Ce este venitul în avans/de înregistrat? Și cheltuielile de înregistrat, oglinda acestuia
Venitul obținut înainte de facturare, cheltuielile efectuate înainte de emiterea facturii, înregistrările contabile pentru ambele și modul în care se anulează când documentul sosește în sfârșit.
Veniturile de înregistrat (accrued revenue) reprezintă venituri pe care le-ați obținut, dar pe care nu le-ați facturat încă. Cheltuielile de înregistrat (accrued expenses) reprezintă costuri pe care le-ați angajat, dar pentru care nu ați primit încă o factură. Este vorba despre aceeași idee îndreptată în direcții opuse, ambele existând deoarece calendarul și documentele nu coincid.
Conform contabilității de angajamente, o perioadă trebuie să reflecte ceea ce a produs și ceea ce a consumat, nu ceea ce s-a nimerit să fie documentat la timp. Când lucrarea este finalizată în martie, iar factura este emisă în aprilie, martie trebuie totuși să beneficieze de venitul respectiv.
Venituri de înregistrat
O companie de consultanță finalizează lucrări contractate în valoare de 5.000 € în martie. Contractul prevede facturare trimestrială, astfel încât factura nu va fi emisă până în aprilie. Luna martie a generat acest venit:
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 2910 Venituri de înregistrat | 5.000 | |
| 5001 Venituri din prestări servicii | 5.000 |
Observați debitul: veniturile de înregistrat sunt un activ - o creanță pe care o dețineți și care nu a devenit încă o creanță comercială, deoarece nu există nicio factură. Aceasta figurează alături de creanțele comerciale, dar este în mod real diferită: nimeni nu a fost rugat să plătească încă, prin urmare nu are o scadență și nu poate apărea într-un raport de vechime a soldurilor.
Când factura este emisă în aprilie, sumele de înregistrat sunt anulate și nu contabilizate dublu:
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 2410 Clienți (creanțe comerciale) | 6.050 | |
| 2910 Venituri de înregistrat | 5.000 | |
| 4492 TVA de plată | 1.050 |
Venitul nu este creditat din nou - el a fost recunoscut în martie. Aprilie doar convertește valoarea de înregistrat într-o creanță facturată și dă naștere TVA-ului, deoarece TVA-ul urmează factura, nu angajamentul contabil. Această diferență temporală este motivul pentru care înregistrarea unor sume de primit nu înlocuiește niciodată emiterea promptă a facturilor.
Cazuri frecvente: lucrări finalizate între datele de facturare, contracte pe bază de jaloane (milestones) unde livrarea precede evenimentul de facturare, dobânzi câștigate, dar neîncasate încă, precum și tarife bazate pe utilizare, măsurate lunar, dar facturate ulterior.
Cheltuieli de înregistrat - oglinda
Electricitatea pentru luna decembrie este consumată în decembrie; furnizorului de utilități facturează în ianuarie. Fără o înregistrare contabilă, decembrie pare neobișnuit de profitabilă, iar ianuarie neobișnuit de costisitoare:
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 6209 Cheltuieli administrative | 400 | |
| 49 Cheltuieli de înregistrat | 400 |
Cheltuielile de înregistrat sunt un pasiv - o obligație pe care ați contractat-o fără a deține factura. Aceasta le deosebește de datoriile comerciale, care sunt susținute de un document emis de furnizor. Această diferență contează la sfârșitul perioadei: datoriile le puteți număra, în timp ce provizioanele și sumele de înregistrat trebuie să le identificați.
Cazuri tipice: utilități și servicii de telecomunicații facturate ulterior, salarii și prime câștigate, dar plătite în luna următoare, dobânzi acumulate la credite, onorarii de audit și servicii juridice pentru lucrări deja efectuate, precum și concediul neefectuat câștigat de angajați.
Disciplina stornării (reversării)
O înregistrare de acest tip este o estimare; documentul final reprezintă un fapt cert. Mecanismul curat este reprezentat de o înregistrare de stornare/reversare în prima zi a noii perioade.
Înregistrați o cheltuială de 400 € în decembrie, o anulați la 1 ianuarie, apoi înregistrați factura efectivă în mod normal atunci când aceasta sosește:
- Dacă factura este de 412 €, cheltuiala din ianuarie este de 412 − 400 = 12 € net. Decembrie își păstrează cei 400 €, iar ianuarie absoarbe diferența.
- Dacă factura este de 380 €, ianuarie înregistrează −20 €, un mic credit.
Nimeni nu trebuie să țină minte să coreleze o factură cu o sumă estimată, iar nicio sumă de acest fel nu rămâne ascunsă în bilanț ani de zile. Atât suma inițială, cât și stornarea ei rămân vizibile într-un registru jurnal doar pentru adăugare, astfel încât pista de audit se citește ca o narațiune, nu ca o modificare.
Sumele de înregistrat uitate reprezintă eșecul clasic în acest caz: o cheltuială de înregistrat pe care nimeni nu a stornat-o, care figurează în continuare în bilanț trei ani mai târziu, deoarece factura a sosit și a fost înregistrată separat. Revizuirea conturilor de regularizare la fiecare închidere de perioadă este măsura care previne acest lucru.
Sume de înregistrat versus venituri/cheltuieli în avans (deferrals)
Cele două concepte sunt confundate în mod constant, iar distincția se reduce pur și simplu la direcția timpului:
| Sume de înregistrat (Accrual) | În avans / Deferal (Deferral) | |
|---|---|---|
| Venit | Obținut, nefacturat încă → activ | Facturat/încasat, neobținut încă → pasiv |
| Cheltuială | Efectuat, nefacturat încă → pasiv | Plătit, neconsumat încă → activ |
| Document | Vine mai târziu | A venit mai devreme |
O valoare de înregistrat avansează înaintea documentelor; o înregistrare în avans rămâne în urma acestora. Ambele sunt înregistrări de rectificare/regularizare efectuate la sfârșitul perioadei și există pentru a plasa suma în perioada corectă.
Cum gestionează Nordlet acest proces
Înregistrările în avans pe partea de venituri sunt automatizate: motorul de recunoaștere a veniturilor reține sumele facturate, dar neobținute și le eliberează conform programului, inclusiv automat atunci când o perioadă este blocată.
Sumele de înregistrat nu sunt automatizate și merită să explicăm direct motivul: o asemenea înregistrare este o estimare referitoare la munca prestată sau la resursele consumate pe care niciun document din sistem nu le înregistrează încă. Nimic din registru nu știe că orele de consultanță din martie au fost livrate până când cineva nu declară acest lucru.
Prin urmare, fluxul de lucru este următorul: identificați sumele de înregistrat ca parte a listei de verificare pentru sfârșitul perioadei, înregistrați-le folosind POST /v1/ledger/journal/transactions/create și operați stornarea în noua perioadă. Ambele sunt înregistrări contabile jurnalizate obișnuite, echilibrate, cu o pistă de audit completă, supuse aceleiași validări a perioadelor deschise ca orice altceva. Jurnalele de timp și liniile de contract nefacturate reprezintă locurile obișnuite unde trebuie să căutați elemente de înregistrat.
FAQ
Ce sunt veniturile de înregistrat?
Venituri care au fost obținute, dar care nu au fost încă facturate - munca a fost efectuată, iar evenimentul de facturare nu s-a produs încă. Acestea sunt înregistrate ca un activ și se convertesc într-o creanță comercială atunci când factura este emisă în cele din urmă.
Care este diferența dintre veniturile de înregistrat și creanțele comerciale?
O creanță este susținută de o factură emisă cu o dată de scadență; veniturile de înregistrat nu sunt susținute astfel - nimeni nu a fost rugat să plătească încă. Creanțele apar în rapoartele de vechime și de încasare, în timp ce veniturile de înregistrat nu apar acolo.
Sunt cheltuielile de înregistrat același lucru cu datoriile comerciale?
Nu. Datoriile sunt susținute de o factură de la furnizor pe care ați primit-o. Cheltuielile de înregistrat acoperi costuri efectuate pentru care factura nu a sosit, astfel încât suma reprezintă estimarea dumneavoastră. Ambele sunt pasive curente și ambele aparțin perioadei în care a fost generat costul.
Afectează sumele de înregistrat TVA-ul?
Nu. TVA-ul urmează factura, nu angajamentul contabil, astfel încât înregistrarea unor venituri de primit nu generează nicio obligație de TVA, iar înregistrarea unei cheltuieli de înregistrat nu oferă niciun TVA deductibil de recuperat. Ambele sosesc odată cu documentul.
De ce se stornează sumele de înregistrat în perioada următoare?
Pentru ca factura reală să poată fi înregistrată în mod normal, fără ca cineva să fie nevoit să o coreleze cu estimarea. Stornarea anulează valoarea estimată, factura se înregistrează integral, iar diferența dintre estimare și valoarea reală se reflectă automat în noua perioadă.