Какво представляват начислените приходи? И тяхното огледало - начислените разходи
Приходи, придобити преди фактуриране, разходи, възникнали преди получаване на фактура, счетоводни статии за двете и тяхното сторниране при получаване на документа.
Начислените приходи са доход, който сте спечелили, но все още не сте фактурирали. Начислените разходи са разходи, които сте направили, но за които все още не сте получили фактура. Това е една и съща концепция, насочена в противоположни посоки, като и двете съществуват, защото календарът и документите не винаги се разминават във времето.
При счетоводството на начислена основа (accrual accounting) даден период трябва да отразява това, което е спечелил и консумирал, а не това, което случайно е било документирано навреме. Когато работата е свършена през март, а фактурата е издадена през април, март все пак трябва да получи съответния приход.
Начислени приходи
Консултантска фирма изпълнява договорена работа на стойност 5 000 € през март. Според договора фактурирането е тримесечно, така че фактурата ще бъде издадена едва през април. Март е спечелил този приход:
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| 2910 Начислени приходи | 5 000 | |
| 5001 Приходи от услуги | 5 000 |
Обърнете внимание на дебита: начислените приходи са актив - вземане, което притежавате и което все още не се е превърнало в търговско вземане, тъй като няма издадена фактура. Те съществуват редом до търговските вземания (accounts receivable), но се различават съществено: на никого все още не е поискано плащане, така че нямат падеж и не могат да фигурират в справката за просрочени вземания (aging report).
Когато през април бъде издадена фактурата, начислението се отписва, вместо да се дублира:
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| 2410 Вземания от клиенти | 6 050 | |
| 2910 Начислени приходи | 5 000 | |
| 4492 ДДС за начисляване / дължим ДДС | 1 050 |
Приходът не се кредитира отново - той вече е отнесен към приходите през март. През април начислението се преобразува във фактурирано вземане и се начислява ДДС, тъй като ДДС следва фактурата, а не счетоводното начисление. Именно тази времева разлика е причината едно начисление никога да не замества навременното фактуриране.
Чести случаи: работа, завършена между датите на фактуриране, договори с междинни етапи, при които изпълнението предхожда фактурирането, начислена, но все още неполучена лихва, както и такси на база потребление, които се измерват месечно, но се фактурират със закъснение.
Начислени разходи - огледалният образ
Електрическата енергия за декември се консумира през декември, но дружеството получава фактурата през януари. Без съответната счетоводна статия декември изглежда необичайно печеливш, а януари - необичайно скъв:
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| 6209 Административни разходи | 400 | |
| 49 Начислени разходи | 400 |
Начислените разходи са пасив - задължение, което сте поели, без да разполагате с фактура. Това ги отличава от задълженията към доставчици (accounts payable), които са подкрепени с документ от доставчик. Тази разлика е от съществено значение в края на периода: задълженията можете да преброите, докато начислените разходи трябва да идентифицирате.
Типични случаи: комунални услуги и телекомуникации, фактурирани със закъснение, заплати и бонуси, които са изслужени, но се изплащат през следващия месец, лихви по заеми, одитни и юридически услуги за вече свършена работа, както и неизползван платен годишен отпуск на служителите.
Принципът на сторнирането
Начислението е оценка, докато окончателният документ е факт. Чистият счетоводен подход се състои в сториране (reversing entry) през първия ден на новия период.
Начислявате 400 € през декември, сторнирате ги на 1 януари, след което отразявате реалната фактура по обичайния начин при получаването ѝ:
- Ако фактурата е за 412 €, разходът през януари е 412 − 400 = 12 € нето. Декември запазва своите 400 €, а януари поемат разликата.
- Ако фактурата е за 380 €, януари отчита −20 € (малък кредит).
Никой не трябва да помни дали дадено начисление съответства на фактура и нито едно начисление не остава скрито в баланса с години. Както самото начисление, така и неговото сторниране остават видими в хронологичния регистър само за добавяне (append-only ledger / immutable ledger), така че одитната следа се чете като хроника, а не като поредица от корекции.
Старите неначислени или висящи начисления са класически проблем тук: начислен разход, който никой не е сторнирал и който стои в баланса три години по-късно, тъй като фактурата е получена и отчетена отделно. Прегледът на сметките за начисления при всяко приключване на период (period close / accounting period) предотвратява подобни пропуски.
Начислени срещу отсрочени (активни/пасивни преходни операции)
Двете понятия постоянно се бъркат, като разликата е единствено в посоката на времето:
| Начисление (Accrual) | Отсрочване (Deferral) | |
|---|---|---|
| Приход | Спечелен, но все още не фактуриран -> актив | Фактуриран / платен, но все още неспечелен -> пасив |
| Разход | Възникнал, но все още нефактуриран -> пасив | Платен, но все още неконсумиран -> актив |
| Документ | Пристига по-късно | Пристигнал е по-рано |
Начислението изпреварва документите, докато отсрочването (deferral) ги забавя. И двете са коригиращи счетоводни статии (adjusting entries), които се отчитат в края на периода, като целта им е сумата да попадне в правилния период.
Как Nordlet се справя с това
Отсрочванията от страна на приходите са автоматизирани: двигателят за признаване на приходи (revenue recognition) задържа фактурираните, но все още неспечелени суми и ги освобождава по график, включително автоматично при заключване на период.
Начисленията не са автоматизирани и е важно да обясним защо: начислението е преценка за свършена работа или консумирани ресурси, които все още не са регистрирани с документ в системата. Нищо в счетоводната книга не знае, че консултантските часове за март са били доставени, докато някой не го заяви изрично.
Затова работният процес е следният: идентифицирайте начисленията като част от контролния списък за приключване на периода, отчетете ги чрез POST /v1/ledger/journal/transactions/create и направете сторно статията през новия период. И двете са обикновени балансирани счетоводни статии (journal entry) с пълна одитна следа, подлежащи на същата валидация за отворен период като всичко останало. Записи за време (time entries) и във фактурирани редове по договори обикновено са местата, където да търсите позиции за начисляване.
FAQ
Какво представляват начислените приходи?
Приходи, които са спечелени, но все още не са фактурирани - работата е свършена, но събитието по фактуриране все още не е настъпило. Те се отчитат като актив и се превръщат в търговско вземане, когато фактурата бъде окончателно издадена.
каква е разликата между начислените приходи и търговските вземания?
Вземането е подкрепено с издадена фактура с падеж, докато начисленият приход не е - на никого все още не е поискано плащане. Вземанията фигурират в справките за просрочия и събираемост, докато начислените приходи - не.
Начислените разходи същите ли са като задълженията към доставчици?
Не. Задълженията към доставчици са подкрепени с получена от доставчика фактура. Начислените разходи обхващат възникнали разходи, за които все още няма получена фактура, поради което сумата представлява ваша оценка. И двете са текущи пасиви и двете принадлежат към периода, през който е възникнал разходът.
Влияят ли начисленията на ДДС?
Не. ДДС следва фактурата, а не счетоводното начисление, така че начисляването на приходи не създава задължение за ДДС, а начисляването на разход не дава право на данъчен кредит за възстановяване. И двете постъпват заедно с документа.
Защо начисленията се сторнират през следващия период?
За да може реалната фактура да бъде отчетена нормално, без да се налага някой да я съпоставя с първоначалната оценка. Сторното отменя начислението, фактурата се отчита в пълен размер, а разликата между прогнозата и действителността автоматично попада в новия период.