Bókhald í erlendum gjaldmiðlum: Raunverulegur og óraunverulegur gengismunur

Um leið og þú gefur út reikning í öðrum gjaldmiðli en grunngjaldmiðli þínum stendur þú frammi fyrir tveimur vandamálum. Viðskiptavinurinn skuldar þér 10.000 USD; bókhald þitt er í EUR; og gengið á útgáfudegi reikningsins verður ekki það sama og á greiðsludegi.

Þessi mismunur er gengismunur, og hann er raunverulegur hagnaður eða tap – ekki upprekstrarlega tilkominn af sléttun taltilvika. Bókhald í erlendum gjaldmiðlum snýst um að bóka hann á réttum stað á réttum tíma.

Þrír gjaldmiðlar, ekki einn

Hver færsla í erlendum gjaldmiðli tekur til allt að þriggja gjaldmiðla:

• Færslugjaldmiðill (transaction currency) – gjaldmiðillinn sem skjalið er stofnað í. Viðskiptavinurinn skuldar 10.000 USD.
• Starfrækslugjaldmiðill eða grunngjaldmiðill (functional/base currency) – gjaldmiðillinn sem bókhald þitt er fært í og ársreikningar eru gerðir upp í. Í Nordlet er þetta grunngjaldmiðill félagsins, sem er ákveðinn út frá landi þess við stofnun.
• Skýrslugjaldmiðill (presentation currency) – gjaldmiðillinn sem þú birtir upplýsingar í, ef hann er annar. Á aðallega við við samstæðuútreikninga.

Fyrsta regla þess að smíða þetta er: geyma upphæðina í bæði færslugjaldmiðli og grunngjaldmiðli, ásamt því gengi sem notað var. Ef aðeins er geymd hin umreiknaða upphæð glatast getan til að segja viðskiptavini hvað hann skuldar í sínum eigin gjaldmiðli, og ef aðeins er geymd erlenda upphæðin þarf að endurreikna hverja skýrslu – á hvaða gengi, frá hvaða tíma? Kerfi sem gera þetta ranglega verður ekki lagað með því að bæta við dálki síðar.

Bókun færslu

Reikningur er gefinn út á bandarískan viðskiptavin upp á 10.000 USD þegar gengið er 1,10 USD á hvert EUR:

Reikningur	Debet	Kredit
2410 Viðskiptakröfur (10.000 USD)	9.090,91
5001 Þjónustutekjur		9.090,91

Krafan er 10.000 USD og 9.090,91 EUR. Hvort tveggja er rétt og hvort tveggja er nauðsynlegt.

Raunverulegur gengismunur

Viðskiptavinurinn greiðir 10.000 USD þegar gengið hefur breyst í 1,05:

Móttekið:   10.000 USD ÷ 1,05 = 9.523,81 EUR
Bókað:     10.000 USD ÷ 1,10 = 9.090,91 EUR
Hagnaður:                        432,90 EUR

Reikningur	Debet	Kredit
2710 Banki (USD reikningur)	9.523,81
2410 Viðskiptakröfur		9.090,91
5803 Jákvæð gengisáhrif		432,90

Hagnaðurinn er raunverulegur (realized) – færslunni er lokið, peningarnir eru komnir og mismunurinn er endanlegur. Hann á heima í fjármagnsliðum rekstrarreiknings, ekki í tekjum: þú seldir ekki meira, gengið breyttist.

Hliðstæð tilvik eru færð á reikning 6803, neikvæð gengisáhrif.

Óraunverulegur gengismunur

Gerum nú ráð fyrir að tímabili og ljúki og viðskiptavinurinn hafi ekki borgað. Þú átt enn kröfu upp á 10.000 USD, bókaða á 9.090,91 EUR, á meðan lokagengið sýnir að hún sé virði 9.523,81 EUR.

Bókhaldsstaðlar krefjast þess að peningaliðir (monetary items) – kröfur, skuldir, handbært fé, lán í erlendum gjaldmiðli – séu endurmetnir á lokagengi á hverjum uppgjörsdegi, þar sem mismunurinn er færður til tekna eða gjalda:

Reikningur	Debet	Kredit
2410 Viðskiptakröfur	432,90
5803 Jákvæð gengisáhrif		432,90

Þessi hagnaður er óraunverulegur (unrealized) – ekkert hefur borist og gengið gæti snúist við á morgun. Hann er samt færður til bókar vegna þess að efnahagsreikningurinn verður að sýna hvers krafan er virði á uppgjörsdegi.

Eigið fé og aðrir liðir sem ekki eru peningaliðir eru ekki endurmetnir. Birgðir, fastafjármunir og fyrirfram greidd gjöld sem keypt eru í erlendum gjaldmiðli haldast á sögulegu gengi, þar sem þau eru ekki kröfur á fasta töku gjaldmiðileininga.

Þegar reikningurinn er að lokum gerður upp verður hinn áður færði óraunverulegi mismunur að raunverulegum gengismun. Útfærslur snúa annaðhvort við endurmatinu í upphafi næsta tímabils og láta uppgjör færa allan mismuninn, eða halda utan um endurmetna bókfært verð og færa aðeins viðbótina – hvort tveggja skilar sömu heildarupphæð, og ef þessu er blandað saman er tvítalið.

Hvaða gengi og hvenær

• Færsludagur (transaction date) – gengið á degi reiknings eða greiðslu. Flest kerfi nota opinbert gengi seðlabanka; á evrusvæðinu er það venjulega tilvísunargengi Seðlabanka Evrópu (ECB), og í litáískri framkvæmd er farið eftir gengi sem birt er í bókhaldi.
• Lokagengi (closing rate) – gengið á uppgjörsdegi, notað til að endurmeta peningaliði.
• Meðalgengi (average rate) – stundum leyft fyrir tekjur og gjöld yfir tímabil, til hægðarauka.

Hvort sem það er valið skal nota það með samræmdu sniði og geyma gengið á færslunni. „Við notuðum ECB gengið“ er ekki endurbyggjanlegt árum síðar; geymt gengi á hverju skjali er það.

Hvernig Nordlet meðhöndlar þetta

Reikningar bera sinn eigin gjaldmiðil og höfuðbókin er færð í grunngjaldmiðli félagsins: landsliðgjaldmiðli lands félagsins nema annar hafi verið valinn við stofnun. Þegar skjal er gefið út eða skráð er gengismunur fyrir dagsetningu þess fundinn og geymdur á skjalinu, og upphæðir í grunngjaldmiðli eru reiknaðar út frá því – þannig að hver reikningur í erlendum gjaldmiðli heldur bæði upphaflegri upphæð sinni og genginu sem umreiknaði hana.

Gengi koma úr gengistöflunni, sem styður bæði miðlægt innflutt gengi og sértækar undantekningar félaga, og flettileit leitar að nýjasta gengi á eða fyrir dagsetningu í stað þess að mistakast um helgar eða frídaga. Innflutt gengi er gefið upp á hver 1 EUR; fyrir félag þar sem grunngjaldmiðill er ekki evra eru þau krossuð í gegnum evruna, og undantekning félags er ávallt gefin upp sem einingar erlends gjaldmiðils á 1 einingu grunngjaldmiðils félagsins.

Raunverulegur gengismunur er sjálfvirkur. Þegar greiðsla er jöfnuð á móti reikningi við bankaafstemmingu, er mismunurinn á bókaðri grunnupphæð reikningsins og grunnupphæð greiðslunnar færður í gegnum sérstakar bókunarreglur – bank.fxGain á reikning 5803 og bank.fxLoss á 6803. Hlutaafborganir skila hlutfallslegum mismun. Greiðslan þarf ekki að vera í gjaldmiðli reikningsins: 915 EUR sem berast á evrureikning geta gert upp 1.000 USD reikning. Jöfnunin tekur upphæðina sem gerð er upp í gjaldmiðli reikningsins (invoiceAmount); þegar hún vantar er grunnverð greiðslunnar umreiknað á gengi sem geymt er á reikningi, takmarkað við það sem enn er opið. Greidd upphæð reikningsins vex um þá upphæð í gjaldmiðli reikningsins, og afgangurinn á milli grunnverðs greiðslunnar og grunnverðsins sem létt var af á gengi reikningsins er raunverulegur gengismunur. Afturköllun jöfnunar tekur nákvæmlega til baka þá upphæð sem var skráð.

Endurmat opinna staða í lok tímabils er ekki sjálfvirkt. Þetta er sannarlega gloppa: óraunverulegur gengismunur á kröfum, skuldum og bankastöðum í erlendum gjaldmiðlum er ekki reiknaður út eða færður af kerfinu. Við lok tímabils er það endurmat handvirk færslubókun, byggð á opnum liðum í POST /v1/reports/partner-balances og lokagengi.

Fyrir samstæður er samstæða sérstakt ferli: reikningar hvers félags eru umreiknaðir í skýrslugjaldmiðil samstæðunnar með lokagengisstuðlinum, þar sem umreikningsstuðullinn er birtur á hvert félag þannig að áhrifin sjáist í stað þess að vera grafin.

FAQ

Hver er munurinn á raunverulegum og óraunverulegum gengishagnaði?

Raunverulegur hagnaður myndast þegar færsla í erlendum gjaldmiðli er gerð upp – peningarnir færðust til og mismunurinn er endanlegur. Óraunverulegur hagnaður myndast við endurmat á opinni stöðu á uppgjörsdegi; ekkert hefur borist og gengið gæti breyst aftur fyrir uppgjör.

Hvaða gengi ætti að nota fyrir reikning?

Gengið á færsludegi, venjulega opinbert gengi seðlabanka. Það sem skiptir mestu máli er að nota það með samræmdu sniði og geyma gengið sem notað var á skjalinu, svo hægt sé að útskýra umreikninginn síðar.

Eru gengishagnaðir erlendra gjaldmiðla hluti af tekjum?

Nei. Þeir eiga heima í fjármagnsliðum rekstrarreiknings, aðskildir frá rekstrartekjum – gengisbreyting er ekki sala. Að sýna gengishagnað innan tekna ofmetur viðskiptaframmistöðu.

Hvaða stöður þarf að endurmeta í lok tímabils?

Peningaliði: kröfur, skuldir, handbært fé og lán í erlendum gjaldmiðlum. Liðir sem ekki eru peningaliðir eins og birgðir, fastafjármunir og fyrirfram greidd gjöld haldast á sögulegu gengi.

Á ég að geyma upphæðir í upprunalegum gjaldmiðli eða umreiknaðar?

Hvort tveggja, ásamt genginu sem notað var. Ef aðeins er geymd umreiknuð upphæð tapast það sem viðskiptavinurinn skuldar í raun; ef aðeins er geymd erlenda upphæðin neyðir það til endurreiknings á óþekktu gengi. Hvert alvarlegt bókhaldskerfi fyrir marga gjaldmiðla geymir alla þrjá þættina.