фактура не е фактура, получена по електронен път. Приложеният към имейл PDF файл представлява изображение на фактура - човек може да я прочете, но софтуерната система не може да я обработи без предварителни предположения.

Електронната фактура (e-invoice) е фактура, която е издадена, предадена и получена в структуриран формат, позволяващ автоматична обработка. Разграничението вече е правно, а не техническо: пакетът ViDA пренаписва дефиницията в Директивата за ДДС, така че от 1 юли 2030 г. само структурираните формати ще отговарят на изискванията за електронна фактура. PDF файлът спира да се брои.

Защо структурата е от значение

Една структурирана фактура съдържа типизирани и адресируеми полета: ДДС номер на доставчика, количество по редове, данъчна ставка, облагаема сума по ставки. Системата на купувача ги прочита, съпоставя ги с поръчката за покупка, насочва ги за одобряване и ги отчита - без повторно въвеждане и без гадаене чрез OCR (оптично разпознаване на символи).

Икономическите ползи следват директно: по-малко грешки, по-бързо одобряване, по-бързо плащане и възможност данъчните органи да проверяват сделките ред по ред, вместо чрез периодични справки-декларации. Именно този последен фактор е причината правителствата, а не бизнеса, да налагат въвеждането им.

Стандартът: EN 16931

Европейският стандарт EN 16931 определя семантичен модел на данните - какво означава една фактура: страните, идентификаторите, общите суми, разбивката на ДДС. Умишлено той не представлява файлов формат. На практика този модел се пренася чрез две синтактични рамки:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - най-разпространеният
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Върху тях се надграждат документите CIUS (Core Invoice Usage Specifications - спецификации за използване на основната фактура), които стесняват обхвата на стандарта за съответната държава или мрежа: Peppol BIS Billing 3.0, немската XRechnung, румънската CIUS-RO. Един CIUS никога не добавя нови значения извън EN 16931; той ограничава и въвежда задължителни изисквания в рамките му, което поддържа трансграничната оперативна съвместимост.

Директива 2014/55/ЕС вече направи EN 16931 задължителен за фактурирането в сектор B2G в рамките на ЕС - всеки публичен орган трябва да може да я получава. Националните задължения за B2B сектора се въвеждат понастоящем.

Peppol: мрежата

Peppol не е формат - той е мрежа за доставка, като това разграничение често обърква хората.

Работи на модел с четири ъгъла: подател → точка за достъп (access point) на подателя → точка за достъп на получателя → получател. Свързвате се към точка за достъп само веднъж и тя може да достигне до всеки участник в мрежата. Участниците се идентифицират с Peppol ID (идентификатор на схема плюс стойност, като например ДДС номер), които могат да бъдат открити чрез разпределен регистър на метаданните за услугите.

Peppol BIS Billing 3.0 е CIUS стандартът, използван за повечето обменни операции в Европа, и на практика това се има предвид, когато говорим за „Peppol фактура“.

Национални системи за клиринг (clearance)

Няколко държави членки изискват фактурите да преминават през държавна платформа, преди или докато стигнат до купувача - модел, който е фундаментално различен от мрежовата доставка на Peppol:

Държава	Система	Модел
Италия	SdI (Sistema di Interscambio)	Клиринг (Clearance) - всяка B2B и B2C фактура минава през платформата, формат FatturaPA
Полша	KSeF	Клиринг (Clearance) - схема FA(3), задължително въвеждане на етапи до 2026 г.
Румъния	e-Factura	Клиринг (Clearance) - UBL с CIUS-RO, задължително за B2B от 2024 г.
Франция	Поетапно 2026–27 г.	Партньорски платформи (PDP) плюс електронно отчитане
Германия	Поетапно от 2025 г.	Първо възможност за получаване, след това задължения за издаване

При клиринга държавата вижда фактурата в момента на нейното издаване, а не месеци по-късно в данъчна декларация. Това е посоката, в която се развива контролът върху ДДС, и причината дигиталното отчитане по линия на ViDA да замени напълно VIES декларациите (recapitulative statements) от 2030 г. нататък.

Какво променя ViDA

Директива (ЕС) 2025/516 на Съвета, в сила от 14 април 2025 г.:

• В сила до момента: държавите членки могат да изискват задължително вътрешно електронно фактуриране за B2B сделки без да изискват дерогация от ЕС - ето защо националните задължения се ускориха през 2025 и 2026 г.
• От 1 юли 2030 г.: структурираното електронно фактуриране става стандарт за вътреобщностните B2B сделки, съгласието на клиента вече не се изисква за съответстващите на изискванията фактури, VIES декларациите се отменят в полза на дигиталното отчитане и се появяват два нови задължителни реквизита - номерът на фактурата, която се коригира при издаване на кредитно/дебитно известие, както и банковите или виртуалните сметки на доставчика.

Заслужава си да се отбележи прецизно, тъй като често се отразява погрешно: приетият текст гласи „номера на банкови сметки или номера на виртуални сметки... или всякакви други идентификатори“, а не „IBAN“, а изискването за дата на плащане, което фигурираше в предложението на Комисията, отпадна.

Как Nordlet обработва електронното фактуриране

Фактурите са първо структурирани данни, а след това документи, затова генерирането на който и да е от тези формати е стъпка на визуализиране, а не на преобразуване.

Peppol BIS 3.0 - POST /v1/sales/invoices/peppol-xml връща UBL документа, а /peppol-send го доставя през точка за достъп. Идентификаторите на участниците се извеждат от Peppol ID, ДДС номера или регистрационния номер на партньора, в посочения ред. Кредитните известия се изпращат като UBL документи CreditNote с продуктов код 381.

Резолюцията на точката за достъп провежда проверка първо в собствената точка за достъп на компанията, а при липша на такава преминава към вградената в платформата точка, така че дадено дружество може да използва собствен доставчик или този на оператора, без да променя нищо друго.

Национални формати - /v1/sales/invoices/einvoice-xml генерира формата за държавата на компанията: FatturaPA FPR12 за Италия, KSeF FA(3) за Полша (валидиран спрямо официалната XSD схема) и UBL с персонализация CIUS-RO за Румъния. /einvoice-send доставя полезния товар (payload) до крайна точка на bridge (мост), конфигурирана за всяка компания.

Всеки рендер връща предупреждения за всичко, което данните във фактурата не могат да осигурят - например италиански Natura код, изведен от ДДС режима, или липсваща област в адреса за Румъния - вместо да измисля стойност, която би преминала валидацията, но би била погрешна.

Точната граница: Nordlet изгражда и доставя полезния товар (payload), но сертифицираните национални канали за пренос (SdI акредитация, сесийни идентификационни данни за KSeF, ANAF SPV OAuth) се управляват от конфигуриран от вас bridge - акредитиран посредник или собствен конектор. Това е направено целенасочено: тези канали изискват идентификационни данни и сертификация, които принадлежат на данъкоплатеца, а не на софтуерния доставчик.

FAQ

Дали PDF фактурата е електронна фактура?

Не в правния смисъл. Електронната фактура трябва да бъде в структуриран формат, който позволява автоматична обработка; PDF файлът е изображение на фактура. От 1 юли 2030 г. дефиницията в Директивата за ДДС прави това изискване изрично за целия ЕС.

Каква е разликата между Peppol и EN 16931?

EN 16931 е семантичният стандарт, определящ какво съдържа една фактура. Peppol е мрежа за доставка за обмен на документи, а Peppol BIS Billing 3.0 е нейният стандарт, изграден върху EN 16931. Единият е съдържанието, а другият е транспортът.

Кой трябва да използва електронно фактуриране в ЕС?

Всички публични органи трябва да могат да получават фактури по стандарт EN 16931 съгласно Директива 2014/55/ЕС. Задълженията за B2B сектора се определят на национално ниво и се въвеждат поетапно - в Италия, Полша и Румъния вече са в сила, във Франция и Германия са в процес на изграждане, а вътреобщностните B2B сделки стават задължителни от 1 юли 2030 г. по силата на ViDA.

Какво представлява клиринг моделът (clearance model)?

Система, при която фактурите преминават през държавна платформа в момента на тяхното издаване, така че данъчната администрация да ги вижда в реално време. Италианската SdI, полската KSeF и румънската e-Factura работят по този начин, за разлика от директната мрежова доставка на Peppol между търговските партньори.

Необходима ли ми е собствена Peppol точка за достъп?

Не. Точките за достъп са услуги, предоставени от доставчици, към които се свързвате, като повечето предприятия използват чужди такива. Nordlet поддържа както конфигуриране на собствена точка за достъп, така и използване на вградената в платформата такава.