Hvað eru áfallnar tekjur? Og áfallin gjöld, spegilmynd þeirra

Áfallnar tekjur eru tekjur sem þú hefur unnið sér inn en ekki reikningsfært ennþá. Áfallin gjöld eru kostnaður sem hefur fallið til en þú hefur ekki fengið reikning fyrir enn. Þetta er sama hugmyndin í öfuga átt og hvort tveggja er til vegna þess að tímatalið og skriffinnskan eru ekki sammála.

Samkvæmt viðmiðunarreglum um útkomubókhald (accrual accounting) verður hvert tímabil að bera það sem það vann og það sem það neytti - en ekki það sem tilviljunarkennt var skráð í skjöl á réttum tíma. Þegar verki er lokið í mars og reikningurinn er sendur út í apríl þarf mars samt sem áður að fá tekjurnar.

Áfallnar tekjur

Ráðgjafarfyrirtæki lýkur verki samkvæmt samningi að fjárhæð 5.000 € í mars. Samningurinn kveður á um ársfjórðungslega úttekt, þannig að reikningurinn verður ekki gefinn út fyrr en í apríl. Mars vann þetta inn:

Reikningur	Debet	Kredit
2910 Áfallnar tekjur	5.000
5001 Þjónustutekjur		5.000

Taktu eftir debetfærslunni: áfallnar tekjur eru eign - krafa sem þú átt sem er ekki enn orðin viðskiptakrafa, þar til enginn reikningur er til. Þær standa við hlið viðskiptakrafna en eru í raun og veru frábrugðnar: enginn hefur verið beðinn um að greiða ennþá, þannig að hún hefur engan gjalddaga og getur ekki birst í aldursgreiningu krafna.

Þegar reikningurinn er gefinn út í apríl er áfallningunni eytt út í stað þess að tvítalning eigi sér stað:

Reikningur	Debet	Kredit
2410 Viðskiptakröfur	6.050
2910 Áfallnar tekjur		5.000
4492 VSK til greiðslu		1.050

Tekjum er ekki kreditað aftur - þær voru þegar bókfærðar í mars. Apríl breytir aðeins áfallningunni í reikningsfærða kröfu og lætur virðisaukaskattinn verða að veruleika, vegna þess að virðisaukaskattur fylgir reikningnum, en ekki bókfærðri áfallningu. Þessi tímasetningarmunur er ástæðan fyrir þessari tegund færslu í stað þess að skila alltaf tímanlegri reikningsgerð.

Algeng tilfelli: verk sem klárast á milli innheimtutímabila, áfangaskiptir samningar þar sem afhending fer fram á undan innheimtuviðburðinum, áunnin vextir sem hafa ekki enn borist, og notkunartengd gjöld sem mæld eru mánaðarlega en innheimt eftir á.

Áfallin gjöld - spegilmyndin

Rafmagn desembermánaðar er neytt í desember; rafveitan sendir reikninginn í janúar. Án færslu lítur desember út fyrir að vera óvenju arðbær og janúar óvenju dýr:

Reikningur	Debet	Kredit
6209 Stjórnunarkostnaður	400
49 Áfallin gjöld		400

Áfallin gjöld eru skuldbinding - skuldbinding sem þú hefur stofnað til án þess að vera með reikninginn í höndunum. Það greinir þau frá viðskiptaskuldum, sem eru studdar af gögnum frá birgi. Mismunurinn skiptir máli í lok tímabilsins: skuldir sem þú getur talið, áfallnar skuldbindingar sem þú verður að bera kennsl á.

Dæmigerð tilfelli: veitur og fjarskipti sem innheimt eru eftir á, laun og bónusar sem unnið er fyrir en greiddir í næsta mánuði, áfallnir vextir af lánum, endurskoðunar- og lögfræðikostnaður vegna verka sem þegar hafa verið unnin, og ótekið orlof sem starfsmenn hafa unnið sér inn.

Viðskilnaður vegna endurhverfra færslna

Áfallning er áætluð tala; lokaskjalið er staðreyndin. Hreinlegasta aðferðin er endurhverf færsla (reversing entry) á fyrsta degi nýja tímabilsins.

Færðu áfallningu að fjárhæð 400 € í desember, snúðu henni við þann 1. janúar og bókaðu síðan raunverulegan reikning eðlilega þegar hann berst:

• Ef reikningurinn er 412 €, er kostnaðurinn í janúar 412 − 400 = 12 € nettó. Desember heldur sínum 400 €, janúar tekur á sig mismuninn.
• Ef reikningurinn er 380 €, ber janúar −20 €, lítinn kredit.

Enginn þarf að muna eftir því að passa saman reikning og áfallningu og engin áfallning situr þögul á efnahagsreikningi í áranna rás. Bæði áfallningin og afturköfun hennar sjást í bókhaldi sem aðeins bætist við (append-only ledger), þannig að endurskoðunarslóðin lesist eins og saga frekar en breyting.

Úreltar áfallningar eru dæmigerð bilun hér: áfallin gjöld sem enginn sneri við, sem sitja enn á efnahagsreikningi þremur árum síðar vegna þess að reikningurinn barst og var bókaður sérstaklega. Að yfirfara áfallningareikninga við lok hvers tímabils (accounting period) kemur í veg fyrir þetta.

Áfallið á móti frestuðu

Þessu er stöðugt ruglað saman og greinarmunurinn er einfaldlega stefna tímans:

	Áfallning (Accrual)	Frestun (Deferral)
Tekjur	Unnar, ekki reikningsfærðar ennþá → eign	Reikningsfærðar/greiddar, ekki unnar ennþá → skuldbinding
Gjöld	Fallnar til, ekki áfallinn reikningur ennþá → skuldbinding	Greidd, ekki neytt ennþá → eign
Skjal	Kemur seinna	Kom á undan

Áfallning hleypur á undan skriffinnskunni; frestun hleypur á eftir henni. Hvort tveggja eru leiðréttingarfærslur (adjusting entries) sem eru bókaðar í lok tímabils og hvort tveggja er til til að setja töluna á rétt tímabil.

Hvernig Nordlet meðhöndlar þetta

Frestanir á tekjuhlið eru sjálfvirkar: tekjufæringarvélin (revenue recognition) geymir reikningsfærðar en óunnnar upphæðir og leysir þær úr læðingi samkvæmt áætlun, þar með talið sjálfkrafa þegar tímabili er læst.

Áfallningar eru ekki sjálfvirkar og það borgar sig að vera hreinskilinn um hvers vegna: áfallning er mat á unnum verkum eða auðlindum sem hafa verið neytt og engin skjöl í kerfinu skrá ennþá. Ekkert í bókhaldi veit að ráðgjafatímar marsmánaðar voru afhentir fyrr en einhver segir svo frá.

Ferlið er því: bera kennsl á áfallningar sem hluta af gátlista fyrir lok tímabils, bóka þær með POST /v1/ledger/journal/transactions/create og bóka afturköfunina á nýja tímabilinu. Bæði eru venjulegar jafnaðar færslubókarfærslur (journal entry) með fullri endurskoðunarslóð, sem lúta sömu staðfestingu á opnu tímabili og allt annað. Tímaskrár og óreikningsfærðar samningslínur eru venjulegir staðir til að leita að því sem á að færa til áfalls.

FAQ

Hvað eru áfallnar tekjur?

Tekjur sem hafa verið unnar en ekki reikningsfærðar ennþá - verkinu er lokið, innheimtuviðburðurinn hefur ekki átt sér stað. Þær eru skráðar sem eign og breytast í viðskiptakröfu þegar reikningurinn er loksins gefinn út.

Hver er munurinn á áfallnum tekjum og viðskiptakröfum?

Krafa er studd af útgefnum reikningi með gjalddaga; áfallnar tekjur eru það ekki - enginn hefur verið beðinn um að greiða ennþá. Kröfur birtast í aldursgreiningum og innheimtuskýrslum, áfallnar tekjur gera það ekki.

Eru áfallin gjöld það sama og viðskiptaskuldir?

Nei. Viðskiptaskuldir eru studdar af reikningi frá birgi sem þú has móttekið. Áfallin gjöld ná yfir kostnað sem hefur fallið til þar sem reikningurinn er ekki kominn, þannig að upphæðin er þitt áætlað mat. Hvort tveggja eru skammtímaskuldir og hvor tveggja tilheyra því tímabili sem kostnaðurinn féll til á.

Hafa áfallningar áhrif á virðisaukaskatt?

Nei. Virðisaukaskattur fylgir reikningnum, en ekki bókhaldi áfallningar, þannig að áfallning tekna skapar enga virðisaukaskattskuldbindingu og áfallning gjalda gefur engan innskatt til endurgreiðslu. Hvort tveggja birtist með skjalinu.

Af hverju á að snúa við áfallningum á næsta tímabili?

Til þess að hægt sé að bóka raunverulegan reikning eðlilega án þess að einhver þurfi að passa hann saman við áætlunina. Afturköfunin fellir áfallninguna úr gildi, reikningurinn bókast að fullu og mismunurinn á áætlun og raunveruleika fellur sjálfkrafa inn á nýja tímabilið.