Hvað er kreditreikningur? Hvenær skal gefa hann út og dæmi

Kreditreikningur er skjal sem lækkar fjárhæðina sem viðskiptavinur skuldar samkvæmt áður útgefnum reikningi. Hann er leiðréttingartæki bókhaldsins – og ástæðan fyrir því að rétt rekin höfuðbók breytir eða eyðir aldrei útgefnum reikningi.

Sú regla er kjálinn í málinu. Útgefinn reikningur hefur verið sendur viðskiptavini, númeraður í lögboðinni röð, færður í höfuðbókina og tilkynntur á virðisaukaskattsskýrslu. Breyting á honum eftir á þýðir að þitt eintak og eintak viðskiptavinarins stemma ekki, rof verður á númeraröðinni og innsend skýrsla passa ekki lengur við bókhaldið. Kreditreikningur lagfærir fjárhæðina en láta söguferilinn óhreyfðan – sama viðbótarbókunarrökfræði (append-only logic) og á við um færsluleiðréttingu.

Hvenær skal gefa út kreditreikning

• Vöruskil. Viðskiptavinur skilar hluta eða allri pöntuninni.
• Afsláttur eftir sölu. Magn- eða vildarafsláttur, verðlækkun vegna góðrar þjónustu eftir kvörtun eða samið verðsamræmi.
• Bókunarvilla. Rangt magn, rangt verð, rangt VSK-þrep – allt sem var of hátt skráð á upprunalegu skjali.
• Hætt við viðskipti. Þjónustan var aldrei veitt en reikningurinn hafði þegar verið gefinn út.
• Rangur viðskiptavinur. Reikningurinn fór á rangt fyrirtiki: gefðu út kreditreikning að fullu og reikningsfærðu þann rétta.

Prófið er einfalt: ef fjárhæðin sem viðskiptavinur skuldar með réttu er lægri en það sem útgefinn reikningur segir til um, þarftu kreditreikning.

Áhrif á höfuðbókina

Kreditreikningur er spegilmynd þess reiknings sem hann leiðréttir. Til að kreditreikna 200 € auk 21% VSK af reikningi að fjárhæð 1.000 €:

Reikningur	Debet	Kredit
5001 Þjónustutekjur	200
4492 VSK til innheimtu (útskattur)	42
2410 Viðskiptakröfur		242

Tekjur lækka, VSK sem bera skal til ríkisins lækkar og skuldir viðskiptavinarins lækka um brúttófjárhæðina. Berðu þetta saman við upprunalegu sölufærsluna í viðskiptakröfum – sömu þrír reikningar, öfugar hliðar.

Athugið að VSK-lækkunin á sér stað hér, í gegnum skjal, en ekki með þess að eiga við innsenda skýrslu. Það er ástæðan fyrir því að kreditreikningurinn skiptir máli fyrir skattayfirvöld en ekki eingöngu vegna sambandsins við viðskiptavininn.

Hagnýt dæmi

Vöruskil. Viðskiptavinur skilar 3 af hverjum 10 vörum sem reikningsfærðar voru á 100 € hverja. Kreditreikningur fyrir 300 € nettó, 63 € VSK, 363 € brúttó. Ef vörurnar skila sér líkamlega í lager er birgðahreyfingin aðskilin – kostnaðurinn vegna þessara 3 vara kemur aftur inn á lager og út úr seldum vöruskatti, sem endurheimtir framlegðina í það sem hún ætti að vera.

Rangt verð. Reikningsfært á 120 €/einingu fyrir 50 einingar, en samið verð var 100 €. Kreditreiknið aðeins mismuninn: 20 × 50 = 1.000 € nettó auk VSK. Ekki kreditreikna allan reikninginn og endurútsenda nema reikningurinn sé rangur að fleiru leyti en fjárhæðinni – hlutakreditreikningur skilur eftir sig hreinni endurskoðunarslóð heldur en að ógilda og endurreikningsfæra.

Full ógilding. Viðskiptin urðu aldrei að veruleika. Kreditreiknið reikninginn að fullu með tilvísun í hann, og kröfan fer niður í núll.

Villa við hagsmuni viðskiptavinar uppgötvuð seint. Sama meðhöndlun óháð því hvenær hún finnst – kreditreikningurinn er dagsettur þegar hann er gefinn út og lendir í VSK-skýrslu þess tímabils.

Til hvers kreditreikningur er ekki ætlaður

• Reikningur sem var of lágur. Það krefst annars reiknings fyrir mismuninum, ekki kreditreiknings – þú ert að hækka kröfuna, ekki lækka hana.
• Viðskiptavinur sem vill einfaldlega ekki borga. Það eru glataðar kröfur og það er annað ferli með öðrum VSK-skilyrðum. Að gefa út kreditreikning til að hreinsa út ógaddan reikning er algeng og kostnaðarsöm villa: það felur í sér að ógilda tekjur sem voru sannarlega unnar, og skilar til baka VSK sem þú gætir ekki átt rétt á að endurheimta á þann hátt. Kröfan var raunveruleg; vangeta viðskiptavinar til að greiða lætur söluna ekki hverfa.

Lagalega hliðin

Samkvæmt VSK-reglum ESB er skjal sem breytir upprunalegum reikningi sjálft meðhöndlað sem reikningur (tilskipun 2006/112/EB, 219. gr.). Í framkvæmd þýðir það að kreditreikningur verður að:

• hafa eitt sérstakt raðnúmer, venjulega í sérstakri röð;
• vísa ótvírætt í upprunalega reikninginn – númer og dagsetning;
• sýna sömu upplýsingar og reikningur: aðilar, VSK-númer, fjárhæð sem lögð er til kredits á hvert VSK-þrep og VSK-fjárhæð;
• tilgreina ástæðu breytingarinnar, sem nokkur aðildarríki krefjast sérstaklega.

Aðildarríki eru mismunandi hvað varðar fínni skilyrði – einkum varðandi hvenær seljandi má lækka útskatt og hvort viðskiptavinur þurfi að staðfesta leiðréttinguna. Listinn yfir lögboðnar upplýsingar er í nauðsynlegum reitum reikninga.

Hvernig Nordlet meðhöndlar þetta

Kreditreikningur er sölureikningur með type: 'credit_note', sem stofnaður er í gegnum POST /v1/sales/invoices/create þar sem creditedInvoiceId vísar á þann upprunalega. Sú tenging er skilyrði: kreditreikningi án hennar er hafnað og upprunalegi reikningurinn verður að vera útgefinn, en ekki eyttur reikningur frá sama viðskiptavini. Upprunalegur reikningur sem gefinn var út áður en þú byrjaðir að nota Nordlet er auðkenndur með creditedInvoiceReference (númer hans) og creditedInvoiceDate (útgáfudagsetning hans) í staðinn. Hvoru tveggja tryggir að PDF-skjal kreditreikningsins og rafræni reikningurinn nefna leiðrétta reikninginn, þannig að endurskoðunarslóðin frá leiðréttingu til upprunalegt skjal er skipulagsbundin en ekki bara athugasemd í lýsingarreit.

Við útgáfu hegðar kreditreikningur sér eins og fullgilt skjal: hann fær númer úr sinni eigin röð, færir öfugar höfuðbókarfærslur, lækkar kröfuna og VSK-skuldbindinguna, og birtist á VSK-skýrslunni og í litháísku i.SAF skrám með réttu merki. Hann fer í gegnum sömu farvegu og reikningur – PDF, tölvupóst, Peppol (sem UBL CreditNote með tegundarkóða 381) og innlendar rafrænar reikningagáttir.

Vegna þess að höfuðbókin er eingöngu viðbótarbókuð með tímabilalokunum, er upprunalegi reikningurinn aldrei snertur: saga viðskiptavinar sýnir reikninginn, kreditreikninginn og stöðuna sem af því leiðir. Ef upprunalegi reikningurinn er á læstu tímabili lendir kreditreikningurinn einfaldlega á því opna – leiðréttingin er dagsett þegar hún átti sér stað, sem er heiðarleg nálgun.

Fyrir samstæðuviðskipti birtist útgefinn kreditreikningur einnig sjálfkrafa hjá gagnaðilanum sem drög að innkaupakreditreikningi, sem heldur báðum hliðum samstæðu samræmdum.

FAQ

Hver er munurinn á kreditreikningi og endurgreiðslu?

Kreditreikningur er skjal sem lækkar það sem viðskiptavinur skuldar; endurgreiðsla er hin eiginlega hreyfing peninga til baka til þeirra. Kreditreikningur getur verið gerður upp með endurgreiðslu eða með því að jafna honum út á móti næsta reikningi – þetta eru tvö aðskilin skref og kreditreikningurinn kemur fyrst.

Get ég bara eytt eða breytt röngum reikningi í staðinn?

Ekki þegar hann hefur verið útgefinn. Viðskiptavinurinn heldur á eintaki, númerið tilheyrir lögboðinni röð og fjárhæðirnar hafa verið tilkynntar. Breyting á honum rýrir endurskoðunarslóðina og veldur því að bókhaldið stendur ekki í takt við innsendar skýrslur. Gefðu út kreditreikning.

Lækkar kreditreikningur virðisaukaskatt?

Já – það er stór hluti af tilgangi hans. Hann lækkar þann útskatt sem þú berð á ábyrgð á, á því tímabili sem kreditreikningurinn er gefinn út. Innlendar reglur bæta við skilyrðum í sumum tilfakum, einkum varðandi leiðréttingar sem tengjast vangreiðslu.

Má gefa út kreditreikning fyrir hærri fjárhæð en upprunalegi reikningurinn hljóðaði upp á?

Nei. Kreditreikningur leiðréttir tiltekinn reikning og getur ekki farið yfir hann. Ef viðskiptavinur á rétt á hærri fjárhæð en sem nemur verðmæti eins reiknings skal kreditreikningfæra hvern reikning fyrir sig eða meðhöndla mismuninn sem sérstakt viðskiptalegt samkomulag.

Á ég að nota kreditreikning vegna ógadds reiknings?

Nei. Vangreiðsla er ekki ástæða til að ógilda sölu sem átti sér raunverulega stað. Notaðu niðurfærslu á kröfum og, ef kröfunni verður ekki náð til baka, ferlið vegna glataðra krafna – sem hefur sín eigin skilyrði fyrir endurheimt virðisaukaskatts.