Счетоводство срещу отчетност: каква е същинската разлика?

Оперативното счетоводство е регистриране на това какво се е случило, а финансовото счетоводство е решаване какво означава то. Първото гарантира, че всяка фактура, плащане и ведомост за заплати се превръща в правилен, датиран и балансиран запис в регистъра. Второто превръща този регистър във финансови отчети, данъчни декларации и решения, като носи отговорност за преценките в хода на процеса: как да се начисли амортизацията, кога да се признат приходите, какво провизиране е необходимо. Двете дейности се съвместяват от едно лице в малките компании и от цели отдели в големите, но разделението на труда е същинско и обяснява много за това как е организирана професията, а и нейният софтуер.

Какво включва оперативното счетоводство

Оперативното счетоводство е системното улавяне на стопанските операции, на практика:

• завеждане на фактури за продажби и покупки като счетоводни статии с коректни сметки, дати и третиране по ДДС;
• съпоставяне на редове от банкови извлечения с фактури и отразяване на плащания;
• обработка и отчитане на заплати;
• поддържане на вземанията и задълженията в актуално състояние – кой какво дължи и какво дължим ние;
• архивиране на документалната следа: всяко записване трябва да може да се проследи до документ.

Изходният резултат е пълен и точен главен счетоводен регистър. Доброто оперативно счетоводство се определя от едно безинтересно свойство: нищо не липсва, нищо не е дублирано, всичко е в правилния период. Необходимите умения са прецизност, последователност и перфектно владегане на индивидуалния сметкоплан и правилата за дебит и кредит.

Какво включва финансовото счетоводство

Финансовото счетоводство започва там, където приключва регистрирането:

• Приключване на периода – периодичното начисляване на коригиращи статии: амортизации, провизии, разходи и приходи за бъдещи периоди, последвани от преглед и заключване (вж. отчетни периоди);
• Финансови отчети – изготвяне и тълкуване на баланса, отчета за приходите и загубите и отчета за паричните потоци при спазване на приложимата рамка (напр. националните счетоводни стандарти или МСФО);
• Данъци – дневници и справки-декларации по ДДС, корпоративен данък, осигурителни декларации и данъчно планиране;
• Професионална преценка – въпросите без механичен отговор: този разход за развитие актив ли е, или текстов разход? Това вземане събираемо ли е все още? За колко години се амортизира тази машина? Кога са заслужили приходите по договор за 12 месеца?
• Консултации – какво показват числата по отношение на ценообразуването, назначаването на персонал и финансирането.

Регулираната част на професията е тук: одити, подписване на отчети, професионална отговорност. Грешките в оперативното счетоводство се коригират, докато счетоводните преценки подлежат на обосноваване и защита.

Класическото разделение в един работен поток

Етап	Кой го изпълнява
Получаване на документ (фактура, извлечение, фиш за заплата)	Оперативно счетоводство
Записване на статията в регистъра	Оперативно счетоводство
Реконсилации – банкови, вземания, задължения	Оперативно счетоводство
Корекции в края на периода	Финансово счетоводство
Преглед на оборотната ведомост, приключване, заключване	Финансово счетоводство
Финансови отчети и данъчни декларации	Финансово счетоводство
Анализ, планиране, консултации	Финансово счетоводство

Границата е оборотната ведомост: оперативното счетоводство я явява като готов продукт, а финансовото счетоводство я поема оттам нататък.

Как автоматизацията преначерта границата

По-голямата част от класическото оперативно счетоводство представлява прилагане на модели: фактурите на този доставчик се завеждат по тази разходна сметка, този ред от извлечението съвпада с тази фактура, тази ведомост генерира тези пет реда в регистъра. Прилагането на модели е точно това, което софтуерът прави отлично, като в една API ориентирана система слоят за въвеждане до голяма степен отпада като човешки труд: в Nordlet издаването на фактура за продажба автоматично създава съответната статия, банковите импорти съпоставят и отразяват редовете от извлеченията, признаването на приходите върви по график, а всяко отчитане преминава през едни и същи правила в единен регистър.

Това, което автоматизацията не поема, е слоят на преценката. Софтуерът може да начислява амортизация ежемесечно, но полезният живот е определен от човек. Той може да отсрочи приходи, но моделът на признаване е избран от човек. Практическият ефект е, че понятието „оперативен счетоводител“ все повече означава лице за обработка на изключения – човекът, който разрешава казуси, с които правилата не са се справили, докато работата на финансовия счетоводител по преценката остава като вид същата, но е подкрепена с по-качествени данни. Йерархията на стойността се промени: регистрирането се евтини, докато знанието какво е трябвало да бъде регистрирано – не.

От кое от двете имате нужда?

За малката компания честният отговор е: автоматизирано оперативно счетоводство плюс периодично финансово счетоводство. Ежедневното отчитане е софтуерен проблем, но месечното приключване, годишните отчети и данъчните позиции заслужават погледа на професионалист. Скъпоструващият грешен подход е обратното разпределение на ресурсите – да се плаща на човек да преписва фактури на ръка, докато никой не преглежда дали приходите са признати през правилната година.

FAQ

Каква е разликата между оперативното и финансовото счетоводство на прости език?

Оперативното счетоводство регистрира стопанските операции – пълно, точно и в правилния период. Финансовото счетоводство ги тълкува – приключва периодите, изготвя отчети, обработва данъците и взема професионалните решения, които регистрирането само по себе си не може да направи.

Може ли оперативеният счетоводител да изготвя финансови отчети?

Технически той може да ги сглоби, но отчетите се основават на счетоводни преценки – срок на годност на амортизируеми активи, провизии, признаване на приходи – които са отговорност на финансовия счетоводител, а в много юрисдикции задължителните отчети изискват участие на правоспособен счетоводител. Оборотната ведомост е естествената точка на предаване на щафетата.

Заменя ли се оперативното счетоводство със софтуер?

Механичната му част – до голяма степен да. Завеждането на документи, отчитането и съпоставянето са рутинни задачи, с които автоматизацията се справя надеждно. Човешкият фактор остава при обработката на изключенията и всичко, което произтича след етапа на преценката, а това е финансовото счетоводство.

Нужните ли са на малките компании както оперативен, така и финансов счетоводител?

Нужни са им и двете функции, но не задължително две отделни лица. Съвременният подход често включва софтуер за отчитане и счетоводител, който преглежда приключването и декларациите. Рисковано е да няма нито един от тези прегледи.

Финансовото счетоводство просто надградено оперативно счетоводство ли е?

Не, това е различен вид работа с едни и същи данни. Оперативното счетоводство има верен отговор за всяка статия, докато финансовото счетоводство често няма такъв – ето защо неговите заключения се аргументират със счетоводна политика, а не се сверяват с касови бележки.