Tenuta della contabilità (bookkeeping) e contabilità generale (accounting): qual è la vera differenza?
Dove finisce la tenuta della contabilità e dove inizia l'accounting, cosa comporta ciascuna attività nella quotidianità e come l'automazione ha ridisegnato il confine tra le due.
La tenuta della contabilità (bookkeeping) consiste nel registrare ciò che è accaduto, mentre l'accounting è l'attività di interpretare cosa significhi. L'addetto alla contabilità si assicura che ogni fattura, pagamento e cedolino si trasformi in una registrazione corretta, datata e bilanciata nel libro mastro. Il contabile o commercialista trasforma quel libro mastro in bilanci, dichiarazioni dei fiscali e decisioni, assumendosi la responsabilità delle valutazioni discrezionali lungo il percorso: come ammortizzare, quando rilevare i ricavi, quali fondi accantonare. Le due funzioni si sovrappongono nella stessa persona nelle piccole aziende e in interi reparti in quelle grandi, ma la divisione del lavoro è reale e spiega molto di come la professione e i relativi software siano organizzati.
In cosa consiste la tenuta della contabilità
La tenuta della contabilità è la rilevazione sistematica delle operazioni e, nella pratica, comprende:
- la registrazione delle fatture di vendita e di acquisto come registrazioni contabili con i conti, le date e il trattamento IVA corretti;
- la riconciliazione delle linee degli estratti conto bancari con le fatture e la registrazione dei pagamenti;
- l'inserimento dei dati relativi alle retribuzioni e ai contributi (payroll postings);
- la gestione aggiornata dei crediti e dei debiti, per sapere chi deve cosa e cosa dobbiamo pagare;
- l'archiviazione della pista di controllo (audit trail): ogni registrazione deve essere riconducibile a un documento giustificativo.
Il risultato è un libro mastro completo e accurato. Una buona contabilità si riconosce per una caratteristica poco appariscente: nulla manca, nulla è duplicato, tutto è nel periodo di competenza giusto. Le competenze richieste sono precisione, coerenza e padronanza del piano dei conti e delle regole di dare e avere.
In cosa consiste l'accounting
L'accounting inizia dove la registrazione si conclude:
- Chiusura dei conti - l'operazione di fine periodo relativa alle scritture di assestamento: ammortamenti, ratei e risconti, ratei passivi e attivi, accantonamenti, seguiti da revisione e blocco (vedi periodi contabili);
- Bilanci - redazione e interpretazione dello stato patrimoniale, del conto economico e del rendiconto finanziario, in base al quadro normativo applicabile (principi contabili lituani VAS, IFRS);
- Fiscalità - dichiarazioni IVA, imposte sui redditi societari, dichiarazioni dei sostituti d'imposta e la relativa pianificazione fiscale;
- Valutazione discrezionale - le questioni che non hanno una risposta meccanica: questo costo di sviluppo è un'immobilizzazione o un costo d'esercizio? Quel credito è ancora riscuotibile? Su quanti anni si ammortizza questo macchinario? Quando si considerano maturati i ricavi di un contratto di 12 mesi?
- Consulenza - cosa indicano i numeri in termini di prezzi, assunzioni e finanziamenti.
La parte regolamentata della professione risiede qui: revisioni contabili, sottoscrizione dei bilanci, responsabilità professionale. Gli errori di contabilità vengono corretti, mentre i giudizi contabili vengono difesi.
La divisione classica, in un unico flusso
| Fase | Chi se ne occupa |
|---|---|
| Arrivo del documento (fattura, estratto conto, cedolino) | Tenuta della contabilità |
| Registrazione della scrittura nel libro mastro | Tenuta della contabilità |
| Riconciliazioni - banca, crediti, debiti | Tenuta della contabilità |
| Scritture di fine periodo | Accounting |
| Revisione del bilancio di verifica, chiusura, blocco | Accounting |
| Bilanci e dichiarazioni fiscali | Accounting |
| Analisi, pianificazione, consulenza | Accounting |
Il confine è rappresentato dal bilancio di verifica: la contabilità lo produce, l'accounting lo prende in carico da quel punto in poi.
Come l'automazione ha ridisegnato il confine
Gran parte della contabilità classica si basa sull'applicazione di schemi ricorrenti: le fatture di questo fornitore vanno registrate in quel conto di costo, questa riga dell'estratto conto corrisponde a quella fattura, questo ciclo pagahe produce quelle cinque righe di mastro. L'applicazione di schemi è esattamente ciò che i software sanno fare bene e, in un sistema basato su API, lo strato di acquisizione dei dati scompare in gran parte come lavoro umano: in Nordlet, l'emissione di una fattura di vendita genera automaticamente la relativa registrazione, le importazioni bancarie riconciliano e registrano le righe degli estratti conto, il riconoscimento dei ricavi viene eseguito secondo la pianificazione e ogni registrazione fluisce attraverso le stesse regole in un unico libro mastro.
Ciò che l'automazione non assorbe è lo strato delle valutazioni discrezionali. Un software può registrare gli ammortamenti mensilmente, ma è stato un essere umano a stabilirne la vita utile. Può rinviare i ricavi per competenza, ma qualcuno ha deciso il criterio di maturazione. L'effetto pratico è che il termine "addetto alla contabilità" indica sempre più spesso un gestore delle eccezioni, ovvero la persona che risolve ciò che le regole non hanno potuto gestire, mentre il lavoro di giudizio del contabile rimane immutato nella sostanza e alimentato da dati migliori. La gerarchia del valore si è spostata: registrare è diventato economico, mentre sapere cosa avrebbe dovuto essere registrato non lo è affatto.
Di quale figura hai bisogno?
Per una piccola azienda la risposta onesta è: contabilità automatizzata unita a una contabilità generale periodica. L'acquisizione quotidiana dei dati è un problema risolvibile via software, mentre la chiusura mensile, i bilanci annuali e le posizioni fiscali meritano lo sguardo di un professionista. La modalità di fallimento costosa è l'allocazione opposta, ovvero pagare una persona per reinserire manualmente le fatture mentre nessuno verifica se i ricavi siano stati contabilizzati nell'anno corretto.
FAQ
Qual è la differenza tra tenuta della contabilità e accounting in parole semplici?
La tenuta della contabilità registra le transazioni in modo completo, accurato e nel periodo di competenza corretto. L'accounting le interpreta, occupandosi della chiusura dei conti, della produzione dei bilanci, della gestione fiscale e delle valutazioni discrezionali che la semplice registrazione non può effettuare.
Un addetto alla contabilità può preparare il bilancio?
Può assemblarlo tecnicamente, ma i bilanci si fondano su valutazioni contabili (vite utili degli ammortamenti, fondi rischi, competenza dei ricavi) che rientrano nella responsabilità del contabile e, in molte giurisdizioni, i bilanci d'esercizio richiedono il coinvolgimento di un professionista abilitato. Il bilancio di verifica rappresenta il punto di passaggio naturale.
La tenuta della contabilità verrà sostituita dai software?
La maggior parte delle attività meccaniche sì: l'acquisizione dei documenti, la registrazione e la riconciliazione sono operazioni seriali che l'automazione gestisce in modo affidabile. Ciò che rimane umano è la gestione delle eccezioni e tutto ciò che discende da valutazioni discrezionali, che rientra nell'ambito dell'accounting.
Le piccole aziende hanno bisogno sia di un addetto alla contabilità che di un contabile?
Hanno bisogno di entrambe le funzioni, non necessariamente di due persone distinte. Una configurazione moderna e comune prevede che il software si occupi dell'acquisizione dei dati e che un professionista verifichi la chiusura contabile e gli adempimenti fiscali. Ciò che risulta rischioso è non avere nessuno dei due livelli di controllo.
L'accounting è semplicemente una forma avanzata di tenuta della contabilità?
No, si tratta di un tipo di lavoro differente basato sugli stessi dati. La tenuta della contabilità prevede una risposta corretta per ogni singola registrazione; l'accounting spesso non ne ha una sola, motivo per cui le sue conclusioni vengono argomentate all'interno delle politiche contabili e non semplicemente verificate confrontandole con le ricevute.