Što je e-račun? Peppol, formati i tko ih mora koristiti

Elektronički račun nije račun koji je stigao elektroničkim putem. PDF priložen uz e-poruku slika je računa - čovjek ju može pročitati, ali stroj je ne može obraditi bez nagađanja.

Elektronički račun (e-račun) jest račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom formatu koji omogućuje automatsku obradu. Ta je razlika danas prije svega pravna, a ne tehnička: ViDA mijenja definiciju u Direktivi o PDV-u tako da od 1. srpnja 2030. godine samo strukturirani formati ispunjavaju uvjete za e-račun. PDF se više ne računa.

Zašto je struktura važna

Strukturirani račun sadrži označena, adresabilna polja: PDV broj dobavljača, količinu na stavci, stopu PDV-a, oporezivi iznos po stopi. Kupčev sustav čita ih, usklađuje s narudžbom (purchase order), usmjerava na odobrenje i knjiži - bez ponovnog unosa podataka i bez nagađanja pomoću OCR-a.

Ekonomske prednosti izravno slijede iz toga: manje pogrešaka, brže odobrenje, brže plaćanje te mogućnost da porezne vlasti provjeravaju transakcije stavku po stavku, umjesto kroz periodične prijave. Upravo je ta posljednja točka razlog zašto vlade, a ne poduzeća, potiču prelazak na e-račune.

Standard: EN 16931

Europski standard EN 16931 definira semantički podatkovni model - što račun znači: strane, identifikatore, zbrojeve, raspodjelu PDV-a. On namjerno nije format datoteke. U praksi se taj model prenosi pomoću dviju sintaksi:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - uobičajeni format
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Na njih se nadovezuju dokumenti CIUS (Core Invoice Usage Specifications) - specifikacije korištenja temeljnog računa koje sužavaju standard za pojedinu državu ili mrežu: Peppol BIS Billing 3.0, njemački XRechnung, rumunjski CIUS-RO. CIUS nikada ne dodaje značenje izvan standarda EN 16931, već ga unutar njega ograničava i propisuje, čime se održava prekogranična interoperabilnost.

Direktiva 2014/55/EU već je učinila EN 16931 obveznim za B2G izdavanje računa diljem EU-a - svako javno tijelo mora ga moći zaprimiti. B2B je područje na koje sada stižu nacionalne obveze.

Peppol: mreža

Peppol nije format - on je mreža za isporuku, a ta zabuna u pojmovima neprestano zbunjuje ljude.

Funkcionira na modelu četiriju kutija: pošiljatelj → pristupna točka pošiljatelja → pristupna točka primatelja → primatelj. Povezujete se jednom na pristupnu točku i ona može dosegnuti svakog sudionika na mreži. Sudionici se identificiraju Peppol ID-jem (identifikator sheme i vrijednost, poput PDV broja), koji se može otkriti putem distribuiranog registra metapodataka usluge.

Peppol BIS Billing 3.0 jest CIUS koji se koristi u većini europskih razmjena i u praksi gotovo uvijek predstavlja ono što podrazumijevamo pod pojmom "Peppol račun".

Nacionalni sustavi fiskalnog odobrenja (clearance systems)

Nekoliko država članica zahtijeva da računi prođu kroz državnu platformu prije nego što stignu do kupca ili u trenutku njihova dolaska - to je model koji se u temelju razlikuje od Peppolove mrežne isporuke:

Država	Sustav	Model
Italija	SdI (Sistema di Interscambio)	Odobrenje (clearance) - svaki B2B i B2C račun prolazi kroz platformu, u formatu FatturaPA
Poljska	KSeF	Odobrenje (clearance) - shema FA(3), postupna obveza do 2026.
Rumunjska	e-Factura	Odobrenje (clearance) - UBL s prilagodbom CIUS-RO, B2B obvezno od 2024.
Francuska	Faza 2026. – 27.	Partnerske platforme (PDP) plus e-izvještavanje
Njemačka	Faza od 2025.	Najprije mogućnost zaprimanja, kasnije obveza izdavanja

U sustavu odobrenja država vidi račun u trenutku izdavanja, a ne mjesecima kasnije pri podnošenju prijave. To je smjer u kojem se kreće nadzor PDV-a i razlog zašto ViDA-ino digitalno izvještavanje od 2030. godine u potpunosti zamjenjuje zbirne prijave.

Što ViDA mijenja

Direktiva Vijeća (EU) 2025/516, na snazi od 14. travnja 2025.:

• Već aktivno: države članice mogu propisati obvezu domaćeg B2B e-računa bez traženja izuzeća od EU-a - zbog čega su se nacionalne obveze ubrzale tijekom 2025. i 2026. godine.
• Od 1. srpnja 2030.: strukturirano izdavanje e-računa postaje zadani način za unutarunijske B2B transakcije, prihvaćanje od strane kupca više nije potrebno za usklađene račune, zbirne prijave se ukidaju u korist digitalnog izvještavanja, a pojavljuju se dva nova obvezna podatka - broj računa koji se ispravlja na ispravku računa te podaci o bankovnom ili virtualnom računu dobavljača.

Vrijedi precizno zabilježiti jer se često pogrešno izvještava: usvojeni tekst navodi "brojeve bankovnih računa ili brojeve virtualnih računa ... ili bilo koje druge identifikatore", a ne "IBAN", dok je zahtjev o datumu plaćanja koji se pojavio u prijedlogu Komisije odbačen.

Kako Nordlet obrađuje e-račune

Računi su najprije strukturirani podaci, a tek potom dokumenti, stoga je generiranje bilo kojeg od tih formata korak iscrtavanja (rendering), a ne pretvorbe.

Peppol BIS 3.0 - POST /v1/sales/invoices/peppol-xml vraća UBL, a /peppol-send ga isporučuje putem pristupne točke. ID-jevi sudionika izvode se iz partnerovog Peppol ID-ja, poreznog broja ili registracijskog koda, i to tim redoslijedom. Odobrenja (credit notes) šalju se kao UBL dokumenti CreditNote s oznakom vrste 381.

Razrješavanje pristupne točke (access point resolution) najprije provjerava vlastitu pristupnu točku tvrtke, a ako ona ne postoji, prelazi na ugrađenu platformsku točku, tako da tvrtka može donijeti vlastitog pružatelja usluga ili koristiti operaterov bez mijenjanja bilo čega drugog.

Nacionalni formati - /v1/sales/invoices/einvoice-xml iscrtava format za državu u kojoj se tvrtka nalazi: FatturaPA FPR12 za Italiju, KSeF FA(3) za Poljsku (uz provjeru valjanosti prema službenom XSD-u) te UBL s prilagodbom CIUS-RO za Rumunjsku. /einvoice-send isporučuje podatkovni sadržaj na krajnju točku premosnice (bridge endpoint) konfiguriranu za svaku tvrtku pojedinačno.

Svaki alat za iscrtavanje vraća upozorenja za sve podatke koje podaci s računa ne mogu pružiti - talijansku šifru Natura izvedenu iz sheme PDV-a, rumunjsku županiju koja nedostaje u adresi - umjesto da izmišlja vrijednost koja bi prošla provjeru valjanosti, a bila netočna.

Iskrena granica odgovornosti: Nordlet gradi i isporučuje podatkovni sadržaj, ali certificirane nacionalne prijenose (SdI akreditacija, vjerodajnice sesije za KSeF, ANAF SPV OAuth) obrađuje premosnica koju sami konfigurirate - akreditirani posrednik ili vlastiti konektor. To je učinjeno namjerno: ti kanali zahtijevaju vjerodajnice i certifikaciju koje pripadaju poreznom obvezniku, a ne dobavljaču softvera.

FAQ

Je li PDF račun elektronički račun?

Ne u pravnom smislu. E-račun mora biti u strukturiranom formatu koji omogućuje automatsku obradu; PDF je slika računa. Od 1. srpnja 2030. definicija iz Direktive o PDV-u to izričito propisuje diljem EU-a.

Koja je razlika između Peppola i EN 16931?

EN 16931 je semantički standard koji definira što račun sadrži. Peppol je mreža za isporuku razmjene dokumenata, a Peppol BIS Billing 3.0 je njezina specifikacija izgrađena na standardu EN 16931. Jedno je sadržaj, a drugo je prijevoz.

Tko mora koristiti e-račune u EU-u?

Sva javna tijela moraju moći zaprimiti račune u skladu s normom EN 16931 na temelju Direktive 2014/55/EU. B2B obveze su nacionalne i uvode se postupno - Italija, Poljska i Rumunjska već jesu, Francuska i Njemačka su u tijeku - dok unutarunijski B2B postaje obvezan od 1. srpnja 2030. godine na temelju uredbe ViDA.

Što je model odobrenja (clearance model)?

Sustav u kojem računi prolaze kroz državnu platformu u trenutku njihovog izdavanja, tako da ih porezna uprava vidi u stvarnom vremenu. Talijanski SdI, poljski KSeF i rumunjski e-Factura funkcioniraju na taj način, za razliku od Peppolove izravne mrežne isporuke između poslovnih partnera.

Trebam li vlastitu Peppol pristupnu točku?

Ne. Pristupne točke su pružatelji usluga s kojima se povezujete, a većina poduzeća koristi tuđe usluge. Nordlet podržava konfiguriranje vlastite pristupne točke ili korištenje ugrađene platformske točke.