Raamatupidamine vs arvestus: mis on tegelik vahe?

Raamatupidamine (bookkeeping) on juhtunu kirjapanek, arvestus (accounting) on otsustamine, mida see tähendab. Raamatupidaja tagab, et iga arve, makse ja palgaarvestus muutub pearaamatus õigeks, dateeritud ja tasakaalus kande. Arvestuse spetsialist ehk finantsarvestaja muudab selle pearaamatu aastaaruanneteks, maksudeklaratsioonideks ja otsusteks ning vastutab protsessi käigus tehtud sisuliste otsuste eest, nagu kulumäärad, tulude kajastamise ajahetked ja eraldised. Väikeettevõtetes teeb neid ülesandeid üks inimene, suuremates terved osakonnad, kuid tööjaotus on reaalne ning see selgitab palju selle kohta, kuidas eriala ja selle tarkvara on üles ehitatud.

Mida sisaldab raamatupidamine

Raamatupidamine on tehingute süstemaatiline jäädvustamine, mis praktikas hõlmab järgmist:

• müügi- ja ostuarvete kajastamist perekannetena õigete kontode, kuupäevade ja käibemaksutöötlusega;
• pangaväljavõtte kirjete sidumist arvetega ja maksete kajastamist;
• palgaarvestuse kannete tegemist;
• nõuete ja kohustuste ajakohasena hoidmist: kes on meile võlgstitud, mida meie oleme võlgu;
• paberjälje korrashoidmist: iga kanne peab olema seotud algdokumendiga.

Tulemuseks on täielik ja täpne pearaamat. Head raamatupidamist iseloomustab üks silmapaistmatu omadus: midagi ei ole puudu, midagi ei ole topelt, kõik on õiges perioodis. Vajalikud oskused on täpsus, järjepidevus ning kontoplaani ja deebet-kreedit reeglite valdamine.

Mida sisaldab arvestus

Arvestus algab seal, kus kirjendamine lõpeb:

• Perioodi sulgemine – korrigeerivate kannete tegemine perioodi lõpus: kulum, viitlaekumised ja -kulud, tulevaste perioodide tulud ja kulud, eraldised ning sellele järgnev ülevaatus ja lukustamine (vt arvestusperioodid);
• Aruanded – bilansi, kasumiaruande ja rahavoo aruande koostamine ja tõlgendamine kehtiva raamistiku (Eesti hea raamatupidamistava, IFRS) alusel;
• Maksud – käibedeklaratsioonid, tulumaksuarvestus, palgamaksudeklaratsioonid ja nendega seotud maksuplaneerimine;
• Otsustused – küsimused, millele ei ole mehaanilist vastust: kas see arenduskulu on vara või kulu? Kas see nõue on endiselt laekuv? Mitu aastat see masin amortiseerub? Millal on 12-kuulise lepingu tulu teenitud?
• Nõustamine – mida numbrid tähendavad hinnastamise, värbamise ja rahastamise jaoks.

Eriala reguleeritud pool asub siin: auditeerimine, aruannete allkirjastamine, kutsealane vastutus. Raamatupidamisvead parandatakse, arvestusalaseid otsuseid aga kaitstakse.

Klassikaline tööjaotus ühes voos

Etapp	Kes teeb
Dokument saabub (arve, väljavõte, palgatõend)	Raamatupidamine
Kanne kantakse pearaamatusse	Raamatupidamine
Võrdlused ja sopitamised – pank, nõuded, kohustused	Raamatupidamine
Perioodijärgsed korrigeerimised	Arvestus
Kontrollbilansi ülevaatus, sulgemine, lukustamine	Arvestus
Finantsaruanded ja maksudeklaratsioonid	Arvestus
Analüüs, planeerimine, nõustamine	Arvestus

Piiriks on kontrollbilanss: raamatupidamine annab selle üle, arvestus võtab sealt edasi.

Kuidas automatiseerimine piiri muutis

Suurem osa klassikalisest raamatupidamisest on mustrite rakendamine: selle tarnija arved lähevad sellele kulukontole, see väljavõtte rida sobitub selle arwega, see palgaarvestus teeb need viis pearaamatu kannet. Mustrite rakendamine on täpselt see, mida tarkvara teeb hästi, ja API-põhises süsteemis kaob andmete püüdmise kiht inimtööna suures osas: Nordletis tekitab müügiarve esitamine automaatselt kande, pangaimpordid sobitavad ja kirjendavad väljavõtte read, tulude kajastamine käib graafiku alusel ning iga kanne liigub samade reeglite järgi ühte pearaamatusse.

See, mida automatiseerimine ei neela alla, on otsustuste kiht. Tarkvara saab kanda kuludesse kulumit iga kuu, kuid keegi tegi otsuse kasuliku ea kohta. See võib lükata tulu edasi, kuid keegi tegi otsuse kajastamise mustri kohta. Praktiline tagajärg on see, et "raamatupidaja" tähendab üha enam erandite lahendajat – inimest, kes lahendab selle, mida reeglid ei suutnud, samas kui finantsarvestaja otsustustööl on endine sisu, mida toetavad paremad andmed. Väärtuste hierarhia muutus: kirjendamine muutus odavaks, aga teadmine, mida oleks pidanud kirjendama, mitte.

Kummat on vaja?

Väikeettevõtte jaoks on aus vastus: automatiseeritud raamatupidamine ja perioodiline arvestus. Igapäevane andmete kogumine on tarkvara probleem, kuid kuu sulgemine, aastaaruanded ja maksuasjad väärivad professionaali pilku. Kulukas ebaõnnestumise muster on vastupidine lähenemine – maksta inimesele arvete ümberkirjutamise eest, samal ajal kui keegi ei kontrolli, kas tulu kajastati õiges aastal.

FAQ

Mis on lihtsasti seletatuna vahe raamatupidamise ja arvestuse vahel?

Raamatupidamine kirjendab tehinguid, tehes seda täielikult, täpselt ja õiges perioodis. Arvestus tõlgendab neid, sulgedes raamatupidamiskuu, koostades aruandeid, hallates makse ja tehes sisulisi otsuseid, mida kirjendamine teha ei saa.

Kas raamatupidaja saab koostada finantsaruandeid?

Nad saavad neid tehniliselt kokku panna, kuid aruanded põhinevad arvestusalastel otsustustel, nagu varade kasulikud eluead, eraldised ja tulude kajastamine, mis on finantsarvestaja vastutus. Paljudes jurisdiktsioonides nõuavad seadusjärgsed aruanded finantsarvestaja osalust ja kontrollbilanss on loomulik üleandmispunkt.

Kas tarkvara asendab raamatupidamist?

Mehaaniline enamus sellest on asendatud: dokumentide hõivamine, kirjendamine ja sobitamine on mustritöö, mida automatiseerimine teeb usaldusväärselt. Inimese kanda jäävad erandite lahendamine ja kõik otsustustest tulenevad tegevused ehk arvestus.

Kas väikeettevõte vajab nii raamatupidajat kui ka finantsarvestajat?

Ta vajab mõlemat funktsiooni, mitte tingimata kahte inimest. Tänapäevane levinud lahendus on tarkvara andmete kogumiseks ja finantsarvestaja, kes vaatab üle sulgemised ja aruanded. Ohtlik on olukord, kus puudub mõlemad kontrolltasandid.

Kas arvestus on lihtsalt edasijõudnud raamatupidamine?

Ei, see on samade andmetega tehtav teistsugune töö. Raamatupidamises on igal kandmel õige vastus, arvestuses aga sageli mitte, mistõttu selle järeldusi põhjendatakse raamatupidamispõhimõtetes, mitte ei kontrollita tšekkide järgi.